H5 - Conflicten & risico’s

Waarom conflicten (soms) nuttig zijn

• Helpen problemen kenbaar maken en aan pakken

• Geeft teamleden energie

  • Wat meest dringende en belangrijke probleem

  • Waar geven jullie écht om

• Motiveert teamleden actief deel nemen

  • Niet aan kant blijven staan

• Helpt verschillen in teams en leden herkennen

• Conflict is niet probleem → slecht gemanaged conflict wel

Wanneer worden conflicten een probleem?

• Productiviteit belemmert

• Sfeer in team naar beneden

• Meer en voortdurende conflicten

• Ongepast gedrag

De 4 meest voorkomende conflicten op het werk

1. Slechte communicatie vanuit de hogere hiërarchie

2. Onenigheid over ‘wie wat doet’ of een gebrek aan middelen om het werk uit te voeren

3. ‘Personal chemistry’

4. Leiderschapsproblemen

Slechte communicatie vanuit de hogere hiërarchie

• Team krijgt steeds nieuwe herinneringen

  • Niet op hoogte nieuwe beslissingen

• Begrijpen redenen niet bepaalde beslissingen

  • Niet betrokken bij besluitvorming

• Vertrouwen meer op ‘geruchtenmolen’ van baas

‘Personal chemistry’

• Wanneer collega’s niet overeenkomen

• Verafschuwen in anderen wat we zelf niet leuk vinden aan onszelf

Leiderschapsproblemen

• Waaronder

  • Incosistent

  • Afwezig

  • Micromanagend

  • Te sterk geïnformeerd leiderschap

  • Te slecht geïnformeerd leiderschap

• Vermijden conflict door baas

• Weinig follow-up

• Steeds terugkomende problemen die niet opgelost raken

• Bazen die job inhoud van medewerkers niet kennen

Hoe ga je meestal om met conflicten

• Vermijden

• Toegeven

• Koppig je wil doordrijven

• Een akkoord sluiten

• Samenwerken

Vermijden

• Doen alsof conflict niet bestaat of volledig negeren

  • Wanneer niet moeite waard

• Kan conflict verergeren na een tijdje

Toegeven

• Soms jezelf verloochenen

  • Wanneer je iets terug kan verwachten

• Kan conflict verergeren na tijdje, zorgt voor twijfel bij jezelf

Koppig je wil doordrijven

• Proberen zin te krijgen, ipv probleem op te helderen en aan te pakken

  • Enkel als je overtuigd bent van positief gelijk

• Kan conflict oplossen als andere toegeeft

Een akkoord sluiten

• Wederzijds geven en nemen, allebei iets inleveren

• Wanneer probleem snel oplossen

Samenwerken

• Wanneer beschikbare middelen beperkt zijn

• In ieders belang

• Roept soms nieuwe behoeften op

• Meer eigenaarschap en betrokkenheid voor team

Hoe moet je zelf omgaan met conflicten?

1. Identificeer het probleem

2. Krijg een beter zicht op het probleem door het te bespreken met een vriend/teamlid

3. Kies ten minste één actie die je wil nemen

4. Doe er iets aan

Identificeer het probleem

• Wat is het probleem?

• Probeer conflict samen te vatten in max. 5 zinnen

Krijg een beter zicht op het probleem door het te bespreken met een vriend/teamlid

• Hoe belangrijk is het probleem?

• Probleem erger door vermoeidheid, boosheid op iets anders?

• Wat is mijn rol in conflict?

Kies ten minste één actie die je wil nemen

• Voor elke actie, minstens 3 voor- en nadelen opsommen

• Selecteer actie die je zal ondernemen

  • Moeilijk? Kies minst kwetsend alternatief voor jezelf en anderen

• Bespreek actie met vriend/teamlid

Doe er iets aan

• Wacht minstens een dag

  • Afkoelingsperiode

• Houd duidelijke datum voor ogen waarop je weer zal handelen wanneer geen verbetering

Zo geef je feedback? Vraag eerst toestemming

• Wil je

  • Werkhouding verbeteren?

  • Probleem aankaarten

  • Iets positief zeggen

• Toestemming vragen zorgt voor duidelijk maken nood bij jezelf en anderen

Let op de 4 G’s

1. Benoem het probleemgedrag

2. Reflecteer het gevoel

3. Pols naar de gevolgen

4. Maak afspraken over het gewenst gedrag

Benoem het probleemgedrag

• Welk gedrag vertoont persoon die feedback krijgt

• Observeer feiten

  • Niet hoe persoon is maar wat hij doet

• Leg pure observaties voor aan feedbackontvanger

Reflecteer het gevoel

• Koppel gevoel aan gedrag

• Ik-boodschap

• Niet in meningsvorm

Pols naar de gevolgen

• Check of andere zich herkent in observatie

• Kan hij gevolgen van gedrag inschatten?

• Probeer in te schatten hoe die zal reageren

• Stel veel open vragen

Maak afspraken over het gewenst gedrag

• Vraag hoe andere gedrag zal aanpassen

  • Laat eerst zelf nadenken

  • Daarna pas eigen ideeën

• Ten minste 1 actie voor beide partijen

  • Vraag of andere daar in zal ondersteunen

Hoe ontvang je feedback?

• Neem een open houding aan

• Schiet niet meteen in de verdediging

• Bedank de andere

Neem een open houding aan

• Laat merken dat je openstaat voor feedback

• Zit recht en let op lichaamstaal

• Kijk gesprekspartner recht in ogen en leg gsm weg

Schiet niet meteen in de verdediging

• Vraag wat andere wilt en waarom

• Dan beter inschatten wat met feedback doen

• Vertel wat je gaat doen met feedback

Bedank de andere

• Zie het als kans voor zelfontwikkeling

• Feedback geven is even moeilijk als feedback ontvangen

Wat is een risico?

• Gevaar voor schade of verlies door onzekere gebeurtenis

• Grootte risico = kans van optreden x gevolg/impact voor project

Soorten risico’s

• Omvang

• Planning

• Markt

• Materiaal

• Mensen

• Organisatie

• Externe invloeden

Omvang

• Opdracht onduidelijk

• Resultaat onduidelijk

• Opdrachtgever bedenkt steeds nieuwe functies

Planning

• Onderschat

• Overschat

• Niet kunnen beslissen

Markt

• Eindgebruiker heeft geen realistische verwachtingen

• Markt verandert

• Prijs wijzigt

Materiaal

• Slecht

• Te laat geleverd

• Te duur

Mensen

• Beperkt beschikbaar

• Ziek

• Conflicten

• Familieproblemen

Organisatie

• Onduidelijke rollen

• Geen coördinatie

• Geen methodiek

Externe invloeden

• Overheidsregels wijzigen

• Patenten

• Cultuurverschillen

Risico-analyse

• Inventariseer risico’s

• Analyseer risico’s

• Onderzoek oorzaken

• Maak schatting van kans dat het zich voordoet

• Schatten van mogelijke schade

• Rangschik risico’s volgens prioriteit

• Formuleer maatregelen

  • Preventief

  • Repressief

  • Overdracht

  • Acceptatie

Mogelijke analyses

• Risicomatrix

• Visgraat diagram

• 5 why’s

Verwachtingsmanagement

• Communicatie heel belangrijk bij samenwerken

• Soms moeilijk om weten wat verwachtingen zijn

  • Door ze duidelijk te maken voorkom je wrevel

Verwachtingsmanagement: Spreek op voorhand af met je team

• Hoe info uitwisselen

• Sterktes en zwaktes van elk teamlid

• Wat zijn anderen hun prioriteiten

• Stakeholders?

• Wanneer deadline

• Verwachtingen van klant?

Verwachtingsmanagement: Tool: MoSCoW-analyse

• Eisen van project

  • Must-have

    • Echt vereist om bruikbaar product bruikbaar te maken

  • Should-have

    • Hoge prioriteit maar niet vereist voor bruikbaar product

  • Could-have

    • Optie die alleen wordt meegenomen als er tijd over is

  • Would-have

    • Geen prioriteit kan eventueel in toekomst opnieuw worden overwogen

• Prioriteiten in deze volgorde afronden

Samengevat: Wanneer zijn conflicten in een team niet erg?

Als je weet HOE je moet ruzie maken

Samengevat: Welke vijf frustraties tonen het model van Lencioni

1. Gebrek aan vertrouwen

2. Angst voor conflicten

3. Gebrek aan betrokkenheid

4. Vermijden van verantwoordelijkheid

5. Weinig aandacht voor resultaat

Samengevat: Wat doe je het best als je projecten managet?

Risico’s (grootte x impact) op voorhand inschatten en bespreken met team