GTS_Unidad 2 Parte 2

Fases del proceso de Gestión de Equipo Médico (5)

* Planeación
* Incorporación
* Instalación
* Operación
* Baja

¿Qué es un inventario?

Un inventario es una relación detallada de los activos que posee una organización o institución

Inventario de consumibles y accesorios necesarios para uso de equipo médico

Debe contener información sobre cantidad y fecha de caducidad, con el objetivo de tenerlos siempre en existencia y evitar quedarse sin reservas

Inventario de refacciones

Contiene los componentes que se desgastan con el tiempo o deben ser reemplazados periódicamente

Inventario de herramientas de taller y equipos de medición

Ayuda al equipo de mantenimiento de equipos medicos a mantener las herramientas y equipo de medición organizados

Inventario de equipo industriales y hospitalarios

Se incluyen elementos como calderas, autoclaves, generadores eléctricos, compresoras de aire, sistemas de distribución de gas médico, entre otros

Inventario de equipo de seguridad

Requieren verificaciones periódicas para asegurar que estarán en buen estado cuando se utilicen

Inventario de desechos, materiales radioactivos y peligrosos

Ayudan a asegurar una regulación correcta de los desechos y evitar la contaminación innecesaria

¿Qué significa AAMI?

Asociación para el avance de la Instrumentación Médica

AAMI establece que los criterios para la inclusión de un equipo en el inventario

Tener en cuenta su función, riesgos físicos asociados con el mismo, necesidades de mantenimiento y el historial de incidencias

Aspectos, según AAMI, que se deben considerar para la inclusión de eq.med. en el inventario (4)

* Función
* Riesgos físicos asociados
* Necesidades de mantenimiento
* Historial de incidencias

Modelo de Fenningkoh y Smith

Algoritmo numérico para evaluar los eq.med. teniendo en cuenta 3 categorias:


1. Función (2-10 puntos)
2. Riesgo asociado a la

Función

Comprende diversas áreas en las que se usan los equipos:


1. Terapeutico (8-10)
2. Diagnóstico (6-7)
3. Analítico (3-5)
4. Varios (2)

\

Riesgo asociado a la aplicación clínica

Refleja las posibles consecuencias para el paciente, usuarios y/o equipo durante el uso

\

5 niveles de categorización de RA

5 Posible muerte del paciente

4 Posible lesión del paciente o usuario

3 Terapia inapropiada o falso diagnóstico

2 Daños en el equipo

1 No se detectan riesgos significativos

Requerimientos de mantenimiento

Describe el grado y frecuencia del mantenimiento necesario con base en las indicaciones del fabricante o de la experiencia.

5 niveles de categorización de los RM

5 Extensivo: calibración de rutina y reemplazo de partes

4 Superiores al promedio

3 Promedio: verificación del desempeño y pruebas de seguridad

2 Inferiores al promedio

1 Minimos: inspección visual

A los equipos de prioridad se les debe de asignar la puntuación mas alta.

Los equipos considerados como de prioridad alta son:

* Equipos de soporte de vida
* Equipos con reemplazo de piezas obligatorio en un tiempo fijo
* Equipos que manejan altos niveles de energía
* Equipos que están sujetos a regulaciones que lo vuelven obligatorios

Qué es el GE

Indice de gestión de equipo

Cálculo de Fenningkoh y Smith

G𝐸 = 𝑓𝑢𝑛𝑐𝑖ó𝑛 + 𝑟𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜 𝑎𝑠𝑜𝑐𝑖𝑎𝑑𝑜 + 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 requerido

\
GE>= 12 se incluye en el inventario

Algoritmo de Wang y Levenson

Combina los valores de Fennigkoh y Smith para el riesgo y los requerimientos de mantenimiento.

#𝐺𝐸 = í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑜𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑 + 2 ∗ 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑒𝑟𝑖𝑑𝑜 + 2 ∗ 𝑟𝑖𝑒𝑠𝑔o

Indice de prioridad

Refleja la importancia del equipo que incorpora la tasa de uso del equipo

\

Algoritmo de Wang y Levenson \*modificado

Proponen un GE ajustado que incorpora la tasa de uso del equipo

\#GE ajustado =( índice de prioridad + 2\**mantenimiento requerido )* *tasa de uso + 2* \*riesgo

Tasa de uso

Es la frecuencia de empleo de cada equipo

Información mínima que debe incluirse en un inventario

Tipo de equipo/artículo, breve descripción del equipo, fabricante, modelo/número de catálogo, numero de serie, ubicación física en el centro de atención sanitaria, estado/estado operativo, alimentación eléctrica, requisitos de funcionamiento y mantenimiento, fecha de inicial de registro en el inventario y de actualización, proveedor de compra

Numero de identificación del inventario

El numero asignado por el DIB para identificar a cada equipo con un numero unico

El DIB asigna el número y puede auxiliarse en lo siguiente

Numeración secuencial, Numeración codificada (alfanumerica), codigo de barras

La gestión del inventario puede dividirse en 3 etapas

1. Recopilación de inicial de datos
2. Actualización de la información
3. Auditoria o revisión anual

Recopilación inicial de datos

En este proceso, un grupo de trabajo debe visitar cada uno de los departamentos y áreas del centro de salud y registrar todos los datos necesarios para el inventario

Actualización de la información

El inventario de equipos se actualiza siempre que cambie la información sobre cualquier artículo del inventario

Auditoría o revisión anual

Cada año, el departamento de ingeniería clínica (u otro órgano responsable) realiza una revisión del inventario de equipos médicos con el fin de comprobar que toda la información es correcta y efectuar las actualizaciones y cambios que resulten necesarios

El inventario puede ser muy útil para la gestión del equipo médico:

* Previsión y elaboración de presupuestos.
* Planeación y equipamiento de un taller técnico (para mantener equipos en buen estado)
* Determinación del personal necesario
* Determinación de las necesidades de capacitación
* Gestión de los contratos de servicio técnico
* Aplicación de un programa eficaz de GEM
* Planificación de consumibles y refacciones
* Evaluación de necesidades
* Estimación de políticas y objetos de sustitución y eliminación (cuando el equipo ya no es reparable)
* Establecimiento de objetivos de adquisición y donación
* Planificación para catástrofes
* Fomento de estandarización de los equipos.

El mantenimiento de los equipos médicos se puede dividir en 2 principales categorías:

1. Inspección y Mantenimiento Preventivo (IMP)
2. Mantenimiento Correctivo (MC)

¿Qué es IMP?

Son todas las actividades programadas necesarias para asegurar que el equipo funciona correctamente y está bien mantenido; estas actividades previenen averías o fallas

¿Qué es MC?

Todas las actividades realizadas para restituir la función de un dispositivo averiado y ponerlo nuevamente en servicio

Prueba de recepción

Es la inspección inicial que se realiza a un eq.med. antes de integrarlo al servicio (unboxing)

Inspección

Son las actividades programadas que son necesarias para asegurar que un equipo funciona correctamente

Inspección de funcionamiento

Actividades ideadas para verificar el funcionamiento de un dispositivo. Tiene como objeto evaluar el estado actual del equipo

Inspección de seguridad

Actividades realizadas con el objetivo de asegurar que usar el dispositivo es seguro en relación con sus componentes eléctricos y mecánicos

Frecuencia de las inspecciones de seguridad

Es diferente a la de mantenimiento programado y las inspecciones del funcionamiento; habitualmente se basa en requisitos de reglamentación

Mantenimiento Preventivo

Se realiza con el objetivo de prolongar la vida útil del dispositivo y prevenir desperfectos. Se programa a intervalos definidos e incluye tareas de mantenimiento específicas

Mantenimiento correctivo

Proceso de restaurar la integridad, la seguridad o el funcionamiento de un disp. después de una avería

Para la planificación de un mantenimiento, se deben considerar tres factores importantes:

* Inventario
* Metodología
* Recursos

¿Quién es el responsable de crear y mantener el inventario?

El Departamento de Ingeniería Biomédica (DIB)

Metodologías para un programa de servicio de mantenimiento

* Contrato de servicio con los fabricantes de los dispositivos
* Contrato de servicios independientes
* Mantenimiento a través de los empleados del cen

Tipos de recursos: (3)

* Financieros
* Materiales
* Humanos

Los recursos financieros necesarios para un programa de mantenimiento se divide en dos:

1. Costos iniciales
2. Costos operativos

Costos iniciales

Son las inversiones que se deben realizar antes del inicio del programa

Costos operativos

Son los costos permanentes, necesarios para mantener en funcionamiento del programa

Coeficiente de costo de servicio

Parámetro útil para determinar la eficacia en términos financieros de un programa de mantenimiento. Se calcula dividiendo el costo anual total de funcionamiento de un programa de mantenimiento por el valor (costo inicial) del equipo médico en el inventario.

La planificación debe tomar en cuenta el lugar en el que se realizará el mantenimiento. Aquí pueden existir dos opciones:

* Realizar el trabajo en el lugar en el que habitualmente se encuentran los equipos.
* Trasladar los equipos al taller de reparaciones del DIB para realizar el trabajo de IMP o MC

Dentro de los recursos materiales que se deben considerar durante la planificación de su mantenimiento están:

* Herramientas y equipo de medición
* Insumos
* Repuestos
* Manuales de uso y mantenimiento

Insumos

Son aquello relacionados principalmente con la limpieza y la lubricación y se deben adquirir en cantidades suficientes

Manual de uso:

Es útil no solo para los usuarios del equipo sino para los técnicos, que deben conocer a detalle como se usa el dispositivo en la práctica clínica

Es fundamental para la inspección, el mantenimiento preventivo, la reparación y la calibración

El manual de mantenimiento

El primer paso para preparar recursos humanos es:

Establecer que cantidad y clase de personal necesita un establecimiento

Los ingenieros biomédicos o clínicos

Tienen conocimientos de ingeniería en general, de física y biología y de sus aplicaciones a la tecnología médica

Los técnicos

Reciben capacitación en aspectos técnicos del mantenimiento de equipos médicos

Inventario

Incluye el tipo y cantidad de dispositivos en el hospital, así como información sobre cuales requieren mantenimiento y con que frecuencia

Recursos materiales

Son el lugar de trabajo (donde se realizará el mantenimiento), herramientas y equipos de medición, insumos, repuestos, manuales de uso y mantenimiento

Recursos humanos

1. Personal técnico (personal de ingeniería biomédica o clínica y personal técnico)
2. Personal de gestión (ingenieros que ocupan puestos de gestión dirigen el programa de mantenimiento

Aspectos por gestionar en un programa de mantenimiento son: (5)

1. Gestión financiera
2. Gestión operativa
3. Seguimiento del desempeño
4. Mejora del desempeño
5. Manejo del personal

La gestión financiera de un programa de mantenimiento se concentra se concentra principalmente en dos tareas:

1. Control de gastos
2. Gestión de presupuestos

¿Cómo se controlan los gastos?

Los costos se controlan documentando con precisión el tiempo y los gastos asociados con las tareas de mantenimiento

Orden de servicio:

Es un documento en el cual se registra la información referente al trabajo realizado durante un mantenimiento

Presupuesto establecido:

Es el objetivo o el punto de referencia del programa.

Los costos reales se comparan con los presupuestados.

Objetivo de la gestión de personal:

Es brindar apoyo a los recursos humanos del programa de mantenimiento, para que se cumplan los objetivos

El aspecto más importante del manejo del personal es:

La capacidad de proveer la capacitación adecuada

Se le asignan responsabilidades que constituyen una combinación de tareas de inspección y mantenimiento preventivo y tareas de mantenimiento correctivo:

Personal técnico

Personal externo

Proveedores externos

En general hay dos categorías de proveedores externos:

* Fabricantes de equipos
* Organizaciones independientes

Fabricantes de equipos:

Ofrecen servicios de mantenimiento periódico y no programado para los equipos que fabrican

Organizaciones independientes.

Se especializan en un tipo definido de equipo y otras ofrecen mantenimiento para una amplia gama

Tipos de contratos de servicio: (3)

1. Servicio completo: respuesta rapida en todo momento, tarifas fijas
2. Servicio por tiempo y material: tiempo de respuesta variable, según necesidad, tarifa por hora mas costos de los repuestos
3. Responsabilidad compartida: el personal interno es responsable de la respuesta y la operación inicial; el personal externo interviene después, cómo y cuándo sea necesario; tarifa por hora mas costos de los repuestos

La gestión operativa está formada por 8 etapas:

* Establecimiento o modificación de procedimientos de IMP
* Determinación de la frecuencia de IMP
* Planificación de mantenimiento
* Determinación de prioridades
* Registro de marcas y etiquetas
* Comunicación y gestión del uso incorrecto y de los errores de usuario

Al inicio, al establecer el procedimiento, es importante tomar como punto de partida el manual de procedimientos IMP establecidos por el fabricante. Esto es de gran ayuda, ya que:

\

* Los manuales están bien formulados, son claros y comprensibles
* Indican que equipos de medición son necesarios
* Indican límites inferiores y superiores
* Muestran como reemplazar las piezas
* Proporcionan formularios

Determinación de la frecuencia del IMP

En el manual del fabricante del equipo se especifica la frecuencia de IMP.

Cuando el DIB está suficientemente familiarizados con los equipos o los recursos son limitados, se puede decidir cambiar la frecuencia de IMP

Si se va a modificar la frecuencia de las inspecciones a un disp.med se debe tomar en cuenta:

* La normativa
* El entorno
* El grado de capacitación del usuario
* La fiabilidad del disp.
* La frecuencia de uso
* El grado de desgaste del equipo con el uso normal
* El número y la especialización de los técnicos disponilbes

3. Planificación del mantenimiento

Permite que haya un uso eficiente del tiempo de los técnicos, lo cual a su vez disminuirá el tiempo de inactividad de los equipos y los gastos generales

Para programar las inspecciones, se pueden considerar varias opciones:

* Planificar la inspección de todos los equipos de un departamento clínico en el mismo momento
* Planificar la inspección simultanea de los equipos de un determinado tipo

La planificación del mantenimiento preventivo se consideran 2 enfoques:

* Programar fechas de acuerdo a recomendaciones del fabricante
* Programarlo de acuerdo a las horas de uso

Las tereas del mantenimiento correctivo:

No se programan, aumentan o disminuyen según la demanda

En el manual de la OMS se propone un procedimiento y planillas para calcular la carga de trabajo del IMP

1. Identificar las áreas que se deben cubrir
2. Elaborar un inventario completo de todas las unidades que requieren IMP
3. Registrar el tiempo que le lleva a un técnico realizar la inspección

\

Método de calculo de la carga de trabajo de IMP

1. Dispositivos simples: se inspeccionan una vez al año y no requieren MP
2. Dispositivos de complejidad intermedia: se inspeccionan una o dos veces por año, es posible que requieran algún tipo de MP
3. Sistemas avanzados: se inspeccionan de dos a cuatro veces por año, requieren MP importante

En lugar de establecer un programa riguroso de IMP para todos los equipos es conveniente…

Identificar qué equipos del establecimiento sanitario es más importante inspeccionar y mantener, y establecer este trabajo como prioritario

La determinación de prioridades se puede realizar basándose en:

\

* riesgo
* misión
* recursos

Determinación de prioridades basadas en el riesgo

Asignar la prioridad más alta a los equipos con más posibilidades de causar lesiones al paciente si fallan

Determinación de prioridades basadas en la misión:

Esta metodología se basa en la pregunta: ¿Qué dispositivos son los mas importantes para la mayor parte de la atención de los pacientes? (misión de la institución)

Determinación de prioridades basadas en el mantenimiento:

Se analiza qué dispositivos tienen una capacidad considerable de hacer daño a un paciente si no funcionan correctamente y posibilidades importantes de no funcionar correctamente sin el adecuado nivel de IMP

Determinación de prioridades basadas en los recursos:

Se utiliza alguno de los tres modelos de determinación de prioridades. (riesgo, misión o mantenimiento)

Junto con el conocimiento del personal y el nivel de recursos.

Determinación de prioridades basadas en el riesgo

Un método utilizado para establecer prioridades de IMP es asignar la prioridad más alta a los equipos con más posibilidades de causar lesiones al paciente si fallan

Un programa basado en el riesgo, es por el modelo de Fennigkon y Smith añadiendo el factor de #antecedentes:

Numéro GE = función + aplicación + mantenimiento + ANTECEDENTES

* significativo (mas de una averia cada 6 meses) = +2
* Moderado (una cada 6-9 meses) = +1
* Usual (una cada 9-18 meses) = 0
* Mínimo (una cada 18-30 meses) = -1
* Insignificante (menos de una en los ultimos 30 meses = -2

Criterios de inclusión:

* Se incluirán en el programa los dispositivos con un valor GE de 12 o superior y se programarán las inspecciones y el mantenimiento preventivos de todos ellos.
* De cada dispositivo médico incluido en el programa, se formularán por escrito procedimientos de inspección.
* En cuanto a la aceptación de equipos nuevos, se incluirá en el programa todo dispositivo nuevo que haya sido previamente evaluado y clasificado para su inclusión

Frecuencia del mantenimiento

Para los equipos de requisitos importantes se programará cada 6 meses, mientras que los que tengan requisitos mínimos serán anuales

Los registros de órdenes de servicio

Documentan todas las tareas de mantenimiento realizadas en el disp.med.

El registro de cada dispositivo debe incluir datos identificatorios:

* Breve descripción
* Nombre del fabricante
* El modelo
* El número de serie
* La ubicación

Si el trabajo no se registra, se sume que:

\

Nunca se realizó el trabajo

Dos buenos métodos para llevar a cabo los registros son:

1. Sistema computarizado de gestión del mantenimiento
2. Un buen sistema de anotaciones y codificación

Razones por las que se debe elaborar una etiqueta que indique la fecha que realizó el trabajo de IMP y que trabajo se realizó (2)

* Para informar al personal que el disp. fue inspeccionado recientemente
* Para que los técnicos identifiquen los disp. que ya se trabajaron y cuales faltan

Etiquetas:

Hay tipos de etiquetas que indican la fecha en que se realizó el IMP del disp. y también puede indicar cuándo corresponde el siguiente mantenimiento