CH1: Business Process Management

Leg uit wat BPM is (1)

- Het beheren van bedrijfsprocessen.

- a structured approach to improving the processes that organizations use to achieve their goals

Leg het verschil tussen push of pull strategy uit (2)

- PUSH: Het straight up in uw gezicht duwen.

- PULL: Het product zijn werk zelf laten doen naargelang de vraag van de markt.

You can write the following abbreviation in full and explain it briefly; PESTLE (see slide a company is not an island) (3)

- PESTLE: Political, Economical, Social, Technological, Legal, Environmental

You can list the 6 external environment factors of the PESTLE model (4)

- Political, Economical, Social, Technological, Legal, Environmental factors

You can list 5 external and 5 internal business rules that influence the modelling of business processes (5)

- Externe bedrijfsregels:

o Wetgeving en regelgeving (Regulations and Laws): Bedrijven moeten voldoen aan lokale, nationale of internationale regelgeving, zoals belastingwetten of gegevensbeschermingsregels (bv. GDPR).

o Klantenvereisten (Customer Requirements): De verwachtingen van klanten kunnen eisen stellen aan bedrijfsprocessen, zoals de snelheid van levering of kwaliteitsnormen.

o Concurrentie (Competition): De acties en strategieën van concurrenten kunnen invloed hebben op hoe een bedrijf zijn processen organiseert, zoals prijszetting en productontwikkeling.

o Leveranciersvoorwaarden (Supplier Agreements): De voorwaarden die leveranciers opleggen, zoals levertijden of prijsfluctuaties, beïnvloeden de bedrijfsprocessen.

o Markttrends (Market Trends): Veranderingen in de markt, zoals technologische innovaties of veranderende consumentengedrag, vereisen aanpassingen in bedrijfsprocessen.

- Interne bedrijfsregels:

o Organisatorische hiërarchie (Organizational Hierarchy): De interne structuur van een bedrijf beïnvloedt wie beslissingen neemt en hoe processen worden beheerd.

o Budgettaire beperkingen (Budget Constraints): Interne financiële beperkingen bepalen hoeveel middelen beschikbaar zijn voor specifieke processen.

o Kwaliteitsnormen (Quality Standards): Interne vereisten voor de kwaliteit van producten of diensten beïnvloeden hoe processen worden uitgevoerd en gecontroleerd.

o IT-systemen en infrastructuur (IT Systems and Infrastructure): De technologie die binnen het bedrijf wordt gebruikt, zoals ERP-systemen, beïnvloedt de manier waarop processen worden uitgevoerd.

o Bedrijfscultuur (Company Culture): De waarden en normen binnen het bedrijf bepalen hoe medewerkers processen uitvoeren en met elkaar omgaan.

You can clarify the concept of regulatory compliance (6)

- When business rules are automatically complied with in information systems, one can thus enforce and ensure regulatory compliance.

You can explain the Value Chain of Porter (7)

- Beschrijft al de primaire en externe processen in een bedrijf

You know the difference between the primary and secondary activities of the Value Chain (8)

- Primary activities

o Direct betrokken bij het maken en leveren van een product en dienst

- Secundary activities

o Ondersteunen de primaire activiteiten

You know who developed this model (Value Chain) (9)

- Porter

You know the difference between a functional and a business process (10)

Functioneel proces:

• Beperkt zich tot één afdeling of functie (bv. alleen inkoop of alleen verkoop)

• Gericht op specifieke taken binnen die functie

Bedrijfsproces (business process):

• Overkoepelend proces dat meerdere afdelingen omvat

• Voorbeeld: Order-to-Cash → start bij verkoop, gaat via logistiek en eindigt bij boekhouding

You can explain what a business process is (11)

- A combination of ordered activities that with the help of certain inputs (personnel, services, goods, information, etc.) produce an output that creates added value for the business/customer.

You can recognise a business process (12)

- Uitproberen

You can write the following abbreviations in full and explain them briefly (BPM, BPMN, BPR)

BPM, BPMN and BPR (13):

- BPMN: Business Process Model and Notation

- BPR: Business Process Re-engineering

You can explain why functional processes are not business processes (14)

- Functionele processen zijn geen bedrijfsprocessen omdat ze afdelingsspecifiek zijn en zich richten op taken binnen één functie (zoals HR of IT). Bedrijfsprocessen overstijgen afdelingen en omvatten samenwerking tussen meerdere functies om waarde te creëren, zoals klantbeheer of productontwikkeling. Functionele processen dragen bij aan de efficiëntie van een afdeling, terwijl bedrijfsprocessen de strategische doelen van de organisatie ondersteunen.

You can clarify what a functional organisational structure entails (15)

- Een functionele organisatiestructuur verdeelt een organisatie in afdelingen op basis van specialisaties, zoals financiën, HR of IT. Elke afdeling heeft een eigen manager en werknemers voeren taken uit die specifiek zijn voor hun expertise. Het bevordert specialisatie en een duidelijke hiërarchie binnen elke afdeling.

You can clarify what a matrix organisational structure entails (16)

- Een matrixorganisatiestructuur combineert functionele en projectgebaseerde afdelingen. Werknemers rapporteren zowel aan een functionele manager (zoals HR of IT) als aan een projectmanager. Dit bevordert flexibiliteit en samenwerking, maar kan ook leiden tot complexe rapportagelijnen.

You can clarify what a process-oriented organisational structure entails (17)

- Een procesgerichte organisatiestructuur focust op workflows en bedrijfsprocessen in plaats van afdelingen. Het is georganiseerd rond kerntaken zoals productontwikkeling of klantbeheer, waarbij teams samenwerken om het volledige proces te optimaliseren en waarde te leveren. Dit bevordert efficiëntie en klantgerichtheid, maar vereist een sterke coördinatie tussen verschillende functies.

You can explain the difference between these 3 different organizational structures (18)

- Functionele structuur: Werknemers zijn gegroepeerd op basis van hun specialisaties (zoals HR, financiën, IT). De nadruk ligt op efficiëntie binnen afdelingen, met een duidelijke hiërarchie en specialisatie binnen elke functie.

- Matrixstructuur: Combineert elementen van de functionele en projectmatige structuur. Werknemers rapporteren aan zowel een functionele manager als een projectmanager. Dit bevordert samenwerking tussen afdelingen, maar kan leiden tot complexe rapportagelijnen.

- Procesgerichte structuur: Georganiseerd rond bedrijfsprocessen in plaats van functies. Teams werken samen over afdelingen heen om specifieke processen te optimaliseren (zoals klantbeheer), met een focus op het leveren van waarde en efficiëntie door procesoptimalisatie.

You can explain what business process management entails (19)

• Systematische aanpak om bedrijfsprocessen te ontwerpen, uitvoeren, analyseren en optimaliseren met als doel efficiënter en klantgerichter te werken.

You can explain what business process re-engineering entails (20)

- Kijkt hoe de situatie nu is

- Alles in de vuilbak gooien en volledig opnieuw beginnen

You know the difference between BPM and BPR (21)

- BPM (Business Process Management) is het continu optimaliseren en beheren van bedrijfsprocessen om efficiëntie te verbeteren. BPR (Business Process Reengineering) gaat verder, door processen radicaal te herontwerpen voor grote verbeteringen in prestaties en productiviteit.

You can explain 1 practical example of BPR without extra research (22)

• Amazon die robots radicaal beginnen te gebruiken voor inpakken pakketten

• Bedrijven die hard reageren op de tariffs van trumpie

You can give an example where technology was the stimulus for a thorough renewal of the process (23)

- Een voorbeeld is de introductie van cloud computing. Voorheen beheerden bedrijven hun IT-infrastructuur intern, met hoge kosten voor hardware en onderhoud. Met de komst van cloudtechnologie, zoals Amazon Web Services (AWS) of Microsoft Azure, konden bedrijven hun IT-processen volledig vernieuwen door infrastructuur uit te besteden. Dit leidde tot lagere kosten, meer schaalbaarheid en flexibiliteit, en stimuleerde een volledige herziening van hoe IT-diensten werden geleverd en beheerd.

You can give an example where changing the process is the driver for developing new technologies (24)

- Een voorbeeld is de ontwikkeling van robotprocessenautomatisering (RPA). Bedrijven die op zoek waren naar manieren om repetitieve taken zoals gegevensinvoer en factuurverwerking te automatiseren, leidde tot de ontwikkeling van RPA-technologie. Het proces van het efficiënter maken van administratieve taken stimuleerde de creatie van software die menselijke handelingen in software-applicaties nabootst, wat resulteerde in de groei van de RPA-industrie.

You know the purpose of BPMN in the context of Business IT Alignment (25)

- bridge the gap between Business (the clients, the users of applications) and IT (those who develop and implement the application) -> Business IT Alignment

You can briefly describe the most frequently used symbols from the BMPN 2.0 scheme (26)

• Events (cirkel) – start-, tussen- en eindgebeurtenissen

• Activities (rechthoek) – taken of subprocessen

• Gateways (ruit) – beslissingen of vertakkingen

• Flows (pijlen) – geven de volgorde van de stappen aan

• Pools en lanes – tonen wie verantwoordelijk is (bv. klant vs. bedrijf)

You can explain the concepts; pool, BlackBox pool, WhiteBox pool and lanes (27)

- pool:

o A pool defines the boundaries of a process for an entity (company, customer, supplier).

- Blackbox pool:

o Weten niet wat de andere doet

- Lanes

o In a pool, activities can be grouped into lanes.

o Activities in the same lane are carried out by the same person in charge.

- Whitebox pool

o Weten wel wat de andere doet

Explain BPMN 2.0 schema

Internationale standaard om bedrijfsprocessen grafisch weer te geven.

You can use a given BPMN 2.0 schema to describe a business process in words (28)

• Het proces start wanneer de klant een bestelling plaatst (start event).

• De bestelling wordt verwerkt (activity), en vervolgens wordt gecontroleerd of het product op voorraad is (gateway).

• Als ja, dan wordt het product verzonden (activity) en het proces eindigt.

• Als nee, dan wordt de klant op de hoogte gebracht (activity) en het proces stopt (end event).

You can model a business process described in words in BPMN 2.0. You can do this on paper and with the help of BPMN.io (29)

- Uitproberen

You can recognise errors in a BPMN 2.0 schema (30)

- Kunnen

You can recognise and describe the bottlenecks in the business process on the basis of a BPMN 2.0 diagram (31)

- Uitproberen

You can formulate suggestions on the basis of a BPMN 2.0 scheme to thoroughly redesign the process during a BPR run (32)

- Uitproberen