LP 2.2 Bestände in Einrichtungen für Medien- und Informationsdienste

Bestände (Archiv): Definition; Herkunft; Arten = Urkunden, Akten, Amts- und Geschäftsbücher, Briefe, Karten und Pläne, Bild und Tondokumente, Digitale Archivalien.

Schrift- Bild und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, sonstiger Einrichtungen, Verbände, Gesellschaften, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst.

1. Urkunden = Schriftstücke zur Rechtsicherung, die von der befugten Stelle ausgestellt werden.

   • Verträge aller Art (Beleihungen, Schenkungen usw.); Gerichtsurteile, Verleihung von Rechten.

2. Akten = Alle zu einem Verwaltungszweck zusammengefügten Schriftstücke und Unterlagen unabhängig vom Trägermaterial (Pergament, Papier, CD-ROM) und von der Technik der Zusammenfügung (Buch, Ordner, Fäden).

   • Akten haben einen ständigen Zuwachs, bis zum Abschluss der Aufgabe oder des Vorganges.

   • Nach Umfang der Akten unterscheidet man:

     • Aktenheft/-bündel (Faszikel, Büschel BW)

     • Aktenbund (Volumen)

     • Aktenpaket (Konvolute)

   • Zweck: Arbeitsmittel für die Entscheidungsfindung, die Steuerung und Kontrolle von Arbeitsprozessen.

   • Serienakten = reich chronologisch geordnete Akten

   • Sachakten

     • Betreffakten = Vorgänge zu einem Sachbetreff z.B Errichtung eines Altenheims

     • Einzelfallakten = Vorgänge zu einem Fall oder Person z.B Krankenakten, Personalakten, Gerichtsfallakten etc.

3. Amts- und Geschäftsbücher = Feste, zumeist buchmäßig gebundene Kompositionen mit Einträgen, später auch Kopien von Vorgängen innerhalb der betreffenden Einrichtung.

   • Briefbücher, Protokollbücher, Grundbücher, Lagerbücher etc.

   • Enthalten: Abschriften von Urkunden und Schreiben, Verhandlungs- und Beschlussprotokolle, Geschäftsprotokolle, Kaufprotokolle etc.

4. Briefe

5. Karten und Pläne

6. Bild- und Tondokumente

Struktur des Archivgutes

Provenienzbestände (Schriftgut)

• In das Archiv übernommene organisch erwachsene Unterlagen aus dem Archivsprengel oder fremder Provenienz.

Nachlassbestände

• Hinterlassenschaften von bedeutenden Personen aus Kultur, Wirtschaft, Politik etc..

Sammlungs-/Dokumentationsbestände

• Sammlungsgut wie Münzen, Pläne, Zeitungsausschnitte etc.

Registratur

• Ausfbewahrungsort für Schriftgut, während es für Verwaltungs- und Geschäftshandeln benutzt wird.

Altregistratur

• Aufbewahrungsort für Schriftgut, das geschlossen und aus der Registratur aussgesondert wurde, aber noch aufbewahrt werden muss.

Bestände (Bibliothek) Handschriften, Druckschriften, Mikroformen, AV-Medien, Spiele, Kunstgegenstände

Handschriften

• Das gesamte Schrifttum vor Erfindung des Buchdrucks

• Autografen = handschriftliche Zeugnisse berühmter Persöblichkeiten bsp. Briefe, Originalschrifte der Werke

Druckschriften

• Bücher

  • ÖB Belletristik

  • WB Sachbücher, Fachbücher

  • Sammelobjekte wie Inkunabeln, Erstdrucke, bibliophile Bücher, antiquarische Bücher

• Zeitungen

• Karten/Atlanten

• Kleinschrifttum = Prospekte, Pläne, Kataloge

• Reprografische Formen = Nachdrucke mit Hilfe fotomechanischer Verfahren

  • Reprint - Seiten werden abgescannt und gedruckt.

  • Faksimilie - origalgetreuer Nachruck eines Buches

• Mikroformen = Mikrofilme, Mikrofiches oder Mikrokarten (stark verkleinerte Inhalte, die durch Reader-Printer rückvergrößert und ausgedruckt werden könnnen.

• AV-Medien

  • CDs, DVDs etc.

• Spiele

• Kunstgegenstände (Arthotheken, Grafotheken)

• Forschungsdaten

• Bibliothek der Dinge

  • Küchengeräte, Werkzeuge, Sportgeräte, Musikgeräte

Informations- und Dokumentationsstellen (Bestände) 1. Datenbanken 2. In diesen Datenbanken enthaltene Dokumente, die zudem ausgewertet werden = 13

Besitzen selbst oft keinen oder einen sehr kleinen Medienbestand (z.B. spezielle Fachzeitschriften und graue Literatur)

Eigentlichen Bestände werden gebildet von:

• eigenen fachspezifischen Datenbanken und Schnittstellen = Zugriff auf fremde Datenbanken aus dem entsprechendem Fachgebiet

Sie bieten gegen Gebühr die Nutzung von Datenbanken an, wie z. B.:

• Bibliographische Datenbanken (Medline)

• Patentdatenbanken (Patdpafull)

• Firmendatenbanken (Bisnode)

• Volltextdatenbanken (dpa, Reuters)

Dokumente, die in Datenbanken enthalten sind und ausgewertet werden:

• Selbständige Literatur

• Unselbständige Literatur

• Graue Literatur = Literatur, die im Buchhandel nicht zu erwerben ist.

• Patentschriften = Beschreibung einer zum Patent angemeldeten wissenschaftlich-technischen Erfindung. Die Patentschriften haben einen großen technischen Informationswert, sie enthalten die Beschreibung des Patents. Die Beschaffung von Patentschriften ist über den normalen Leihverkehr nicht möglich. Daher führen die IuD-Stellen die Patentrecherchen durch und vermitteln die Inhalte.

• Forschungsberichte = hohe Aktualität, berichten über Forschungsstand und Fehlschläge bei der Forschung.

• Hochschulschriften

• Kongressberichte

• Firmenberichte = Jahresabschlussberichte; Angebotskataloge etc.

• Normenblätter = erhalten Vorschriften über die genormte Ausführung von Industrieerzeugnissen.

  • 3 zentrale Institutionen: DIN; ISO; ANSI

  • Normen werden in Normausschüssen erarbeitet, in Form von Druckschriften veröffentlicht.

  • Es gibt Sammlungen zu den normierten Fachgebieten.

• Gesetzesblätter = Gesetze treten erst mit deren Veöffentlichung in Kraft.

• Entscheidungssammlungen

  • Beschlüsse = Entscheidungen, die auch ohne mündliche Verhandlung, nur nach Aktenlage ergehen können (Nur Beschlüsse, die ein Verfahren beenden, sind in Sammlungen enthalten).

  • Urteile = Entscheidungen, die nach einer mündlichen Verhandlung mit Gelegenheit zur Anhörung der Beteiligten ergehen.

• Daten und Fakten = vor allem Statistiken aus Sozialwissenschaften, Rechtssprechung, öffentlicher Verwaltung, Technik, Medizin usw.

• Bilder, Filme, Tonaufzeichnungen, Fernsehsendungen

Bestände (Bildagenturen)

Konventionelle Bilder

• Werden digitalisiert, da für die Kunden nur über Datenbanken zugänglich.

Digitale Bilder

Rights Managed

• einmalige, zeitlich, räumlich oder inhaltlich beschränkte Verwendung in einem bestimmten Medium

• Einziges Lizenzmodell, das mit dem deutschen Urheberrecht vereinbar ist

• Hohe Qualität

• Themen: redaktionelle Inhalte aus den Bereichen Politik, Sport, Entertainment

• Vorteil: Rechtssicherheit

Royalty Free

• Beliebige Verwendung bei 1x Zahlung

• Preis richtet sich nach Dateiauflösung

• Themen: Layouts, Stockfotografie, keine Marken, einfache Motive

Microstock

• Vertrieb ausschließlich über Internet, weltweit

• niedriges Preisniveau über Credits

• viele Privatanbieter auf dem Markt

• Bildmaterial von Amateurfotografen

• kein individueller Service = Probleme bei Rechteklärung

• seit 2000 enormer Zuwachs = Massengeschäft

Krankenakte (Beschaffenheit; 7 Arztpraxis; 7 Klinik)

Die Krankenakte muss vollständig sein und alle zu einem Patienten gehörenden Dokumente enthalten.

• übersichtlich

• gut gegliedert

• Enthält: Verwaltungsdaten, Daten zur Diagnostik, Daten zu Therapie und zusammenfassende Berichte.

Arztpraxis

• Stammblatt

  • Verwaltungsdaten

• Anamnesebogen

  • Im Gespräch mit dem Patienten erhobene Geschichte der Krankheit

• Verlaufsbogen eines Arztbesuches

  • Datum; Beschwerden; angeordnete diagnostische oder therapeutische Maßnahmen; AU-Bescheinigung

• Befunddokumente

  • Laboranforderung; Fieberkurven; Röntgenbilder; EKG; CT; MRT.

• Epikrise

  • zusammenfassende Darstellung eines Behandlungsabschnittes

• Arztbriefe

  • Schriftwechsel zwischen Ärzten zu einem Patienten

• Schriftwechsel mit dem Patienten

Klinik

• Krankenblattkopf

  • Name, Geburtsdatum, Krankenkasse, einweisender Arzt, Aufnahmedatum, Entlassungsdatum, Entlassdiagnose

• Anamnesebogen

• Beschwerden

• Befunddokumente

• Pflegeberichte

  • Angaben zur Mobilität

  • Ernährung

  • Vitalwerte (Temperatur, Blutdruck)

  • Unverträglichkeiten

• OP-Berichte

  • Abfolge der OP; beteiligte Personen, OP-Zwischenfälle

• Anästhesieprotokolle

  • Patientendaten wie Gewicht, Blutgruppe

  • präoperativer Zustand

  • Verträglichkeit von Narkosemitteln

  • Medikation

  • Epikrise

  • Arztbriefe

• Medikation

  • Auswahl des Arzneimittels sowie seine Darreichungsform ( z.B. Tablette, Salbe oder Injektion), Dosierung, Anwendungsdauer und den Zeitpunkt der Einnahme

Krankenakte (konventionell, digital = Vorteile/Nachteile)

konventionel

• analog

• Nur an einer Stelle verfügbar

• kann Röntgenaufnahmen und Mikrofilme in angebrachten Taschen enthalten

digital

• Vorteile: Platzeinsparnisse, Lesbarkeit, Zugriff von verschiedenen Stellen möglich

• Nachteile: Sicherheitslücke wegen Cyberangriffe, Langzeitarchivierung schwierig wegen Formatänderungen

Formularwesen (6 Punkte)

Voraussetzungen:

• klare Gliederung

• leicht auszufüllen

• entspricht fachlichen Anforderungen

• Einheitlichkeit und Aktualität durch zentrale Erstellung

• Kennung für die Zuordnung zur richtigen Akte

• Unterschrift und Datum bei der Ausfüllung

Dimensionen der Medienkompetenz

Medienkritik

• vorhandenes Wissen über Medien sollte reflektiert und erweitert werden.

Medienkunde

• Wissen über heutige Medien und Mediensysteme

Mediennutzung

• aktiver und interaktiver Umgang mit den Medien

Mediengestaltung

• Medien verändern sicht ständig und es steht jedem frei, neue Inhalte gestaltend einzubringen

was können FAMI-Einrichtungen für Zuwachs in Medienkompetenz tun?

Zugang zu einer Vielzahl von Medienressourcen anbieten

Informationskompetenz vermitteln (suchen, bewerten, auswählen, nutzen)

Schulungen und Workshops zum Datenschutz, Online-Recherche, kritisches Denken beim Medienkonsum, Verwendung von Medientechnologien.

Netzbereiche

Clear Net

• offen zugänglich

Deep Web

• abgeschlossener Bereich

• dieselben Browser

• Angebote nur mit Zugangsdaten zugänglich

• aus Sicherheitsgründen von Firmen benutzt

• größte Webbereich

Dark Web

• Nur mit speziellem Browser erreichbar

• Daten werden über mehrere Knoten geführt und dabei mehrmals verschlüsselt, um die Anonymytät zu bewahren (Onion Routing).

Findmittel, Findbuch, Katalog, Datenbank

Findmittel = Findbuch, Karteien, Verzeichnisse

Findbuch = Standardfindmittel für erschlossene Bestände von Archivgut. Enthält Vorwort mit Behörden- und Bestandsgeschichte, Klassifikationsschema, Ort des Bestandes, Index zu Personen und Orten.

Katalog: Nach bestimmten Kriterien geordnetes Verzeichnis. #

Datenbank: Eine nach dokumentarischen Methoden recherchierbare und auf einem Rechner installierte Datei.

Sinn und Zweck des Bestandsaufbaus

Jede Einrichtung braucht einen Überblick über ihren Bestand, um: - einen sinnvollen Bestandsaufbau betreiben zu können.

• Zugänge richtig zuordnen zu können

• bei Sachfragen Auskunft geben zu können

Die Kunden müssen sich über den Aufbau der Bestände informieren können:

• um festzustellen, welche Mediengruppen ihnen angeboten werden.

Provenienzprinzip

• Seit 1881

• Ordnung der Bestände nach der abgebenden Stelle und nach Entstehungszusammenhängen = Einheitsbestände.

• Innerhalb der einzelnen Herkunftsbereiche wird nach dem Inhalt der Archivalien geordnet.

Pertinenzprinzip

• Ordnung nach Betreff/Thema

• Schaffung von Sachbezügen, dadurch gehen aber die behördlichen und personellen Zusammenhänge verloren = Mischbestände.

• Bibliotheken und IuD-Stellen ordnen nach dem Pertinenzprinzip

Formale Erfassung (verschiedene Medien)

Bücher

• Titel, Personen, Erscheinungsjahr, Ausgabe, Verlag,Verlagsort, Sprache

Patentschriften

• Patentanmelder, Anmeldedatum, Titel, Erfinder, Patentnummer, Patentamt

Akten

• Aktenzeichen, Provenienz, Laufzeit, Umfang, Enthält, Darin, Sperrfrist, Erhaltungszustand

Fotos

• Fotograf, Aufnahmedatum, Titel, Format, Größe, Ort

Medikamente

• Name, Wirkstoff, Hersteller, Dosierung, Haltbarkeit, Packungsgröße, Nebenwirkung, verschriebungspflichtig, apothekenpflichtig, freiverkäuflich.

Bleistiften

• Härtegrad, Hersteller, Größe, Farbe, Form, Artikelnummer, Beschaffenheit

Kriterien für die formale Erfassung

alphabetisch - nach Verfasser, Titel, Ort, Verlag

chronologisch - nach Erscheinungsjahr, Zugangsdatum etc..

numerisch - nach Zugangsnummer, Standortnummer..

nach Material, Größe

nach Herkunft

Inhatliche Erschließung

Findmittel müssen Themensuche ermöglichen

Verschiedene Möglichkeiten zur Gliederung der Titelaufnahmen

• systematisch - nach Sachgruppen

• nach Themengruppen

• nach Schlagworten (Sach- Personen Ort- Zeit…)

Stichwort

Schlagwort

• Wort aus dem Titel

• Wort, das sich auf den Inhalt bezieht

Zur inhaltlichen Erschließung von Medien gehört also:

• Das Einordnen in die Systematik (Klassifikation) (klassieren)

• Die Vergabe von Schlagworten (Indexieren)

• Zuordnen zu Themenkreisen

• Verfassen von Abstracts, Annotationen (referieren)

Bestandsbildung

• Nach Provenienzprinzip

• Nach Pertinenzprinzip

Um Unterlagen zu einem Thema zu finden, müssen folgende Fragen beantwortet werden können:

• Welche Stelle könnte die Unterlagen produziert haben, die für das Thema relevant sind?

• Welches Archiv ist für die Aufbewahrung von Unterlagen dieser Stelle verantwortlich?

• Sind die Unterlagen vllt. aus irgendeinem Grund in ein anderes Archiv gebracht worden?

• Wenn ein entsprechender Bestand gefunden worden ist, welche Archiveinheiten gehören dazu?

Beständeübersichten

• internes Nachweismittel (Umfang, Titel, Laufzeit)

• Lagerungsort und Bearbeitungszustand der Bestände sollte angegeben werden

Archivführer

Geben Auskunft darüber, welche Bestände sich in verschiedenen Archiven befinden + evtl. Adresse und Kontaktdaten, kurze Beschreibung des Bestands.

Für den Nachweis einer Archiveinheit innerhalb eines Bestandes gibt es folgende Möglichkeiten:

• Abgabelisten (durch abgebende Stelle erstellt)

• Findbücher

  • Enthalten: Vorwort (Bestandsgeschichte, Geschichte des Bestandsbildners etc.)

  • Klassifikation

  • Bestandsverzeichnis

  • Register (Indizes)

Katalog, Kataloganreicherung

• Bibliotheken verzeichnen und erschließen ihre Bestände in Katalogen nach den Regeln der Formal- und Sacherschließung

• ergänzende Elemente und Zugänge, die zu einer Publikation bereitgestellt werden:

  • Inhaltsverzeichnisse

  • Abstracts

  • Cover

  • Auszüge

  • Verbindung mit Normdaten

  • Rezensionen

  • Kundenkritik

  • Verlagstexte

Discovery Systeme bzw. Katalog+

• es werden auch die Inhalte lizensierter Datenbanken als Treffer im Katalog angezeigt

• Inhalte von Bibliographien

• kaufbare aber noch nicht von der Bibliothek beschaffte Bestände der Verlage bzw. Library Supplier

• vielfältigere Facettierung

Zusätzliche Katalogfunktionen:

• Verfügbarkeit

• Standort

• Merkliste

• Literaturverwaltungsprogramm

• Online Chat

• Zugriff auf Kundenkonto

• QR-Code

• Verbindung mit Wikipedia

Katalogen nach inhaltlichen Kriterien

Hauptkataloge (Gesamtbestand einer Bibliothek)

Teilkataloge (Kataloge einzelner Einrichtungen, Mediengruppen, Themengruppen)

Zentralkataloge (Gesamtkatalog von Bibliotheken einer Stadt, Region oder eines Landes)

Verbundkataloge (EDV-Gesamtkatalog von Bibliotheken, die im Katalog-Verbund zusammenarbeiten)

Kataloge nach der äußeren Form

traditioneller Online-OPAC

Frühere Formen und deren Ordnungsmöglichkeiten

Bandkataloge = Heftform

Zettelkataloge = vor EDV

Mikrokataloge = platzsparend

Ordnungsmöglichkeiten

• alphabetisch = Verfasser oder Titel oder Stichwort, Schlagwort

• systematisch = nach Notationen/Sachgruppen

• numerisch = Zugangsnummer, Standortnummer, Verbuchungsnummer

Kataloge nach Benutzung

Dienstkataloge = Verwaltungskataloge

Kundenkataloge = Publikumskataloge

OPAC = können unterschiedliche Nutzungsrechte vergeben werden

Datenbankverzeichnisse

Sammlung der Datenbanken, auf die die IuD-Stelle den Zugriff hat. Dort wird normalerweise angegeben:

• Name der Datenbank

• Aktualisierungshäufigkeit

• geografische Abdeckung

• Datenbasisersteller

• Sprache der vorhandenen Informationen

• Kurzbeschreibung zum Inhalt

Current Contents

geben die Inhaltsverzeichnisse von Fachzeitschriften wieder

Vorteile von Datenbanken gegenüber gedruckten Fachbibliographien

• Größere Aktualität

• Größere Datenmengen

• Schnelligkeit bei der Recherche

• gezielte, mehrdimensionale Abfrage unter zahlreichen Suchkriterien

• Auswahl nach Interessenprofil

Retrieval Sprachen

Abkürzungen zur effizienteren Benutzung einer Datenbank = Fähigkeit der FAMIS in IuD-Stellen

Typologie der Datenbanken

Bibliogrpahische

Fakten

Multimedia/Bild

Volltext

Referral

Bilddatenbanken

• oft Gesamtbestand

• viele Recherchemöglichkeiten

• formale und inhaltliche Metadaten der Bilder

• Vorschaumöglichkeiten, Beschriebung

• Rechte (Model Release, Property Release)

• zeigen Preisstufen an

• Download-Funktion

• digitales Wasserzeichen

Patientenkartei

Zussamenführung der Patientenakten und zentraler Datenspeicher für eine lückenlose Dokumentation

Patientenverwaltung mit Krankenhausinformationssystem (KIS) (6 Module)

• Patientenanmeldung

• Erfassung der Diagnosen

• Erfassung der Behandlungsmaßnahmen

• Erfassung der Befunde

• Erfassung von pflegerischen Maßnahmen

• Erstellung des Arztbriefes bzw. der Epikrise

Wo werden in einem Krankenhaus von wem Informationen be- und verarbeitet?

Medizinische Abteilung (Neurologie, Innere Medizin usw.)

• Ärzte, Pflegepersonal

Funktionelle Einrichtungen (Labor, Bäder, Radiologie)

• Assistent:innen, Therapeut:innen, PTA, MTLA

OP

• Ärzte, OP-Personal, FAMI