Proces → geen onvermijdelijke verandering (=aanpassen)

= reeks activiteiten die binnen een organisatie worden uitgevoerd met een duidelijke doel voor ogen

• Doel = product of dienst
• Doel kan zowel intern (met collega’s) als extern (met een dienst) liggen

→ Visuele weergave van een proces

• Het doel van een proces (bv. Product)
• Activiteiten en volgorde
• Middelen (bv. Budget, medewerkers, materiaal, etc.)
• Eindverantwoordelijke of proceseigenaar → ≠
• Stuurinformatie: KPI’s (kritieke prestatie indicatoren → doel) (bv. X% winst)
• Verantwoordelijken en betrokkenheid (bv. ICT werken die document online moeten zetten → niet altijd in de vergadering)
• Informatiebronnen
• De ICT-systemen
• Documentatie
• Relaties met andere processen

→ Inzicht

• Het is nuttig te weten wat de relaties tussen de verschillende afdelingen zijn

→ Besturen

• Opkomst van deeltijds werken
• Een trend ontstond naar clusters van management assistants i.p.v. een één-op-één verhouding
• De leidinggevende geeft leiding vanop een afstand i.p.v. meer gedetailleerde richtlijnen

→ Communiceren

• Het inwerken van een nieuwe collega

→ verbeteren/optimaliseren

• Waar het anders aanpakken

→ Control (beheersing)

• De management assistent moet meer rollen vervullen: ondersteunend, adviserend, organiserend en soms leidinggevend werk

→ Aantonen

• Toont aan dat een proces volgens bepaalde kwaliteitseisen wordt uitgevoerd → ze willen een kwaliteitslabel

→ Verantwoorden

• Richting management + toezichthoudende instanties

Dit kan allemaal ten opzichte zijn van je bedrijf, maar ook naar de overheid.

• Een nieuwe collega
• De leidinggevende
• De kwaliteitsmanager
• ICT’ers: ontwerpers, testers (bv. App creëren a.d.v. procesbeschrijving)
• De accountant
• Een certificerende instelling

→ Inventarisatie van de werkzaamheden

• Werkzaamheden per dag (bv. E-mail doornemen)
• Alle materialen en hulpmiddelen (bv. Noteren hoe het kopieer apparaat werkt)
• Wie voert de werkzaamheden uit en wie is betrokken?

→ Audit van de beschrijving

• Laten nakijken

→ Optimaliseren

• Doe voorstellen voor een verbetering van de werking
• Bespreek met je leidinggevende
• Pas de procedure aan volgens de verbeterde versie

→ Hoe bewaak je de procedure?

• Wees kritisch over je eigen werk
• Noteer alle uitzonderingen op gemaakte afspraken
• Noteer alle klachten → zowel extern als van collega’s
• Stel prestatie-indicatoren op (KPI’s)
• Hou bij hoe je het doet ten overstaan van de KPI’s
• Stel een tevredenheidsenquête op
• Rapporteer de resultaten

Communiceren tussend e verschillende afdelingen verbetren

• Elkaars werkzaamheden begrijpen
• Elkaars processen bekijken

Voorbeeld: het staand overleg

• Vergroot de betrokkenheid
• 10 minuten
• Dagelijks
• Rond een verbeterbord
  • Planning
  • Doel
  • Verbeteracties
  • Prestaties

→ Vergadering

Het teamdoelmatigheidsmodel

{Het hoger heeft invloed op het lager (hiërarchie)}

→ Doelen kennen

• Ieder begrijpt en aanvaardt het collectief doel

→ Taken

• Zijn glashelder
• taakverdeling/verantwoordelijke zijn duidelijk

→ Procedures (of manier van werken)

• Door iedereen gekend
• Door iedereen toegepast

→ Persoonlijke verhouding (groepsdynamica)

• Er heerst wederzijds vertrouwen en respect binnen het team
• Iedereen komt op voor de belangen van het team
• Iedere voelt zich voldoende veilig om zijn eigen mening te uiten

{Van onder naar boven}

→ Betrokken bij besluit is belangrijk (zelfs als er een conflict ontstaat)

→ Arbeidorganistaieconcept

= de manier waarop we arbeid/werken organiseren

→ In het geval van Het Nieuwe Werken

• Steeds meer plaats- en tijdsonafhankelijk
• Met focus op resultaat
• Aan de hand van digitale tools

→ Het is de manier van werken op elkaar zijn afgestemd

• Het soort werk - kenniswerk
• De soort werker - kenniswerker

→ Nodige resultaat behaald worden

• Substantiële en duurzame productiviteitsverbeteringen
• Daaraan gekoppeld:
  • Een beter welzijn
  • Een beter balans werk/privé

→ Hybride werken = 2 dingen combineren (thuis en ‘on site’ werken) (versneld door Corona Crisis)

→ In de toekomst: hybride werken = blijver

• Nood aan afstemming
  • Fysieke werkomgeving (bricks)
  • Efficiënt ICT- en informatiebeheer (bytes)
  • Stimuleren HR-beleid (behaviour)

→ Ontvangstruimte

→ Cellenkantoor of traditioneel kantoor

→ Open werkplek

→ Focus Booth

→ Vergaderruimte

→ Lounge

→ Ontspanningsruimte

= ERGON (werk) + NOMOS (wet)

→ Leer van de menselijke arbeid en de wetenschap van de hulpmiddelen die de menselijke arbeid zo efficiënt mogelijk maken

!veiligheid en gezondheid werknemers!

→ Momo = de hele tijd achter de bureau

→ Tempo = met een bepaalde tijdsdruk

→ Gezonde gebouwen:

• Actieve gebouwen
  • Stimuleer beweging en trapgebruik
  • Actief pendelen
  • Planning en selectie van site met beweegmogelijkheden
  • Actief meubilair
  • Actieve buitenomgeving
• Omgevingsfactoren
  • Lichtinval en verlichting
    • Daglicht optimaliseren
    • Bureautafels loodrecht op het venster
    • Dieptezicht van 2 meter
    • Geen ‘ogen’ of deuren op de rug
    • Gelijkmatige verlichting
    • Daglicht sensor
  • Geluid
    • Grote invloeden op het welzijn
    • Uitgedrukt in decibel (dB)
    • Geluiddempend materiaal
    • Muurisolatie
    • Kasten en wanden om de ruimte te compartimenten
  • Klimaat
    • Luchttemperatuur
    • Stralingswarmte (bv. Computers)
    • Luchtverplaatsing (tocht) en zuivering
  • Kleuren
    • Basis: meestal neutrale kleuren
    • Accent kleuren mag
    • Niet te veel verschillende kleuren
    • Te weinig kleuren is saai

→ Recente ontwikkelingen

• Technologische ontwikkelingen (bv. Computers, tablets, etc.)
• Maatschappelijke ontwikkelingen (bv. Afdelingen in het buitenland, hybride, etc.)
• Economische ontwikkelingen (bv. Geld besparen door kleiner kantoorgebouw)
• Organisatorische ontwikkelingen (bv. Sneller werken, taakgebonden, etc.)

→ Werkplekconcepten

• Landschapskantoren/kantoortuinen (nieuwe werken)
  • Nadeel:
    • Veel lawaai
    • Afleiding
    • Geen privacy
  • Voordeel
    • Goedkoper
    • Samenwerken
• Activity based werken

= flexplekken werken enkel met een clean desk principe

• • Voordeel:
    • Samenwerken
    • Kosten besparen
• Telewerken
  • 3 voorwaarden:
    • Werken vanuit een andere plaats
    • Werk wordt verricht gedurende een bepaald gedeelte van de werkweek
    • Beschikking over de nodige middelen om te communiceren
  • 2 vormen:
    • Thuiswerken
    • Mobiel werken (bv. Op de baan (bij een consultancy), kleiner kantoor in andere gemeente)
• Hybride werken
  • Toelaten om te:
    • Concenteren
    • Ontspannen
    • Communiceren (online)
    • Samenwerken

→ Werkplekstructuur

• Open structuur
• Gesloten structuur
• Semi-open structuur

→ Vergadering volgens de 7 W's

1. Waarom?
   • Aanleiding voor de vergadering
2. Wie?
   • Bepaal je doelgroep
3. Wat?
   • Naam van de vergadering of congres
4. Waar?
   • Reserveer de ruimte
   • Bepaal de gewenste opstelling
5. Wanneer?
   • Reserveer tijdig het tijdstip in de agenda van de deelnemers
   • Uitnodiging
   • Agenda
6. Welke manier?
   • Apparatuur
   • Catering
   • Andere
7. Wat daarna?

→ Online vergaderen

• Bespaart tijd
• Besparing op reis- en verblijfkosten
• Verbeteren van de efficiency
• Versterkt de interne communicatie
• Verbetert de balans werk-privé
• Vermindert de files en draagt bij aan verlaging van de CO₂-uitstoot
• Bereid je voor
• Wees op tijd
• Kijk recht in de camera
• Blokkeer achtergrondgeluiden
• Noem je naam als je reageert
• Draag geen gestreepte kledij
• Let op non-verbale signalen
• Check ondertussen niet jouw mail en surf niet op het internet

→ Reisplanning

• Reisschema
• Vluchtschema
• Reservatiebevestigingen en adressen
• Plattegrond
• Weersvoorspellingen
• Noodnummers
• Telefoonnummers
• Rekening houden met:
  • Vakantiedagen in het buitenland
  • Werkdagen
  • Vluchtvertragingen
  • Jetlag

→ Vervoersmiddelen

• Auto
  • Met chauffeur
  • Afgehaald door auto van het hotel
  • Huurauto: verstandig?
  • Uber
  • Alternatief mogelijk?
• Trein
• Boot
• Vliegtuig → IATA (endorsable, reroutable, refundable)
  • First, business en economy class
  • Low cost carriers
  • Loyaliteitsprogramma's

→ Reisdocumenten

• Binnen de Schengen: enkel een ID
• Buiten de Schengen: paspoort
• Aanvraag: 3 procedures
  • Normale
  • Spoed
  • Voorlopig paspoort om humanitaire redenen
• Visum
  • Voorwaarde verschillend per land
  • Aanvragen bij ambassade
  • Soms uitnodiging nodig
• Vaccinatieboekje of inentingsboekje
  • Soms ook nodig als je er bent voor tussenstop
  • Raadpleeg huisarts
  • Instituut voor tropische geneeskunde
• Rijbewijs
  • Als je auto bestuurt
  • Soms internationaal rijbewijs nodig
• Verzekeringspolis
  • Één overkoepelende verzekering van het bedrijf
  • Privé-verzekering dekt geen zakenreis
  • EZVK → Europese ziekteverzekeringskaart

→ Hotels

• Hou rekening met:
  • Afstand tussen luchthaven
  • Verkeer in de stad
  • Afstand tussen de te bezoeken locatie en hotel
  • Vroege check-in en late check-out mogelijkheden
• Hotel classificatie
  • Wereldwijd niet dezelfde classificatie
  • Makkelijkste zijn de wereldwijd bekende ketens
• Corporate tarieven

→ Landeninformatie

• Geld
  • Bank- en kredietkaarten zijn wereldwijd aanvaard
  • Neem altijd buitenlandse valuta mee
  • Geef een tip (waar nodig)
• SIM-kaart
  • Geen roamingkosten in EU + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein
• Veiligheid
  • Op de hoogte zijn van de criminaliteit, klimaat en politieke situatie
• Gezondheid en klimaat
  • Kledij aanpassen aan klimaat en cultuur
  • Reisapotheek meenemen
  • Let op met water, rauw voedsel, melk, etc.
• De ambassade
  • Enkel bij grote problemen
  • Wanneer?
    • Verlies identiteitspapieren
    • Nood van rechtsbijstand
• Wetten en gewoontes
  • Wetgeving van het land
  • Wegcode
  • Regelgeving alcohol
  • Bezit en transport drugs
  • Bezit van en handeling in culturele of religieuze goederen
  • Seksualiteit
  • Zeden en gebruiken in gastland
  • Waar kan je foto’s van maken en waarvan niet

→ Is het bereikbaar voor iedereen?

• Hou rekening met:
  • Invalidepersonen
  • Afstand

→ Kijk naar de openingstijden

→ Zorg ervoor dat de lay-out past bij de rode draad van de lunch/diner

→ Zorg ervoor dat er voor iedereen een optie is met het eten

→ Zorg voor genoeg parkeermogelijkheden en eventueel een mogelijkheid om met het openbaar vervoer te gaan

→ Gastheer en/of gastvrouw tegenover elkaar aan het hoofd

→ Belangrijkheid → dichter bij gastheer/vrouw

→ Geslacht (om en om)

→ Echtparen

→ Personen die elkaar vaak zien niet bij elkaar zetten zodat er meer contacten komen

→ Protocol (bv. Met een koning, minister, president, etc.)

→ Enkele principes

→ Vegetarische alternatieven

→ Wijnen - alternatief (non-alcohol)

→ Dit wordt gedaan door de cateraar

→ Interne bedrijfsevenementen

• Afscheid van een collega
• Incentives (informatie overbrengen)
• Teambuilding activiteiten
• Personeelsfeest

→ Externe bedrijfsevenementen

• Symposium (uitwisseling van ideeën)
• Congres
• Workshops
• Symenari (lesgeven over een onderwerp)
• Beurs
• Persconferentie
• Aandeelhoudersvergadering
• Productpresentatie
• Bedrijfsopening

→ Formats

• Ex-cathedra (1 persoon op podium)
• Duo-presentatie
• Talkshow formule (met gasten en host/moderator)
• Toneel formule (bij kinderen of dienst/product verkoop)
• Pecha Kucha-formule

→ Doel?

• Informatie en kennis uitwisselen en overbrengen
• Groepsgeest bevorderen en werknemers motiveren

→ Voorbereiden volgens de 7 W's

→ Aanleiding event

→ Onderzoek de haalbaarheid

• Hoelang heb je nodig?
• Kosten?

→ Wie is de doelgroep?

→ Maak een profiel van de gasten

• Leeftijd
• Profession
• Afkomst
• Etc.

→ Waarom + Wie = Wat

→ De locatie bepaalt de uitstraling en sfeer

→ Aankleding kan veel veranderen

→ Maak een checklist

• Juiste sfeer?
• Maximum capaciteit
• Indeling van verschillende ruimtes
  • Breakout rooms
• Bereikbaarheid
• Parkeergelegenheid - laadpalen
• Voldoende toiletten
• Vestiaire
• Faciliteiten voor catering: Keuken? Tafels en stoelen?
• Verduistering mogelijk - daglicht
• Akoestiek
• Podium beschikbaar
• Verwarming - airconditioning - ventileerbaar
• Facilitaire diensten
• Internetaansluiting - publieke wifi hotspots
• Exclusief afgehuurd
• Productiekantoor → achter de schermen
• Veiligheid (bv. Brandveiligheid)
• Logistieke operaties
  • Mogelijkheden voor op- en afbouw
  • Toegangsdeuren voldoende breed
  • Draagkracht en hoogte plafond
• Annulerings- en betalingsvoorwaarde
• Milieuvergunning

→ Zaal opstelling

→ Beschikbaarheid van de accommodatie

→ Schoolvakanties

→ Andere grote activiteiten (bv. WK voetbal)

→ Voorbereidingstijd (haalbaar?)

→ Dag, duur

→ Tijdstip (den aan het spitsverkeer)

→ Programma

Aantal vaste punten:

• Ontvangst (en registratie)
• Bewegwijzering en begeleiding
• Welkomstwoord
• Huishoudelijke mededelingen (bv. Waar dranken vinden)
• Sprekers
  • Begin op tijd
  • Iemand uniek
  • Brief de spreker (tijdslot, waarover, materiaal, etc.)
  • Hoelang aan het woord laten (max. 20 minuten)
  • Op netwerkmoment een plaats geven
  • Tussen de sprekers een pauze
  • Oog voor diversiteit (leeftijd, geslacht, inhoud, etc.)
  • Wat als het misloopt? Heb plan B
• Afronding van het programma (laat het duidelijk overkomen)
• Vertrek en overhandig attentie

→ Team

• Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden
• Stel een budgetverantwoordelijke aan
• Bepaal de taken van de andere leden
• Maak afspraken over de uit te voeren taken
• Stel deadlines
• Extra mensen nodig? Vraag ruim van tevoren
• Zet namen vrijwilligers in een database

→ Publiciteit/communicatie

• Visual Identity
  • Kies passende kleuren en grafische elementen
  • Zorg ervoor dat de grafische elementen multi-inzetbaar zijn
  • Maak gebruik van storytelling
  • Wees consistent
  • Gebruik het in elk contact met de bezoekers
• Save the date
• De uitnodiging
  • RSVP → répondre svp
  • Regrets only
  • RFSVP → response favorable
  • Dresscode
    • White tie/gala
    • Black tie
    • Cocktail
    • Casual
    • Thema kledij
  • Adressenlijst
    • CRM-systeem (customer relationship manager) → up-to-date (bv. Als iemand net van job is gewisseld)
• Registratie
  • Feedback geven dat de registratie gelukt is

→ Benodigdheden

• Catering
• Decor (ook belichting)
• Audiovisuele technieken en fotografie (goede briefing = key)
  • Doelstellingen
  • Soorten beelden en hoeveelheid
  • Montage
  • Kleur van de beelden
  • Programma + locatie en dresscode
  • Deadlines
  • Rechten van het beeldmateriaal
• Attentie voor gastspreker/vrijwilligers (bv. Bloemen → afhankelijk van verhaal van evenement)

→ Routing

• Loop zelf de route die de gasten moeten doen
• Zorg dat ze de weg vinden ook als ze te laat zijn
• Werk met kleurkaarten of badges
• Voorzie medewerkers op keuze plekken in de routing
• Maak een taakverdeling

→ Coördinatie van alle werkzaamheden

• Vraag voldoende werknemers voor tijdens de activiteit
• Maak een checklist/draaiboek per taak
• Brief de medewerkers
  • Welke taken en informatie nodig
• Overhandig hen
  • De checklist
  • Een plattegrond
  • Routing
  • Telefoonnummers van brandweer, ambulance, politie

→ Begroting

• Functionele kostenbegroting → hoeveel het gaat kosten
• Splitsing vast (bv. Huur locatie) en variabele (bv. Aantal gasten) kosten
• Kosten doorrekenen naar verschillende afdelingen
• Combinatie van genoemde verdelingen
• Welke kosten opnemen?
  • Locatie, bewegwijzering
  • Catering
  • Entertainment
  • Audiovisie technieken (materiaal)
  • Personeel
  • Communicatie, publiciteit
  • Etc.

→ Projectplanning

Actiepuntenlijst >> project planning >> draaiboek

• Actiepuntenlijst → bv. To do’s (wat moet er allemaal gebeuren?)
• Projectplanning → planning om aan de to do’s te werken (prioriteiten stellen, mensen taken geven, etc.)
• Draaiboek → verloop van evenement zelf (wat moet er klaargezet worden? Wat moet erna afgebroken worden? etc.)

Doel = problemen en discussies voorkomen

• Retroplanning
  • Je gaat terug in de tijd
  • Overzichtelijk en beknopt

→ Draaiboek (personaliseren voor personeel)

Vaste info:

• Adres en wegbeschrijving
• Leveringslocatie
• Contactgegevens
  • Alle medewerkers + functie + gsm-nummer
  • Contact bij opdrachtgever
  • Leveranciers
  • Noodnummers
• Plattegrond eventlocatie
• Cateringinformatie en crew
• Lijst deelnemers
• Checklist materiaal

→ Attentie voor gasten

→ Alle betrokkenen werken checklist af - afbraak event

→ Moedig de medewerkers aan om hun mening over het verloop te uiten - via welk kanaal?

→ Communicatie

• Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, etc.
• Bedank je gasten en geef hen nogmaals de kernboodschap van het event mee
• Stel een persbericht op en stuur dit naar verschillende media (→ bedrijf in goed beeld brengen)
• Verspreid de reportage of enkele beelden via social media en op het intranet

→ Evaluatie

• Organiseer een afsluitende vergadering om het event te evalueren
• Bevraag een aantal gasten of de inrichtende macht naar hun tevredenheid
• Werk het draaiboek bij voor volgende keer (→ ook de rest → volledig plan)

→ Tevredenheid analyse (→ enquête)

• Pols naar de tevredenheid van de medewerkers en inrichtende macht
• Maak een abstract (samenvatting) van de bevindingen
• Evalueer op welke van de opmerkingen je de volgende keer gaat anticiperen