AAT Level 2 - Business Environment Synoptic

Trading as a Limited Company

(Comercio como sociedad limitada)

Advantages:

- Limited Liability Status(Estatus de responsabilidad limitada)

- Easier to Raise Finance(Más fácil aumentar las finanzas)

- Company continues to operate regardless of ownership (La empresa continúa operando independientemente de su propiedad)

- Taxed under corporation tax. (Impuestos bajo el impuesto de sociedades)

Disadvantages:

- Company accounts are submitted at companies house (Las cuentas de la empresa se envían en la casa de la empresa)

- More regulation (Companies Act 2006)

(Más regulación (Ley de Empresas de 2006)

- Accounts of larger companies must be audited.(Las cuentas de las empresas más grandes deben ser auditadas)

- Issuance of shares is highly regulated.(La emisión de acciones está altamente regulada)

What information is sent to the Registrar of Companies?

¿Qué información se envía al Registro de Empresas?

- Proposed Name(Nombre propuesto)

- Fee (Tarifa)

- Where the registered office is to be situated "England and Wales, Scotland or Northern Island"(Cuando se encuentre el domicilio social en Inglaterra y Gales, Escocia o Isla Norte)

- Statement of intended address of the registered office.(Declaración de la dirección prevista del domicilio social)

- Whether shares are to be limited by shares or guarantee(Si las acciones deben estar limitadas por acciones o garantía)

-Articles of Association(Artículos de asociación)

-Memorandum of Association(Memorándum de Asociación)

- Statement of Proposed officers(Declaración de los funcionarios propuestos)

-Statement of Compliance(Declaración de cumplimiento)

Articles of Association

(Artículos de asociación)

A company's principal constitutional document that acts as a contract between the company and its members, detailing how the company is run and the rights and obligations of shareholders, directors, and other key stakeholders.

(El principal documento constitucional de una empresa que actúa como un contrato entre la empresa y sus miembros, detallando cómo se dirige la empresa y los derechos y obligaciones de los accionistas, directores y otras partes interesadas clave(

Memorandum of Association (MOA)

Memorando de Asociación (MOA)

A document that formally states the initial shareholders desire to form a company and their agreement to become members.

Un documento que establece formalmente que los accionistas iniciales desean formar una empresa y su acuerdo para convertirse en miembros.

What is an "off the shelf company"?

¿Qué es una "empresa off the shelf"?

A company that has already been registered with Companies house and has an existing company number. It is available to purchase for immediate use.

Una empresa que ya ha sido registrada en la casa de la Compañía y tiene un número de empresa existente. Está disponible para su compra para su uso inmediato.

What MUST / MAY be changed when purchasing an "off the company"?

¿Qué debe / puede cambiarse al comprar un "fuera de la empresa"?

MUST change register of members

MAY change the articles, name and anything else.

Debe cambiar el registro de miembros

Puede cambiar los artículos, el nombre y cualquier otra cosa.

What is a pre-incorporation contract?

¿Qué es un contrato previo a la incorporación?

A contract made in the name of the company before the company comes into existence.

The person who entered into the contract is known as the "Promoter"

Un contrato realizado a nombre de la empresa antes de que la empresa entre en vigor.

La persona que celebró el contrato se conoce como el "Promotor"

What rules apply to pre-incorporation contracts?

¿Qué normas se aplican a los contratos previos a la incorporación?

- The company cannot ratify (step into the shoes of) the contract.(La empresa no puede ratificar (ponerse en la piel de) el contrato)

- The Company is not bound by the contract. (La Compañía no está obligada por el contrato)

- The Company cannot enforce the contract against the other party. (La Compañía no puede hacer cumplir el contrato contra la otra parte)

What are the 4 Statutory Books of a Company?

¿Cuáles son los 4 libros legales de una empresa?

- Register of Directors: (Registro de Directores)

Names, Addresses , D.O.B, Nationality, Occupation and other directorships.

(Nombres, direcciones, D.O.B, nacionalidad, ocupación y otras direcciones)

- Register of Members: (Registro de Miembros)

Names, Addresses, no. of shares held, date of acquiring and disposing of shares (Nombres, direcciones, número de acciones mantenidas, fecha de adquisición y disposición de acciones)

- Register of People with Significant control (PSC) (Registro de personas con control significativo (PSC) )

People that own 25% or more shares or voting rights; can appoint / remove majority of directors and can exercise significant influence / control. (Las personas que poseen un 25% o más de acciones o derechos de voto pueden nombrar / eliminar a la mayoría de los directores y pueden ejercer una influencia / control significativo)

- Minutes of General Meetings: (Actas de las Juntas Generales)

Meetings where Shareholders discuss and vote on important issues. (Reuniones en las que los accionistas discuten y votan sobre temas importantes)

What are the other business records?

¿Cuáles son los otros registros comerciales?

- Annual Financial Statements: (Estados financieros anuales)

Directors must produce and are presented to shareholders in a general meeting. (Los directores deben producir y ser presentados a los accionistas en una junta general)

MUST be filed at companies house with 6 months (PLC) or 9 months (Ltd) (Debe presentarse en la casa de la empresa con 6 meses (PLC) o 9 meses (Ltd) )

- Accounting and Tax Records: (Registros Contables y Tributarios)

Can be kept in manual records or electronic records (spreadsheets or software) (Se puede mantener en registros manuales o registros electrónicos (hojas de cálculo o software) )

MUST be sufficiently comprehensive to show and explain business transactions.(Debe ser lo suficientemente completo como para mostrar y explicar las transacciones comerciales)

There are statutory minimum time periods they must be kept for. (Existen períodos mínimos legales de tiempo que deben conservarse)

Shareholders have no right of inspection of these records (Los accionistas no tienen derecho a inspeccionar estos registros)

- Confirmation Statement (Declaración de confirmación)

All companies must electronically confirm details held by the registrar at least annually. (Todas las empresas deben confirmar electrónicamente los detalles en poder del registrador al menos una vez al año)

Contains details of registered office, share capital, members, directors and secretary. (Contiene detalles de la oficina registrada, capital social, miembros, directores y secretarios)

No more than 12 Months must elapse between incorporation and first statement then between statements(No deben transcurrir más de 12 meses entre la incorporación y la primera declaración entre las declaraciones)

What are the advantages to Electronic Filing?

¿Cuáles son las ventajas de la presentación electrónica?

- Unlimited Storage (paperless office) (Almacenamiento ilimitado (oficina sin papel) )

- Increased Productivity - speedy access to documents. (Mayor productividad: acceso rápido a los documentos)

- Time saved (in managing and retrieval of info) (Tiempo ahorrado (en la gestión y recuperación de información) )

- Reduced human error (Reducción del error humano)

- Increased security (passwords) (Mayor seguridad (contraseñas) )

What is the English Legal System made up of?

¿Qué comprende el sistema jurídico inglés?

- Common Law and Equity (Derecho común y equidad)

- Private Law and Public Law (Derecho Privado y Derecho Público)

- Criminal Law and Civil Law (Derecho Penal y Derecho Civil)

Define Common Law (Definir el derecho común)

Law that is normative for an entire nation and that is based on the judgments of judges following the precedent of those who came before them.

Ley normativa para toda una nación y que se basa en los juicios de los jueces siguiendo el precedente de quienes vinieron antes que ellos.

What is Judicial Precedent? ¿Qué es el precedente judicial?

Judicial precedent means courts are expected to make decisions that are consistent with previous judges. (El precedente judicial significa que se espera que los tribunales tomen decisiones que sean consistentes con los jueces anteriores.)

What are the remedies of common Law?

Cuáles son los recursos del derecho común?

The only remedy available to common law is Damages for the injured party.(El único recurso disponible para el derecho común son los daños a la parte lesionada)

What are the remedies of Equity? ¿Cuáles son los remedios de la equidad?

1. Injunction - Can force an action or prevent it (Orden judicial: puede forzar una acción o prevenirla)

2. Specific Performance - Requires a party to perform a certain act. (Rendimiento específico: requiere que una parte realice un determinado acto)

3. Recission - Puts parties back to pre-contractual position. (Recisión - Devuelve a las partes a una posición precontractual)

Define public law (Definir el derecho público)

Body of law that deals with relationship between individuals and the state. E.g Criminal Law is a form of public law.(Cuerpo de leyes que se ocupa de la relación entre los individuos y el Estado. El derecho penal es una forma de derecho público)

Define private law (Definir el derecho privado)

Deals with relationships between individuals E.g Civil Law is a form of private law. (Trata de las relaciones entre individuos, por ejemplo, el derecho civil es una forma de derecho privado)

What is the aim of legal action for Criminal Law (Cuál es el objetivo de la acción legal para el derecho penal)

Punishment of Guilty Party (Castigo del Partido Culpable)

What is the Standard of proof for Criminal Law? (¿Cuál es el estándar de prueba para el derecho penal?)

Guilt must be shown beyond reasonable doubt (La culpa debe mostrarse más allá de toda duda razonable)

What is the aim of legal action for Civil Law? (¿Cuál es el objetivo de la acción legal para el Derecho Civil?)

Compensation for the Claimant.(Compensación del reclamante)

What is the Standard of proof for Civil Law?(¿Cuál es el estándar de prueba para el derecho civil?)

Liability shown on the balance of probability. (Responsabilidad mostrada en el balance de probabilidad)

Main Sources of Law (Principales fuentes del derecho)

- Case Law (decisions made by judges set a precedent) (Jurisprudencia (las decisiones adoptadas por los jueces sientan un precedente)

- Legislation (Parliament passes laws) - This is primary legislation. (Legislación (el Parlamento aprueba leyes) - Esta es la legislación primaria) )

What is a contract?

A legally binding agreement between two or more parties. (Un acuerdo jurídicamente vinculante entre dos o más partes)

What are the characteristics of a Contract?

¿Cuáles son las características de un contrato?

1. Offer

2. Acceptance

3. Consideration

4. Intention

5. Capacity

6. Consent

What is a Void contract? (¿Qué es un contrato nulo?)

This is not a contract. Occurs when there has been a mistake with a fundamental characteristic when attempting to form a contract. Goods / Monies can be recovered. (Esto no es un contrato. Ocurre cuando ha habido un error con una característica fundamental al intentar formar un contrato. Se pueden recuperar bienes / dinero.)

What is a Voidable Contract? (¿Qué es un contrato anulable?)

A valid contract that may be cancelled at the option of one of the parties and any property transferred can be recovered. Typically arises in contracts with minors, those induced into a contract by misrepresentations or under duress / undue influence. (Se puede recuperar un contrato válido que puede cancelarse a elección de una de las partes y cualquier propiedad transferida. Típicamente surge en contratos con menores, aquellos inducidos a un contrato por tergiversaciones o bajo coacción / influencia indebida.)

What is an unenforceable contract? (¿Qué es un contrato inejecutable?)

A valid contract that cannot be enforced perhaps due to lack of evidence. If a party refuses to perform their actions, the other party cannot force them to do so. (Un contrato válido que no puede ser ejecutado tal vez por falta de pruebas. Si una parte se niega a realizar sus acciones, la otra parte no puede obligarla a hacerlo.)

What is the Macroeconomic environment? (¿Qué es el entorno macroeconómico?)

Macroeconomic environment is what all businesses operate within. It incorporates National influences (i.e Government Policies, inflation, interest + Exchange Rates) and Global Influences (i.e internationalisation of trade, economic groups and Globalisation of Markets)

El entorno macroeconómico es en el que operan todas las empresas. Incorpora influencias nacionales (es decir, políticas gubernamentales, inflación, intereses + tipos de cambio) e influencias globales (es decir, internacionalización del comercio, grupos económicos y globalización de los mercados)

What is the Microeconomic environment?

¿Qué es el entorno microeconómico?

The environment of particular businesses, which looks at the Market Mechanism

El entorno de determinadas empresas, que analiza el mecanismo de mercado

Define the Market Mechanism (Definir el mecanismo de mercado)

It is the interaction of Supply and Demand of a particular Item. (Es la interacción de la oferta y la demanda de un artículo en particular)

What is Demand?

Demand is the quantity of a good or service that potential consumers would or attempt to buy if the price of good was at a certain level. (La demanda es la cantidad de un bien o servicio que los consumidores potenciales intentarían o intentarían comprar si el precio del bien estuviera en un cierto nivel.)

What factors determine Demand that a business has control of?

¿Qué factores determinan la demanda que controla una empresa?

- Price

- Market research

- Product research and Development (Investigación y desarrollo de productos)

- Advertising

- Sales Promotion

- Effective Distribution

- After sales service

What factors determine Demand that a business does not have control of(¿Qué factores determinan la demanda que una empresa no controla?)

- Price of substitute goods (Precio de los bienes sustitutos)

- Price of complimentary goods (Precio de los productos complementarios)

- Consumers Income (Ingresos de los consumidores)

- Fashion and Expectations (Moda y expectativas)

What is supply? (Oferta)

Supply is the quantity of a good or service that a supplier / would be supplier is willing to supply to the market at a given price. (La oferta es la cantidad de un bien o servicio que un proveedor / proveedor estaría dispuesto a suministrar al mercado a un precio determinado.)

What factors influence supply?

¿Qué factores influyen en la oferta?

- The price obtainable for the good (El precio disponible para el bien)

- The price of other goods (El precio de otros bienes)

- The cost of making the good (El costo de hacer lo bueno)

- changes in technology (Cambios tecnológicos)

- Weather, natural disasters and industrial disruption. (Clima, desastres naturales y trastornos industriales)

How does the profit motive play a role in economic?

¿Cómo juega el afán de lucro un papel en la economía?

- Can correct under / oversupply (Puede corregir el sub/sobreabastecimiento)

- Encourages Efficiency (Fomenta la eficiencia)

- Innovation (Innovación)

- Fund investment (Inversión en fondos)

- Incentives (Incentivos)

- Wages (Salarios)

- Government Tax (Impuestos gubernamentales)

- Attractive Industry ( Industria atractiva)

What are the Governments Economic objectives?(¿Cuáles son los objetivos económicos del gobierno?)

- Economic Growth (produce more, higher standard of living) (Crecimiento económico (producir más, mayor nivel de vida) )

- Lower Prices

- Low unemployment

How can governments change the way businesses work and influence the economy?(¿Cómo pueden los gobiernos cambiar la forma en que las empresas trabajan e influyen en la economía?)

- Extra government spending = opportunities for businesses and workers (Gasto gubernamental adicional = oportunidades para empresas y trabajadores)

- Lower Taxes = More disposable income to spend in the economy (Impuestos más bajos = Ingresos disponibles para gastar en la economía)

- Legislation = Influences businesses and workers and consumes rights(Legislación = Influye en las empresas y los trabajadores y consume derechos)

What is a Direct Tax?

A direct tax is a tax that is paid directly to the government by the individual or organisation on whom it is imposed. It is usually based on income, profits, or property.

(Un impuesto directo es un impuesto que es pagado directamente al gobierno por la persona u organización a la que se impone. Por lo general, se basa en ingresos, ganancias o propiedades)

E.g.

Income Tax (Impuesto sobre la renta)

National Insurance Contributions (NICs)(Contribuciones al Seguro Nacional (NIC) )

Corporation Tax (Impuesto de Sociedades)

Council Tax(Impuestos municipales)

What is an Indirect Tax?

An indirect tax is a tax on transactions that is collected by an intermediary (such as a retailer) from the person who ultimately bears the cost, and then paid to the government. (Un impuesto indirecto es un impuesto sobre las transacciones que cobra un intermediario (como un minorista) a la persona que finalmente asume el costo y luego paga al gobierno)

E.g.

Value Added Tax (VAT)

Excise Duties (e.g. on alcohol, tobacco, fuel) (Tasas especiales (por ejemplo, alcohol, tabaco, combustible) )

Customs Duties

What makes an Effective Tax System?

- Equity: Individuals in a similar financial position should be taxed similarly. (Equidad: Las personas en una situación financiera similar deben ser gravadas de manera similar)

- Certainty: Clearly specify how tax is calculated as well as when and how payment should be made. (Certeza: Especifique claramente cómo se calculan los impuestos, así como cuándo y cómo se debe realizar el pago.)

- Convenience: Making a tax payment should be at a time and in a manner that is convenient to the tax payer. (Conveniencia: Hacer un pago de impuestos debe ser a la vez y de una manera que sea conveniente para el contribuyente)

- Economy: Costs to collect tax should be kept to a minimum.Appropriate levels of predictability, stability and reliability. ((Economía: Los costos de recaudación de impuestos deben mantenerse al mínimo.Niveles adecuados de previsibilidad, estabilidad y fiabilidad.)

- Fairness: Should not impede or reduce the productive capacity of the economy. eg. (Justicia: No debe impedir ni reducir la capacidad productiva de la economía)

- Transparency: Taxpayers should know a tax exists and how / when its imposed upon them and others. (Transparencia: Los contribuyentes deben saber que existe un impuesto y cómo / cuándo se les impone a ellos y a otros)

What are the benefits to trading internationally?

- Access to a wider market(Acceso a un mercado más amplio)

- Less competition / longer product lifespan(Menos competencia / mayor vida útil del producto)

- Access to resources( Acceso a los recursos)

- E-commerce. (Comercio electrónico)

- Trading Blocs (promotes free trade)(Bloques comerciales (promueve el libre comercio) )

What are the disadvantages to trading internationally?

- Different tastes and trends (different cultures) (Diferentes gustos y tendencias (diferentes culturas) )

- Price (affected by duties / taxes) + Differences in disposable income Precio (afectado por derechos/impuestos) + Diferencias en la renta disponible

- Barriers (tariffs and trading blocs)

Barreras (aranceles y bloques comerciales)

How do exchange rates affect businesses?

¿Cómo afectan los tipos de cambio a las empresas?

- Exchange rates can increase or decrease the price of a product sold abroad (Los tipos de cambio pueden aumentar o disminuir el precio de un producto vendido en el extranjero)

- Price of raw materials may change (El precio de las materias primas puede cambiar)

- The price of competitors' products may change in the home market. (El precio de los productos de la competencia puede cambiar en el mercado interno)

what does the Acronym ''SPICED'' stand for?

Strong Pound = Imports Cheaper and Exports Dearer

Libra fuerte = importaciones más baratas y exportaciones más caras

Formula to calculate foreign currency.

Foreign price = UK price (£) × Exchange rate

Define Risk

Possible variation in an outcome from what is expected. (Posible variación en un resultado de lo que se espera)

Define Uncertainty

The inability to predict an outcome. (Incapacidad para predecir un resultado)

Risks faced by a Global Business

- Foreign exchange risks(Riesgos cambiarios)

- Political Risks(Riesgos políticos)

- Foreign Laws and Regulation(Leyes y regulación extranjeras)

- Commercial risks(Riesgos comerciales)

- Transportation Risks(Riesgos de transporte)

- Credit Risks(Riesgos crediticios)

Define Corporate social reasonability?

CSR is concerned with the ways in which organisations manages its responsibilities towards society.(La RSE se ocupa de las formas en que las organizaciones gestionan sus responsabilidades con la sociedad.)

What does CSR mean in practice?

- Having a core set of values, so the business is a positive force in society (Tener un conjunto básico de valores, por lo que el negocio es una fuerza positiva en la sociedad)

- Being a ''Corporate citizen'' - treating employees fairly and equally as well as ensuring social justice.(Ser un "ciudadano corporativo": tratar a los empleados de manera justa y equitativa, así como garantizar la justicia social)

- Safeguarding employees H AND S (Proteger a los empleados H y S)

- Minimising pollution (Minimizar la contaminación)

- Responding to customer needs in a sustainable way (Responder a las necesidades del cliente de manera sostenible)

- Protecting Human rights

What is sustainability?

¿Qué es la sostenibilidad?

The requirement for firms to adhere to the principles of sustainable development. (El requisito de que las empresas se adhieran a los principios del desarrollo sostenible)

What is sustainable development?

¿Qué es el desarrollo sostenible?

Development that meets the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs. (Desarrollo que satisfaga las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades.)

What are the Benefits of a sustainable strategy?

¿Cuáles son los beneficios de una estrategia sostenible?

- Reduce Energy Costs

- Improve brand reputation + public relations(Mejorar la reputación de la marca + relaciones públicas)

- Increase customer and staff loyalty

- Manage Risk

- Improve internal and external relationships e.g - community services, staffing policies and customer services.

(Mejorar las relaciones internas y externas (por ejemplo, servicios comunitarios, políticas de dotación de personal y servicios al cliente).)

What 3 things should a sustainable environmental policy aim to do?

¿Qué 3 cosas debe hacer una política ambiental sostenible?

RRR:

- Recycle:Reciclaje

- Reuse:Reutilización

- Reduce:Reducir

What is Economic sustainability?

- Using available resources in a way that is both efficient and responsible so that they provide long term benefits. (Utilizar los recursos disponibles de una manera eficiente y responsable para que proporcionen beneficios a largo plazo.)

What should an economic policy consider?

- Pricing Policies - to ensure all products are at a sustainable level (Políticas de precios: garantizar que todos los productos estén a un nivel sostenible)

- Investment - to encourage long term focus of a business. (Inversión: fomentar el enfoque a largo plazo de una empresa)

- Reputation - investment for business growth. (Reputación - inversión para el crecimiento empresarial.)

What is Social sustainability?

Social sustainability is about how a business manages CSR (impacts on environment, community and other organisations)

La sostenibilidad social se trata de cómo una empresa gestiona la RSE (impactos en el medio ambiente, la comunidad y otras organizaciones)

What is the Accountants role in supporting organisations on sustainable strategy?

¿Cuál es el papel de los contadores en el apoyo a las organizaciones en la estrategia sostenible?

Involvement with:(Participación con)

Design and implementation of policies(Diseño e implementación de políticas)

Monitoring(Monitoreo)

Collation and analysis of data feedback(Recopilación y análisis de retroalimentación de datos)

Creating meaningful and comparable information (Crear información significativa y comparable)

What are the 3 elements of the Triple bottom line?

- Financial Prosperity (Profit)(Prosperidad financiera (beneficio))

- Social Justice (People) (Justicia Social (Personas))

- Environmental Quality (Planet) (Calidad Ambiental (Planeta) )

What can affect sustainability and CSR responsibilities?

- Changing Regulations

- Developments in Technology

- Trends, Tastes and Fashions(Tendencias, sabores y modas)

- Changing views on what is acceptable(cambiar las opiniones sobre lo que es aceptable

Define ethics

It is about the difference between right and wrong, and how one acts with regards to personal, business and professional relationships.

A set of concepts and principles that guide us in determining what behaviour helps or harms sentient creatures.

(Se trata de la diferencia entre lo correcto y lo incorrecto, y cómo se actúa con respecto a las relaciones personales, comerciales y profesionales.

Un conjunto de conceptos y principios que nos guían para determinar qué comportamiento ayuda o perjudica a las criaturas sensibles)

What are the 5 Fundamental Principles of the AAT?

Integrity - Straight Forward and Professional (Integridad - Directa y profesional)

Objectivity - Not allow bias, conflict of interest or undue influence to override professional or business judgement. (Objetividad: No permitir que el sesgo, el conflicto de intereses o la influencia indebida anulen el juicio profesional o empresarial)

Professional Competence and Due Care - Maintain professional knowledge. Act diligently and in accordance with applicable technical / professional standards.

(Competencia profesional y debida atención: mantener el conocimiento profesional. Actuar con diligencia y de acuerdo con las normas técnicas / profesionales aplicables.)

Confidentiality - respect confidentiality of information. (Confidencialidad: respetar la confidencialidad de la información)

Professional Behaviour - Comply with relevant laws and regulation. Avoid actions that bring profession into disrepute. (Comportamiento profesional: cumplir con las leyes y regulaciones pertinentes. Evitar acciones que desacrediten a la profesión.)

What is Fraud?

Deliberately depriving somebody of something that's theirs by way of deliberate deceit. (Privar deliberadamente a alguien de algo que es suyo por medio de un engaño deliberado.)

Threats to Independence (Amenazas a la independencia)

- Gifts

- Financial interest

- Familiarly

- Conflict of interest

- Intimidation

What are the different functions of the business?

- Operations / Production: Primary revenue-generating activity of the business. (Inputs > Process > Outputs)

(Operaciones / Producción: Actividad generadora primaria de ingresos del negocio. (Entradas > Proceso > Salidas))

- Sales and Marketing:

Sales - All activities that lead to the selling of goods/ services.(Ventas - Todas las actividades que conducen a la venta de bienes/servicios.)

Marketing - Promotional Activities to get people interested. (Marketing - Actividades promocionales para interesar a la gente.)

- Distribution and Logistics: (Distribución y logística)

Responsible for Distribution Channels, transportation, inventories and warehouses. (Responsable de Canales de Distribución, transporte, inventarios y almacenes)

- Distribution Channels: (Canales de distribución)

Zero Level: manufacturer deals with customer (Nivel cero: el fabricante trata con el cliente)

One Level: Manufacturer > Retailer > Consumer.(Un nivel: Fabricante > Minorista > Consumidor)

Multi Level: where there are several intermediaries (Multinivel: donde existen varios intermediarios)

Human Resources:(Recursos Humanos)

HR has 4 stages (HR tiene 4 etapas)

Acquisition (identifying staffing req, recruitment and selection) > Development (Training, Appraisal) > Maintenance (Rewards) > Separation (Voluntary , Involuntary)

(Adquisición (identificación de la solicitud de personal, contratación y selección) > Desarrollo (Capacitación, evaluación) > Mantenimiento (recompensas) > Separación (voluntaria, involuntaria) )

Must deal with:

- Meet organisation social and legal responsibilities (Cumplir con las responsabilidades sociales y legales de la organización)

- Develop employees with necessary skills (Desarrollar empleados con las habilidades necesarias)

- Maintaining working relationships, dealing with disputes. (Mantener relaciones de trabajo, lidiar con disputas)

Information Technology:

- Responsible for maintaining the hardware, software, data storage and networks (Responsable de mantener el hardware, software, almacenamiento de datos y redes)

- Provide tech support (Proporcionar soporte técnico)

What are the roles of the finance function?

Financial Accounting - Recording, Summarising and presentation of financial information. (Contabilidad Financiera - Registro, Resumen y Presentación de Información Financiera.)

Cost Accounting - Recording and preparing information on the costs incurred by the organisation.(Contabilidad de costos: registrar y preparar información sobre los costos incurridos por la organización.)

Management Accounting - Receive internal and external information to assist management to fulfil their 3 main purposes: (Contabilidad de gestión: recibir información interna y externa para ayudar a la administración a cumplir sus 3 propósitos principales:)

- Planning (budgets, projections)

- Control (periodic comparisons - actuals vs budgets)

- Decision Making (based on results)

What other responsibilities does an accountant have in a business?

- Smooth running (Efficiency) - Compare Actuals vs Budgets to Aid Performance.

- Management of Cash (Solvency)

- Meeting of Legal and regulation requirements.

What does Working Capital comprise of?

- Inventory / Stock

- Receivable / Debtors

- Payables / Creditors

- Bank and Cash

How can Working Capital be managed?

- Savings account for Tax and Payroll(Cuenta de ahorros para impuestos y nómina)

- Negotiated longer payment terms with suppliers (Negociación de plazos de pago más largos con los proveedores)

- Robust Credit Control. (Control de crédito robusto)

- Cash Budgets / Forecasts (Presupuestos en efectivo / Previsiones)

- Control Levels of Inventory (Niveles de control del inventario)

- Pre-authorised levels of expenditure (Niveles de gasto preautorizados)

- Closely Monitoring Cash (Monitorear de cerca el efectivo)

- Pre arranged overdraft. (Sobregiro preestablecido)

What the the legal areas that can affect a business?

¿Cuáles son las áreas legales que pueden afectar a un negocio?

- Contract Law

- Data Protection Legislation

- Intellectual Property

- Employment Law

- Health and Safety

- Diversity and Equal opportunities

- HMRC

- Company Law

Define Outsourcing

An agreement between parties where one company hires another to take over and be responsible for part of an existing activity. A Specialist company is used to take over the supply of the product or service.

Un acuerdo entre las partes en el que una empresa contrata a otra para que se haga cargo y sea responsable de parte de una actividad existente. Una empresa especializada se utiliza para hacerse cargo del suministro del producto o servicio.

Define Communication

The transmission or exchange of information. (Transmisión o intercambio de información)

What are the purposes of information?

Inform - The provision of information to others. (Informar - El suministro de información a otros.)

Request - Communicating with others to ask for perhaps some information or to complete a task or process. (Solicitud - Comunicarse con otras personas para solicitar tal vez alguna información o para completar una tarea o proceso.)

Persuade - Communication to encourage an outcome. (Persuadir - Comunicación para fomentar un resultado.)

Social - A general chat.

Confirm - Perhaps checking data provide is correct.

Characteristics of effective communication?

Clear - easy to understand.

Complete - all relevant info.

Accurate - all the correct info at that time. (Preciso - toda la información correcta en ese momento.)

Timely - Must be up to date.

Concise - To the point.

Define Data

Raw facts, unprocessed(Hechos crudos, sin procesar)

Define Information

Data which has gone through a process and is meaningful. Used for decision making. (Datos que han pasado por un proceso y son significativos. Se utilizan para la toma de decisiones.)

What is the difference between Primary and Secondary Information?

Primary - Information is collected specifically for your own purpose. (Primaria: la información se recopila específicamente para su propio propósito.)

Secondary - Not collected specifically for your purpose but for someone else or another reason. e.g government statistics. (Secundario: no se recopila específicamente para su propósito, sino por otra persona u otra razón. por ejemplo, estadísticas gubernamentales.)

What makes information valuable?

¿Qué hace que la información sea valiosa?

- Source. Fuente

- Ease of assimilation:Facilidad de asimilación

- Accessibility:Accesibilidad

- Relevance;Relevancia

Other things to consider:

- Accuracy :Precisión

- Understandability:Comprensibilidad

- Confidentiality :Confidencialidad

- keep it short and simple:Mantenlo corto y sencillo.

- Tone - polite :Tono - educado

What is the Structure of a Business Report?

- Title Page

- Executive Summary (sets out main findings in the report/ summary of key points, conclusions or recommendations) (Resumen ejecutivo (explica las principales conclusiones del informe/resumen de los puntos clave, conclusiones o recomendaciones) )

- Terms of Reference (What the report covers) (Términos de referencia (Qué cubre el informe)

- Methodology (How you went about research) (Metodología (Cómo se realizó la investigación)

- Introduction (Explain contents and purpose of report) Introducción (Explicar el contenido y el propósito del informe)

- Findings (Main body - contains detailed results and analysis) Hallazgos (cuerpo principal - contiene resultados detallados y análisis)

- Conclusions / Recommendations (Collate key points from the findings section and provide recommendations) Conclusiones / Recomendaciones (Recopile puntos clave de la sección de hallazgos y proporcione recomendaciones)

- Appendices (Provides a greater level of detail to information included in findings, may include reference materials) (Apéndices (proporciona un mayor nivel de detalle de la información incluida en los hallazgos, puede incluir materiales de referencia)

What are the different forms of business confirmation?

- Note

- Memo

(used for internal communication)(utilizado para la comunicación interna)

- Letter

(formal mode of communication, typically for external communication)

(Modo formal de comunicación, típicamente para la comunicación externa)

- Email

(most common form of communication, quick and convenient, benefits from records and history of feedback kept, little limit on the volume and type of info that can be sent)

(La forma más común de comunicación, rápida y conveniente, se beneficia de los registros y el historial de retroalimentación mantenidos, poco límite en el volumen y el tipo de información que se puede enviar)

- Reports

Define social media

Refers to all internet based applications that allow the exchange of user generated content. (Se refiere a todas las aplicaciones basadas en Internet que permiten el intercambio de contenido generado por el usuario)

What can be done to avoid inappropriate social media postings?

¿Qué se puede hacer para evitar publicaciones inapropiadas en las redes sociales?

- Write Clearly (avoid misinterpretation)

- Write Succinctly (Short)

- Think before you write / respond

- Refrain -Retención

- focus on building relationships

How can you use social media responsibly?

- Respect the privacy of others

- Respect the views of others

- Be honest

- Behave online as you would in person

- Honour property / copy rights and patents

- Only access computing resources you are allowed to

How can Accountants use spreadsheets?

Management Accountants:

- Produce budgets - can be easily altered to reflect changing conditions(Presupuestos de producción: pueden modificarse fácilmente para reflejar las condiciones cambiantes)

Financial Accountants:

- Prepare extended TB - can show how ledger balances are altered for Y/E adjustments (Preparar TB extendido: puede mostrar cómo se alteran las balanzas del libro mayor para los ajustes Y/E)

Tax Accountants:

- Analyse and calculate VAT on sales and purchases to prepare VAT returns. (Analizar y calcular el IVA sobre las ventas y compras para preparar las declaraciones de IVA.)

What are the elements of effective note-taking?

¿Cuáles son los elementos de la toma de notas efectiva?

Record - Write down all meaningful information.

Reduce - Summarise ideas and facts

Recite - Put information into your own words so its meaningful for you (Recitar - Pon información en tus propias palabras para que sea significativa para ti)

Reflect - Note down your thoughts, ideas and opinions. Note any questions you may have (Reflexione - Anote sus pensamientos, ideas y opiniones. Tenga en cuenta cualquier pregunta que pueda tener)

Review - Confirm you have everything you need, clarify and ask questions if needed

What makes effective time management?

-Targets

-Plan

-Prioritise

-Focus

-Complete

-Organise

What's the difference between urgent and important tasks?

Urgent - tasks with a deadline coming up soon.(Urgente: tareas con fecha límite próximamente.)

Important - Tasks that have consequences with significant impact.(Importante - Tareas que tienen consecuencias con un impacto significativo.)

How should urgency and important be prioritised?

¿Cómo se debe priorizar la urgencia y la importancia?

1) Urgent + Important

2) Not Urgent + Important

3) Urgent + Not Important

4) Not Urgent + Not Important

What information could be provided to the finance department?

¿Qué información se puede proporcionar al departamento de finanzas?

Budgetary information - i.e forecasted sales / production volumes (Información presupuestaria - es decir, volúmenes previstos de ventas/producción)

Inventory control / costing info - i.e to know when and how much is going to be needed at a given point in time.(Información de control de inventario / costo, es decir, saber cuándo y cuánto se necesitará en un momento dado.)

Supplier and Customer info - i.e prices, credit limits, delivery times, future needs from client. (Información del proveedor y del cliente, es decir, precios, límites de crédito, plazos de entrega, necesidades futuras del cliente.)

What information can the finance department provide?

¿Qué información puede proporcionar el departamento de finanzas?

- Budgetary info-Información presupuestaria

- Info to help management decisions-Información para ayudar a las decisiones de gestión

- Cash info

- Tax Info

- Information for suppliers and customers:Información para proveedores y clientes

- statements

What are the Characteristics of useful information?

- Comparable - to be able to compare overtime or with other departments(Comparable: poder comparar horas extras o con otros departamentos)

- Consistent - High quality, provided on a regular basis to support decision making. (Consistente: de alta calidad, proporcionada regularmente para apoyar la toma de decisiones.)

- Understandable - Intended user needs to be able to understand what they are reading (Comprensible: el usuario previsto debe poder entender lo que está leyendo)

- Relevant / Reliable - Only contains info that is needed and correct. (Relevante / confiable: solo contiene información que es necesaria y correcta.)

- Timely - Up to date info.

What are the advantages of Cloud accounting?

- Flexibility - no need to invest in hardware. Allows access from anywhere. (Flexibilidad: no es necesario invertir en hardware. Permite el acceso desde cualquier lugar.)

- Individuals can collaborate on the same document. (Las personas pueden colaborar en el mismo documento.)

- Disaster recovery info is stored in the cloud. (La información de recuperación ante desastres se almacena en la nube.)

What is Automation and how can it be used?

Automation is the use of software to carry out routine tasks.(La automatización es el uso de software para llevar a cabo tareas rutinarias.)

It can be used by the finance function to:

- Process Credit notes and invoices(Procesar notas de crédito y facturas)

- Sending customer statements (Envío de declaraciones de clientes)

- Perform supplier statement reconciliations (Realizar conciliaciones de declaraciones de proveedores)

- Basic Tax returns

Why is it important to keep data secure?

- needed to run the business properly.(necesario para dirigir el negocio adecuadamente.)

- Commercially sensitive. (Comercialmente sensible.)

- Improper access can lead to fraud. (El acceso inadecuado puede provocar fraude.)

What precautions can be put in place to protect Hardware/ Software and Data?

¿Qué precauciones se pueden tomar para proteger el hardware / software y los datos?

Physical Protections:

Security Tags(Etiquetas de seguridad)

Locked and Secured rooms(Habitaciones cerradas y aseguradas)

Software + Data protections:

Virus protection software (Software de protección contra virus)

Firewalls(Cortafuegos)

Prevent unknown software access(Impedir el acceso desconocido al software)

disable CD Drives / USB ports

Electronic data recovery

Backups

Passwords

What is a Virus?

Infects programmes and data, can copy itself to other computers and prevent data or files from being available for use.(Infecta programas y datos, puede copiarse en otros ordenadores y evitar que los datos o archivos estén disponibles para su uso.)

What is the accounting equation?

Assets - Liabilities = Capital

Assets = Liabilities + Capital

Assets - Capital = Liabilities

Advantages and disadvantages of Digital bookkeeping systems?

Benefits:

-Transactions are processed and recorded faster than manual methods.(Las transacciones se procesan y registran más rápido que los métodos manuales.)

- Automated calculations reduce human error.(Los cálculos automatizados reducen el error humano.)

- Reduces the likelihood of errors and omissions (Reduce la probabilidad de errores y omisiones)

-Automatic Reconciliations(Reconciliaciones automáticas)

- Instant access to financial reports (e.g., profit and loss, trial balance). (Acceso instantáneo a informes financieros (por ejemplo, resultados, saldo de prueba).

- Cloud-based systems often include secure backups.(Los sistemas basados en la nube a menudo incluyen copias de seguridad seguras)

- Reduces risk of physical data loss (e.g., fire, theft).(Reduce el riesgo de pérdida de datos físicos (por ejemplo, incendio, robo).

- Can link to other business systems like payroll, inventory, and banking.(Puede vincularse a otros sistemas empresariales como nómina, inventario y banca.)

Drawbacks:

- Initial setup and subscription fees can be expensive.(La configuración inicial y las tarifas de suscripción pueden ser costosas.)

May also require training for staff.(También puede requerir capacitación para el personal)

- System crashes, internet problems, or software bugs can cause disruption.(Los fallos del sistema, los problemas de Internet o los errores de software pueden causar interrupciones.)

- Potential for data breaches or cyberattacks if not properly protected.(Posibilidad de violaciones de datos o ciberataques si no se protegen adecuadamente.)

- Only as accurate as the data that's inputted (tan precisos como los datos que se introducen)

- Can create errors if not set up correctly. (Puede crear errores si no se configura correctamente.)