FIL Lesson 3 (Finals): Adyenda

Adyanda ayon kay Rajendra pal and Korlahalli, n.d.

Isang dokumentong nagbabanghay ng mga nilalaman ng isang darating o isasagawang pagpupulong

Adyenda ayon kay Bernales (2017)

Isang papel o dokumento na naglalaman ng listahan ng mga magiging paksa na pag-uusapan at dapat matukoy sa isasagawang pagpupulong.

Katangian ng Adyenda

1. Nakapaloob sa isang liham o memorandum

2. Ito ay nakalagay sa dulong bahagi bago o pagkatapos ng lagda ng tagapanguna o tagapangulo ng pagpupulong.

3. Nakaayos ito sang sunod-sunod batay sa katangian ng usapin. Ang mga kontrobersyal na paksa ay nararapat na ilagay sa huli.

4. Ang mga paksa ay tinitiyak ng kalihim sa pamamagitan ng pagkonsulta sa tagapanguna o tagapangulo ng pagpupulong.

5. Ito ay sinusulat ng maikli subalit malinaw at detalyado.

Layunin ng Adyenda

- Makilala ang mga paksan pag-uusapan at tatalakayin

- Maipahiwatig ang dating kaalaman o iskimang inaasahan mula sa mga kalahok

- Maisaad ang inaasahang daloy ng pagpulong

Pangangailangan at Kahalagahan ng Adyenda

1. Dahil naipahayag ito ilang araw bago ang pagpupulong, makakapaghanda ang mga dadalo ukol sa paksang tatalakayin.

2. Nakatutulong sa maagap na pagdedesisyon o pagpapasya

3. Nagreresulta ng mas mabilis na daloy ng pagpupulong.

4. Natitiyak nito lahat ng paksa ay matatalakay.

5. Nalilimitahan nito ang pagkukwento ng mga paksang hindi konektado.

6. Ginagabayan ang pagbuo ng katitikan at resolusyon ng pagpulong.

Ayon sa artikulong "How to Design an Agenda for an Effective Marketing", mga dapat isaalang-alang

1. Sino-sino ang mga inaasahang lalahok? Saloobin ng bawat kasapi na nasi nila matalakay?

2. Ano-ano ang mga paksa ang bibigyang-pansin?

3. Ano-ano ang mga layuning inaasahang matamo?

4. Saan at kailan idaraos ang pagpulong? Oras magsisimula at matatapos? Ilang oras bawat paksa?

Hakbang sa Pagbuo ng Adyenda

1. Alamin ang dahilan o layunin

2. Tandaang isulat ilang araw bago ang pagpupulong

3. Simulan paggawa nito sa mga simpleng detalye

4. Mainam na magtalaga lamang ng hindi hihigit sa limang paksa

5. Ilagay ang nakalaang oras bawat paksa

6. Isama ibang kakailanganing impormasyon

Uri ng pagpupulong

Pormal na pagpupulong

Impormal na pagpupulong

Nilalaman ng Pormal na Pagpupulong

- Paksa ay nararapat ilista nang malinaw at maayos at ibahagi pangalan ng tagapangulo.

- Bawat paksa ay kailangang lagyan ng nakatakda o limitadong oras ng pagtalakay at pangalan ng tagaganap.

- Inilagay rin lugar, petsa, at oras

- Ilagay rin pangalan ang dadalo bago o pagkatapos

Nilalaman ng Impormal na Pagpupulong

- Paksa, tagapanguna, at petsa, oras, at lugar ay karaniwang nakatala subalit hindi kasing detalye ang mga paksa.

- Isinulat ang mga pangunahin paksa subalit ang mga karagdagan at oras ay hindi na.

Kahulugan ng Pulong

- Pagtitipon ng dalawa o higit pang indibidwal na may layuning pag-usapan ang mga bagay o usapin para sa pangkalahatang kapakanan ng kanilang organisasyon o grupong kinabibilangan.

"The Meeting Manual" ni Walsh (1995)

Inilarawan niya ang nangyayari sa isang pormal na pagpupulong

Katitikan ng Pulong

- O "minutes of the meeting" ay isang pasulat o recorded na dokumento na naglalaman ng mga kaganapan at napagkasunduan sa pagpupulong ayon sa adyenda.

- Ginagawa ng kalihim o sekretarya

- Maaring gamitan ng shorthand notation o audio or video recorded.

Ang katitikan ng pulong ayon kina Sylvester at C.G.A (2012)

- Opisyal na record o tala ng mga napag-usapan, napagdesisyunan at mga pahayag sa nangyaring pulong ng isang organisasyon, korporasyon, o asosasyon.

- Nararapat lamang na magkaroon ng katitikan upang masiguro na matupad ang mga tungkuling naiatang at kailangang magawa at hindi malimutan.

Katanungan nararapat masagot sa katitikan, Johnson (2016) "Tips for Writing Meeting Minutes".

1. Kailan?

2. Sino-sino?

3. Ano ang paksang tinalakay?

4. Ano ang napagpasyahan?

5. Ano ang mga napagkasunduan?

6.Kanino nakatalaga ang mga tungkuling dapat matapos at kailan dapat maisagawa?

7. Mayroon bang pulong na follow-up? Kung mayroon, saan, kailan, at bakit?

Pangangailanan ng Taga-tala o Kalihim

- Nakapagtatala ng tumpak

- Naililista ang mga itinakdan petsa at mga taong responsable

- Nababalikan ang mahahalagang pagpapasya o desisyon bago matapos ang pagpupulong

- Handa sa maaring maging magpapabago, dagdag o bawas

- Tapusin ang katitikan upang maipamahagi bago matapos ang araw na iyon

Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan

1. Hindi kailangang eksaktong-eksakto

2. Dapat laging naglalaman ng petsa, oras, lokasyon, aytem ng adyenda, mga napagkasunduan, pangalan ng mga taong nagtaas ng mosyon.