Planung und Zeitmanagement – Prüfungsfragen

Fragen & Antworten auf Deutsch zu den wichtigsten Konzepten aus dem Skript „Planung und Zeitmanagement“. Geeignet als Prüfungsvorbereitung oder schnelle Wiederholung der Kerninhalte.

Was ist der grundlegende Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?

Effektivität bedeutet, die richtigen Ziele anzustreben (die richtigen Dinge tun), Effizienz heißt, diese Ziele mit optimalem Mitteleinsatz zu erreichen (die Dinge richtig tun).

Welches Ziel verfolgt persönliches Zeitmanagement laut Skript in erster Linie?

Die eigene Lebenszeit so zu verbringen, wie man es selbst möchte (Selbstmanagement anstatt ‚mehr Zeit‘).

Welche fünf Kriterien umfasst die SMART-Methode?

Spezifisch, Messbar, Aktionsorientiert, Realistisch, Terminiert.

Nennen Sie die fünf Schritte der ALPEN-Methode.

Aufgaben auflisten, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen.

Wie hoch sollte laut Skript der Pufferzeit-Anteil bei der Tagesplanung ungefähr sein?

Etwa 40 % der verplanbaren Zeit.

Welche beiden Dimensionen werden im Eisenhower-Prinzip unterschieden?

Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Welche Strategie gilt langfristig für A-Aufgaben im Eisenhower-Prinzip?

Reduzieren bzw. möglichst vermeiden, indem man sie frühzeitig als B-Aufgaben plant.

Was besagt das Pareto-Prinzip in einem Satz?

20 % des Einsatzes erzeugen 80 % des Ergebnisses (und umgekehrt).

Welches Hauptziel verfolgt die Methode „Getting Things Done“ (GTD)?

Alle offenen Verpflichtungen in einem verlässlichen System außerhalb des Kopfes zu sammeln und stets einen nächsten Handlungsschritt zu kennen.

Nennen Sie die fünf Arbeitsfluss-Schritte von GTD.

Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen.

Welche drei Faktoren nennt David Allen, um ‚lose Enden‘ aus dem Kopf zu bekommen?

Ergebnis klar definieren, nächste Handlung festlegen, Erinnerung im System ablegen.

Wie lautet die Kernaussage des 1. Weges nach Covey?

Pro-aktiv sein – volle Eigenverantwortung für Entscheidungen übernehmen.

Was bedeutet der 2. Weg „Schon am Anfang das Ende im Sinn haben“?

Mit einer klaren Vision/Zielvorstellung starten und Handlungen daran ausrichten.

Erklären Sie den 4. Weg „Gewinn/Gewinn denken“.

Bei Vereinbarungen Lösungen anstreben, von denen alle Beteiligten profitieren, oder ‚kein Geschäft‘ abschließen.

Welche vier Entscheidungskriterien empfiehlt Allen für die Auswahl der nächsten Handlung?

Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie, Priorität.

Was versteht man unter dem ‚Sägeblatteffekt‘?

Leistungsabfall durch häufige Unterbrechungen; erneutes Einarbeiten kostet Zeit und Effizienz.

Was ist eine ‚Stille Stunde‘ im Zeitmanagement-Kontext?

Ein fester, gegen Störungen geschützter Zeitraum zur konzentrierten Arbeit an wichtigen Aufgaben.

Welche drei Hauptursachen machen Stress gesundheitsschädlich?

Nicht verbrauchte Energie, chronifizierte Stressreaktionen, gesundheitliches Risikoverhalten.

Nennen Sie die drei Ebenen des Stressgeschehens nach Kaluza.

Stressoren, persönliche Stressverstärker, Stressreaktion.

Welche drei Formen des Stressmanagements leitet Kaluza daraus ab?

Instrumentelles, mentales und regeneratives Stressmanagement.

Was beschreibt die persönliche Leistungskurve?

Den typischen Tagesverlauf der individuellen Leistungsfähigkeit (meist Hoch am Vormittag, Tief nach Mittag, zweites Hoch am Nachmittag).

Was sind ‚goldene Stunden‘ laut Skript?

Zeiträume, in denen persönliche Leistungsfähigkeit hoch und Störungen gering sind – ideal für wichtige Aufgaben.

Definieren Sie Prokrastination.

Freiwilliges, meist nachteiliges Aufschieben beabsichtigter Aufgaben.

Nennen Sie zwei Strategien gegen Prokrastination aus dem Skript.

Teilziele definieren & Arbeitsphasen planen; 5-Minuten-Trick zum leichten Einstieg.

Welches Hauptziel hat eine Not-To-Do-Liste?

Bewusst Aktivitäten identifizieren, die man gar nicht, weniger, später oder nicht selbst erledigen will.

Was bedeutet Delegieren im Sinne der Selbstführung?

Aufgaben zusammen mit Verantwortung und Kompetenzen an geeignete Personen übertragen.

Welche ‚W-Fragen‘ helfen beim Delegieren laut Hintz/Graevenstein?

Was, Wer, Wie, Womit, Wann.

Wie lautet die 3-A-Regel für E-Mails?

Ablage, Antwort (sofort, wenn < 2 min), Aktivität einplanen.

Nennen Sie zwei Regeln für effiziente Meetings.

Klare Agenda vorab; Ergebnisprotokoll mit Aufgaben, Verantwortlichen und Terminen erstellen.

Was beschreibt Bensmanns Feld ‚Vision und Mission‘?

Eigene Sinnsetzung und langfristige Lebensziele als Basis der Selbstführung.

Welche Energien enthält das Birkenbihl-Modell?

A-Energien (autonom), B- (Selbstwert), C- (Chronos/Chairos), D- (Durchführung), E- (Ent-deckung/Entwicklung).

Was ist laut Birkenbihl der größte Energiedieb?

B-Energien: ein angeschlagenes Selbstwertgefühl bindet viel Energie und reduziert Leistungsreserven.

Welche zwei Arten von Stress unterscheidet das Skript?

Distress (negativ) und Eustress (positiv, aktivierend).

Was bewirkt der 7. Weg nach Covey „Die Säge schärfen“?

Kontinuierliche Erneuerung in den vier Lebensdimensionen (physisch, mental, sozial/emotional, spirituell).

Erklären Sie das Kieselprinzip der Zeitplanung.

Zuerst wichtige große Aufgaben (Steine) in den Plan setzen, dann kleinere Aufgaben (Kiesel, Sand) in die verbleibenden Lücken füllen.

Was bedeutet Timeboxing?

Aufgaben erhalten fixe Zeitblöcke im Kalender, um Fokus und Transparenz zu erhöhen.

Welche vier Kriterien prüfen Sie beim Nein-Sagen laut Skript?

Verständnis zeigen, Danke sagen, Lösungs-/Alternativvorschlag bieten, ggf. teilweise ablehnen.

Was besagt das Parkinsonsche Gesetz?

Arbeit dehnt sich in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Welcher Zusammenhang besteht zwischen Aktivierungsniveau und Leistung (Yerkes-Dodson-Kurve)?

Leistung steigt mit Aktivierung bis zu einem optimalen Punkt, danach fällt sie bei Über- oder Unterforderung ab.

Welche drei Prinzipien verbinden Übersicht, Effektivität und Effizienz im Zeitplanungsprozess?

Alles im Blick behalten (Instrument), Prioritäten setzen (Methoden), optimale Durchführung planen (Tipps/Techniken).

Was ist das zentrale Ziel von Pufferzeiten?

Reaktionsfähigkeit für unerwartete Ereignisse und Planungsfehler sicherstellen.

Welche drei Faktoren prüft GTD bei jeder neuen Aufgabe?

Ist es ein Projekt? Was ist der nächste Schritt? Wohin lege ich die Erinnerung (System)?“},{