M1 L5 Risk management, Controllers, Concluding summary

Controllers – grunduppdrag

Controllers ska:

• Stötta chefer i design och användning av MCS

• Ha finansiell expertis

• Administrera informationsflöden

Arbetsuppgifter:

• Budgetar

• Prestationsmätning

• Finansiell analys

• Beslutsstöd

• Risk management - spåra var grunddata kommer ifrån och utifrån vad beslut togs ifrån

• Systemutveckling

Viktigt:

• Både systematiskt arbete (rutiner) och ad hoc-analyser

Controllers dubbla roller (dual roles)

Problem:

• ”Polis och bästa vän samtidigt”

Kontrollroll (police)

• Säkerställa regler

• Övervakning

• Rapportering

• Skydda mot risker

Stödroll (business partner)

• Rådgivning

• Beslutsstöd

• Hjälpa chefer att lyckas

• Strategiskt stöd

Spänning:

• För hård kontroll → låg tillit

• För mjuk roll → svag styrning

Balansen påverkas av:

• Centralisering vs decentralisering

• Risknivå

• Behov av enhetliga system MCS

Dual roles

IT utveckling stor påverkan

• centralisering gjord möjligt

• mer avancerad analys på lokal nivå

implementering av nya metoder

• a

Tight control and ”economy-of-scale” in controlling supported by centrally organized controllers

• rapportera till en chef men samtidigt vara ute i verksamheten

IT, förändring och controllers

MCS är stor marknad

• dyrt och svårt att utveckla eget system. Köps istället in

• risk är att systemet inte passar den egna verksamheten

• affärsprocesser måste ritas om för att stämma överens med det inköpta ekonomisystemet

• ställ frågor kring nya system som ska in!

IT har gjort:

• Centralisering möjlig

• Mer avancerad analys lokalt möjlig

Controllers blir:

• Mindre bokföring

• Mer analys och tolkning

• ”Guardian” mot onödiga investeringar

• Säkerställa att:

  • nya system används

  • gamla tas bort

Viktig kompetens:

• någon måste kunna förstå vad siffrorna faktiskt betyder (inte bara producera dem)

Risk management

Definition

• Kontinuerlig uppmärksamhet på händelser som kan hota mål och strategi.

Risk Management Systems:

• Identifiera risker

• Minska negativa effekter

Idag:

• En central del av ”being in control”

• Måste integreras med övriga MCS

Beteende och risk (ekonomi)

Ekonomiskt perspektiv

• Riskbeteende påverkas av:

  • Vinster

  • Förluster

Vanligt:

• Mer riskbenägen vid förluster

• Mer riskavert vid vinster

(Prospect theory-logik)

Beteende och risk (psykologi)

Psykologiska bias hos chefer

Vanliga fel:

• Fokuserar på tillgänglig info (availability bias)

• Minns igenkännbara händelser

• Söker bekräftelse (confirmation bias)

• Påverkas av humör

• Förfiltrerar information

Konsekvens:
→ Beslut är inte rationella

→ MCS behövs för att:

• strukturera beslut

• minska bias

Risk management-processen (modell)

1. Risk appetite

• Hur mycket risk accepterar vi?

2. Ansvarsfördelning

• Vem gör vad?

• Risk officers etc.

• Risk för byråkrati

• risk för att organisationen frånskiljer sig från riskarbete

3. Riskanalys

Typer:

• Strategiska

• Operativa

• Finansiella

• Legal/compliance

• Marknad

• Politisk

• Teknologisk

• Social/medial

4. Kommunikation & rapportering

• Vad gör vi om risken inträffar?

”MCS model of human behaviour” 3 principer

1. MCS ska motivera

2. Ta hänsyn till förmågor & begränsningar

3. Stöd en sund kultur & etik

Princip 1 – MCS ska motivera

• Tydliga mål (goal-setting)

• Belöningar (men med fallgropar)

Princip 2 – Ta hänsyn till förmågor & begränsningar

• Uppmuntra lärande

• Feedback som coaching - framåtriktad utvärdering

• Respektera tyst kunskap (tacit knowledge) - formella styrsystem kan aldrig omfatta allt

• Minska informationsöverbelastning - göra uppgifter begripliga och hanterbara. Reducera ner komplexitet

Princip 3 – Stöd en sund kultur & etik

• Kultur påverkar effektivitet

• MCS påverkar kultur (performativity)

• försöka påverka kultur genom input controll

• Hållbarhet viktigt

• Undvik system som skapar oetiskt beteende

Balansering av Output control

Viktig logik:

Throughput control

• Regler

• Sätter gränser

• Hindrar farliga beslut

Output control

• Frihet att välja hur mål nås

• Resultatfokus

• styr agendan - vad man pratar om inom ftg

Input control

• Kultur, värderingar, kompetens

• Fyller luckor där output control inte räcker

Nyckelidé:

Input + Output i harmoni = enabling control

Beyond Budgeting (BB)

Bakgrund

Reaktion mot:

• Tidskrävande budgetar

• Felaktiga incitament

• Rigida planer

Grundidéer

• Decentralisering

• Empowerment

• Benchmarking

• Prognoser istället för fasta budgetar

• Anpassning av MCS till lokala behov som behövs inom organisationen

Budskap:

• ”Budgeting is a bad thing”. One size does not fit all

Use of multiple plans

Flera parallella planer (budget, forecast, target)

Fördel:

• bättre koordination & ansvar

Nackdel:

• kostsamt

• förvirrande

→ cost vs value trade-off

Mekanistisk vs organisk