metadata en standaarden in archieven, musea en erfgoed 2

waarom is ISAD belangrijk

bevordert standaardisatie van archiefbeschrijvingen = cruciaal voor uitwisseling en beheer van informatie binnen de archiefsector.

De norm zorgt voor betere toegankelijkheid en bruikbaarheid van archieven wereldwijd.

waarom is ISAAR belangrijk

Verbetert de toegankelijkheid van archieven door standaardisatie van namen en andere gegevens, wat het mogelijk maakt om archieven van dezelfde archiefvormer in verschillende collecties en locaties gemakkelijk te vinden en te koppelen.

waarom is ISDF belangrijk

het is een belangrijk hulpmiddel voor het beschrijven van de functionele context van archiefstukken. Dit kan vooral nuttig zijn voor het beter begrijpen en beheren van complexe archiefcollecties.

functie metadata: vindbaarheid

Metadata dragen bij aan de vindbaarheid van informatie. Het is dan wel noodzakelijk dat de juiste zoektermen zijn toegevoegd.

functie metadata: authenticiteit

metadata zijn van belang voor een juiste interpretatie van de informatie en voor het vaststellen van de authenticiteit. Informatie is authentiek als kan worden bewezen dat het is wat het beweert te zijn.

In een papieren werkomgeving worden daar bijvoorbeeld watermerken en (gekleurde) paragrafen voor gebruikt.

functie metadata: betrouwbaarheid

Metadata die weergeven hoe informatieobjecten in de loop der tijd zijn gebruikt, bewaard en beheerd en wat er mee is gebeurd, geven houvast bij het bepalen van de betrouwbaarheid

De inhoud kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave.

functie metadata: zorgvuldige omgang

Het toekennen van metadata over gebruiksrechten, vertrouwelijkheid en openbaarheid helpen bij een zorgvuldige omgang met (gevoelige) informatie.

functie metadata: leesbaarheid

Gegevens over technische kenmerken en het computersysteem waarin het wordt bewaard en beheerd, zorgt ervoor dat de gegevens leesbaar blijven. Als systemen verouderen of vervangen worden, kunnen maatregelen genomen worden, zodat de informatie ook in de toekomst leesbaar blijft.

functie metadata: uitwisselbaarheid

Metadata zorgen ervoor dat informatie voor verschillende partijen en doeleinden toegankelijk is.

soorten metadata: beschrijvende metadata

Helpen om informatie te beschrijven en vinden

Voorbeelden:

• titel

• taal

• rechten

soorten metadata: technische metadata

Bevatten allerlei technische gegevens die toelaten de informatie te beheren

Voorbeelden:

• bestandsnaam

• bestandstype

• bestandsgrootte

• creatiedatum

soorten metadata: structurele metadata

Beschrijven de structuur en de relatie

Voorbeelden:

• inhoudsopgave

• versiebeheer?

entiteiten: actor

De persoon of organisatie die betrokken is bij het creëren of beheren van de informatie

entiteiten: mandaat

De bevoegdheid of opdracht op basis waarvan de informatie is gegenereerd

entiteiten: activiteit / bedsrijfsactiviteit

De specifieke taak of handeling waarbij de informatie is ontstaan

entiteiten: record (overheidsinformatie)

De vastgelegde informatie die voortkomt uit processen en activiteiten. Dit is de centrale en onmisbare entiteit in het model.

entiteiten: relatie

De koppeling tussen verschillende entiteiten zoals actor, mandaat, activiteit en record

entiteiten en ISAD

Benadrukken beiden het belang van consistentie in het beschrijven van informatie

entiteiten en ISAAR

De beschrijvingen in de ISAAR-fiche komen overeen met de entiteit ‘actor’

entiteiten en ISDF

De beschrijvingen in de ISDF-fiche komen overeen met de entiteit ‘activiteit / bedrijfsactiviteit’