KBS - MODUL 1, KB 2

Q: Kenapa komunikasi penting dalam bisnis

A: Karena komunikasi yang baik bikin produk lebih mudah diterima & mencegah miskomunikasi dalam kerja sama bisnis.

Q: Apa itu komunikasi

A: Proses menyampaikan atau mentransfer informasi dari satu pihak ke pihak lain, bisa lewat kata-kata, tulisan, atau sinyal nonverbal.

Q: Apa itu komunikasi bisnis

A: Komunikasi yang terjadi dalam konteks bisnis, baik verbal maupun nonverbal, untuk mencapai tujuan tertentu.

Q: Komunikasi bisnis itu biasanya tentang apa aja

A: Tentang promosi produk, kerja sama, negosiasi, pelayanan konsumen, dan penyampaian informasi ke tim kerja.

Q: Langkah 1 – "Sender Have an Idea" itu maksudnya apa

A: Pengirim punya ide atau pesan yang mau disampaikan. Keberhasilan awal tergantung niat & pemahaman ide itu sendiri.

Q: Langkah 2 – "Sender Encode the Idea"

A: Pengirim mengubah ide jadi bentuk pesan, misalnya kata-kata atau gambar.

Q: Langkah 3 – "Sender Produce Message in Medium"

A: Pengirim pilih media komunikasi (chat, email, telepon, dll) buat nyampein pesan.

Q: Langkah 4 – "Sender Transmit Message Through Channel"

A: Pengirim kirim pesan lewat saluran (misalnya email, WA, surat cetak).

Q: Langkah 5 – "Receiver Receive the Message"

A: Penerima dapat pesan & sadar kalau itu emang ditujukan ke dia.

Q: Langkah 6 – "Receiver Decodes the Message"

A: Penerima mencoba memahami pesan. Tapi kadang beda tafsir karena dipengaruhi pengalaman, budaya, mood, dll.

Q: Langkah 7 – "Audience Respond to the Message"

A: Penerima ngasih reaksi, misalnya setuju, nanya balik, atau menolak ide.

Q: Langkah 8 – "Receiver Provides Feedback"

A: Penerima kasih tanggapan balik (feedback) secara verbal atau nonverbal buat nutup proses komunikasi.

Q: Kenapa komunikasi bisa gagal

A: Karena ada gangguan, asumsi yang beda, miskom, atau pesan tidak ditangkap dengan benar.

Q: Apa fungsi utama komunikasi dalam bisnis

A: Untuk merencanakan produk, rekrut dan latih karyawan, koordinasi kerja, promosi ke pelanggan, dan menyampaikan layanan/informasi.

Q: Apa aja bentuk komunikasi dalam bisnis

A: Tatap muka, telepon, meeting, presentasi, email, surat, memo, laporan, blog, tweet, pesan teks, website.

Q: Komunikasi bisnis itu dibagi jadi apa aja

A: Komunikasi Verbal dan Komunikasi Nonverbal.

Q: Apa itu komunikasi verbal

A: Komunikasi yang pake kata-kata, baik lisan (oral) atau tulisan (written).

Q: Contoh komunikasi verbal lisan

A: Ngobrol langsung, teleponan, meeting, rapat.

Q: Contoh komunikasi verbal tulisan

A: Email, chat, memo, surat resmi, laporan, proposal.

Q: Apa itu komunikasi nonverbal

A: Komunikasi tanpa kata-kata, pake gesture, ekspresi, simbol, setting ruangan, dll.

Q: Contoh komunikasi nonverbal

A: Gesture tubuh (kayak polisi atur lalu lintas), ekspresi wajah, logo perusahaan, layout toko/kantor, sistem antrian.

Q: Kenapa komunikasi nonverbal penting di bisnis

A: Karena gesture dan setting bisa mempengaruhi kepercayaan dan persepsi orang, tanpa perlu ngomong apa-apa.

Q: Ciri komunikasi lisan di tempat kerja

A: Feedback cepat, gampang ngobrol, kalimat pendek, harus ketemu langsung, lebih personal, bisa baca bahasa tubuh, gaya bahasa santai.

Q: Ciri komunikasi tulisan di tempat kerja

A: Feedback lama, ada bukti tertulis, pesan lebih rapi dan direncanain, mudah dikirim massal, gaya lebih formal, info lebih detail, struktur bahasa diperhatiin.

Q: Kenapa proses komunikasi itu penting

A: Karena proses ini nentuin pesan nyampe bener atau malah bikin salah paham.

Q: Apa yang terjadi kalau proses komunikasi berantakan

A: Pesan salah tangkap, misunderstanding, kerjaan kacau.

Q: Sebutkan unsur-unsur dalam komunikasi! A: sender, encoding, message, media, decoding, receiver, response, feedback, noise.

Q: Kenapa keahlian komunikasi penting buat sukses bisnis

A: nentuin job placement, ningkatin performance, naikin karier, sukses organisasi, bikin kerja tim lancar, nambah citra positif.

Q: Apa aja fungsi komunikasi di bisnis

A: menginformasikan, mempersuasi, membangun citra positif.

Q: Apa aja jenis komunikasi organisasi menurut Locker, Kitty, Kienzler

A: komunikasi internal, komunikasi eksternal.

Q: Komunikasi internal itu kayak gimana

A: ke atasan-bawahan-rekan kerja, buat aturan, kabarin program, dorong perbaikan, evaluasi, kasih penghargaan.

Q: Komunikasi eksternal itu kayak gimana

A: ke konsumen-supplier-pemerintah-publik, buat ngebujuk beli produk, jelasin produk, promosiin image positif, kredit & nagih piutang.

Q: Apa itu komunikasi formal dalam bisnis

A: Komunikasi yang ngikutin struktur jabatan, resmi, dan biasanya lewat laporan, catatan, atau formulir kerja.

Q: Apa tujuan utama dari komunikasi formal

A: Buat nyampein info kerja secara jelas dari atasan ke bawahan atau sebaliknya, kayak laporan kerja, masalah, atau saran.

Q: Apa itu komunikasi informal (grapevine)

A: Komunikasi santai yang muncul dari hubungan sosial, biasanya pas istirahat, makan siang, atau pulang kerja.

Q: Ciri utama komunikasi informal

A: Gak resmi, lebih cepat nyebarin info, bisa ngomong jujur tanpa sungkan.

Q: Kapan komunikasi informal dianggap bermasalah

A: Kalau lebih banyak info nyebar lewat jalur ini daripada jalur resmi ➝ tandanya komunikasi formal gak efektif.

Q: Apa aja gangguan umum dalam komunikasi bisnis

A: Iklim tertutup, struktur organisasi ribet, filtering pesan, rasa gak percaya, rivalitas antar karyawan, perbedaan status/power.

Q: Gimana cara meminimalisir gangguan komunikasi

A: Buka komunikasi, sederhanakan struktur, dorong ngobrol horizontal, sediakan tempat klarifikasi isu, pake saluran resmi kayak newsletter.

Q: Apa langkah pertama sebelum ngirim pesan kompleks ke audiens

A: Ngumpulin informasi lewat riset, analisis, terus siapin bahan dengan mateng.

Q: Gimana caranya riset kebutuhan audiens

A: Masuk ke perspektif audiens, dengerin komunitas online, baca laporan perusahaan, ngobrol sama atasan atau rekan, minta masukan langsung dari audiens.

Q: Kalau masih bingung audiens butuh apa, harus gimana

A: Tanyain langsung ke audiens, daripada nebak-nebak malah salah.

Q: Faktor apa aja yang harus dipikirin pas milih media komunikasi

A: Richness atau kekayaan info, formalitas, keterbatasan media, urgensi, biaya, preferensi audiens, keamanan dan privasi.

Q: Media apa yang paling "kaya" buat komunikasi

A: Tatap muka, soalnya bisa verbal, nonverbal, langsung ada umpan balik.

Q: Kalau butuh respon cepat, pilih media apa

A: Telpon langsung, chatting real-time, pokoknya yang instan.

Q: Kapan harus pakai pendekatan langsung dalam penyampaian pesan

A: Kalau audiens kemungkinan setuju atau netral, langsung tembak ide utamanya.

Q: Kapan harus pakai pendekatan nggak langsung

A: Kalau audiens skeptis atau mungkin nolak, kasih bukti-bukti dulu baru ajak mereka nerima ide utama.

Q: Apa itu perencanaan pesan komunikasi bisnis

A: Langkah nyusun strategi buat nyampein pesan bisnis, mulai dari analisis situasi, milih media (lisan, tulisan, elektronik), sesuaikan bahasa dan simbol, lalu revisi konten biar gak ada salah.

Q: Tahap-tahap perencanaan pesan bisnis

A: Analisis situasi, tentuin tujuan, pilih media yang pas, susun pesan sesuai audiens, pakai bahasa yang gampang dipahami, revisi sebelum dikirim.

Q: Contoh beda situasi, beda cara nyampein pesan

A: Email ke bos pakai bahasa resmi dan istilah perusahaan, profil LinkedIn pakai bahasa santai dan catchy.

Q: Tujuan umum pesan bisnis

A: Menginformasikan, membujuk, ngajak kolaborasi.

Q: Apa aja yang harus dipikirin waktu nentuin tujuan pesan

A: Efek perubahan yang diharap, realistis atau nggak, timing pas atau nggak, pesan gampang diterima atau nggak.

Q: Kunci sukses perencanaan pesan bisnis

A: Tahu siapa audiensnya, ngerti apa yang mau dicapai, pilih media yang cocok, nyusun kata-kata yang pas, kirim di waktu yang tepat.

Q: Apa saja hal penting dalam penetapan tujuan pesan bisnis

A: Menciptakan nilai tambah & goodwill, harus terukur untuk evaluasi, mudah disesuaikan jika ada ketidaksesuaian.

Q: Mengapa tujuan komunikasi bisnis harus jelas

A: Memudahkan keputusan meneruskan pesan, membantu menanggapi audiens dengan tepat, menentukan konten yang relevan, memilih media atau platform yang tepat.

Q: Apa saja tujuan utama komunikasi bisnis

A: Memberi informasi yang spesifik, mengajak atau mempengaruhi secara profesional, membangun kolaborasi dengan visi sejalan.

Q: Bagaimana cara menguji tujuan komunikasi bisnis

A: Cek apakah tujuan realistis, apakah timelinenya masuk akal, apakah delegasi penyampai pesan tepat, apakah pesan bisa diterima secara dua arah.

Q: Apa saja yang perlu diperhatikan saat membuat profil audiens

A: Ukuran & komposisi audiens, posisi audiens sebagai subjek atau objek, pola respons mereka, tingkat pemahaman terhadap pesan, relasi dengan komunikator.

Q: Bagaimana langkah-langkah memuaskan audiens dalam komunikasi bisnis

A: Identifikasi keinginan audiens, siapkan plan B untuk hal tak terduga, berikan informasi lengkap, pastikan sumber informasi akurat, sajikan ide menarik dengan nilai unggul.

Q: Apa prinsip pemenuhan kebutuhan antar pihak dalam komunikasi bisnis

A: Mengubah hal yang tidak diharapkan menjadi bermanfaat, memenuhi kebutuhan semua pihak terkait untuk menciptakan win-win solution.

Q: Apa itu ide pokok dalam komunikasi bisnis

A: Penjelasan isi dan tujuan dari topik, merupakan fokus utama pesan komunikasi bisnis, perlu didukung ide lain seperti pengalaman, kreativitas, dan isu terbaru.

Q: Apa perbedaan antara topik dan ide pokok

A: Topik adalah subjek pesan yang luas, sedangkan ide pokok lebih spesifik menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Q: Apa itu teknik brainstorming dalam penentuan ide pokok

A: Teknik mengumpulkan berbagai ide gagasan yang rasional, menerapkan sistem stimulus pada ide, mempertimbangkan implikasi pada penerima pesan.

Q: Apa yang dimaksud dengan teknik limited scope

A: Teknik memberikan pesan menggunakan kata-kata yang mudah dipahami, tidak bertele-tele, langsung pada intinya agar ide gagasan pokok tepat sasaran.

Q: Apa saja jenis saluran komunikasi dalam bisnis

A: Saluran komunikasi lisan dan saluran komunikasi tertulis, keduanya dipilih sesuai dengan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai.

Q: Apa saja contoh saluran komunikasi lisan

A: Percakapan tatap muka, video conference, telepon, wawancara, orasi ilmiah, pelatihan, presentasi bisnis.

Q: Apa kelebihan saluran komunikasi lisan

A: Penerima pesan dapat memberikan respon timbal balik atau feedback langsung terhadap pemberi pesan.

Q: Kapan saluran komunikasi tertulis biasanya digunakan

A: Digunakan untuk penyampaian pesan informasi resmi atau formal seperti surat, memo, proposal, dan pelaporan.