KBS - MODUL 2, KB 2

Q: Apa yang dimaksud dengan pesan berenergi tinggi

A: Pesan berenergi tinggi adalah kata-kata positif seperti riang, gembira, sukses, atau cinta yang bergetar dengan getaran lebih tinggi dancepat, sehingga meningkatkan perasaan senang dan mood positif.

Q: Apa yang dimaksud dengan pesan berenergi rendah

A: Pesan berenergi rendah adalah kata-kata yang berkaitan dengan emosi negatif seperti kesedihan atau bersalah, yang beresonansi pada frekuensi lebih rendah, membuat kita kurang gembira dan menurunkan energi kita.

Q: Apa tujuan utama pesan positif dan informatif dalam korespondensi bisnis

A: Tujuan utama pesan positif dan informatif adalah memberikan informasi atau berita baik, memastikan pesan dibaca dan dipahami secara positif, serta mengurangi elemen negatif dalam pesan.

Q: Apa tujuan sampingan pesan positif dan informatif

A: Tujuan sampingan pesan positif dan informatif adalah membangun image baik penulis, membangun image baik organisasi penulis, memperkuat hubungan antara penulis dan pembaca, serta mengurangi korespondensi di masa depan tentang topik yang sama.

Q: Bagaimana cara menyajikan pesan informatif dan positif

A: Cara menyajikan pesan informatif dan positif adalah: 1) Berikan berita baik dan ringkasan topik utama, 2) Sajikan informasi detail, klarifikasi dan latar belakang, 3) Sampaikan informasi negatif secara positif, 4) Jelaskan manfaat bagi pembaca, 5) Akhiri dengan goodwill (positif, personal, forward-looking).

Q: Apa itu goodwill ending dalam surat bisnis

A: Goodwill ending adalah bagian penutup surat yang fokus pada hubungan bisnis dengan pembaca, bersifat positif dan melihat ke depan, personal tapi tetap profesional, dan tidak membahas hal-hal pribadi seperti hobi atau keluarga.

Q: Sebutkan 5 etika dalam menulis email!

A: Lima etika menulis email adalah: 1) Jangan gunakan semua huruf besar (CAPSLOCK), 2) Hindari mengirim pesan marah lewat email, 3) Kirim email hanya ke orang yang membutuhkan, 4) Saat membalas, sertakan hanya bagian penting dari pesan asli, 5) Buat subject line yang spesifik, pendek dan sesuai jenis pesan.

Q: Apa kriteria subject line yang bagus dalam email

A: Kriteria subject line yang bagus adalah: 1) Spesifik - seperti "Pertanyaan Interview untuk Joni Silalahi", 2) Ringkas - seperti "Perubahan Jadwal Rapat Menjadi 12 Mei", 3) Sesuai dengan pola organisasi pesan (positif/negatif/persuasif).

Q: Apa tujuan utama pesan berita negatif

A: Tujuan utama pesan berita negatif adalah menyampaikan berita buruk, memastikan pesan dibaca, dan menjaga goodwill sebisa mungkin.

Q: Bagaimana cara mengorganisir surat negatif

A: Cara mengorganisir surat negatif adalah: 1) Berikan alasan yang dapat dipahami sebelum penolakan, 2) Sampaikan informasi negatif hanya sekali tapi jelas, 3) Berikan alternatif atau kompromi jika ada, 4) Akhiri dengan pernyataan positif dan forward-looking.

Q: Bagaimana cara menyampaikan berita buruk secara efektif

A: Cara menyampaikan berita buruk secara efektif adalah: 1) Paparkan masalah secara jelas tanpa emosi, 2) Jelaskan bagaimana kejadiannya (latar belakang), 3) Tawarkan pilihan-pilihan untuk memperbaiki, 4) Rekomendasikan solusi dan tanyakan persetujuan.

Q: Apa tujuan utama pesan persuasif

A: Tujuan utama pesan persuasif adalah mendorong pembaca untuk bertindak, memberikan informasi cukup agar pembaca tahu apa yang harus dilakukan, dan mengatasi keberatan yang bisa menghambat tindakan.

Q: Kapan kita perlu menggunakan reader benefit dalam pesan bisnis

A: Reader benefit perlu digunakan ketika: 1) Menyampaikan kebijakan, 2) Perusahaan ingin mengubah sikap pembaca, 3) Menekankan manfaat, 4) Beberapa manfaat mungkin tidak jelas bagi pembaca.

Q: Jelaskan pola umum dalam pesan positif dan informatif!

A: Pola umum dalam pesan positif dan informatif adalah: 1) Berikan berita baik dan ringkas poin utama, 2) Berikan detail, klarifikasi, dan latar belakang, 3) Sampaikan berita negatif secara positif, 4) Jelaskan manfaat bagi pembaca, 5) Gunakan goodwill ending: positif, personal, forward-looking.

Q: Mengapa kata-kata yang kita gunakan dalam komunikasi penting

A: Kata-kata penting karena meskipun hanya mewakili 7% dari hasil komunikasi kepada orang lain, kata-kata yang diucapkan kepada diri sendiri menghasilkan 100% hasil dalam hidup karena akal menginterpretasikan dan mematuhi petunjuk-petunjuk tersebut.

Q: Apa yang dimaksud dengan Chase dalam Urban (2007) ketika mengatakan "Kita hidup dalam sebuah samudra kata-kata, tetapi seperti seekor ikan di dalam air, kita sering kali tidak menyadarinya"

A: Maksudnya adalah kata-kata ada di sekeliling kita dan sangat mempengaruhi hidup kita, namun kita sering tidak menyadari dampak dan pentingnya kata-kata tersebut, seperti ikan yang tidak menyadari air tempat ia berenang.

Q: Bagaimana sebaiknya penanganan subject line dalam pesan positif dan informatif

A: Subject line dalam pesan positif dan informatif sebaiknya: 1) Dibuat spesifik, 2) Dibuat ringkas (concise), 3) Disesuaikan dengan pola organisasi pesan, dan 4) Mengandung informasi yang sesuai dengan yang akan disampaikan di paragraf pertama.

Q: Apa yang perlu diperhatikan dalam bagian akhir surat/memo yang panjang

A: Dalam pesan yang panjang, perlu menyimpulkan maksud utama agar pembaca bisa langsung menangkap makna, sedangkan dalam pesan persuasif perlu mengatakan ke pembaca apa yang diinginkan dari mereka.

Q: Sebutkan tujuan sekunder dari pesan berita negatif!

A: Tujuan sekunder pesan berita negatif adalah membangun image baik penulis, membangun image baik organisasi penulis, dan mengurangi korespondensi di masa depan tentang subjek yang sama sehingga pesan tidak menciptakan lebih banyak pekerjaan bagi penulis.