Mod 1.2

¿Cuál es la función principal del archivo en una institución?

Organizar, conservar, recuperar y proteger los documentos.

¿Cómo se clasifican los tipos de archivo?

Activo, semiactivo e inactivo.

¿Qué tipo de documentos se encuentra en un archivo activo?

Documentos de uso frecuente.

¿Qué son las estanterías en el contexto de la documentación?

Muebles que ofrecen acceso visual y físico a los documentos.

¿Qué son los archivadores?

Muebles diseñados para guardar documentos que pueden tener ruedas para facilitar su transporte.

¿Cuáles son los cuatro sistemas de archivo mencionados?

Alfabético, cronológico, numérico y topográfico.

¿Qué es un inventario de archivo?

Un listado detallado de los documentos existentes que permite localizar fácilmente información archivada.

¿Qué se entiende por correspondencia en una organización?

El conjunto de comunicaciones escritas que entran o salen de la organización.

¿Cuáles son los tipos de correspondencia?

Entrada, salida, interna, externa, ascendente, descendente y horizontal.

¿Qué operación implica anotar datos esenciales de un documento?

Registro.

¿Qué se hace durante la clasificación de documentos?

Ordenar según criterios específicos.

¿Qué implica el seguimiento de un documento?

Verificar el estado o trámite del documento.

¿Qué se refiere al movimiento documental?

El recorrido que hacen los documentos dentro y fuera de la organización.

¿Qué información se anota para documentos recibidos?

Fecha, hora, remitente, asunto y número de entrada.

¿Cuál es el propósito de una mesa de control?

Registrar y canalizar documentos, supervisando su estado y ubicación.

¿Qué ocurre durante el traspaso a expedientes inactivos?

Mover documentos que ya no se usan a una sección donde ocupen menos espacio.

¿Qué se considera eliminación de documentos?

Destruir documentos sin valor legal, fiscal ni histórico.

¿Qué es la administración?

La ciencia social que organiza y dirige recursos para alcanzar objetivos eficientemente.

Menciona los cuatro pasos del proceso administrativo.

Planeación, organización, dirección y control.

¿Cuáles son algunas funciones de la empresa?

Producción, finanzas, recursos humanos, marketing y administración general.

¿Qué es una empresa?

Una unidad económica-social que combina capital, trabajo y recursos para producir bienes o servicios.

¿Cómo se define un documento?

Información registrada en cualquier soporte que sirve como evidencia de actividades.

¿Qué es un expediente?

Un conjunto de documentos relacionados que forman un solo caso o trámite.

¿Cuál es la diferencia entre archivista y archivero?

Archivista es un profesional capacitado, mientras que archivero es quien maneja físicamente el archivo.

¿Qué significa la abreviatura RR. HH.?

Recursos Humanos.

¿Qué son las gavetas móviles?

Muebles que permiten ordenar carpetas con poco espacio, deslizan sobre rieles.

¿Qué es el archivo semiactivo?

Documentos que ya no se consultan con tanta frecuencia.

¿Cuál es el propósito de la gestión de correspondencia?

Involucra la recepción, registro, clasificación, distribución, archivo y control de comunicaciones.

¿Qué se utiliza para almacenar documentos de forma segura en un archivo?

Armarios con persianas.

¿Qué es una carta en términos de correspondencia?

Un tipo de comunicación escrita que puede ser interna o externa.

¿Cómo se clasifica la correspondencia externa?

Correspondencia hacia o desde otras organizaciones.

¿Qué operación sigue a la distribución de un documento?

Archivo.

¿Qué significa 'archivo inactivo'?

Documentos que se conservan por valor legal o histórico.

¿Qué es el control documental?

Conjunto de operaciones para manejar la documentación de una organización.

¿Qué aspecto de la documentación se refiere a la eliminación de documentos?

Destrucción de documentos sin valor.

¿Qué criterios se pueden usar para clasificar documentalmente un archivo?

Alfabético, cronológico, numérico, topográfico.

¿Por qué es importante el inventario de archivo?

Permite localizar fácilmente la información archivada.