Mod 1.2

📁 1. Documentación y Archivo

📌 Funciones del archivo

El archivo permite organizar, conservar, recuperar y proteger los documentos producidos en una institución. Es clave para la eficiencia administrativa y la toma de decisiones.

📌 Tipos de archivo

Archivo activo: documentos de uso frecuente.

Archivo semiactivo: documentos que ya no se consultan tan seguido.

Archivo inactivo: documentos que se conservan por valor legal o histórico.

📌 Mobiliario de archivo

Archivadores: muebles para guardar documentos. Pueden tener ruedas para facilitar su transporte.

Estanterías: ofrecen acceso visual y físico a los documentos, pero no son ideales para archivos.

Gavetas móviles: varían en tamaño, se deslizan sobre rieles, y permiten ordenar carpetas con poco espacio.

Armarios con persianas: recomendados para ahorrar espacio y tener acceso rápido.

📌 Sistemas de archivo

Alfabético: por orden de letras.

Cronológico: por fecha (día, mes, año).

Numérico: por números correlativos.

Topográfico: según ubicación física.

📌 Inventario de archivo

Es un listado detallado de los documentos existentes, que permite localizar fácilmente información archivada.

---

✉ 2. Correspondencia

📌 ¿Qué es la correspondencia?

Es el conjunto de comunicaciones escritas (físicas o electrónicas) que entran o salen de una organización.

📌 Gestión de la correspondencia

Involucra la recepción, registro, clasificación, distribución, archivo y control de cartas, correos electrónicos, oficios, circulares, etc.

📌 Tipos de correspondencia

Entrada: la que recibe la institución.

Salida: la que envía.

Interna: entre departamentos de la misma entidad.

Externa: hacia o desde otras organizaciones.

Ascendente: enviada desde niveles inferiores a superiores.

Descendente: enviada desde superiores a subordinados.

Horizontal: entre áreas del mismo nivel jerárquico.

---

🔁 3. Control y Movimiento de la Documentación

📌 Operaciones de control documental

1. Registro: anotar datos esenciales del documento (fecha, remitente, número).

2. Clasificación: ordenar según criterios.

3. Distribución: hacer llegar a los destinatarios.

4. Archivo: guardar de forma segura.

5. Seguimiento: verificar el estado o trámite del documento.

📌 Movimiento documental

Se refiere al recorrido que hacen los documentos dentro y fuera de la organización.

📌 ¿Qué se anota?

Documentos recibidos: fecha, hora, remitente, asunto, número de entrada.

Documentos enviados: fecha, destinatario, asunto, número de salida.

📌 Mesa de control

Lugar o sistema donde se registran y canalizan los documentos. Permite supervisar su estado y ubicación.

📌 Traspaso a expedientes inactivos

Consiste en mover documentos que ya no se usan a una sección donde ocupen menos espacio. Pertenece a la etapa de archivo inactivo o histórico.

📌 Eliminación de documentos

Consiste en destruir documentos sin valor legal, fiscal ni histórico, generalmente mediante trituración o incineración, bajo normas establecidas.

---

🏢 4. Administración y Empresa

📌 ¿Qué es la administración?

Es la ciencia social que organiza y dirige los recursos (humanos, financieros, materiales) para alcanzar objetivos eficientemente.

📌 Proceso administrativo

1. Planeación: definir metas y actividades.

2. Organización: asignar recursos y responsabilidades.

3. Dirección: coordinar y guiar al personal.

4. Control: evaluar y corregir resultados.

📌 Funciones de la empresa

Producción

Finanzas

Recursos Humanos

Marketing o Ventas

Administración general

📌 Definición de empresa

Unidad económica-social que combina capital, trabajo y recursos para producir bienes o servicios con fines de lucro o beneficio social.

---

📄 5. Documentos y Profesionales del Archivo

📌 Definición de documento

Información registrada en cualquier soporte (papel, digital) que sirve como evidencia o prueba de actividades.

📌 Expediente

Conjunto de documentos relacionados entre sí, que forman un solo caso o trámite.

📌 Archivo

Lugar físico o virtual donde se conservan documentos.

📌 Diferencia entre archivista y archivero

Archivista: profesional capacitado en la gestión técnica de archivos.

Archivero: persona que se encarga del manejo físico del archivo (puede no tener formación técnica).

📌 Abreviatura de Recursos Humanos

RR. HH. porque en español, se repite la inicial de palabras en plural con un punto intermedio (Recursos y Humanos → RR. HH.).