Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

O que é arquivamento de documentos?

É o ato de guardar os documentos no local correto para que possam ser encontrados quando necessário.

Qual é o principal objetivo do arquivamento?

Guardar os documentos de forma organizada, segura e fácil de localizar.

Arquivar é o mesmo que classificar?

Não. Classificar é decidir a que grupo o documento pertence; arquivar é guardá-lo no local correto.

Arquivar é o mesmo que ordenar?

Não. Ordenar é colocar os documentos em uma sequência; arquivar é armazená-los.

O que é ordenação de documentos?

É organizar os documentos em uma sequência lógica dentro da mesma classe.

Quando a ordenação é feita?

Depois da classificação e antes ou durante o arquivamento.

Qual é o objetivo da ordenação?

Facilitar a localização dos documentos.

Quais são os principais métodos de ordenação?

Alfabético, numérico, cronológico, geográfico e por assunto.

O que é o método alfabético?

É a organização dos documentos pela ordem das letras dos nomes.

Quando o método alfabético é mais utilizado?

Quando os documentos são identificados principalmente por nomes de pessoas, empresas ou instituições.

O que é o método numérico?

É a organização dos documentos pela sequência dos números que recebem.

Quando o método numérico é mais indicado?

Quando os documentos possuem número de identificação, matrícula ou protocolo.

O que é o método cronológico?

É a organização dos documentos pela ordem das datas.

Quando o método cronológico é mais utilizado?

Quando a data é a informação mais importante para localizar o documento.

O que é o método geográfico?

É a organização dos documentos de acordo com o local de origem ou destino.

Quando o método geográfico é mais indicado?

Quando a localização geográfica é o principal critério de organização.

O que é o método por assunto?

É a organização dos documentos conforme o tema tratado.

Qual método é mais usado para organizar prontuários de pacientes pelo nome?

O método alfabético.

Qual método é mais usado para organizar processos pelo número do processo?

O método numérico.

Qual método é mais usado para organizar notas fiscais pela data de emissão?

O método cronológico.

Qual método é mais usado para organizar documentos por estados ou municípios?

O método geográfico.

A escolha do método de ordenação depende de quê?

Das necessidades do órgão e da forma mais fácil de localizar os documentos.

Um órgão é obrigado a usar apenas um método de ordenação?

Não. Ele pode utilizar métodos diferentes conforme o tipo de documento.

Qual é a diferença entre classificação e ordenação?

A classificação define o grupo do documento; a ordenação define sua sequência dentro desse grupo.

Qual é a diferença entre ordenação e arquivamento?

A ordenação organiza a sequência; o arquivamento guarda o documento.

Um documento foi colocado no grupo "Contratos" e depois organizado por data. O que aconteceu primeiro?

A classificação.

Depois de organizar os contratos por data, eles foram colocados na pasta correspondente. Qual foi a última etapa?

O arquivamento.

Qual é a principal vantagem de uma boa ordenação?

Encontrar os documentos de forma rápida e evitar perda de tempo.

Uma ordenação incorreta pode dificultar a localização do documento?

Sim. Mesmo classificado corretamente, ele pode demorar para ser encontrado.

Qual é a principal pegadinha sobre arquivamento?

Confundir arquivamento com classificação.

Qual é a principal pegadinha sobre ordenação?

Confundir ordenação com classificação.

Qual é a principal pegadinha sobre o método cronológico?

Ele organiza pela data, e não pelo assunto.

Qual é a principal pegadinha sobre o método alfabético?

Ele organiza pelos nomes, e não pela data ou pelo número.

Qual é a principal pegadinha sobre o método numérico?

Ele depende da numeração atribuída aos documentos.

Qual método costuma oferecer mais rapidez quando os documentos possuem um número único?

O método numérico.

Qual método costuma ser mais intuitivo quando os documentos são identificados por nomes?

O método alfabético.

Qual método costuma ser escolhido quando a consulta é feita pela data?

O método cronológico.

Qual método costuma ser escolhido quando a consulta é feita pelo local?

O método geográfico.

Qual método costuma ser escolhido quando a consulta é feita pelo tema tratado?

O método por assunto.