Ledarskap: kap. 11 - De klassiska organisationsmodellerna

Varför löser människor arbeten tillsammans?

Människor löser arbeten tillsammans för att det behövs flera personer för att klara av uppgiften, tidsbrist och kunskapsbrist för en person, flera uppgifter som måste utföras samtidigt.

Vad är en organisation?

En organisation är ett hjälpmedel för att planera och bedriva en viss verksamhet eller lösa vissa uppgifter. Organisationer kan se mycket olika ut beroende på deras uppgift och verksamhet, finansiering, historia och i vilken del av samhället de verkar.

Modell för att förstå organisationer som bygger på deras fyra viktiga egenskaper:

• Uppgift: mål och uppdrag.

• Struktur: nivåer, arbetsfördelning, befogenheter.

• Teknologi: maskiner, datorsystem.

• Människor: arbetare.

Vad visar modellen?

Modellen visar att allting i en organisation hänger samman. Om någon del förändras, blir det en förändring i minst en annan. Exempelvis att man behöver komplettera sin datorutrustning och de anställda behöver utveckla sin kompetens, om man använder IP-telefoni i ett företag.

Egenskaper för dagens organisationer:

• De har tillkommit för att lösa vissa uppgifter/mål.

• De är sociala enheter som samverkar.

• De är strukturerade och samordnade.

• De ingår som en del av en större omgivning.

Slutna och öppna system:

Alla system strävar efter att uppnå jämvikt. Slutet system är oberoende av omgivningen. I ett öppet system kan systemet ta in, omvandla och ge tillbaka energi till omgivningen. Om företag inte håller jämvikten riskerar de att gå i konkurs. Vissa system hanterar inte bara förändringar i omvärlden, utan kan också starkt påverka hur omvärlden utvecklas.

Produktionsorganisation:

Tidiga industriorganisationer kom till när legotillverkning och hantverk flyttade till fabrikerna. Organisationerna var produktorienterade genom att varje produktionsenhet skötte sitt, arbetade på sitt sätt, anställde sitt folk och fungerade som en egen verksamhet. Den gemensamma ledningen och att produktionen låg samlad på ett ställe höll samman produktionsenheterna.

Fördelar och nackdelar med produktorganisation:

Fördelar:

• Fokus på den egna produkten - kunskapsmässigt bra.

• Helhetssyn på produkten.

• Underlättar samordning inom produktenheten.

Nackdelar:

• Svårt att samordna t.ex. administration.

• Risk för dubbelarbete.

• Risk för att man struntar i andra produktenheter.

Varför utvecklades fyra organisationsskolor?

Fyra organisationsskolor utvecklades för att arbetet behövde organiseras på ett mer genomtänkt sätt. Produktionen kunde öka när tillgången till energi ökade.

Framväxten av scientific management:

Industrialisering → snabb teknisk utveckling - allt mer mekaniserad produktion. Företagsledningen förstod inte att mekaniseringen innebar oanade möjligheter till ökning av produktiviteten. De lät arbetarna utforma hur arbetet skulle skötas där de utgick från ett hantverksmässigt sätt = ineffektiva arbetsmetoder.

Vad översätts scientific management till?

Scientific management översätts till "företagsledning grundad på vetenskap" eftersom den betonar att produktionen ska grundas på systematiska tids- och arbetsstudier.

Väg till effektivt arbete enligt Taylor:

• Med hjälp av tids- och arbetsstudier skulle man hitta det bästa och effektivaste sättet att utföra arbete, och se till att regler och arbetsrutiner följs.

• Ledningen måste planera hur arbetet ska utföras.

• Utbilda arbetarna genom att noggrant beskriva kraven i arbetsuppgifterna - befattningsbeskrivningar.

• Införa ackordslön - lön efter prestation, för ökad prestation av arbetare.

Vad är en funktionsorganisation?

Funktionsorganisation innebär att verksamheten delas in efter uppgifter - all produktion samlas i en enhet, alla personalfrågor i en, osv. Varje enhet är specialist på sina frågor och har beslutsrätten. Chefer hade flera chefer och förmän.

Fördelar och nackdelar med funktionsorganisation:

Fördelar:

• Möjliggör hög grad av specialisering.

• Bra när det är få produkter.

• Fungerar bra när omgivningen är stabil.

Nackdelar:

• Risk för konflikter/intressemotsättningar mellan funktioner.

• Risk för att kunden får problem för att funktionerna inte samverkar.

• Risk för dålig marknadsorientering - kundens behov är inte i fokus.

Byråkratiska skolan:

Weber intresserade sig mest för administrationens utformning. En effektiv organisation kräver tydliga regler och instruktioner för arbetet - gällde särskilt ansvar, makt, kontroll. Organisationen borde ha en hierarkisk uppbyggnad i maktpyramid.
Viktigt med tjänstevägen - varje anställd rapporterar till sin närmaste chef och chefen får bara meddela med sin egen personal. Varje anställd ska bara ha en chef.
Ledningen ska planera verksamheten och kontrollera att arbetet utförs i enlighet med instruktioner.

Egenskaper för byråkratisk organisationsstruktur:

• Det måste finnas regler för hur problem ska lösas.

• Varje anställd måste ha klarlagda arbetsuppgifter, t.ex. befattningsbeskrivning.

• Det måste finnas ett system för chefens befogenheter och användningsregler, t.ex. delegationsordning.

• Hierarkisk - överordnad leder och kontrollerar underordnad.

• Anställda ska få utbildning för att följa reglerna.

• Organisationen måste ha handlingsfrihet att kunna omfördela resurserna allt efter behov.

• Beslut som rör organisationen skrivs ned.

Exempel på byråkratiska organisationer:

Centrala statliga myndigheter med utvecklande, utredande och kontrollerande uppgifter är ofta byråkratiska organisationer. Viktigt med insyn, offentlighet och transparens.

Fördelar och nackdelar med byråkratisk organisation:

Fördelar:

• Expert inom sitt område.

• Internationell och nationell överblick på grund av specialister.

• Många välutbildade.

Nackdelar:

• Driver för centralisering av verksamheter.

• Inte alltid bra på operativa uppgifter.

• Risk för att visa alltför stor följsamhet mot departement/ministrar.

Utgångspunkter hos administrativa skolan:

Utgångspunkter - företagsledningens perspektiv, och att företaget skulle bestå av hierarkier → de planerande, styrande och kontrollerande funktionerna skiljdes från producerande verksamheten. Genomtänkt administration var nödvändig för effektivitet inom organisationen.

Företagets processer indelade i områden:

• Administrativa som utgörs av POLSK.

• Tekniska som utgörs av produktionsprocesser.

• Finansiella - anskaffning och användning av kapital.

• Redovisning av företagets resurser och användning.

• Kommersiella - inköp, marknadsföring och försäljning.

• Säkerhetsområdet som handlar om skyddsåtgärder för företagets resurser.

Linje-stabsorganisation:

Eftersom anställda skulle bara ha en chef var det viktigt att skapa en organisation som kunde använda olika specialisters kunskaper. Linje = produktionen och stab = specialiserad rådgivning för alla produktionsenheter. Ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan produktion och stab är ofta oklar.

Fördelar och nackdelar med linje-stabsorganisation:

Fördelar:

• Specialistkunnande kan utnyttjas.

• Lättare att samordna.

• Staben är en utvecklingsresurs.

Nackdelar:

• Risk för konflikter mellan linje och stab.

• Risk för centralisering.

• Risk för att organisationen upplevs som otydlig.

Human relations-skolan:

Det började som ett experiment istället från forskning. Pedagogiska, psykologiska och sociala faktorer är viktiga för produktivitet och arbetstillfredsställelse. Normer och värderingar, kollektivt lärande, informell organisation med informell ledare, och intresse från forskare och företagsledning är viktigare än löne- och belöningssystem.