Classificação de documentos de arquivo.

O que é classificação de documentos?

É o processo de organizar os documentos de acordo com as funções e atividades do órgão que os produziu.

Qual é o principal objetivo da classificação de documentos?

Organizar os documentos de forma lógica para facilitar sua localização, controle e gestão.

A classificação organiza os documentos por assunto qualquer?

Não. Ela considera principalmente as funções e atividades que deram origem ao documento.

O que é um Plano de Classificação de Documentos?

É o instrumento que mostra como os documentos devem ser organizados dentro da instituição.

Para que serve o Plano de Classificação?

Para manter todos os documentos organizados seguindo um padrão.

O que é um código de classificação?

É um código usado para identificar em qual classe ou assunto funcional o documento pertence.

Por que cada documento recebe um código de classificação?

Para facilitar sua organização, localização e controle.

Quando a classificação deve ser feita?

Assim que o documento entra no sistema de gestão documental ou é produzido pelo órgão.

A classificação ajuda na avaliação documental?

Sim. Ela facilita a definição do prazo de guarda e da destinação dos documentos.

A classificação facilita a localização dos documentos?

Sim. Documentos classificados corretamente são encontrados com mais rapidez.

A classificação influencia a Tabela de Temporalidade?

Sim. A classificação é uma das bases para definir os prazos de guarda dos documentos.

O que acontece se um documento for classificado de forma errada?

Ele pode ser arquivado no lugar errado, dificultando sua localização e gestão.

Quem utiliza a classificação de documentos?

Os servidores responsáveis pela gestão documental e pelo arquivo.

O que significa classificar um documento?

Identificar a atividade ou função que originou o documento e colocá-lo na classe correspondente.

A classificação leva em conta quem produziu o documento?

Sim. Ela respeita as funções e atividades do produtor dos documentos.

Qual é a diferença entre classificação e ordenação?

Classificação define em que grupo o documento pertence; ordenação define a sequência em que os documentos ficarão dentro desse grupo.

O que é ordenação de documentos?

É a organização dos documentos dentro de uma mesma classe, usando um critério como data, número, nome ou assunto.

A ordenação acontece antes ou depois da classificação?

Depois da classificação.

Qual é a principal pegadinha entre classificação e ordenação?

Classificar é separar os documentos em grupos; ordenar é colocá-los em uma sequência dentro de cada grupo.

Qual é a diferença entre classificação e arquivamento?

Classificação identifica onde o documento pertence; arquivamento é guardá-lo fisicamente ou eletronicamente no local correto.

Um documento pode ser arquivado sem ter sido classificado?

Não é o procedimento correto, pois a classificação indica onde ele deve ser arquivado.

A classificação depende do suporte do documento?

Não. Ela é feita da mesma forma para documentos físicos ou digitais.

Documentos digitais também precisam ser classificados?

Sim. Todo documento arquivístico deve ser classificado.

A classificação serve apenas para organizar documentos?

Não. Ela também facilita a recuperação da informação, a avaliação documental e a aplicação da Tabela de Temporalidade.

Qual é uma vantagem da classificação correta?

Reduz o tempo para localizar documentos e evita erros no arquivamento.

Qual é uma pegadinha comum sobre Plano de Classificação?

Ele organiza os documentos; quem define o prazo de guarda é a Tabela de Temporalidade.

Qual é uma pegadinha comum sobre código de classificação?

O código não identifica o documento em si, mas a classe à qual ele pertence.

Um servidor colocou todos os contratos em um mesmo grupo antes de organizá-los por data. O que ele fez primeiro?

A classificação.

Depois de reunir todos os contratos, o servidor os colocou em ordem de data. O que ele fez?

A ordenação.

Um documento foi colocado no grupo errado. Qual etapa foi feita incorretamente?

A classificação.

Um documento está no grupo correto, mas fora da ordem cronológica. Qual etapa foi feita incorretamente?

A ordenação.

Qual é o erro mais comum cobrado pelas bancas sobre classificação?

Confundir classificação com ordenação ou com arquivamento.