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Definir organización.
Sistema social integrado por individuos y grupos, con determinada estructura y dentro de un contexto controlado parcialmente desarrollan actividades aplicando recursos en base a valores en común.
Elementos de la organización informal.
Individuos.
Grupos.
Cultura organizacional.
Clima organizacional.
Valores.
Normas.
Metas.
Creencias.
Elementos de la organización formal.
Fines.
Misión.
Objetivos.
Políticas.
Estrategias.
Funciones.
Jerarquía.
Proceso administrativo.
Estructura formal.
Características de las organizaciones como sistema abierto.
Comportamiento probabilístico.
Interdependencia de las partes.
Homeostasis.
Morfogénesis.
Definición de entorno.
Conjunto de factores, variables, fenómenos, que están fuera de la organización y ejercen influencia sobre la misma, de manera positiva o negativa y directa o indirectamente.
Definición de microentorno.
Sobre este las organizaciones pueden ejercer influencia y control. Afecta de manera directa a las actividades.
Elementos del microentorno.
Clientes.
Proveedores.
Competidores.
Sindicatos.
Sistema financiero.
Sector económico.
Grupo de referencia directa.
Definición de macroentorno.
La influencia de este llega a la organización a través de un factor del microentorno, osea que indirectamente. Son específicos para cada organización, no son fácilmente controlables y actúan con máxima incertidumbre.
Elementos del macroentorno.
Factor económico.
La tecnología.
La sociedad.
Factores políticos.
Factores culturales.
Grupos de referencia indirecta.
Definición de administración.
Proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, dirección y control ejecutados para determinar y lograr objetivos, usando recursos. Es un proceso continuo.
Etapas del proceso administrativo.
Planificar: ¿Quién soy?; ¿Qué hago?; ¿Para dónde voy?
Organizar: ¿Cómo voy a trabajar?
Dirigir: Asignar tareas, doy órdenes, resuelvo problemas.
Controlar: ¿Qué he logrado?
¿Cuáles son los niveles organizativos y cuáles son administrativos?
Las 3 gerencias y el nivel operativo.
Alta gerencia, gerencia media y gerencia de primera linea.
Definición de alta gerencia, media y primera linea.
Alta gerencia: Dirigen la totalidad de la empresa, gerentes estratégicos y la jerarquía más alta en el sistema.
Gerencia media: Dirigen un área o división del sistema.
Gerencia de primera linea: Supervisan a los empleados que pertenecen al nivel operativo.
Definición de planificación.
Proceso consistente en la definición de objetivos y metas, estableciendo una estrategia general para alcanzarlos, desarrollando una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades.
Tipos de planes, según alcance.
Estratégicos, desarrollados por la alta dirección, afectando la totalidad de la empresa, son a largo plazo.
Tácticos, desarrollados por mandatos medios, afectan unidades de negocio y/o departamentos, estos son a medio y corto plazo, concretan los estratégicos.
Operativos, desarrollado por supervisores e incluso operarios, son a corto plazo, detallan la programación del trabajo individual, tiempo de las tareas e instrucciones para ejecutar el trabajo.
Tipos de planes, según su tiempo.
Largo plazo, >= 5 años (estratégicos).
Mediano plazo, más de un año hasta 5 (tácticos).
Corto plazo, <= 1 año (operativos).
Tipos de planes, según su frecuencia de uso.
Uso único, estratégicos y tácticos.
Uso permanente, operativos.
Tipos de planes, según especificidad.
Direccionales o generales (estratégicos y tácticos).
Específicos (operativos).
Definición de organización como proceso administrativo.
Resultado de la planificación, reúne recursos en forma ordenada y arregla operarios en un modelo aceptable para desarrollar actividades. Esta se requiere lograr acciones colectivas efectivas y es el instrumento por el cual es posible lograr los objetivos.
Definición organización informal.
Relaciones personales y sociales, no tiene parámetros de organización, sin criterios, surgen espontáneamente en base a afecto o repulsión pero afectan a la organización formal.
Tipos de relaciones informal.
Prescritas: Establecidas por la organización formal.
Percibidas, aquellas establecidas por la interpretación de las personas de las relaciones formales.
Reales, surgen de hecho entre personas.
Deseadas, surgen por preferencia respecto a las intenciones que desean con la otra persona.
Definición organización formal.
Estructura planeada, diseñada para ejecutar diferentes funciones.
Definición estructura informal.
Elementos y relaciones, unidades (áreas) y relaciones (lineas de autoridad, o jerárquicas) y líneas de coordinación (acuerdo de pautas de trabajo entre áreas y las que deben completar algo).
¿Cómo se crea la estructura de la organización?
Especialización/División del trabajo.
Departamentalización.
Cadena de mando.
Tramo de control.
Centralización/Descentralización.
Formalización.
Definición y tipos de especialización de trabajo.
Grado en el cual se dividen las tareas en trabajos separados en la organización.
Alta especialización, cada tarea es hecha por un puesto de trabajo.
Baja especialización, todas las tareas son hechas por un mismo puesto de trabajo.
Definición y tipos de departamentalización.
Consiste en agrupar tareas o funciones operativas siguiendo un criterio determinado.
Números simples, consiste en agrupar determinado grupo que van a hacer la misma tarea bajo supervisión de un administrador.
Por tiempo o turno, agrupación de actividades en base al tiempo.
Clientes, aplica en áreas de comercio, su objetivo es atender necesidades de cada tipo de cliente.
Producto o servicio, organiza a las personas según lo que demanda fabricar el producto o prestar el servicio.
Proceso o equipo, agrupar en base al proceso de fabricación, dividido en etapas. Pensar en la producción, en lo que hago.
Zona geográfica, es en base a sucursales, llevar las actividades a distintos puntos.
Proyecto, agrupar tareas según el tipo de proyecto.
Organización matricial, combina funciones y proyectos.
Definición de cadena de mando.
Línea continua de autoridad, extendida desde la cúspide hasta la base. Define quién informa a quién.
Definición y tipos de tramo de control.
Cantidad máxima de personas o unidades que un gerente coordina y dirige, determina en gran medida el número de niveles de gerente que hay en la organización.
Amplio: Cada gerente tiene muchas áreas (peine).
Estrecho: Cada uno tiene pocas áreas.
Definición y tipos de centralización/descentralización
Grado de toma de decisiones, centrado en un punto. No existen organizaciones totalmente centralizadas o descentralizadas, presentan tendencias hacía uno u otro.
Fuertemente centralizada, escasa o ninguna delegación de decisiones.
Fuertemente descentralizada, extensa y profunda delegación de autoridad.
Siempre que haya sucursales hay descentralización.
Definición y tipos de formalización.
Grado de estándares en puestos y procedimientos, esperando que los empleados manejen exactamente el mismo insumo para resultados consistentes y uniformes.
Alta formalización, existen documentos y normas para cada puesto, área, función o proceso.
Baja formalización, existencia de normas y documentes, puede ser escasa o dispar.
Tipos de autoridades.
Autoridad de linea, jefe superior, asigna y distribuye el trabajo a los subalternos. La autoridad y responsabilidad se transmite en una sola línea jerárquica.
Autoridad funcional, basada en la división de tareas por funciones, un jefe es responsable sobre su departamento y sobre cualquier subordinado que ejecute tareas de esa especialidad.
Autoridad de staff, asesora y recomienda a las autoridades de línea, no da ordenes ni tiene poder de decidir.
Tipos de decisiones.
Programadas/Estructuradas: Condiciones de certeza, repetitivas, estructuradas, predecibles, estables y referida a variables internas.
Semi-programadas/estructuradas: Condiciones de riesgo, periódicas, referidas a variables internas considerando factores externos.
No programadas/estructuradas: Condiciones de incertidumbre, no repetitivas ni estructuradas, impredecibles, inestables y referidas a variables externas.
Tipos de modelos organizacionales.
Mecanicista, estructura plana, departamentalización extensiva alta formalización, red de información limitada y centralizada.
Orgánico, estructura plana, utiliza equipo interfuncional y trans-jerárquico, formalización baja, red amplia de información y se apoya en toma de decisiones participativas.
Definición de dirección.
Función ejecutiva, consiste en guiar y supervisar a los miembros para el logro de objetivos.
¿Qué son las habilidades gerenciales o directivas?
Conjunto de capacidades y conocimientos necesarios para realizar actividades de administración y liderazgo en el rol de gerente. Algunas son: Manejo de recursos humanos, gestión de tiempo, capacidad de análisis y negociación, gestión de proyecto, toma de decisiones y trabajo en equipo.
Tipos de habilidades gerenciales.
Conceptuales, formulación de ideas, entendimiento de relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas de forma creativa, entre otros.
Humanísticas, interactuar efectivamente, cooperando con los empleados a su cargo.
Técnicas, conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicos o herramientas propias al cargo o área.
Definición de comunicación.
Transferir información para actuar o facilitar procesos, necesario para establecer y difundir metas, desarrollar planes, liderar, dirigir y motivar, resolver conflictos , crear un clima de trabajo agradable y conocer el desempeño.
¿Cómo se divide la comunicación formal?
Vertical, ascendente (reportes) o descendente (ordenes). Relacionado con autoridad lineal.
Horizontal, coordinación de tareas entre departamentos del mismo nivel jerárquico.
Oblicua, entre dos sectores no relacionados directamente y de distinta jerarquía. Relacionado con autoridad funcional.
Externa, relacionado con el entorno, por ejemplo hacer una promoción.
Definición y tipos de comunicación informal.
Surge espontáneamente de las relaciones entre miembros, satisface necesidades sociales.
Beneficios: Solidaridad, colaboración y mayor efectividad, creando un ambiente laboral agradable.
Inconvenientes: Distorsión de la realidad, malas interpretaciones, rapidez de circulación y tamaño de audiencia, capacidad de convencimiento y credibilidad, la fuente es anónima.
Definición de control.
Subproceso administrativo sistemático de regular o medir actividades desarrolladas para coincidir con los objetivos y expectativas establecidas en los planes.
¿Con qué esta relacionado el control?
La planificación, organización y dirección están estrechamente interrelacionados.
¿Para qué sirve el control?
Es un sistema de retroalimentación cuyo propósito es identificar oportunidades de progreso, perfección, incrementos o decrementos, permitiendo una mejora continua optimizando recursos y logrando mejores resultados.
¿Cómo se divide el proceso del control?
Definir estándares e indicadores, representan objetivos y metas.
Medición de resultados reales, ¿Qué controlan las organizaciones? Cantidad, calidad, uso del tiempo, costos, procesos/funciones, relaciones interpersonales y aspectos formales.
Comparación de los patrones/estándares, investigación de las diferencias. Solo cuando se producen desvíos, tengo que evaluar qué pasó.
Corrección de las desviaciones, si las hay y son significativas.
Tipo de control, según nivel organizacional o naturaleza.
Control estratégico/posicional:
Relaciones con el mercado.
Relaciones con la competencia.
Relaciones con el entorno económico.
Los potenciales de la organización.
Tipo de control, según nivel organizacional o naturaleza.
Control táctico/directivo/gestión:
Relaciones entre las funciones.
Procesos.
Resultados de cada función.
Asignación de recursos.
Tipo de control, según nivel organizacional o naturaleza.
Control operativo:
Ejecución de tareas.
Rentabilidad.
Control financiero.
Eficiencia.
Tipo de control, según su ámbito o alcance.
Parcial, abarca un solo sector de la empresa.
Total, integra todos los sectores de la empresa.
Tipo de control, según el momento.
A priori (¿Para qué?), establecer puntos de control en la misma planificación.
Concurrente, se realiza al mismo tiempo que se ejecutan las acciones.
Retroalimentación o posteriori, ejecutado después de que la acción ha ocurrido.
Tipos de necesidades.
Fisiológicas, necesidades básicas como comida, agua, abrigo y sueño. Si no se cumplen no motivan a los individuos.
Seguridad, de empleo, reglamentos definidos con claridad, propiedad (hogar), jubilaciones.
Asociación o aceptación, necesidad de pertenencia, ser aceptados, facilidades sociales y deportivas.
Estimación, desear estima propia y de los demás, produce satisfacciones como poder, prestigio, categoría, responsabilidad y control personal y seguridad en uno mismo.
Autorrealización, buscar en el trabajo el significado y crecimiento personal, optimizar potencial propio.
Definir liderazgo.
Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros de un grupo. Es el resultado de las necesidades de un grupo.
Definir líder autocrático.
Da órdenes y supera su cumplimiento, dogmático e impositivo y dirige a través de la habilidad para restringir, recompensar o castigar.
Definir líder democrático o participativo.
Consulta con sus subordinados las acciones y decisiones propuestas, promoviendo la participación.
Definir líder de políticas laxas.
Usa un poco de poder, si es que lo hace y da a sus subordinados gran cantidad de independencia en sus operaciones.
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