SyPN - Organizaciones

Definir organización.

Sistema social integrado por individuos y grupos, con determinada estructura y dentro de un contexto controlado parcialmente desarrollan actividades aplicando recursos en base a valores en común.

Elementos de la organización informal.

• Individuos.

• Grupos.

• Cultura organizacional.

• Clima organizacional.

• Valores.

• Normas.

• Metas.

• Creencias.

Elementos de la organización formal.

• Fines.

• Misión.

• Objetivos.

• Políticas.

• Estrategias.

• Funciones.

• Jerarquía.

• Proceso administrativo.

• Estructura formal.

Características de las organizaciones como sistema abierto.

• Comportamiento probabilístico.

• Interdependencia de las partes.

• Homeostasis.

• Morfogénesis.

Definición de entorno.

Conjunto de factores, variables, fenómenos, que están fuera de la organización y ejercen influencia sobre la misma, de manera positiva o negativa y directa o indirectamente.

Definición de microentorno.

Sobre este las organizaciones pueden ejercer influencia y control. Afecta de manera directa a las actividades.

Elementos del microentorno.

• Clientes.

• Proveedores.

• Competidores.

• Sindicatos.

• Sistema financiero.

• Sector económico.

• Grupo de referencia directa.

Definición de macroentorno.

La influencia de este llega a la organización a través de un factor del microentorno, osea que indirectamente. Son específicos para cada organización, no son fácilmente controlables y actúan con máxima incertidumbre.

Elementos del macroentorno.

• Factor económico.

• La tecnología.

• La sociedad.

• Factores políticos.

• Factores culturales.

• Grupos de referencia indirecta.

Definición de administración.

Proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, dirección y control ejecutados para determinar y lograr objetivos, usando recursos. Es un proceso continuo.

Etapas del proceso administrativo.

1. Planificar: ¿Quién soy?; ¿Qué hago?; ¿Para dónde voy?
   

2. Organizar: ¿Cómo voy a trabajar?
   

3. Dirigir: Asignar tareas, doy órdenes, resuelvo problemas.
   

4. Controlar: ¿Qué he logrado?

¿Cuáles son los niveles organizativos y cuáles son administrativos?

1. Las 3 gerencias y el nivel operativo.
   

2. Alta gerencia, gerencia media y gerencia de primera linea.

Definición de alta gerencia, media y primera linea.

• Alta gerencia: Dirigen la totalidad de la empresa, gerentes estratégicos y la jerarquía más alta en el sistema.
  

• Gerencia media: Dirigen un área o división del sistema.
  

• Gerencia de primera linea: Supervisan a los empleados que pertenecen al nivel operativo.

Definición de planificación.

Proceso consistente en la definición de objetivos y metas, estableciendo una estrategia general para alcanzarlos, desarrollando una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades.

Tipos de planes, según alcance.

• Estratégicos, desarrollados por la alta dirección, afectando la totalidad de la empresa, son a largo plazo.
  

• Tácticos, desarrollados por mandatos medios, afectan unidades de negocio y/o departamentos, estos son a medio y corto plazo, concretan los estratégicos.
  

• Operativos, desarrollado por supervisores e incluso operarios, son a corto plazo, detallan la programación del trabajo individual, tiempo de las tareas e instrucciones para ejecutar el trabajo.

Tipos de planes, según su tiempo.

• Largo plazo, >= 5 años (estratégicos).
  

• Mediano plazo, más de un año hasta 5 (tácticos).
  

• Corto plazo, <= 1 año (operativos).

Tipos de planes, según su frecuencia de uso.

• Uso único, estratégicos y tácticos.
  

• Uso permanente, operativos.

Tipos de planes, según especificidad.

• Direccionales o generales (estratégicos y tácticos).
  

• Específicos (operativos).

Definición de organización como proceso administrativo.

Resultado de la planificación, reúne recursos en forma ordenada y arregla operarios en un modelo aceptable para desarrollar actividades. Esta se requiere lograr acciones colectivas efectivas y es el instrumento por el cual es posible lograr los objetivos.

Definición organización informal.

Relaciones personales y sociales, no tiene parámetros de organización, sin criterios, surgen espontáneamente en base a afecto o repulsión pero afectan a la organización formal.

Tipos de relaciones informal.

• Prescritas: Establecidas por la organización formal.
  

• Percibidas, aquellas establecidas por la interpretación de las personas de las relaciones formales.
  

• Reales, surgen de hecho entre personas.
  

• Deseadas, surgen por preferencia respecto a las intenciones que desean con la otra persona.

Definición organización formal.

Estructura planeada, diseñada para ejecutar diferentes funciones.

Definición estructura informal.

Elementos y relaciones, unidades (áreas) y relaciones (lineas de autoridad, o jerárquicas) y líneas de coordinación (acuerdo de pautas de trabajo entre áreas y las que deben completar algo).

¿Cómo se crea la estructura de la organización?

1. Especialización/División del trabajo.

2. Departamentalización.

3. Cadena de mando.

4. Tramo de control.

5. Centralización/Descentralización.

6. Formalización.

Definición y tipos de especialización de trabajo.

Grado en el cual se dividen las tareas en trabajos separados en la organización.

• Alta especialización, cada tarea es hecha por un puesto de trabajo.

• Baja especialización, todas las tareas son hechas por un mismo puesto de trabajo.

Definición y tipos de departamentalización.

Consiste en agrupar tareas o funciones operativas siguiendo un criterio determinado.

• Números simples, consiste en agrupar determinado grupo que van a hacer la misma tarea bajo supervisión de un administrador.

• Por tiempo o turno, agrupación de actividades en base al tiempo.

• Clientes, aplica en áreas de comercio, su objetivo es atender necesidades de cada tipo de cliente.

• Producto o servicio, organiza a las personas según lo que demanda fabricar el producto o prestar el servicio.

• Proceso o equipo, agrupar en base al proceso de fabricación, dividido en etapas. Pensar en la producción, en lo que hago.

• Zona geográfica, es en base a sucursales, llevar las actividades a distintos puntos.

• Proyecto, agrupar tareas según el tipo de proyecto.

• Organización matricial, combina funciones y proyectos.

Definición de cadena de mando.

Línea continua de autoridad, extendida desde la cúspide hasta la base. Define quién informa a quién.

Definición y tipos de tramo de control.

Cantidad máxima de personas o unidades que un gerente coordina y dirige, determina en gran medida el número de niveles de gerente que hay en la organización.

• Amplio: Cada gerente tiene muchas áreas (peine).

• Estrecho: Cada uno tiene pocas áreas.

Definición y tipos de centralización/descentralización

Grado de toma de decisiones, centrado en un punto. No existen organizaciones totalmente centralizadas o descentralizadas, presentan tendencias hacía uno u otro.

• Fuertemente centralizada, escasa o ninguna delegación de decisiones.

• Fuertemente descentralizada, extensa y profunda delegación de autoridad.

Siempre que haya sucursales hay descentralización.

Definición y tipos de formalización.

Grado de estándares en puestos y procedimientos, esperando que los empleados manejen exactamente el mismo insumo para resultados consistentes y uniformes.

• Alta formalización, existen documentos y normas para cada puesto, área, función o proceso.

• Baja formalización, existencia de normas y documentes, puede ser escasa o dispar.

Tipos de autoridades.

• Autoridad de linea, jefe superior, asigna y distribuye el trabajo a los subalternos. La autoridad y responsabilidad se transmite en una sola línea jerárquica.

• Autoridad funcional, basada en la división de tareas por funciones, un jefe es responsable sobre su departamento y sobre cualquier subordinado que ejecute tareas de esa especialidad.

• Autoridad de staff, asesora y recomienda a las autoridades de línea, no da ordenes ni tiene poder de decidir.

Tipos de decisiones.

• Programadas/Estructuradas: Condiciones de certeza, repetitivas, estructuradas, predecibles, estables y referida a variables internas.

• Semi-programadas/estructuradas: Condiciones de riesgo, periódicas, referidas a variables internas considerando factores externos.

• No programadas/estructuradas: Condiciones de incertidumbre, no repetitivas ni estructuradas, impredecibles, inestables y referidas a variables externas.

Tipos de modelos organizacionales.

• Mecanicista, estructura plana, departamentalización extensiva alta formalización, red de información limitada y centralizada.

• Orgánico, estructura plana, utiliza equipo interfuncional y trans-jerárquico, formalización baja, red amplia de información y se apoya en toma de decisiones participativas.

Definición de dirección.

Función ejecutiva, consiste en guiar y supervisar a los miembros para el logro de objetivos.

¿Qué son las habilidades gerenciales o directivas?

Conjunto de capacidades y conocimientos necesarios para realizar actividades de administración y liderazgo en el rol de gerente. Algunas son: Manejo de recursos humanos, gestión de tiempo, capacidad de análisis y negociación, gestión de proyecto, toma de decisiones y trabajo en equipo.

Tipos de habilidades gerenciales.

• Conceptuales, formulación de ideas, entendimiento de relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas de forma creativa, entre otros.

• Humanísticas, interactuar efectivamente, cooperando con los empleados a su cargo.

• Técnicas, conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicos o herramientas propias al cargo o área.

Definición de comunicación.

Transferir información para actuar o facilitar procesos, necesario para establecer y difundir metas, desarrollar planes, liderar, dirigir y motivar, resolver conflictos , crear un clima de trabajo agradable y conocer el desempeño.

¿Cómo se divide la comunicación formal?

• Vertical, ascendente (reportes) o descendente (ordenes). Relacionado con autoridad lineal.

• Horizontal, coordinación de tareas entre departamentos del mismo nivel jerárquico.

• Oblicua, entre dos sectores no relacionados directamente y de distinta jerarquía. Relacionado con autoridad funcional.

• Externa, relacionado con el entorno, por ejemplo hacer una promoción.

Definición y tipos de comunicación informal.

Surge espontáneamente de las relaciones entre miembros, satisface necesidades sociales.

• Beneficios: Solidaridad, colaboración y mayor efectividad, creando un ambiente laboral agradable.

• Inconvenientes: Distorsión de la realidad, malas interpretaciones, rapidez de circulación y tamaño de audiencia, capacidad de convencimiento y credibilidad, la fuente es anónima.

Definición de control.

Subproceso administrativo sistemático de regular o medir actividades desarrolladas para coincidir con los objetivos y expectativas establecidas en los planes.

¿Con qué esta relacionado el control?

La planificación, organización y dirección están estrechamente interrelacionados.

¿Para qué sirve el control?

Es un sistema de retroalimentación cuyo propósito es identificar oportunidades de progreso, perfección, incrementos o decrementos, permitiendo una mejora continua optimizando recursos y logrando mejores resultados.

¿Cómo se divide el proceso del control?

1. Definir estándares e indicadores, representan objetivos y metas.

2. Medición de resultados reales, ¿Qué controlan las organizaciones? Cantidad, calidad, uso del tiempo, costos, procesos/funciones, relaciones interpersonales y aspectos formales.

3. Comparación de los patrones/estándares, investigación de las diferencias. Solo cuando se producen desvíos, tengo que evaluar qué pasó.

4. Corrección de las desviaciones, si las hay y son significativas.

Tipo de control, según nivel organizacional o naturaleza.

Control estratégico/posicional:

• Relaciones con el mercado.

• Relaciones con la competencia.

• Relaciones con el entorno económico.

• Los potenciales de la organización.

Tipo de control, según nivel organizacional o naturaleza.

Control táctico/directivo/gestión:

• Relaciones entre las funciones.

• Procesos.

• Resultados de cada función.

• Asignación de recursos.

Tipo de control, según nivel organizacional o naturaleza.

Control operativo:

• Ejecución de tareas.

• Rentabilidad.

• Control financiero.

• Eficiencia.

Tipo de control, según su ámbito o alcance.

• Parcial, abarca un solo sector de la empresa.

• Total, integra todos los sectores de la empresa.

Tipo de control, según el momento.

• A priori (¿Para qué?), establecer puntos de control en la misma planificación.

• Concurrente, se realiza al mismo tiempo que se ejecutan las acciones.

• Retroalimentación o posteriori, ejecutado después de que la acción ha ocurrido.

Tipos de necesidades.

• Fisiológicas, necesidades básicas como comida, agua, abrigo y sueño. Si no se cumplen no motivan a los individuos.

• Seguridad, de empleo, reglamentos definidos con claridad, propiedad (hogar), jubilaciones.

• Asociación o aceptación, necesidad de pertenencia, ser aceptados, facilidades sociales y deportivas.

• Estimación, desear estima propia y de los demás, produce satisfacciones como poder, prestigio, categoría, responsabilidad y control personal y seguridad en uno mismo.

• Autorrealización, buscar en el trabajo el significado y crecimiento personal, optimizar potencial propio.

Definir liderazgo.

Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros de un grupo. Es el resultado de las necesidades de un grupo.

Definir líder autocrático.

Da órdenes y supera su cumplimiento, dogmático e impositivo y dirige a través de la habilidad para restringir, recompensar o castigar.

Definir líder democrático o participativo.

Consulta con sus subordinados las acciones y decisiones propuestas, promoviendo la participación.

Definir “líder de políticas laxas”.

Usa un poco de poder, si es que lo hace y da a sus subordinados gran cantidad de independencia en sus operaciones.

Definir “control”.

Medir el progreso, asegurar que las acciones se den según lo previsto y dentro de la estructura. Tomar medidas correctivas, comparando con estándares fijos y medir globalmente el desempeño de la empresa.

Control por ámbito

• Parcial: Abarca un sector, proceso o actividad.

• Total: Integra cada sector de la empresa.

Control por momento

• A priori: Implica poner puntos de control en la planificación. (ANTES)

• Concurrente: Se realiza al mismo tiempo que las acciones. (DURANTE)

• Retroalimentación: Se da después de que la acción ocurra. (DESPUÉS)

Control por naturaleza

• Posicional: Analiza situaciones relativas, estratégico y es practicado por la alta gerencia.

• Gestión: Evaluar la gestión del área/departamento, practicado por la gerencia media, táctico.

• Operativo: Regular operaciones, estabilizar salidas, gerentes 1ra linea, operativo.