records management part 2

plan de classement

simple, logique, caractéristiques de l’hospitalité, autorité, universalitétra

travail collabo en RM

travailler ensemble, organiser le travail en taches para, fludifier la comm

outils du travail collabo

outils de comm, d’info, de gestion, de travail/partage

enjeux et bénéfices du travail collabo

réduction des contraintes, gain de temps et produ, valorisation des compétences

freins et risques des pratiques collabo

rétention des infos et peur de transparence, non respect des règles définies, mauvaise utilisation des outils, manque de temps

facteurs de réussite de la collabo

mise en place d’une gouvernance de l’info, démarche inscrite dans le temps, analyse de l’existent

GED

outil de maitrise de l’activité de gestion des doc d’activité

GEDE

repose sur une base de données

usages de la GED

prod, gestion des flux, archivages et consultation

fonctionnalités attendues

opérations sur le doc, gestion des utilisateurs, classement

SAE (syst d’archivage électronique)

vise la conservation de contenus num à long terme, garantit l’accessiblité, intégrité, objectif de conservation = 20/30 ans

la gestion d’un fonds doc nécessite un outil info qui au min sera un fichier de BD

outil infor, info, structure

BD

programme info permettant d’accéder à des info structurées en champs, références bibliographiques/textuelles

banque de données

données factuelles, stat, images

avantages d’une BD

recherche, tri, rapidité, duplication des fiches

fichier direct

les fiches se suivent dans l’ordre d’encodage dans la BD

fichier inversé

les fiches sont sélectionnées et isolées en fonction d’un/pls critère de recherche (index)

serveur de BD

organisme qui fournit en ligne des données récoltées auprès des prod = traitées, orga dans des BD

caractéristiques d’un serveur de BD

langage d’interrogation spécifique, abonnement/contract de connexion

prod de BD

structure unif, organisme public/privé ayant comme activité la collecte/stockage de données dans des bases qui suivent de près un/pls domaines spécifiques

réseau privé virtuel (VPN)

app qui va gérer la comm entre 2 ordis but : sécuriser les données transitant d’une point à l’autre

anté serveur de BD

syst servant d’interface entre l’utilisateur et pls serveurs. Il sélectionne les BD à interroger

internet

réseau infor mondial permettant aux utilisateurs de se connecter entre eux, comm, s’informer

INTERNET : web 2.0 (collabo)

messagerie, sites commerciaux, infor, réseaux sociaux

web invisible

pages non localisables et/ou non indexables par les moteurs

raisons du web invisible

mot de passe, pages dyn, restriction d’accès

désagréments du web

surabondance, désinformation, contamination

quelles infos sur le web ?

info institutionelles, publi propres, coord

intranter

réseau infor semblable à internet mais réservé à une utilisation interne à l’entreprise

INTRANET : contenu

coord du personnel, notes/doc internes, news

INTRANET et EXTRANET : quelles infos ?

coordonnées CD, publi propres, revues de presses

extranet

réseau constitué d’un intranet étendu pour permettre la comm avec certains orga extérieurs (login et password)

logiciels pro

gestion docu/de doc, GED

logiciel de gestion doc

plus large dans les aspects traités, dépasse la simple gestion du doc

modules d’un logiciel de gestion doc

référencement, indexation, condensation

logiciels de gestion de doc

création, traitement, diffusion

fonction du logiciel de gestion de doc et fonctions du SAE

référencement, indexation, condensation

métadonnées auto

titre, auteur, date

SAE

syst d’archivage électronique, conservation long terme, question du sort final

ressources hybrides du web 2.0

bbliothéconomiques, grand public

logiciel de gestion de matériel

diff fonds doc trad, diff utilisateurs

l’objet y est répertorié et contextualisé

nom de l’objet, date, dimensions

BD relationnelle

lieux, matériaux, perso

gestion des utilisateurs

accessibilités, centre d’intérêt, prêt

admin

tt les droits de paramétrage et gestion de la BD (login et password)

gestionnaire

crée, modifie et supprime des doc, gère le thésaurus et les abo (login et password)

contributeur et utilisateur intranet

consulte la BD, télécharge des docs électroniques, possède un profil DSI (login et password)

utilisateur externe (invité)

consulte la BD, télécharge les doc éléctroniques

la gestion des utilisateurs est présente dans tt les logiciels pro

logiciel de gestion doc/de doc, SAE

recherche

tri rapide et efficace de gros volumes de données, recherche simple/avancée

module périodique

abo, bulletinage, gestion des états de collection

module thésaurus

thésaurus toujours dispo, obligation d’utiliser le langage doc, liens autp

lors de la mise à jour du thésaurus

si descripteur change = répercussion auto sur tt les fiches, si ajout terme = indexation rétrospective

indexation auto

intéressant car rapide, méfiance car langage doc diff de naturel

modules commande, fournisseur, budget

un fournissseur enregistré et le montant total de la commande est enlevée du budget dispo

module web

rendre l’info dispo au public, convivialité du WEB 2.0, vue catalogue

INFORMATISATION D’UN CENTRE DE DOC : critères obligatoires

réseau/mono poste, syst d’exploitation, interface WEB

INFORMATISATION D’UN CENTRE DE DOC : critères facultatifs

modules dispo, gestion des utilisateurs, thésaurus intégré

cahier des charges

référentiel

cahier des charges (2)

présentation de la société commanditaire, partie technique, juridique

installation et paramétrage

fichier exe, réseau, installation des périphériques,téléchargement des logos, création des dossiers d’app, paramétrage

récupération des données

transfert de l’existant

mise en prod

le documentaliste vérifie que l’existant a bien été récupéré (configuration des utilisateurs)