Formal writing rules

Formal email

Email professionnel, utilisé dans un cadre de travail ou avec quelqu’un qu’on ne connaît pas bien

Informal email

Email amical, utilisé avec des proches

Subject line

Objet de l’email, toujours obligatoire

Greetings

Formule d’appel (Dear Mr/Ms...)

To whom it may concern

Formule utilisée quand on ne connaît pas le nom du destinataire

I am writing to you regarding...

Je vous écris concernant...

I am contacting you to...

Je vous contacte pour...

I am writing to enquire about...

Je vous écris pour me renseigner à propos de...

Firstly / Secondly / Finally

Mots de liaison pour organiser les paragraphes

Should you have any questions...

N’hésitez pas à me contacter

I am looking forward to hearing from you

J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles

Thank you for your prompt reply

Merci pour votre réponse rapide

Thank you for your consideration

Merci pour votre attention

Thank you for contacting ABC Company

Merci d’avoir contacté la société ABC

Best regards

Salutations distinguées (formel et courant)

Kind regards

Cordialement (formel)

Yours sincerely

Formule de fin quand on connaît le nom du destinataire

Yours faithfully

Formule de fin quand on ne connaît pas le nom

I was wondering if you could...

Formulation polie pour faire une demande

I am afraid I will not be available...

Formulation polie pour refuser un rendez-vous

No contractions (I’m → I am)

En email formel, on n’utilise **pas** de contractions

To attach (a file)

Mettre une pièce jointe

Attachment

Pièce jointe

To proofread

Relire (orthographe, grammaire, ponctuation)

Tone adjustment

Adapter le ton selon le destinataire

Paragraph structure

Un paragraphe par idée claire

Bullet points

Utilisables pour plus de clarté dans un email formel

Formal vs Informal phrases

Éviter “Hi”, “Thanks”, “Can you…” en email formel

Use of “Dear”

Commence l’email avec “Dear” et une virgule

Comma after greeting

Une virgule après la formule d’appel

No emojis / slang

Aucun emoji ni langage familier dans un email formel

Clear and specific subject line

Objet clair, précis, sans formulation vague

Professional email address

Adresse email sérieuse (ex: pré[e-mail])

To be polite = essential in formal emails

La politesse est indispensable dans un email formel

Clarity is key in email writing

Un email doit être clair, structuré, direct