Zarządzanie projektami

Projekt

Jednorazowe zadanie z określonym terminem rozpoczęcia i zakończenia, jasno określonymi celami, zakresem działania i budżetem.

Program projektów

Zbiór powiązanych ze sobą przedsięwzięć i zmian w organizacji, mających na celu osiągnięcie celu strategicznego i korzyści dla organizacji.

Portfel projektów

Zbiór projektów i/lub programów zgrupowanych razem w celu skutecznego zarządzania nimi i osiągnięcia celów biznesowych.

Cechy projektów

Zorientowanie na cel, skoordynowane działania, skończony czas trwania, działanie wyjątkowe.

Zarządzanie projektami

Proces oddziaływania na zasoby w celu osiągnięcia celu projektu poprzez funkcje zarządzania.

Parametry projektu (trójkąt ZP)

Czas, koszt, zakres - potrójne ograniczenie projektu.

Jakość

Występuje w kategoriach jakości produktu i jakości procesu.

Proces zarządzania projektem

Zespół działań wykonywanych w celu uzyskania zamierzonego rezultatu.

Cykl życia projektu

Etapy rozpoczęcia, planowania, realizacji, kontroli i zakończenia projektu.

Metoda zarządzania projektami

Zespół zaleceń dotyczących postępowania przy rozwiązywaniu problemów zarządzania projektami.

Umiejętności kierownika projektu

Umiejętności kierownicze, wiedza merytoryczna, umiejętność doboru zespołu, współpracy, podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów i konfliktów.

Rola kierownika projektu

Uruchomienie projektu, przygotowanie projektu, realizacja projektu, zakończenie projektu.

Kompetencje kierownika projektu

Wiedza, umiejętności, zdolności przywódcze, doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Budowanie zespołu projektowego obejmuje

·          analizę środowiska projektu,

·          dobór członków zespołu projektowego,

·          przygotowanie członków zespołu projektowego do pracy.

Organizowanie pracy zespołu projektowego obejmuje:

·          ustalenie struktury zespołu projektowego,

·          podział zadań w zespole projektowym,

·          ustanowienie komunikacji w zespole projektowym

Motywowanie zespołu projektowego obejmuje:

·          stworzenie systemu wynagradzania członków zespołu projektowego,

·          ocenianie członków zespołu projektowego.

Integracja prac członków zespołu projektowego obejmuje:

·          dzielenie się wiedzą w zespole projektowym,

·          podejmowanie decyzji w zespole projektowym,

·          rozwiązywanie konfliktów w zespole

autorytet formalny

o   uzyskuje kierownik projektu z chwilą, gdy kierownictwo przedsiębiorstwa powierza mu realizację określonego projektu.

o   kierownictwo przedsiębiorstwa udziela tym samym poparcia dla projektu i dla osoby kierownika projektu.

autorytet finansowy

uzyskuje kierownik projektu, jeśli uzyska pewne możliwości podejmowania decyzji finansowych w ramach ustalonego budżetu projektu.

autorytet administracyjny

wynika z jego znajomości przedsiębiorstwa i bazuje na umiejętności poruszania się w realiach przedsiębiorstwa.

autorytet techniczny

wynika z jego wiedzy merytorycznej w przedmiocie projektu.

autorytet charyzmatyczny

posiada menedżer projektu, jeśli za pomocą siły swojej osobowości potrafi sprawić, że może skutecznie kierować zespołem projektowym.

Menedżer autokratyczny

nie jest zainteresowany przetwarzaniem informacji z zewnątrz, podejmuje decyzje na podstawie posiadanych informacji, styl ten jest skuteczny w rutynowych sytuacjach.

Menedżer leseferystyczny

również nie korzysta z informacji przekazywanych przez współpracowników, podejmowanie decyzji jest rozproszone w zespole projektowym, stosowanie stylu może być skuteczne w nowatorskich projektach.

Menedżer demokratyczny

aktywnie poszukuje i pozyskuje informacje od współpracowników, współpracownicy mają wpływ na proces decyzyjny, to podejście przyczynia się do ulepszenia procesu decyzyjnego.

Wymagania, które powinni spełniać członkowie zespołu:

·          podatność na oddziaływanie kierownika projektu, co ma w ogóle umożliwić kierowanie zespołem projektowym,

·          umiejętność pracy zespołowej, gdyż to cały zespół przygotowuje i realizuje projekt,

·          zdolność do współpracy z innymi, wybranymi członkami zespołu, często z osobami o różnym wykształceniu, doświadczeniu zawodowym i odmiennym stosunku do projektu oraz o różnych cechach osobowościowych,

·          wysoki poziom umiejętności technicznych w przedmiocie projektu, co pozwoli rozwiązywać problemy w trakcie przygotowywania i realizacji projektu,

·          silna orientacja na rozwiązywanie problemów, co oznacza orientację na podejmowanie rozstrzygnięć, a nie tylko na dyskusję,

·          silne nastawienie na osiąganie rezultatów, co oznacza ustawiczne dążenie do osiągania celów projektu zarówno cząstkowych, jak i celu głównego,

·          wysoka samoocena, co pozwala na właściwą ocenę własnego zaangażowania w projekt i korygowania ewentualnych własnych błędów.

Presja na realizację projektu

Szybkie tempo i skracanie terminu osiągania celu projektu.

Brak wiedzy i doświadczenia w zarządzaniu projektami

Osoby podejmujące decyzje dotyczące terminu zakończenia projektu nie posiadają wiedzy i doświadczenia w zarządzaniu projektami.

Plan projektu

Opisuje projekt w kontekście czasu, pieniędzy i zasobów ludzkich i materialnych.

Struktura podziału pracy

Hierarchiczny opis działań i zadań, które muszą być ukończone w celu zakończenia projektu.

Formy Struktury Podziału Pracy

Tablica i wykres, które przedstawiają strukturę projektu.

Harmonogram

Plan pracy przedstawiony w postaci wykresu, obrazujący czas trwania poszczególnych czynności.

Metody opracowywania harmonogramu

Tablica, wykres Gantta i metoda ścieżki krytycznej (CPM).

Kamień milowy

Punkt kontrolny i koordynacyjny projektu, określony w czasie.

Wykres kamieni milowych

Przedstawia ramowy przebieg projektu, uwzględniając daty osiągnięcia poszczególnych kamieni milowych.

Etapy budowy harmonogramu

Zdefiniowanie zadań podstawowych, wyszczególnienie podzadań, ustalenie kolejności i zależności, oszacowanie czasu trwania zadań, zdefiniowanie kamieni milowych.

Ścieżka krytyczna

Ciąg czynności i zdarzeń umożliwiający przejście od początku do końca projektu, o zerowym zapasie czasu.

Zadania krytyczne i niekrytyczne

Zadania leżące i nieleżące na ścieżce krytycznej.

Metoda CM

Etapy konstruowania wykresu sieciowego, reguły przy konstruowaniu diagramu sieciowego.

Planowanie zasobów

Efektywne alokowanie zasobów do zadań w projekcie.

Narzędzia wspomagające alokację zasobów

Macierz zasobów, wykres wykorzystania zasobów.

Pełna, niepełna i nadmierna alokacja zasobów

Przydzielanie wszystkich, części lub nadmiaru zasobów do projektu.

Szacowanie kosztów

Określanie przybliżonej wartości kosztu wykorzystania zasobów w projekcie.

Cele szacowania kosztów

Identyfikacja kosztów całkowitych, rozkładu kosztów, najdroższych zadań w projekcie.

Metody szacowania kosztów

Szacowanie porównawcze, szacowanie oddolne, rezerwa menedżerska.

Budżetowanie kosztów

Proces określania i kontrolowania kosztów w projekcie.

Budżet projektu

Kwota konieczna do pokrycia wszystkich kosztów realizacji projektu.

Harmonogram finansowania projektu

Rozkład kwoty budżetu projektu na poszczególne przedziały czasowe w okresie realizacji projektu.

Krzywa kosztów skumulowanych

Wykres obrazujący sumę wydatków w miarę upływu czasu realizacji projektu.

Ryzyko w projekcie

Skumulowany efekt prawdopodobieństwa wystąpienia niepewnych zdarzeń, które mogą wpływać korzystnie lub niekorzystnie na realizację projektu i osiąganie jego celów.

Zarządzanie ryzykiem

Podejmowanie działań mających na celu identyfikację, pomiar, neutralizację lub zapobieganie ryzyku projektu.

Etap 1 - Identyfikacja ryzyka

Wykrycie i opis zdarzeń, czyli zagrożeń, które mogą wystąpić w projekcie i niekorzystnie wpłynąć na jego rezultat.

Etap 2 - Ocena ilościowa ryzyka

Określenie wielkości zagrożeń i ich oddziaływania na projekt.

Etap 3 - Analiza ryzyka

Określenie zagrożeń o największym znaczeniu na podstawie doświadczenia i wiedzy.

Etap 4 - Reakcja na ryzyko

Określenie najlepszego sposobu postępowania wobec zagrożeń.

Monitorowanie projektu

Pozyskiwanie informacji o stanie realizacji projektu w celu kontroli czasu, zasobów i budżetu.

Harmonogram - wykres Gantta

Graficzne przedstawienie harmonogramu projektu.

Alokacja zasobów - wykres wykorzystania zasobów

Graficzne przedstawienie wykorzystania zasobów w projekcie.

Budżet - krzywa kosztów skumulowanych

Wykres obrazujący sumę wydatków w miarę upływu czasu realizacji projektu.