SECTION 4: MCPA CH.6.5 - ATTRIBUTION DU CONTRAT DE CONSTRUCTION

Definition: Addenda

Modification apportée aux documents d’appel d’offres (généralement aux dessins ou au devis descriptif) pendant la période d’appel d’offres et avant la conclusion du contrat.

Chaque addenda doit être numéroté et daté, et être incorporé aux documents contractuels une fois le contrat conclu. Les addendas des ingénieurs doivent parvenir aux soumissionnaires par l’entremise de l’architecte; leur numérotation doit être intégrée à celle de l’architecte.

Il faut éviter de publier des addendas plus tard que quatre jours ouvrables avant la clôture de l’appel d’offres. Tous les entrepreneurs doivent recevoir, en temps utile et par écrit, les mêmes informations. Si ce n’est pas possible, on doit envisager de reporter la date de clôture de l’appel d’offres.

Definition: Caution et Cautionnement

Caution : Partie (société de cautionnement) qui émet un cautionnement garantissant qu’une autre personne (l’entrepreneur, dans le cas présent) remplira ses obligations contractuelles dans les limites financières et temporelles indiquées dans le cautionnement.

Cautionnement : Garantie financière relative à l’exécution d’une obligation; généralement un document écrit soutenu par une garantie mobilière. Le cautionnement sert à protéger le maître de l’ouvrage si l’entrepreneur ne respecte pas son contrat.

• Il donne une garantie que l’entrepreneur va exécuter ses obligations correctement.

• Il est souvent exigé pour obtenir un contrat de construction.

• Il aide à assurer :

  • l’exécution responsable du contrat;

  • la sécurité financière du projet.

• Ce n’est pas une assurance.

• C’est plutôt une promesse faite par une tierce partie — la caution — d’indemniser le client si l’entrepreneur est incapable de remplir ses obligations.

Definition: Garantie

Garantie (guarantee) : Une promesse de répondre du paiement d’une dette ou de l’exécution d’une obligation si la personne responsable en première instance n’effectue pas le paiement ou n’exécute pas l’obligation (pour être exécutoire, elle doit être attestée par écrit).

Garantie (warranty) : Une déclaration de fait ou de qualité sur laquelle peut se fier une autre partie, comportant une promesse implicite ou explicite de réparer tout manquement.

Definition: Soumission de base et Soumission

Soumission de base : Le montant forfaitaire, sans aucun rajustement en raison de prix pour variantes ou de substitutions ou autres, pour lequel le soumissionnaire offre d’exécuter les travaux prévus dans les documents d’appel d’offres.

Soumission : Offre présentée en réponse à un appel d’offres; estimation de prix ou de délai, présentée en réponse à un appel d’offres; l’offre est valide aussi longtemps que la période d’acceptation n’est pas terminée.

Etapes de selection d’un entrepreneur (5)

• planification du mode d’attribution du contrat;

• préqualification des soumissionnaires;

• appel d’offres;

• évaluation des soumissions;

• attribution du contrat de construction.

Guide de selection des entrepreneurs et d’attribution de contrats de construction

le CCDC 23 – Guide des appels d’offres et de l’attribution des contrats de construction

Methodes de choix de l’entrepreneur general (3)

Le client avec l’aide de l’architecte:

• appel d’offres public;

• appel d’offres sur invitation;

• sélection directe.

considerer:

• l’équilibre entre le coût et le prix, les contraintes du calendrier et la qualité;

• la complexité du projet ou son caractère novateur qui nécessitent son exécution par des entrepreneurs ayant des compétences spéciales;

• l’incertitude et le risque du projet.

Types d’appel d’offres (3)

• l’appel d’offres concurrentiel ou appel d’offres public;

• l’appel d’offres sur invitation;

• la sélection directe ou le recours à un fournisseur exclusif.

etapes de la tenue d’appel d’offres

• informer les soumissionnaires éventuels de la possibilité de soumissionner pour le contrat de construction par le biais d’annonces publiques ou d’un contact direct;

• publier les documents d’appel d’offres à l’intention des soumissionnaires;

• organiser une séance d’information à l’intention des soumissionnaires au cours de laquelle ils ont tous l’occasion de poser des questions et, dans le cas de bâtiments existants, de visiter les lieux;

• répondre aux demandes de renseignements;

• recevoir et évaluer les offres;

• négocier les conditions du contrat en suspens;

• attribuer le contrat de construction.

Types d’appel d’offres = l’appel d’offres concurrentiel ou appel d’offres public

Fréquemment utilisé lorsque le projet implique des fonds publics.

Le client n’est pas assuré de leur capacité à exécuter les travaux et l’entrepreneur peut être sélectionné sur la base de son prix uniquement.

Cet avis publiés en ligne par exemple indique :

• le nom et l’emplacement du projet;

• le nom du client et de l’architecte;

• les dimensions du projet et le type de projet;

• la date de clôture de l’appel d’offres;

• le mode d’obtention des documents d’appel d’offres;

• les exigences en matière de cautionnement de soumission (cautionnement ou dépôt);

• la date de la séance d’information (s’il y en a une) et l’endroit où elle aura lieu;

• la date du début des travaux et celle de leur achèvement (s’il y a lieu);

• la formule de contrat utilisée.

Types d’appel d’offres = l’appel d’offres sur invitation

Permet au client de choisir des entrepreneurs avec lesquels l’architecte ou le client ont eu de bonnes expériences et les inviter par voie de préqualification.

Les documents de recherche de préqualification peuvent comprendre:

• de l’information sur l’entreprise, y compris sa structure juridique, la date de sa création, sa capacité exprimée sous forme de revenu brut annuel;

• les curriculum vitae des principaux employés qui travailleront au projet;

• la capacité d’exécuter les travaux démontrée par la construction de projets semblables;

• la méthode utilisée pour gérer les projets de construction;

• les dossiers liés à la sécurité (déclaration relative aux réclamations d’assurance ou aux réclamations pour blessures);

• d’autres caractéristiques de l’entreprise, comme ses politiques en matière d’environnement, de diversité à l’emploi, de responsabilité sociale, etc.

Une fois qualifiés, les soumissionnaires peuvent être considérés comme étant de compétence égale, et le contrat peut être attribué au plus bas soumissionnaire.

Types d’appel d’offres = la sélection directe ou le recours à un fournisseur exclusif

Un client peu négocier un contrat avec un seul entrepreneur,et doit s’assurer que des estimations détaillées du coût de construction ont été préparées pour servir de base aux négociations.

La sélection directe et la négociation mènent souvent aux types suivants de contrats de construction :

• à forfait, comme le CCDC 2 – Contrat à forfait;

• à prix coûtant majoré ou avec un prix maximum garanti, comme le CCDC 3 – Contrat à prix coûtant majoré;

• gérance de construction.

Raisons de contrts négociés

utilisés en cas d’urgence, lorsque le temps est compté ou lorsqu’un maître de l’ouvrage apprécie les avantages de relations établies à long terme.

Un client peut utiliser à la fois une approche négociée et une approche par appel d’offres dans un même projet.

• il a établi de bonnes relations avec un ou plusieurs constructeurs;

• les risques sont trop élevés pour obtenir un prix ferme acceptable;

• il effectue sa sélection en se basant principalement sur les qualifications;

• ses politiques permettent de tenir compte des qualifications dans la sélection de l’entrepreneur, le prix devant être négocié.

Types de Cautionnements (3)

• le cautionnement de soumission;

• le cautionnement d’exécution;

• le cautionnement de paiement de la main-d’œuvre et des matériaux.

CCDC 22 – Guide d’utilisation des cautionnements de construction

Types de Cautionnements = Cautionnement de soumission

Le cautionnement de soumission garantit au maître de l’ouvrage que si la soumission est acceptée dans le délai prévu, l’entrepreneur conclura un contrat avec lui.

Si l’entrepreneur ne le fait pas, la caution s’engage à payer au maître de l’ouvrage, jusqu’à concurrence du montant du cautionnement, la différence entre le prix de la soumission de l’entrepreneur et le montant pour lequel le maître de l’ouvrage conclura un contrat avec un autre entrepreneur.

La valeur du cautionnement se situe généralement entre 5 % et 10 % du coût de construction estimé; dans le cas de très grands projets, 2,5 % est considéré comme un pourcentage approprié.

• Il est recommandé d’utiliser le CCDC 220 – Cautionnement de soumission si l’on choisit le cautionnement de soumission.

Types de Cautionnements = Cautionnement d’exécution

Le cautionnement d’exécution a pour fonction de compenser le maître de l’ouvrage en cas de défaillance de l’entrepreneur. le cautionnement peut servir à couvrir le coût nécessaire pour compléter les travaux, ainsi que certains autres coûts que la société de cautionnement accepte de prendre en charge. Toutefois, cette responsabilité est limitée au montant total prévu dans le cautionnement. Ce montant correspond souvent à un pourcentage de la valeur du contrat, par exemple 50 % ou 100 %.

Il faut aussi comprendre qu’une société de cautionnement qui fournit un cautionnement de soumission ne promet pas automatiquement de fournir un cautionnement d’exécution. Il est donc préférable d’obtenir un engagement séparé confirmant qu’elle fournira ce cautionnement si l’entrepreneur obtient le contrat. Cet engagement prend souvent la forme d’une lettre signée, appelée Consentement de garantie, Entente de garantie ou Lettre de cautionnement.

Le cautionnement d’exécution ne couvre pas les réclamations relatives au paiement de la main-d’œuvre et aux matériaux.

• Il est recommandé d’utiliser le CCDC 221 – Cautionnement d’exécution pour les cautionnements d’exécution
  

Types de Cautionnements = Cautionnement de paiement de la main-d’œuvre et des matériaux

Un cautionnement de paiement de la main-d’œuvre et des matériaux garantit que les sous-traitants et fournisseurs de l’entrepreneur seront payés pour la main-d’œuvre et les matériaux fournis à l’entrepreneur pour le projet identifié dans le cautionnement.

• Il est recommandé d’utiliser le CCDC 222 – Cautionnement de paiement de la main-d’œuvre et des matériaux

Dossier d’appel d’offres

Le dossier remis aux soumissionnaires pour qu’ils puissent préparer leurs soumissions, constitué des éléments énumérés à l’Annexe A – Liste de contrôle – Le dossier d’appel d’offres : une liste des informations requises à la fin du présent chapitre.

Il est essentiel d’inclure les éléments suivants dans les Instructions aux soumissionnaires :

• les conditions de conformité d’une soumission;

• s’il est possible ou non de retirer une soumission et si oui, dans quelles circonstances;

• s’il est permis de négocier avec l’un des soumissionnaires avant l’attribution du contrat, et dans quelles circonstances;

• tous les critères de sélection du soumissionnaire à qui sera attribué le contrat.

L’architecte devrait utiliser le CCDC 23 – Guide des appels d’offres et de l’attribution des contrats de construction comme référence. Sans modifications.

• Les conditions supplémentaires ne doivent pas être utilisées pour modifier la nature de la relation entre le maître de l’ouvrage et l’entrepreneur ou transférer un risque excessif ou ingérable d’une partie à l’autre.

• Si nécessaire de modifier, l’architecte doit fournir aux soumissionnaires toute l’information nécessaire sur la présélection d’un fabricant ou d’un fournisseur, le préachat de matériaux, ou les responsabilités que le soumissionnaire choisi doit assumer.

Il est important d’émettre que des jeux complets, et non partiels, de documents d’appels d’offres qui sont accessibles et bien planifiés. Si le client veut absolument inclure un nombre minimum de jeux imprimés dans les honoraires, l’architecte doit ajuster ses honoraires en conséquence.

Article 7.8 du CCDC 23 – Guide des appels d’offres et de l’attribution des contrats de construction pour de l’information sur les principes qui s’appliquent à la réception des soumissions par voie électronique.

depot de garantie

Les entrepreneurs obtiennent généralement les documents d’appel d’offres en fournissant un dépôt destiné à garantir le retour de ceux-ci. Le montant de ce dépôt est habituellement égal au coût d’impression d’un jeu complet de documents, plus des frais de manutention minimes. Ce dépôt est rendu si les documents retournés sont complets et en bon état. Les documents peuvent aussi être fournis à un entrepreneur général, un entrepreneur spécialisé, un fournisseur ou autre, au prix coûtant plus frais d’administration, sans aucune remise d’argent.

Un bureau de dépôt des soumissions

une installation administrée par l’association de construction locale et servant à la collecte et à l’enregistrement des soumissions des sous-traitants et des fournisseurs et à leur transmission aux entrepreneurs généraux. Généralement, ces soumissions pour les entrepreneurs généraux doivent être déposées dans un délai précis avant la date de clôture de l’appel d’offres.

Cloture de l’appel d’offres

Il n’est pas recommandé de placer la clôture de l’appel d’offres un vendredi ou un lundi, ou immédiatement avant ou après un jour férié. L’heure la meilleure est le milieu ou la fin de l’après-midi. Il est important d’indiquer « avant » telle heure plutôt qu’« à » telle heure. Et les recevoir a un seul endroit.

La personne qui reçoit les soumissions doit, au moment où elles arrivent, indiquer sur l’enveloppe l’heure et la date de réception, de même que ses initiales. Toute soumission reçue après l’heure prescrite doit être retournée au soumissionnaire sans être ouverte et accompagnée d’une note indiquant qu’elle est arrivée en retard.

Idéalement, on ouvre les soumissions peu de temps après l’heure de clôture. Dans le cas de projets publics et de certains projets privés, on y procède en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants. On ne dévoile que les éléments suivants :

• le nom de l’entrepreneur;

• le montant de la soumission de base;

• la présence du cautionnement de soumission ou d’une autre garantie, comme requis.

Une soumission est normalement un engagement ferme, mais si elle contient une erreur majeure et évidente, le soumissionnaire peut parfois se retirer sans être pénalisé.

Voir le CCDC 23 – Guide des appels d’offres et de l’attribution des contrats de construction pour un supplément d’information.

analyse des soumissions

L’architecte examinera attentivement chaque soumission et prepare un rapport pour le client avec les soumissions conformes pour qu’il puisse faire son choix. il analysera et cherchera les éléments suivants :

• l’exhaustivité de chaque soumission;

• le montant de la soumission et le montant des taxes à la valeur ajoutée;

• la date prévue du début des travaux et le calendrier des travaux;

• l’inclusion de tous les addendas;

• la liste des sous-traitants (avec vérification des références;

• la liste des fabricants et des fournisseurs (avec vérification);

• les substituts;

• les prix unitaires.

Une soumission est non conforme si :

• elle ne respecte pas les exigences élémentaires de la confidentialité (enveloppe non cachetée, par exemple);

• elle ne fait pas mention du nombre exact d’addendas reçus et pris en considération;

• elle n’est pas accompagnée du cautionnement (ou autre garantie) de soumission exigé;

• elle n’est pas signée ou scellée de façon appropriée;

• elle n’est pas accompagnée du « Consentement de garantie » exigé.

depassement = meme la soumission la moin chere depasse l’estimation du projet

• Si le dépassement est important, l’architecte peut devoir modifier les documents et refaire un appel d’offres.

• Si le dépassement est plus petit, on peut plutôt négocier avec le plus bas soumissionnaire ou proposer des solutions moins coûteuses.

Attribution du contrat et lettres

attribution du contrat

• lettre d’acceptation, qui permet à l’entrepreneur de commencer les travaux immédiatement en attendant que le contrat soit officiellement rédigé et conclu.

Soumissionnaires non retenus

• lettre qui leur informe rapidement pour qu’ils se liberent

Contrat de construction

• architecte qui le prepare

• le nombre de copies du contrat devant être signées dépend du maître de l’ouvrage et de son avocat. Il doit y avoir au moins deux copies originales portant les sceaux d’autorisation du CCDC (un exemplaire pour le maître de l’ouvrage et un pour l’entrepreneur), plus une photocopie pour l’architecte.

• Le document CCDC 20 – Guide d’utilisation de CCDC 2, explique comment remplir la convention placée au début de la formule de contrat CCDC 2 – Contrat à forfait.

Certains avocats recommandent de relier et de sceller les jeux de documents, de manière à ce qu’il soit difficile d’en retirer ou d’y ajouter des pages sans briser le sceau:

• au moyen d’un ruban traversant le jeu de documents et dont les extrémités sont scellées avec un cachet de cire posé sur la page couverture;

• au moyen d’un fil de fer et d’un sceau en plomb.

Pour conclure le contrat, le maître de l’ouvrage et l’entrepreneur doivent tous deux signer sceller sur la page couverture du jeu de dessins et du cahier des charges. Defois aussi chacun des dessins.