Kostenrechnung und Controlling: Allgemeines

Flashcards zur Vorbereitung auf die schriftliche Überprüfung im Sommersemester 2025 zum Thema Kostenrechnung und Controlling.

Erklären Sie, was unter „Controlling“ im betriebswirtschaftlichen Kontext zu verstehen ist und wie das Controlling zur Entscheidungsunterstützung sozialwirtschaftlicher Organisationen beiträgt.

Controlling koordiniert Planung, Steuerung, Information und Kontrolle, damit Organisationen ihre Ziele erreichen. In Sozial-NPOs liefert es Entscheidungsgrundlagen, z. B. ob ein neues Angebot finanzierbar ist oder ein Antrag bei Förderstellen angepasst werden muss.

Beschreiben Sie drei wesentliche Aufgaben, die das Controlling erfüllt. 

Typische Aufgaben: 1) Informationsversorgung (Daten sammeln/aufbereiten), 2) Planungs- und Koordinationsaufgaben (Teilpläne abstimmen), 3) Führungsunterstützung durch Soll-Ist-Vergleiche und Handlungsempfehlungen.

Erläutern Sie die Aufgabenbereiche des Rechnungswesens und jene des Controllings (Abgrenzung) und inwiefern das Controlling auf Daten des Rechnungswesens angewiesen ist. 

Rechnungswesen: extern orientiert, dokumentiert Vergangenheit (Bilanz, GuV). Controlling: intern, zukunfts- und entscheidungsorientiert; nutzt die Daten des Rechnungswesens, veredelt sie über Kosten-, Kennzahlen- und Abweichungsanalysen.

Erklären Sie den Controlling-Regelkreis und geben Sie ein konkretes Beispiel dazu. 

Controlling-Regelkreis: Planung → Soll-Ist-Vergleich → Abweichungsanalyse → Maßnahmen → neue Planung. Beispiel: Monatsbudget Pflegeheim: Abweichung “Personalkosten +5 %” → Ursache Mehrstunden → Maßnahme Dienstplananpassung.

Wie unterscheiden sich das strategische und operative Controlling? Gehen Sie auf drei Unterscheidungsmerkmale ein.

Strategisch: langfristig (>3 J.), qualitativ, Umwelt-/Wettbewerbsfokus. Operativ: kurz- bis mittelfristig (<1 J.), quantitativ, Tagesgeschäft. Instrumente: strategisch = SWOT/BSC, operativ = Kostenrechnung/Budget.

Führen Sie zwei Herausforderungen an, die sich in Hinblick auf Ziele in der Sozialwirtschaft (im Vergleich zum For-Profit-Bereich) ergeben. 

Sozialwirtschaftliche Ziel-Herausforderungen: Mehrdimensionalität (Wirkungs- & Sozialziele schwer messbar) und Bindungen durch Fördergeber (geringer Preisspielraum).

Erläutern Sie ein konkretes Ziel für eine Einrichtung in der Sozialwirtschaft mittels dem SMART-Prinzip.

SMART-Ziel Beispiel: „Bis 31.12.2025 (T) erreicht die mobile Pflege einen Auslastungsgrad von 85 % (M), indem täglich mind. 50 Klient*innen betreut werden (S); das ist realistisch auf Basis der aktuellen Ressourcen und attraktiv, weil es Kostendeckung sichert (A/R).“

Zählen Sie vier verschiedene Möglichkeiten auf, wie Controlling-Aufgaben in Einrichtungen der Sozialwirtschaft strukturell verankert sein können. 

Strukturelle Verankerung: Controlling als 1) Teil des Finanz-/RW-Bereichs, 2) eigene Abteilung, 3) GF-Stabsstelle, 4) Matrixfunktion (z. B. pro Region).

Damit Controlling gut funktioniert braucht es eine gute Zusammenarbeit zwischen dem/der Controller*in und dem Management. Erklären Sie, wer wofür verantwortlich ist.

Controller*in liefert objektive Analysen, erstellt Reports, moderiert Planungsprozesse. Management definiert Ziele, trifft Entscheidungen, setzt Maßnahmen um; beide stimmen Toleranzen & Prioritäten ab.

Zählen Sie vier Kompetenzen auf, die ein/e Controller*in als Businesspartner*in vorweisen sollte.

Business-Partner-Kompetenzen: Methoden-/Instrumentenwissen, Analysefähigkeit, Kommunikations- & Beratungskompetenz, Geschäfts- & Verhaltensverständnis/Standfestigkeit. 

Erläutern Sie die drei wesentlichen Aufgaben der Kostenrechnung in Organisationen. 

Kostenrechnung dient (1) Dokumentation & Kontrolle der Wirtschaftlichkeit, (2) Kalkulation von Tarifen/Preisen, (3) Entscheidungsunterstützung (z. B. Make-or-Buy).

Erklären Sie die Begriffe Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger. 

Kostenarten: Welche Kosten? Kostenstellen: Wo entstehen Kosten? Kostenträger: Wofür entstehen Kosten?

Erklären Sie den Begriff „Kostenarten“ und das Ziel der Kostenartenrechnung.

Kostenartenrechnung ordnet sämtliche Ist- und Plankosten systematisch (Personal, Material …) ⇒ vollständiger Kostenspiegel für weitere Rechenschritte.

Erklären Sie den Begriff „Kostenstelle“ und die Aufgaben der Kostenstellenrechnung.

Eine Kostenstelle ist eine abrechnungsfähige Organisationseinheit; die Kostenstellenrechnung grenzt Verantwortungsbereiche ab, verteilt Hilfskostenstellen (BAB) und ermittelt Zuschlags-/Verrechnungssätze.

Zählen Sie acht verschiedene Kostenarten auf. Welchen Kostenarten sind in der Sozialwirtschaft besonders gewichtend? 

Mögliche Kostenarten: Personal, Material, Abschreibungen, Miete, Zinsen, Energie, Versicherungen, Reisekosten. In der Sozialwirtschaft dominieren Personalkosten und Miete/Energie.

Erklären Sie den Unterschied zwischen fixen und variablen Kosten und nenne Sie jeweils ein konkretes Beispiel.

Fixe Kosten bleiben mengenunabhängig (z. B. Gebäudemiete). Variable Kosten schwanken mit der Leistung (z. B. Verpflegung pro Essen).

Erklären Sie in Worten, wozu die Break-Even-Analyse dient und erstellen Sie die Analyse grafisch dar. (Achten Sie auf eine Beschriftung aller eingezeichneten Achsen/Geraden/Punkte). 

Break-Even-Analyse zeigt die Absatzmenge, bei der Gesamterlöse = Gesamtkosten. Grafisch: x-Achse = Menge, y-Achse = €. Linien: Fixkosten (horizontal), Gesamtkosten (Fix + Variable), Umsatz. Schnittpunkt = Break-Even-Point.

Wir wird der Deckungsbeitrag ermittelt und wozu ist dieser relevant?

Deckungsbeitrag (DB) = Erlös – variable Kosten. Summe aller DB deckt Fixkosten; darüber beginnt Gewinn.

Wie unterscheiden sich Einzel- und Gemeinkosten/Overhead und geben Sie jeweils ein konkretes Beispiel an?

Einzelkosten direkt zurechenbar (Pflegematerial pro Klient*in). Gemeinkosten/Overhead indirekt (Hausverwaltung).

Was ist der Unterschied zwischen Haupt- und Hilfskostenstellen? Nach welchen möglichen Umlageschlüsseln können zB die Reinigung und die Personalverrechnung umgelegt werden? Welche Herausforderung ist zum Thema Umlageschlüssel zu beachten? 

Hauptkostenstellen leisten direkt am Klienten (z. B. Tageszentrum), Hilfskostenstellen erbringen interne Dienste (Reinigung, Personalverrechnung).
Umlageschlüssel: Reinigung → m², Personalverrechnung → Anzahl Mitarbeitende. Herausforderung: Schlüsselwahl beeinflusst Ergebnisvergleich; fair & verursachungsgerecht wählen.

Erklären Sie, was unter Make-or-Buy verstanden wird sowie wie das Controlling hinsichtlich der Make-or-Buy Entscheidung unterstützt. 

Make-or-Buy vergleicht Eigenleistung vs. Fremdbezug. Controlling liefert Kostenvergleiche, Qualitäts- und Risikoanalysen (z. B. Outsourcing Wäschepflege).

Was versteht man unter der Szenarienrechnung im Controlling und wozu dient diese? Geben drei konkrete Beispiele für mögliche Szenarien an.

Szenarienrechnung entwirft alternative Zukunftsbilder zur Vorbereitung von Entscheidungen. Beispiele: Best Case (Fördersteigerung +5 %), Base Case, Worst Case (Tariferhöhung +8 %).

Erklären Sie das Instrument „Soll-Ist-Vergleich“ am Beispiel einer monatlichen Erfolgsrechnung. Wozu wird dieser Vergleich durchgeführt und wie gehen Sie bei der Ergebnisinterpretation am geschicktesten vor? 

Soll-Ist-Vergleich (Monatliche Erfolgsrechnung): Budgetierte vs. tatsächliche Erlöse/Kosten → Abweichungen quantifizieren → Ursache analysieren → Maßnahmen definieren; Priorität auf große/negative Abweichungen legen.

Erläutern Sie den Begriff Hochrechnung/Forecast. Wozu wird diese durchgeführt und wie ist bei der Erstellung einer Hochrechnung vorzugehen?

Forecast/Hochrechnung: Aktualisierte Jahresvorschau = Ist-Jan-Mai + Plan-Jun-Dez. Vorgehen: letzte Ist-Zahlen übernehmen, Annahmen aktualisieren (Tarif, Auslastung), Szenarien diskutieren.

Führen Sie zwei Funktionen des Budgets an und erläutern Sie, welche drei verschiedenen Planungsprinzipien es zum Budgetierungsprozess gibt. 

Budget-Funktionen: Planung, Koordination, Kontrolle/Motivation. Planungsprinzipien: Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren.

Erklären Sie das Instrument der SWOT-Analyse. 

SWOT analysiert interne Stärken/Schwächen und externe Chancen/Risiken; verbindet sie zu strategischen Handlungsfeldern.

Welche externen Vorgaben zum Personalschlüssel kann es in Einrichtungen der Sozialwirtschaft in Österreich geben? Nennen Sie ein Beispiel.

Externe Vorgaben: z. B. Mindestpersonalschlüssel nach dem Wiener Wohn- und Pflegeheimgesetz (WWPG) oder der steirischen LEVO für Behindertenhilfe.

Welche Personalnebenkosten und -zusatzkosten gibt es? Zählen Sie vier auf. 

Typische Personalneben-/Zusatzkosten: 13./14. Gehalt, DG-Anteil Sozialversicherung, Abfertigung neu, Nacht-/Wochenendzuschläge.

Wie lautet die Näherungsformel zu den Jahrespersonalkosten, die eine Organisation zu zahlen hat. Was ist bei der Näherungsformel zu bedenken/berücksichtigen?

Näherungsformel Jahrespersonalkosten = Bruttogehalt × 14 × 1,3; Faktor 1,3 variiert je nach Lohnnebenkosten (KV-Sätze, Abgaben).

Wozu dienen Kennzahlen und welche verschiedenen Arten von Kennzahlen gibt es? 

Kennzahlen verdichten Informationen, dienen Steuerung & Vergleich. Arten: Finanz-, Leistungs-, Qualitäts-, Struktur- und Zeit-Kennzahlen.

Zählen Sie drei relevante Personalkennzahlen in der Sozialwirtschaft auf (nur namentlich). Erläutern Sie zu einer der Kennzahlen die Berechnungsweise/Formel und führen Sie einen sinnvollen Sollwert an. 

Drei Personalkennzahlen: Fluktuationsrate, Krankenstandstage pro MA, Personalkostenquote.
Formel Fluktuationsrate = (Abgänge / ø Mitarbeiter) × 100 %; Sollwert z. B. < 10 %.

Erklären Sie den Begriff der Auslastung und warum diese in der Sozialwirtschaft steuerungsrelevant ist. 

Auslastung = abrechenbare Leistung / Gesamtkapazität; steuert Einnahmen, Ressourceneinsatz und Fördermittel in NPOs.

Führen Sie drei Punkte an, welche bei der grafischen Darstellung von Kennzahlen zu beachten sind. 

Grafik-Tipps: 1) Achsen/Titel eindeutig beschriften, 2) nicht mehr als 5 Kennzahlen pro Chart, 3) Toleranz-/Zielwerte visuell markieren.

Was wird unter einem Kennzahlensystem verstanden und erläutern Sie kurz das Instrument der Balanced Scorecard.

Ein Kennzahlensystem ordnet Kennzahlen logisch (Ursache-Wirkungs-Bezüge). Die Balanced Scorecard balanciert Finanz-, Kunden-, Prozess-, Lern-/Entwicklungsziele & verbindet Strategie mit messbaren KPI.

Erläutern Sie, was unter dem Begriff Benchmarking zu verstehen ist und führen Sie drei mögliche Vergleichspartner*innen an. 

Benchmarking = systematischer Vergleich eigener Kennzahlen mit Branchendurchschnitt, Best-Practice-Organisationen, Vorgaben von Fördergebern.