Kostenrechnung und Controlling: Allgemeines

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Controlling im Bwl Kontext

Koordiniert Planung, Steuerung, Information und Kontrolle, damit Organisationen ihre Ziele erreichen.

Typische Aufgaben des Controllings

Informationsversorgung, Planungs- und Koordinationsaufgaben (Teilpläne abstimmen), Leitungsunterst. (Soll-Ist vgl.; Handlungsempfehlungen)

Aufgaben Rechnungswesen

Extern orientiert, dokumentiert Vergangenheit (Bilanz, GuV).

Aufgabe Controlling

Intern, zukunfts- und entscheidungsorientiert; nutzt die Daten des Rechnungswesens, veredelt sie über Kosten-, Kennzahlen- und Abweichungsanalysen.

Controlling-Regelkreis + Bsp.

Planung → Soll-Ist-Vergleich → Abweichungsanalyse → Maßnahmen → neue Planung.

Strategisches Controlling

Langfristig (>3 J.), qualitativ, Umwelt-/Wettbewerbsfokus.

Bsp.: SWOT Analyse

Operatives Controlling

Kurz- bis mittelfristig (<1 J.), quantitativ, Tagesgeschäft.

Bsp.: Budget

Sozialwirtschaftliche Ziel-Herausforderungen

Mehrdimensionalität (Wirkungs- & Sozialziele schwer messbar) und Bindungen durch Fördergeber (geringer Preisspielraum).

Mögl. strukturelle Verankerung des Controllings in SoWi

Controlling als Teil des Finanz-/RW-Bereichs, eigene Abteilung, GF-Stabsstelle, Matrixfunktion (z. B. pro Region).

Aufgabe des Controller*in

Liefert objektive Analysen, erstellt Reports, moderiert Planungsprozesse.

Aufgabe des Managements

Definiert Ziele, trifft Entscheidungen, setzt Maßnahmen um; beide stimmen Toleranzen & Prioritäten ab.

Business-Partner-Kompetenzen eines Controller*in

Methoden-/Instrumentenwissen, Analysefähigkeit, Kommunikations- & Beratungskompetenz, Geschäfts- & Verhaltensverständnis/Standfestigkeit.

3 Aufgaben der Kostenrechnung

(1) Dokumentation & Kontrolle der Wirtschaftlichkeit, (2) Kalkulation von Tarifen/Preisen, (3) Entscheidungsunterstützung (z. B. Make-or-Buy).

Erkläre d. Begriff Kostenarten

Welche Kosten? (z. B. Personal)

Kostenartenrechnung

Ordnet sämtliche Ist- und Plankosten systematisch (Personal, Material …) ⇒ vollständiger Kostenspiegel für weitere Rechenschritte.

Erkläre den Begriff Kostenstelle

Eine abrechnungsfähige Organisationseinheit; die Kostenstellenrechnung grenzt Verantwortungsbereiche ab, verteilt Hilfskostenstellen (BAB) und ermittelt Zuschlags-/Verrechnungssätze.

Mögliche Kostenarten

Personal, Material, Abschreibungen, Miete, Zinsen, Energie, Versicherungen, Reisekosten.

Fixe Kosten

Bleiben mengenunabhängig (z. B. Gebäudemiete).

Variable Kosten

Schwanken mit der Leistung (z. B. Verpflegung pro Essen).

Break-Even-Analyse

Zeigt die Absatzmenge, bei der Gesamterlöse = Gesamtkosten.

Deckungsbeitrag (DB)

Erlös – variable Kosten. Summe aller DB deckt Fixkosten; darüber beginnt Gewinn.

Einzelkosten + Bsp

Direkt zurechenbar (Pflegematerial pro Klient*in).

Gemeinkosten/Overhead + Bsp

Indirekt (Hausverwaltung).

Hauptkostenstellen

Leisten direkt am Klienten (z. B. Tageszentrum).

Hilfskostenstellen

Erbringen interne Dienste (Reinigung, Personalverrechnung).

Was ist Make-or-Buy

Vergleicht Eigenleistung vs. Fremdbezug.

Controlling gibt Qualitäts- und risikoabschätzung

Szenarienrechnung

Entwirft alternative Zukunftsbilder zur Vorbereitung von Entscheidungen.

Soll-Ist-Vergleich

Budgetierte vs. tatsächliche Erlöse/Kosten → Abweichungen quantifizieren → Ursache analysieren → Maßnahmen definieren; Priorität auf große/negative Abweichungen legen.

Forecast/Hochrechnung

Aktualisierte Jahresvorschau = Ist-Jan-Mai + Plan-Jun-Dez.

Budget-Funktionen

Planung, Koordination, Kontrolle/Motivation.

Planungsprinzipien des Budgetsprozess

Top-Down

Buttom-up

Gegenstromanalyse(verfahren)

SWOT-Analyse

Analysiert interne Stärken/Schwächen und externe Chancen/Risiken; verbindet sie zu strategischen Handlungsfeldern.

Externe Vorgaben zum Personalschlüssel

Z. B. Mindestpersonalschlüssel nach dem Wiener Wohn- und Pflegeheimgesetz (WWPG) oder der steirischen LEVO für Behindertenhilfe.

Typische Personalneben-/Zusatzkosten

13./14. Gehalt, DG-Anteil Sozialversicherung, Abfertigung neu, Nacht-/Wochenendzuschläge.

Jahrespersonalkosten (Näherungsformel)

Bruttogehalt × 14 × 1,3; Faktor 1,3 variiert je nach Lohnnebenkosten (KV-Sätze, Abgaben).

Kennzahlen

Verdichten Informationen, dienen Steuerung & Vergleich. Arten: Finanz-, Leistungs-, Qualitäts-, Struktur- und Zeit-Kennzahlen.

Personalkennzahlen in der Sozialwirtschaft

Fluktuationsrate, Krankenstandstage pro MA, Personalkostenquote.

Auslastung

Abrechenbare Leistung / Gesamtkapazität; steuert Einnahmen, Ressourceneinsatz und Fördermittel in NPOs.

Grafik-Tipps für Kennzahlen

Achsen/Titel eindeutig beschriften, nicht mehr als 5 Kennzahlen pro Chart, Toleranz-/Zielwerte visuell markieren.

Kennzahlensystem

Ordnet Kennzahlen logisch (Ursache-Wirkungs-Bezüge). Die Balanced Scorecard balanciert Finanz-, Kunden-, Prozess-, Lern-/Entwicklungsziele & verbindet Strategie mit messbaren KPI.

Benchmarking

Systematischer Vergleich eigener Kennzahlen mit Branchendurchschnitt, Best-Practice-Organisationen, Vorgaben von Fördergebern.