Sistemas y procesos de negocios parcial 4

Organización Horizontal

Es un tipo de organización basada en procesos de trabajo autónomos en donde todos están en el mismo nivel (sin jerarquía)

Características clave de la org horizontal

• Dirección por procesos, no tareas

• Gestión por equipos, no individuos

• Los sistemas de información facilitan la integración horizontal

• Variedad de competencias

• Autogestión de equipos

Dirección por procesos, no tareas

En una organización funcional, a medida en que se desee mejorar, se necesitan mejoras en la funcionalidad, departamentos o en tareas.

En cambio, en una organización vertical se tiene un flujo de trabajo por procesos clave que están en toda la organización y que en ultima instancia se liga con la necesidad del cliente.

Reduciendo al máximo la jerarquía también reducimos las áreas de actividad en donde se desarrollan los distintos procesos clave .

Un buen diseño trae una mejora general y sientan las bases para a innovación y mejora continua de la organización.

Gestión por equipos, no personas

En general los equipos suelen tener mejores resultados que las personas, ya que se cuenta con un mayor conjunto de habilidades y capacidades.

El módulo organizativo básico (de la org horizontal) es un flujo de trabajo por equipos.

Este se puede ligar mediante distintos mecanismos relacionados entre sí:

• Designar un líder

• Establecer sistemas de medición para los procesos

• Poner objetivos cuantificables

• Creando foros que abarquen todo el proceso para la revisar los objetivos y resultados

Los sistemas de información facilitan la integración horizontal

El acceso inmediato a la información nos proporciona datos importantes para:

1. Medir actuación

2. Apoyar la gestión efectiva

3. Mejora continua

La información es fuente de competitividad empresarial

Autogestión de equipos

En los equipos, ademas de recaer el trabajo también recae su propia gestion. Todos los individuos que son parte del equipo son responsables por el proceso

Variedad de competencias

Mientras mejor entienda un trabajador sobre los procesos clave de la organización, mayor será su capacidad de resolver problemas.

Los equipos se forman de manera multidisciplinaria, se complementan los conocimientos entre sí

Org tradicional puntos clave

• Trabajo por funciones, departamento y tareas

• La unidad base de los resultados: la persona y su trabajo

• Se centra en la función del directivo: asignar tareas adecuadas evaluar, medir, controlar y premiar.

• Ventadas: excelencia funcional. Desventaja: coordinación entre departamentos, tareas y funciones

Org Vertical puntos clave

• Se organiza en base de diversos flujos de trabajo y negocios. Objetivo: ligar las actividades de los trabajadores con las necesidades de los clientes o proveedores

• El trabajo de organiza mediante diversos flujos de trabajo y negocios

• Los equipos de gestionan y tienen un sistema jerárquico de equipos. Objetivo del directivo: mejora continua

• Se proporciona la formación e información para generar determinados resultados. Perfil profesional: capaz de realizar múltiples tareas, trabajar en equipo y mejorar continuamente. El sistema premia el desarrollo de capacidades individuales y los resultados en equipo.

Proceso concepto

Secuencia de actividades con un orden específico para lograr un fin determinado (objetivo)

Tipos de procesos

Industriales: transformar materia prima en productos.

Geológicos: suceden en la tierra

Biológicos: cambios en la vida terrestre

Negocios: suceden en las organizaciones

Proceso de negocio

Es un conjunto de actividades sincronizadas o relacionadas entre sí que llevan a cabo a través de departamentos o áreas para llegar a un objetivo que es la satisfacción del cliente

Diferencia entre procedimiento y proceso de negocio

Un procedimiento es detallar específicamente las herramientas o personas necesarias para realizar la acción.

Mientras que un proceso de negocio es el conjunto de todas las actividades que se llevan a cabo para llegar a la satisfacción del cliente.

Función empresarial

Es una unidad organizativa de la empresa con un conjunto específico de actividades que son ejecutadas para ayudar a las empresas a llevar a cabo sus objetivos y procesos generales

Importancia de los procesos de negocios

• Evitar el caos en las transacciones diarias

• Satisfacer al cliente

• Sentar bases de niveles de aprobaciones para el uso óptimo de recursos y el nivel de responsabilidad

• Identificar procesos claves

• Los atributos esenciales para un proceso de negocio ideal

• Reducir costos

• Producir propuestas de valor centradas en el cliente

• Mejorar procesos reduciendo costos y optimizando las actividades

• Agilizar la comunicación entre personas, funciones y departamentos.

Características de los procesos de negocios

• Flexibles

• Dan valor

• Repetibles

• Claramente definidos

Tipos de procesos de negocios

• Operacionales o primarios

• Soporte o secundarios

• Gestión

Procesos operacionales o primarios

Procesos que agregan valor directamente y que están en contacto estrecho con el cliente.

Áreas:

1. Logística de entrada

2. Operaciones

3. Logística de salida

4. Servicios

5. Marketing y ventas

Procesos de apoyo o secundarios

Ofrecen apoyo a los procesos primarios pero no se encuentran en contacto directo o estrecho con el cliente. Características:

• Formalmente establecidos

• No ofrecen valor al cliente de manera directa

• No tiene contacto en cliente de manera directa

• Apoyan a los procesos primarios

Proceso de gestion

Ofrece apoyo y maneja los procesos primarios y secundarios pero no aporta valor al cliente de manera directa ni tampoco está en contacto con el. Miden, monitorean y controlan las actividades relacionadas con los procedimientos y sistemas

Sistemas para la planificación de recursos de la empresa o ERP (Entrerprise resource planning)

Sistemas que nos permiten automatizar aspectos operativo o productivos, es software integrado.

Facilita y centraliza información de las distintas áreas que componen una empresa.

Características de un ERP

• Los datos, estructura y el formato son consistentes, completos y comunes

• Usa el ingreso único de datos

• Permite controlar la actividad de varias áreas o la empresa en tiempo real .

• Reduce los costes de coordinación entre departamentos, delegaciones o filiales.

• La información es más rápida de elaborar y se da a la dirección para la toma de decisiones. (da info no estructurada o semi estructurada)

• Se facilita la homogeneización de los procesos de trabajo entre diferentes usuarios. O hay una mayor sincronización del trabajo cosa que distintos usuarios puedan trabajar sobre lo mismo.

Mas de ERP

Alguno de los procesos que cubre el ERP son:

Soporte (no tiene ventajas competitivas)

En algunos procesos avanzados como la producción o marketing (fuente de ventaja competitiva)

Se puede usar dentro de la empresa para reestructurar o para acelerar adquisición o fusión

Organizaciones virtuales

La organización virtual o también llamada org red es una organización montada sobre la tecnología de Internet, donde los sectores más importantes en los que se divide se apoyan en la red global, ampliando el potencial del negocio y permitiendo una mayor conexión entre el personal y en la interacción con clientes y otras empresas.

Características organizaciones virtuales

• personas capacitadas que tomen decisiones a distancia

• liderazgo que coordine, no que controle

• comunicación formal o informal debe ser virtual, remoto

• estructuras físicas poco claras o casi inexistentes o irrelevante. NO debería haber límite físico por parte de la empresa

• localización es virtual aunque puede poseer sede. Sus trabajadores pueden estar dispersos geográficamente

• proceso de control a base de objetivos establecidos, puede estar complementado por sistemas de monitoreo

Subcontrataciones o outsourcing

Sirven para bajar los costos de la empresa, estos teletrabajadores son de empresas de terceros con su propia infraestructura

Redes sociales

Muy importante para la transmisión de informacion y de transferencia. Son sistemas complejos no se pueden dominar como sistemas mecánicos. Hay que detectar las redes existentes para aprovecharlas, sirven para los objetivos de la organización.

Gestión de procesos de negocios (BPM Business Process Management)

Es un enfoque sistemático que permite a una organización realizar sus procesos de manera más eficiente y dinámicos, facilita la revisión de la dirección y el control de los procesos

Su enfoque es la mejora continua.

Las organizaciones usan software de BPM para monitorear, controlar y mejorar los procesos del negocio.

Pasos: modelado de procesos, ejecución, monitoreo y optimización.

Monitoreo de procesos de negocio

El monitoreo de los procesos de negocio es emplear estudios analíticos para medir el rendimiento de los procesos. Es utilizado para identificar elementos tales como el tiempo de ciclo, errores y costos. El monitoreo funcional facilita el desempeño funcional de un proceso. El monitoreo técnico mide la eficiencia técnica mediante la supervisión y el registro de aspectos como el tiempo de respuesta y los tiempos de inactividad.

Visibilidad de los procesos de negocio

La visibilidad de los procesos de negocios proporciona a las empresas una vista completa de cada uno de sus procesos, aumentando la capacidad de respuesta operativa y agilizando la toma de decisiones. Igualmente, ayuda a determinar si los procesos están alineados con los objetivos y metas clave del negocio, y si los procedimientos de un están operando con precisión.

Modelado o mapeo de procesos

Es una representación esquemática del flujo de las actividades del negocio, ya sea de una organización o de una determinada función dentro de una empresa. El uso principal de un modelo de procesos es documentar el flujo actual de las actividades (As Is) para identificar mejoras que permitan reducir los tiempos de ejecución (To Be). Para realizar el modelo de procesos se usa diagramas, cuadros y otras herramientas. Un estándar utilizado y globalmente aceptado es el Business Process Modeling Notation (BPMN), es decir, notación (o símbolos) para el modelado de los procesos de negocio

Automatización de procesos.

Los avances tecnológicos facilitan la automatización de los procesos de negocios, garantizando menores tiempos y menores costos de ejecución. La automatización de procesos puede ser aplicada a procesos simples y en procesos complejos. Sin embargo, aconsejamos automatizar aquellos procesos donde requiera:

✔ Incrementar la eficiencia.

✔ Reducir el error humano.

✔ Definir roles y responsabilidades.

✔ Reingeniería de procesos

Es un rediseño completo del proceso que busca generar un impacto drástico. Para hacer la reingeniería de procesos se requiere realizar un análisis exhaustivo identificando las causas de las ineficiencias, eliminando las tareas que no agregan valor e incluso cambiando el diseño del proceso para lograr un transformación total.