Pratiques de Communication et d'Organisation Administrative

Ces flashcards couvrent les concepts clés des cours de communication professionnelle, de gestion administrative, de RGPD et d'organisation du travail pour les secrétaires assistant(e)s.

Communication non-verbale

Éléments de communication comprenant la gestuelle, la posture, le sourire et le ton de voix.

Schéma de Shannon-Weaver

Modèle de communication composé de l'Émetteur, l'Encodeur, le Canal, le Récepteur, le Décodeur et le Feedback.

Bruits (communication)

Perturbations environnementales, matérielles, physiologiques ou psychosociologiques entravant la communication.

Note de service

Document interne transmettant un ordre ou une information officielle avec une valeur juridique.

Circulaire

Document destiné à la diffusion uniforme d’informations comme des consignes ou des procédures.

Compte-rendu

Document professionnel qui résume avec fidélité et neutralité les faits, les propos et les décisions d'une réunion.

Note de synthèse

Document résumant les points clés d'un sujet complexe à destination de la hiérarchie.

Communication descendante

Flux d'information allant de la Direction Générale vers les équipes pour informer ou donner des consignes.

Communication ascendante

Flux d'information allant des équipes vers la Direction Générale pour remonter des besoins ou des retours.

Communication transversale

Type de communication entre services visant à coopérer et décloisonner l'organisation.

QVCT

Qualité de Vie et des Conditions de Travail, définie comme la perception positive de l’environnement professionnel.

RPS

Risques Psychosociaux incluant le stress, les violences internes/externes, le harcèlement et la souffrance au travail.

Matrice Eisenhower

Outil d'organisation classant les tâches selon deux axes : Urgent et Important.

Méthode ABCDE

Méthode d'organisation du temps consistant à : Apprécier, Brainstormer, Choisir, Décider et Évaluer.

Style administratif

Style rédactionnel caractérisé par l'objectivité, l'impartialité, la courtoisie et la responsabilité.

Traçabilité

Capacité à retrouver une information, identifier son origine, comprendre les actions effectuées et suivre le cycle de vie d’un document.

Classement

Action d'organiser les informations selon une logique précise (thème, service, client, date) pour travailler efficacement.

Conservation

Durée pendant laquelle une information doit être gardée de façon accessible et sécurisée selon des règles légales ou professionnelles.

Archive

Stockage organisé des documents non actifs qui doivent être conservés pour des raisons légales, historiques ou en cas de litige.

RGPD

Règlement Général sur la Protection des Données, règlement européen applicable depuis le 25 mai 2018.

CNIL

Commission nationale de l'informatique et des libertés, autorité chargée de veiller au respect du RGPD en France.

Donnée personnelle

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement.

Principe de minimisation

Règle du RGPD imposant de ne collecter que les données strictement nécessaires au traitement prévu.

Accountability

Principe de responsabilité démontrable imposant à l'entreprise de prouver qu'elle respecte le RGPD.

Confidentialité

Obligation professionnelle de ne pas divulguer d’informations obtenues dans le cadre de son travail.

Chronotype

Rythme biologique propre à chaque individu définissant s'il est plutôt du matin, sans préférence, ou du soir.

Méthode QQOQCCP

Aussi appelée méthode quintilienne : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?

Ordre du jour

Document structurant une réunion en précisant les sujets abordés, le temps imparti et les intervenants.

Devis

Document proposant un service ou un produit à un prix donné qui possède une valeur contractuelle une fois signé.

Facture

Document commercial obligatoire servant de justificatif comptable et permettant la déduction de la TVA.

Rapport

Analyse approfondie d'une situation contenant des recommandations, des données et des statistiques.

Notion

Outil de travail en ligne tout-en-un permettant de rédiger des documents, organiser des informations et créer des tableaux de suivi.

Trello

Outil de gestion de projet utilisant la vue Kanban pour organiser les tâches (à faire / en cours / terminé).

Durée légale de conservation des pièces comptables

$10$ ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.

Durée légale de conservation des documents fiscaux

Minimum $6$ ans pour les documents permettant le contrôle de l'impôt ou de la TVA.