Organisation et Interaction – Synthèse pour l’examen de Spécialiste RH

60 cartes couvrant les notions majeures des modules Gestion de projet, Organisation systémique & procédurale, Management des processus et TIC ainsi que Communication et conduite d’entretien, conformément au plan d’études CH 30400.

Quel est l’objectif principal de la communication interne dans une entreprise ?

Favoriser la circulation de l’information afin de développer la cohésion, la motivation et le sentiment d’appartenance des collaborateurs.

Citez quatre fonctions clés de la communication interne.

Fidélisation des collaborateurs, cohésion sociale, partage des valeurs, motivation et engagement.

Quelles sont les trois grandes catégories de communication en entreprise ?

Communication interpersonnelle, communication de groupe (ou d’équipe) et communication organisationnelle.

En communication interpersonnelle, quelles sont les deux attitudes fondamentales de l’écoute active selon Carl Rogers ?

La non-directivité et l’empathie.

Quelles sont les quatre composantes d’un message « DESC » en communication non violente ?

Décrire la situation, Exprimer le ressenti, Spécifier le comportement souhaité, Conclure / Conséquences recherchées.

Qu’est-ce que le modèle des états du moi en Analyse Transactionnelle ?

Une grille de lecture qui distingue trois états du moi : Parent, Adulte, Enfant pour analyser les transactions entre interlocuteurs.

Donnez un exemple de question ouverte en entretien.

« Pouvez-vous me décrire la façon dont vous avez géré votre dernier projet ? »

À quoi sert la technique de la reformulation ?

À prouver son écoute, clarifier les propos de l’interlocuteur et vérifier la bonne compréhension du message.

Quel est le principe du « disque rayé » en entretien difficile ?

Répéter calmement la même phrase clé jusqu’à ce que le message soit entendu, sans se justifier ni entrer dans le conflit.

Définissez le feed-back constructif.

Retour spécifique, factuel et orienté comportement, visant à renforcer un point positif ou à corriger un écart, sans jugement de la personne.

Que signifie l’acronyme SMART pour la fixation d’objectifs ?

Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporel.

Quel est le but de l’entretien de mi-temps d’essai ?

Vérifier l’intégration, ajuster les objectifs et soutenir le nouveau collaborateur avant la fin du temps d’essai.

Quelles sont les trois étapes de la méthode SMED ?

Séparer opérations internes et externes, transformer un maximum d’opérations internes en externes, rationaliser toutes les opérations.

Expliquez la différence entre processus clé et processus de support.

Un processus clé crée directement de la valeur pour le client et ne peut être externalisé ; un processus de support soutient les clés et peut être externalisé.

Quel est le cycle de transformation d’un processus ?

Entrées → Traitements → Sorties (modèle fournisseur – activité – client).

Citez les quatre dimensions étudiées par l’organisation procédurale.

Relations logiques, temporelles, spatiales et quantitatives.

Dans le Lean Management, que signifie l’expression japonaise "muda" ?

Tout gaspillage n’ajoutant aucune valeur pour le client.

Quel est l’objectif principal du Business Process Reengineering (BPR) ?

Repenser radicalement les processus pour obtenir des gains spectaculaires en coûts, qualité, service et rapidité.

Donnez deux avantages attendus d’une hiérarchie plate.

Réduction des niveaux, canaux de communication courts, prise de décision plus proche du front.

Qu’appelle-t-on « organisation matricielle » ?

Structure pluridimensionnelle combinant au moins deux axes (ex. fonctions et projets) avec double ligne hiérarchique.

Que signifie ECTS ?

European Credit Transfer and Accumulation System.

Quels sont les cinq « S » de l’environnement de travail japonais ?

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke (Débarras, Rangement, Nettoyage, Ordre, Rigueur).

Quelle est la différence entre centralisation et décentralisation des tâches ?

Centralisation : concentration de tâches semblables dans une unité ; décentralisation : dispersion de ces tâches entre plusieurs unités.

Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Représentation graphique de l’organisation structurelle (postes, unités, liaisons hiérarchiques).

Définissez le takt time.

Rythme idéal de production calculé en divisant le temps disponible par la demande client pour aligner le flux sur le besoin.

Quel est le rôle d’un comité de pilotage projet ?

Valider les décisions clés, assurer le suivi stratégique et soutenir le chef de projet.

Citez trois éléments que l’on trouve dans une description de poste.

Intitulé, mission/tâches, rattachement hiérarchique, compétences, suppléance, exigences.

Quelle est la différence entre hiérarchie plate et hiérarchie profonde ?

Plate : peu d’échelons, éventail large ; profonde : nombreux niveaux, éventail étroit.

En quoi consiste la méthode Kaizen ?

Amélioration continue par petits pas impliquant tous les employés pour éliminer les gaspillages.

Quelle information essentielle contient un mandat de projet ?

Objectifs, périmètre, chef de projet désigné et approbation formelle de la direction.

Expliquez l’effet de halo lors d’un entretien de sélection.

Tendance à généraliser une impression favorable/défavorable basée sur un seul trait du candidat à l’ensemble de son évaluation.

Qu’est-ce qu’un message "Je" ?

Formulation qui exprime ses sentiments et besoins sans juger l’autre, favorisant un dialogue non conflictuel.

Décrivez la technique de l’« édredon ».

Accueillir une critique sans la contester, répondre par des phrases neutres pour amortir le choc et éviter l’escalade.

Quel est le rôle du SIRH ?

Rassembler, traiter et diffuser les données RH pour soutenir les processus de gestion du personnel et la prise de décision.

À quoi sert la matrice RACI ?

Répartir responsabilités : Responsible, Accountable, Consulted, Informed pour chaque tâche d’un projet.

Nommez deux biais susceptibles d’affecter le jugement d’un recruteur.

Biais de similarité, effet de primauté, effet de halo, biais de confirmation.

Quels sont les quatre facteurs d’influence liés aux acteurs dans la communication ?

Psychologiques, cognitifs, sociaux, physiques.

Quelle est la première étape d’un entretien de recadrage ?

Exposer clairement et factuellement le comportement problématique observé.

Qu’est-ce que le heijunka dans le Lean ?

Lissage de la production pour équilibrer volume et mix, réduire la variabilité et les stocks.

Citez trois missions du marketing RH.

Développer la marque employeur, attirer les talents, fidéliser et engager les collaborateurs.

Dans la PNL, quel est le but de l’ancrage ?

Associer un état émotionnel positif à un stimulus pour pouvoir le recréer ultérieurement.

Quels sont les trois volets d’un plan de communication projet ?

Publics cibles, messages clés, supports/fréquence de diffusion.

Qu’est-ce que la scotomisation ?

Mécanisme de défense consistant à occulter inconsciemment une information dérangeante.

Donnez deux exemples de processus de support.

Paie, maintenance, informatique, comptabilité, logistique générale.

Quel est l’objectif de la méthode 5 pourquoi ?

Identifier la cause profonde d’un problème en questionnant "Pourquoi ?" cinq fois de suite.

Expliquez le principe du kanban.

Système de cartes déclenchant la production ou le réapprovisionnement uniquement après consommation (flux tiré).

Quelle est la différence entre organigramme vertical et horizontal ?

Vertical : hiérarchie de haut en bas ; horizontal : représentation par fonctions/ processus au même niveau pour montrer la transversalité.

Pourquoi réaliser un entretien de retour d’absence ?

Réintégrer le collaborateur, comprendre les causes de l’absence, prévenir les récidives et définir les mesures de soutien.

Qu’est-ce que la méthode OREO en communication ?

Observation, Ressenti, Évaluation (besoin/valeur), Objectif – structure pour formuler un message assertif.

Quel est le but d’un plan de réponse aux risques projet ?

Réduire la probabilité et/ou l’impact des risques identifiés par évitement, transfert, atténuation ou acceptation.

Lors d’un licenciement, pourquoi le RH doit-il être présent ?

Garantir la conformité légale, soutenir le manager et informer le collaborateur sur ses droits et démarches.

À quoi sert la segmentation des processus ?

Adapter le flux à des besoins différents (clients, complexité, fonctions) pour gagner en efficacité et en qualité.

Donnez deux avantages de la centralisation des tâches.

Spécialisation accrue, économies d’échelle, uniformité des pratiques.

Qu’est-ce qu’une communication phatique selon Jakobson ?

Fonction visant à établir, maintenir ou couper le contact, indépendamment du contenu (ex. "Allô ? Vous m’entendez ?").

Quel document formalise la responsabilité, les compétences et les exigences d’un poste ?

La description de poste (ou cahier des charges).

Dans un processus, que signifie la relation logique « OU » ?

Déroulement alternatif : choix entre deux chemins différents en fonction d’une condition.

Quel est le principal avantage d’un organigramme par produits ?

Responsabilité claire des résultats par gammes ; orientation marché et client.

Quelle question clé poser pour vérifier la compréhension d’un feed-back ?

« Qu’en pensez-vous et comment envisagez-vous la suite ? »

Définissez le concept de chaîne de commandement.

Nombre d’échelons hiérarchiques reliant le sommet de l’organisation à sa base.

Quel est le rôle d’un cercle de qualité ?

Groupe volontaire de collaborateurs qui se réunit pour proposer des améliorations dans son domaine de travail.

Quelle est la différence entre bruit technique et bruit sémantique dans la communication ?

Technique : interférence physique (son, panne). Sémantique : ambiguïté de sens, langage ou jargon incompris.

Pourquoi la gestion de projet exige-t-elle un plan de communication ?

Pour garantir le bon niveau d’information, coordonner les acteurs et valider les décisions à chaque étape.

Quelle méthode lean vise à réduire drastiquement les temps de changement d’outillage ?

La méthode SMED (Single Minute Exchange of Die).

Donnez deux exemples de mécaniques de protection de la personnalité en droit suisse.

Protection contre le mobbing (CO art. 328), secret médical, protection des données personnelles.

Qu’est-ce qu’un jalon projet ?

Point clé marquant la fin d’une étape importante et déclenchant une décision ou validation.