Kaarten: H5 Communicatie

Beïnvloedende factoren op communicatie team

1. Teamgrootte

2. Individuele verschillen

3. Status en invloed

4. Bezigheden en taak van team

5. Omstandigheden

6. Klimaat in team

7. Sympathie en antipathie in team

8. Groepsnormen

Beïnvloedende factoren op communicatie team

1. Teamgrootte

Invloed op relaties tussen leden en klimaat in het team

=> Ook invloed op manier waarop er samengewerkt wordt

Beïnvloedende factoren op communicatie team

1. Teamgrootte

-> Klein team

- Valkuil teveel zorg voor mensen

- Hoe kleiner team, hoe sterker banden tussen teamleden

Beïnvloedende factoren op communicatie team

1. Teamgrootte

-> Groot team

- Groter verschil tussen veelpraters en stille

- Teamleider zegt meer in verhouding tot teamleden

- Minder tijd voor elk teamlid dus minder aan het woord

- Standpunten worden minder uitgediept

- Meer pogingen om bijvoorbeeld te overtuigingen

Beïnvloedende factoren op communicatie team

1. Teamgrootte

-> Groot team invloed op samenwerking

- Subgroepvormingen = minder samenhang

- Betrokkenheid minder: minder interactie als er meer teamleden zijn

- Meer ontevredenheid en frustraties

- Meer hiërarchische verhoudingen (gesprekken meer via teamleider)

Beïnvloedende factoren op communicatie team

1. Teamgrootte

-> Elk team heeft andere ... waardoor team identiteit krijgt

Communicatiestructuur

Beïnvloedende factoren op communicatie team

1. Teamgrootte

-> Als de communicatie geen duidelijke structuur heeft dan

Is het vaak moeilijk samenwerken

Beïnvloedende factoren op communicatie team

2. Individuele verschillen

Er kunnen verschillen zijn in de verbale communicatie per persoon

bv. humor, temperament, introvert, extravert, ...

Beïnvloedende factoren op communicatie team

3. Status en invloed

Verworven status van teamlid of status die het teamlid automatisch krijgt door de functie die het uitoefent ipv de kwaliteit van ideeën

Beïnvloedende factoren op communicatie team

3. Status en invloed

-> Teamleden met hogere status

Teamleden met veel initiatief, participatie en productiviteit

-> spreken vaak tot elkaar en bekrachtigen zo elkaars positie (of er is rivaliteit)

Beïnvloedende factoren op communicatie team

3. Status en invloed

-> Teamleden met hogere status misverstand

Veelpraters zijn ook productiefst

=> misverstand draagt bij tot status veelpraters!!!

Beïnvloedende factoren op communicatie team

3. Status en invloed

-> Teamleden met lagere status

Vinden vaak van zichzelf dat ze niet zulke goede suggesties en voorstellen doen dan teamleden met hogere status

Beïnvloedende factoren op communicatie team

4. Bezigheden en taak van team

In het ene team beter functioneren dan in ander door de complexiteit van het takenpakket

Beïnvloedende factoren op communicatie team

4. Bezigheden en taak van team

-> Duidelijkheid nodig rond

- Wie waar verantwoordelijk voor is

- Welke taken aan welk teamlid zijn toegekend

- Welke bevoegdheden daarbij horen

Beïnvloedende factoren op communicatie team

5. Omstandigheden

- Beschikbare tijd

- Inhoud van taak

- Ervaring

- Praktische omstandigheden

Beïnvloedende factoren op communicatie team

6. Klimaat in team

Sociaal emotioneel klimaat dat in team heerst heeft invloed op functioneren:

- Afhankelijkheid

- Vluchten

- Vechten

- Paarvorming

Beïnvloedende factoren op communicatie team

7. Sympathie en antipathie in team

Aantrekkingskracht tot wie je sympathiek vind

=> Hoe teamleden met elkaar communiceren hangt samen met sympathieën en antipathieën en hoe men hiermee omgaat

Beïnvloedende factoren op communicatie team

7. Sympathie en antipathie in team

-> Factoren die aantrekking tot anderen mede bepalen

- Kleding

- Uitstraling

- Betrokkenheid

- ....

Beïnvloedende factoren op communicatie team

8. Groepsnormen

Taak- en omgangsnormen (opvattingen)

-> door begeleider of hoogste status bepaald

Roddelen

Menselijke activiteit waarbij over iemand wordt gesproken (in ongunstige zin en vaak onwaar) zonder dat de persoon in kwestie bij het gesprek aanwezig is

(= achterklap)

Kenmerken van roddelen

-> Spreken over

Afwezige derden

-> info komt niet uit 1ste hand

-> kwaad spreken: info vaak onvolledig of onduidelijk

Kenmerken van roddelen

-> Meestal via

Informele, moeilijk te controleren kanalen

=> Moeilijk achterhalen wie originele bron is

Kenmerken van roddelen

-> Bondgenootschap in het

Negatieve

Kenmerken van roddelen

-> De communicatie is

Niet open en rechtstreeks

=> Geen sprake van constructieve feedbackcultuur, onderlinge sfeer en vertrouwen

Kenmerken van roddelen

-> Onveiligheid binnen team

Collega's voelen zich niet veilig, er is wantrouwen en achterdocht

Kenmerken van roddelen

-> Hoe meer mensen betrokken

Hoe groter de verhalen worden en hoe meer onwaarheden eraan worden toegevoegd.

= sneeuwbaleffect met ongeziene gevolgen

Kenmerken van roddelen

-> Roddelen richt schade aan op verschillende niveaus

- Voor persoon waarover geroddeld wordt: fysieke, psychologische of sociale klachten

- Ook voor team: onveiligheid, goede mensen vertrekken en "rotte appels" blijven

Kenmerken van roddelen

-> Arbeidstijd

Gaat verloren

Kenmerken van roddelen

-> Effect op cliënten

Voelen meteen dat er geen goede sfeer hangt

Oorzaken van roddelen

-> Op 3 niveaus

1. Individu

2. Team

3. Organisatiebeleid

Oorzaken van roddelen

1. Op niveau van individu

- Geïsoleerde manier van werken

- Houding van persoon over wie geroddeld wordt

- Persoonskenmerken van roddelaars

- Sociale status slachtoffer

Oorzaken van roddelen

1. Op niveau van individu

-> Geïsoleerde manier van werken

Hoort niet bij groep

Oorzaken van roddelen

1. Op niveau van individu

-> Houding van persoon over wie geroddeld wordt

Afwijkend gedrag dan het team

-> vaak onwetend of niet bewust van dat gedrag

Oorzaken van roddelen

1. Op niveau van individu

-> Persoonskenmerken van roddelaars

Roddelaars zijn vaak angstig met weinig draagkracht

=> Zoeken vriendschappen door te roddelen

Oorzaken van roddelen

1. Op niveau van individu

-> Sociale status slachtoffer

Vaak lagere sociale status

=> Minder verdedigt door netwerk

Oorzaken van roddelen

2. Op niveau van team

- Onduidelijke groep

- Kliekvorming

- Teamcultuur van afgunst en jaloezie

Oorzaken van roddelen

3. Op niveau van organisatiebeleid

- Gebrekkig personeelsbeleid zorgt voor frustratie, onzekerheid en wantrouwen

- Gebrekkige interne communicatie/ onvoldoende informatiedoorstroming = geen transparantie

- Houding leidinggevende

Roddelen voorkomen

- Zorgen voor voldoende en duidelijke informatiedoorstroming

- Erover waken dat medewerkers zich gehoord voelen

Roddelen aanpakken

- Vermijd om als luisteraar betrokken te raken bij roddelcircuit

- Maak zo snel mogelijk en rechtstreeks duidelijk dat je niet wenst deel te nemen aan de roddel

- Wijs op de schadelijke gevolgen

- Zoeken naar aanleiding en voedingsbodem van de roddel

Functies van roddelen

1. Ontspanning

2. Leermethode

3. Controlemiddel

4. Manipulatiemiddel

Functies van roddelen

1. Ontspanning

- Plezant, leuk om praatje te slaan

- Begint vaak als onschuldig praatje

- Tijdsverdrijf

Functies van roddelen

2. Leermethode

- Snel info vergaren

- Overlevingsstrategie om op succesvolle manier met anderen om te gaan

Functies van roddelen

3. Controlemiddel

- Manier om sociale controle uit te oefenen, groepen onderscheiden van elkaar

- Geldende groepsnormen duidelijk maken aan nieuwkomers

- Op langer termijn kan dit binnen team de samenwerking belemmeren

Functies van roddelen

4. Manipulatiemiddel

Status of reputatie verhogen door die van de ander te verlagen

=> Belangrijkste motivatie om te roddelen!

Roddelen en sociale media

Sneller en makkelijker informatie delen

Roddelen en sociale media

-> Kenmerken

- Verspreiding info

- Anoniem roddelen

- Impact reputaties

- Groepsdynamiek

- Bevestigen stereotypen

- Positieve en negatieve roddels

Roddelen en sociale media

-> Effecten zijn

Zowel positieve als negatieve effecten

-> kan snel escaleren door snelheid en bereik van sociale platforms

Roddelen en sociale media

-> Belangrijk om bewust te zijn van

- Impact die je hebt door wat je deelt

- Verantwoordelijkheid in onlinegedrag

Feedback

Een boodschap geven over gedrag of prestatie van ander

=> Terugkoppeling

Soorten feedback

1. Appreciatie

2. Coaching

3. Evaluatie

Feedback

-> 2 voorwaarden

1. Er moet een sfeer zijn van vertrouwen en veiligheid

2. Feedback wordt gezien als hulpmiddel waar je uit kan leren

=> Indien er niet voldaan wordt aan deze voorwaarden kan het zijn dat de feedback niet werkt

Grootste voordeel van feedback

De ander kan iets leren over zichzelf

=> Blinde vlek verkleint

Model dat inzicht geeft in de manier waarop je communiceert met anderen

Johari-venster

Johari-venster

-> Grondlegger

Joseph Luft en Harry Ingham

Johari-venster

Model om interactie tussen 2 mensen uit te leggen

Kernkwadrant met onderverdeling tussen:

- Bekend bij jezelf

- Onbekend bij jezelf

- Bekend bij anderen

- Onbekend bij anderen

Bestaat uit 4 deelvensters

1. Vrije ruimte

2. Blinde vlek

3. Verborgen gebied

4. Onbekende zelf

Johari-venster

-> Bekend bij jezelf

-> Bekend bij anderen

1. Vrije ruimte

Deel van persoonlijkheid dat zowel voor jezelf als voor anderen bekend is

Johari-venster

-> Onbekend bij jezelf

-> Bekend bij anderen

2. Blinde vlek

Gedragingen die je zelf niet kent, maar anderen wel

(feedback krijgen)

Johari-venster

-> Bekend bij jezelf

-> Onbekend bij anderen

3. Verborgen gebied

Alles wat ik wel weet van mezelf, maar wat anderen niet weten

(feedback geven)

Johari-venster

-> Onbekend bij jezelf

-> Onbekend bij anderen

4. Onbekende zelf

Dat gebied van mijn persoonlijkheid dat noch bekend is voor anderen, noch voor mezelf

=> Onderbewuste

Johari-venster

-> In het samenwerkingsverband is het belangrijk om je ... zo groot mogelijk te maken

Vrije ruimte

-> bekend bij jezelf

-> bekend bij anderen

Johari-venster

-> Door feedback kom je als ontvanger meer te weten over jezelf waardoor

- Blinde vlek verkleint

- Vrije ruimte vergroot

Johari-venster

-> Hoe kleiner je blinde vlek

Hoe beter op de hoogte van de effecten van je gedrag op anderen

Johari-venster

-> Door feedback te geven ... omdat je aangeeft wat jij belangrijk vindt in een samenwerking

- Vergroot je open ruimte

- Verkleint je verborgen gebied

Johari-venster

-> Hoe groter je vrije ruimte

Hoe beter de samenwerking

Stappenplan feedback geven

1. Beschrijf gedrag concreet vanuit ik-boodschap

2. Benoem effect van het gedrag op jou

(= hoe het waargenomen gedrag voor jou overkomt; niet verwarren met wat je ervan vindt!)

3. Ruimte geven om te reageren

+ vragen of je waarneming/interpretatie klopt (niet altijd nodig)

Feedback werkt niet altijd

-> Wanneer

- Ongevraagd

- Persoonlijk wordt genomen

- Samenwerking te gespannen is

- Niet gezegd wordt wat er gezegd moet worden

Feedback werkt niet altijd

-> Wanneer ongevraagd

=> Vaak!

Kan zich uiten in verdediging, agressie of negeren

-> vaak hiërarchie een drempel

Feedback werkt niet altijd

-> Wanneer persoonlijk wordt genomen

Kan zich uiten in agressie, teleurstelling of negeren

Feedback werkt niet altijd

-> Wanneer samenwerking te gespannen is

Door een gespannen sfeer in team kan het zo zijn dat elke vorm van feedback gezien wordt als kritiek

Feedback werkt niet altijd

-> Wanneer niet gezegd wordt wat er gezegd moet worden

Om de sfeer te bewaren of omdat het te persoonlijk is

Tips bij ontvangen van feedback

- Luister

- Vraag door

- Toon waardering

Tips bij ontvangen van feedback

-> Luister

Luister naar wat de ander te zeggen heeft

-> luisteren betekent niet dat je het ermee eens bent maar wel dat je er serieus over nadenkt

Tips bij ontvangen van feedback

-> Vraag

Vraag de ander om concreet te worden anders kan je er niks van leren

-> vraag door tot je weet wat de ander bedoelt en wat hij graag veranderd wilt zien

Tips bij ontvangen van feedback

-> Toon waardering

Toon waardering voor het feit dat iemand die moeite heeft genomen

-> doet het om je te helpen iets te leren of te verbeteren, of om zijn waardering te tonen voor jouw werk

-> door te bedanken toon je respect en dat kan de relatie alleen maar verbeteren

Feedback in samenwerkingsverband soms moeilijk

-> 2 redenen waarom we het lastig vinden om mensen waarmee we samenwerken aan te spreken over (ongewenst) gedrag

1. Irrationeel denken

2. Korte termijn denken

=> Deze redenen om de confrontatie uit stellen of ervan af te zien kloppen niet!!

Feedback in samenwerkingsverband soms moeilijk

1. Irrationeel denken

Rampfantasieën, catastrofes over wat er allemaal zal gebeuren als je de ander feedback heeft

=> Dit foutief anticiperen is heel nefast voor je handelen!!

Feedback in samenwerkingsverband soms moeilijk

1. Irrationeel denken

-> Wilfried Van Craen noemt dit

Foutief anticiperen

=> Op voorhand voor de situatie er is negatieve gedachten hebben over de toekomstige situatie

Feedback in samenwerkingsverband soms moeilijk

1. Irrationeel denken

-> Gevolg

Seflfulfilling prophecy

=> Negatieve gedachten zullen de situatie echt beïnvloeden, manifesteren

Feedback in samenwerkingsverband soms moeilijk

1. Irrationeel denken

-> Op korte termijn kan het irrationeel denken (waardoor je feedback voor jezelf houdt) voordelen hebben maar op lange termijn

- Spanning of ergernis blijven voelen tegenover ander

- Ander krijgt geen kans zich te verbeteren

- Relatie raakt op termijn verstoord

- Niet geven van feedback draagt bij tot negatief zelfbeeld

Feedback in samenwerkingsverband soms moeilijk

2. Korte termijn denken

Snel resultaat willen en onmiddellijke oplossingen streven door het niet geven van feedback om

-> sfeer te behouden

-> conflict vermijden

-> geen tijd te verliezen

=> Belemmert de samenwerking!!