MODUL 7 KB 2 - SENTRALISASI DAN ORGANISASI

Q: Organisasi itu apa sih secara definisi

A: Organisasi adalah kumpulan orang yang berfungsi sebagai sistem untuk melakukan pengumpulan informasi dan pengambilan keputusan. Organisasi berusaha mencapai tujuannya dengan mengkoordinasikan kegiatan kelompok-kelompok yang ada di dalamnya, dimana pengambilan keputusan dan pengolahan informasi memegang peran sangat penting.

Q: Apa itu sentralisasi

A: Sentralisasi adalah tingkat atau derajat konsentrasi otoritas (kekuasaan) yang diberikan kepada pemegang jabatan resmi (individu, unit, bagian, atau tingkat hierarki tertentu) sehingga karyawan dari tingkat hierarki yang lebih rendah hanya memiliki kesempatan minimal untuk memberikan masukan terhadap tugas yang harus mereka kerjakan.

Q: Apa itu desentralisasi dan kenapa organisasi perlu lakukan ini

A: Desentralisasi adalah pemindahan atau penyebaran pengambilan keputusan dari satu orang ke banyak orang. Organisasi perlu desentralisasi karena: (1) setiap manajer punya batas kapasitas mengelola informasi, (2) perlu bereaksi cepat terhadap perubahan, (3) informasi jadi lebih detail dan akurat, (4) meningkatkan motivasi karyawan, (5) menjadi alat training untuk manajer junior.

Q: Jelaskan 5 langkah proses pengambilan keputusan

A: (1) Pengumpulan informasi mengenai alternatif tindakan yang bisa dilakukan, (2) Mengartikan dan memproses informasi untuk memberikan saran kepada pengambil keputusan, (3) Pengambil keputusan menetapkan pilihan keputusan, (4) Meresmikan keputusan yang diambil, (5) Melaksanakan keputusan. Sentralisasi tinggi terjadi ketika satu pengambil keputusan mengendalikan kelima langkah ini sendiri.

Q: Apa saja manfaat desentralisasi

A: Manfaat desentralisasi: (1) Mengurangi penumpukan informasi berlebihan di level atas, (2) Memberikan masukan informasi lebih terperinci, (3) Mampu bereaksi lebih cepat terhadap perubahan, (4) Meningkatkan motivasi karyawan karena merasa dilibatin dalam keputusan, (5) Menjadi alat training untuk manajer bawah agar punya kemampuan pengambilan keputusan yang baik.

Q: Apa saja manfaat sentralisasi

A: Manfaat sentralisasi: (1) Memberikan perspektif menyeluruh terhadap organisasi sehingga keputusan menguntungkan organisasi secara keseluruhan, (2) Memudahkan pemberian pemahaman menyeluruh tentang organisasi, (3) Meningkatkan efisiensi organisasi secara signifikan, terutama untuk keputusan keuangan dan hukum yang mempengaruhi seluruh organisasi.

Q: Kapan sentralisasi lebih sesuai digunakan

A: Sentralisasi lebih sesuai ketika: (1) Dibutuhkan keputusan berdasarkan pandangan menyeluruh organisasi, (2) Pengkonsentrasian bisa meningkatkan efisiensi organisasi, (3) Keputusan berkaitan dengan aspek keuangan atau hukum yang mempengaruhi seluruh organisasi, (4) Keputusan strategis yang memberikan dampak besar.

Q: Apa hubungan antara sentralisasi dan kompleksitas organisasi

A: Hubungan antara sentralisasi dan kompleksitas adalah NEGATIF (berlawanan). Semakin tinggi derajat kompleksitas organisasi (banyak spesialis, departemen berbeda, skill berbeda), maka semakin rendah sentralisasi (semakin tinggi desentralisasi). Ini terjadi karena organisasi kompleks punya banyak expertise yang tersebar, sehingga keputusan bisa dipercayakan ke level bawah.

Q: Jelaskan hubungan antara sentralisasi dan formalisasi

A: Hubungan antara sentralisasi dan formalisasi KOMPLEKS dan SITUASIONAL tergantung jenis karyawan dan jenis keputusan. Tidak ada hubungan konsisten satu arah. Tergantung konteks organisasi, formalisasi tinggi bisa berpasangan dengan sentralisasi tinggi atau rendah.

Q: Bagaimana hubungan sentralisasi-formalisasi untuk organisasi dengan karyawan tidak terampil

A: Organisasi dengan mayoritas karyawan tidak terampil biasanya memiliki: (1) Formalisasi TINGGI (banyak aturan dan prosedur untuk membimbing karyawan kurang terampil), (2) Sentralisasi TINGGI (keputusan terkonsentrasi di puncak), (3) Management style Teori X (pesimis, perlu kontrol ketat). Kombinasi ini karena karyawan butuh panduan detail dan nggak bisa diberi otonomi banyak.

Q: Bagaimana hubungan sentralisasi-formalisasi untuk organisasi dengan karyawan profesional

A: Organisasi dengan mayoritas karyawan profesional biasanya memiliki: (1) Formalisasi RENDAH untuk keputusan teknis (flexibility untuk kreativitas), (2) Desentralisasi TINGGI untuk keputusan teknis/operasional, (3) Management style Teori Y (optimis, beri otonomi). TAPI untuk aspek pengelolaan karyawan dan keputusan strategis, profesional prefer formalisasi dan sentralisasi tinggi untuk kepastian dan keadilan.

Q: Apa yang dimaksud dengan kapasitas mengelola informasi manajer

A: Setiap manajer hanya mampu mengelola informasi hingga jumlah tertentu. Melewati batas tersebut, masukan informasi berikutnya akan terbuang tanpa dimanfaatkan. Untuk mencegah agar batas ini tidak terlampaui, sebagian pengambilan keputusan perlu dipindahkan ke pihak lain (desentralisasi).

Q: Kenapa desentralisasi bikin organisasi bereaksi lebih cepat terhadap perubahan

A: Desentralisasi memungkinkan organisasi bereaksi cepat karena organisasi tidak perlu memproses informasi melalui hierarki vertikal yang memakan waktu. Unit atau bagian yang paling dekat dengan perubahan bisa langsung mengambil keputusan dan tindakan penyesuaian tanpa menunggu approval dari pusat. Ini terutama penting di fungsi marketing yang perlu cepat adapt dengan tren konsumen dan strategi kompetitor.

Q: Bagaimana desentralisasi mempengaruhi kualitas informasi dalam pengambilan keputusan

A: Desentralisasi membuat informasi yang dijadikan dasar pengambilan keputusan menjadi lebih terperinci. Karena keputusan diambil oleh pihak yang paling dekat dan paling terbiasa dengan masalahnya, fakta-fakta khusus yang relevan akan mendapat perhatian memadai. Contohnya, cabang The Body Shop Indonesia lebih mengenal pola penggunaan kosmetik dan daya beli masyarakat Indonesia dibanding kantor pusat di Inggris.

Q: Bagaimana desentralisasi mempengaruhi motivasi karyawan

A: Desentralisasi meningkatkan motivasi karyawan karena keterlibatan mereka dalam menetapkan keputusan membuat mereka lebih bersemangat. Terutama tenaga profesional dan karyawan skill tinggi sangat peka terhadap peran serta mereka dalam pengambilan keputusan. Perusahaan dengan Teori Y cenderung desentralisasi sehingga karyawan profesional merasa valued, sedangkan perusahaan Teori X dengan sentralisasi tinggi biasanya punya semangat karyawan rendah.

Q: Jelaskan bagaimana desentralisasi menjadi alat training untuk manajer junior

A: Dengan delegasi otoritas dari manajer atas ke bawah, manajer junior diberi kesempatan berlatih mengambil keputusan di bidang-bidang tertentu yang tidak terlalu kritis. Jika ada kesalahan, dampaknya tidak terlalu rawan bagi perusahaan. Latihan ini mempersiapkan manajer junior untuk memikul tanggung jawab lebih besar saat mengalami kenaikan posisi di organisasi.

Q: Apakah selalu desentralisasi adalah pilihan terbaik

Jelaskan

Q: Apa hubungan antara kompleksitas dan ketersediaan profesional dalam organisasi

A: Organisasi dengan sentralisasi tinggi biasanya mempunyai kesulitan menarik dan mempertahankan tenaga profesional. Sebaliknya, organisasi dengan kompleksitas tinggi (banyak spesialis) biasanya memiliki desentralisasi tinggi karena ada banyak tenaga profesional yang skill-nya tinggi sehingga keputusan bisa dipercayakan ke level bawah. Tenaga profesional mencari organisasi yang memberikan otonomi.

Q: Bagaimana profesional memandang keputusan strategis versus keputusan teknis

A: Profesional menginginkan desentralisasi untuk keputusan teknis/operasional dalam bidang mereka (ingin punya kontrol cara kerja mereka), TAPI mereka menginginkan sentralisasi dan formalisasi untuk keputusan strategis organisasi. Mereka percaya keputusan strategis lebih sesuai diambil oleh leader dengan perspektif menyeluruh, bukan oleh individual profesional.

Q: Bagaimana profesional memandang keputusan pengelolaan karyawan

A: Profesional menginginkan standardisasi dan sentralisasi untuk keputusan pengelolaan karyawan (gaji, bonus, performance appraisal). Mereka ingin kepastian bahwa mereka dihitung gajinya dengan cara yang sama dengan rekan profesional lain, tidak subjektif tergantung manager. Jadi untuk aspek ini, mereka menerima formalisasi dan sentralisasi demi keadilan.

Q: Apakah organisasi bisa punya formalisasi tinggi dan desentralisasi tinggi bersamaan

A: Ya, bisa

Q: Jelaskan konsep "perspektif holistik" dalam sentralisasi

A: Manajer di hierarki yang lebih tinggi memiliki posisi yang lebih sesuai untuk memiliki pandangan holistik (menyeluruh) mengenai organisasi. Mereka bisa melihat dampak keputusan ke seluruh organisasi, bukan hanya ke satu bagian saja. Posisi ini memberikan keunggulan untuk memilih tindakan yang paling bermanfaat bagi organisasi secara keseluruhan, bukan hanya menguntungkan sebagian pihak.

Q: Mengapa keputusan keuangan dan hukum biasanya disentralisasi

A: Keputusan keuangan dan hukum biasanya disentralisasi karena kedua fungsi ini mempengaruhi kegiatan pada keseluruhan organisasi. Jika setiap departemen atau cabang punya policy keuangan dan legal sendiri, bisa tidak konsisten dan melanggar regulasi. Sentralisasi membuat kedua fungsi ini lebih efisien dan konsisten di seluruh organisasi.

Q: Apa kesimpulan utama tentang derajat sentralisasi yang sesuai

A: Derajat sentralisasi yang tinggi maupun yang rendah masing-masing mungkin dibutuhkan walaupun pada situasi atau kondisi yang berbeda. Tidak ada formula universal. Faktor situasi menentukan derajat sentralisasi yang sesuai. Organisasi perlu mengidentifikasi cara yang paling efektif untuk mengambil keputusan sesuai kondisinya sehingga bisa diusahakan derajat sentralisasi yang sesuai.

Q: Ringkas hubungan kompleksitas dengan jenis karyawan dan struktur organisasi

A: Organisasi kompleks dengan banyak spesialis → tenaga profesional tinggi → desentralisasi tinggi + formalisasi rendah (untuk teknis) + Teori Y. Organisasi simpel dengan karyawan tidak terampil → sentralisasi tinggi + formalisasi tinggi + Teori X. Semakin kompleks organisasi, semakin perlu desentralisasi karena ada banyak expertise yang tersebar.