Komunikacija pri delu

Kaj je komunikacija

Je proces izmenjave informacij

Kako delimo komunikacijo

Znotraj delovnih organizacij lahko ločimo formalno in neformalno komunikacijo, ki se lahko obe odražata v verbalni, pisni in neverbalni obliki

Lahko je vertikalna (usmerjanje in dajanje navodil vodilnega zaposlenim ali pa podajanje povratnih informacij zaposlenih vodilnim)

ali lateralna (izmenjava informacij med zaposlenimi na enaki hierarhični stopnji)

Opiši matematični model komunikacije Shannona in Weaverja

Vsi elementi modela so sestavni del komunikacije v organizaciji.

• Formalna komunikacija navadno vključuje značilne prejemnike in oddajnike glede na komunikacijske strukture v organizaciji. Lahko je vertikalna ali lateralna.

• Vsebina samega sporočila je lahko formalna ali neformalna, hkrati pa je razumevanje same vsebine močno odvisno od subjektivne zaznave sporočila.

• Sporočilo je lahko poslano po več komunikacijskih kanalih.

• V vsakem sporočilu lahko tudi pride do šuma oziroma napačne interpretacije, kar je vedno odvisno od ustreznosti komunikacijskega kanala, od odnosa med oddajnikom in prejemnikom, njunih zaznav in osebnostih lastnosti.

Formalna komunikacija

Ima predvidljive poti komuniciranja (organizacijska struktura oziroma organigram), poteka preko predvidljivi komunikacijskih kanalih in je običajno skladna z organizacijskimi cilji.

Kaj zajema formalna komunikacija

1. NAMEN: je spodbujanje doseganja organizacijskih ciljev

2. POSTOPKE: zajemajo uporabo učinkovitih komunikacijskih omrežij (povezana z org cilji), sprejetje komunikacijskih politik (primernih za neko komunikacijsko omrežje) in implementacijo formalnih politik preko komunikacijskih aktivnosti

3. STRUKTURA: enote organizacije, npr. komunikacijska omrežja, politike in aktivnosti

Kako poteka formalna komunikacija po modelu

1. Organizacijski cilji (npr. izobraževanje) vodijo →

2. posamezne cilje nekega specif. omrežja, kar privede do →

3. formalnih komunikacijskih politik, ki se udejanjajo preko →

4. komunikacijskih aktivnosti, ki bi naj izzvale neko →

5. ciljno usmerjeno vedenje.

Teorija pravi, da moramo ločit med formalnimi organizacijskimi strukturami in posamezniki funkcionalnimi komunikacijskimi omrežji, ki so usmerjena k doseganju 1/več org. ciljev

Katerim ciljem lahko sledijo funkcionalna omrežja

1. REGULACIJA :

• regulacijsko omrežje (npr. pravilniki) zagotavlja skladnost z načrti, izvajanje nadzora, dajanje navodil

2. INOVACIJA:

• cilj inovacijskega omrežja je prilagoditev not. in zun. vplivov (ekonomski, politični etc)

• usmerjeno v reševanje problemov, razvoj novih idej in njihovo implementacijo

• primer: sestanki ključnih posameznikov, ki s participativno komunikacijo rešujejo probleme in delijo ideje

3. INTEGRACIJA

• cilj integracijskega omrežja je vzdrževanje dobrega vzdušja, krepitev samozavedanja zaposlenih kot dela širše org. in sprejemanje org. s str. zun. deležnikov

• primer je mehanizem nagrajevanja, pohvala nadrejenih

4. INFORMIRANJE

• cilj inf omrežja je vzdrževanje primerne učinkovitosti in produktivnosti, preko zagotavljanja, ki zaposlenim omogočajo učinkovito opravljanje nalog

• primer: obvestilo na oglasni deski, internet, dokumentacije, letna poročila

V omenjenih omrežij teče vsa komunikacija, ki je nujna za delovanje delovne organizacije in njeno produktivnost.

Dejavnosti vseh teh 4 funkcionalnih omrežij so vezane na vzpostavitev neke formalne komunikacijske politike.

• Primer: Organizacija in vodilni lahko aktivno spodbujajo izražanje mnenja in omogočijo ustrezne komunikacijske kanale za to vrsto komunikacije. Iz politik neposredno sledijo komunikacije aktivnosti, ki lahko obsegajo različne pisne, ustne, verbalne ali neverbalne oblike sporočanja, kot so timski sestanki, seje, ankete, letna poročila in letni razgovori. Krog formalne komunikacije se sklene z izvrševanjem sporočil, ki so jih zaposleni prejeli preko različnih aktivnosti.

Organizacije se lahko lahko močno razlikujejo v tem, kakšna komunikacijska politika je razvidna v funkcionalnih omrežjih; ključno vprašanje v delovnih organizacijah je, do kakšne mere komunikacijske aktivnosti ustrezajo politikam in do kakšne mere aktualne politike podpirajo komunikacijska omrežja

• Greenbaum (1974) je predlagal sistem za spremljanje in opazovanje organizacijskih komunikacijskih politik in aktivnosti ter njihovo evalvacijo. S pomočjo njegovega sistema lahko organizacija spremlja svoje komunikacijske aktivnosti in doseganje ciljev ter uvaja morebitne korektivne ukrepe.

Kakšne so lahko komunikacijske strukture

Katere elemente vključuje inf vrednost komunikacijskih kanalov

1. Hitrost povratne informacije,

2. Raznolikost komunikacijskih poti (npr. verbalna in neverbalna komunikacija – gestika, mimika)

3. Osebna nota in

4. Uporaba naravnega jezika, ki omogoča sporočanje nians v sporočilu.

Kaj je IKT komunikacija

V splošnem se preko nje doseže hitrejši konsenz, obstaja pa večja možnost komunikacijskih šumov ter večji potencial za zabrisane meje med delom in zasebnim življenjem

Komunikacija preko elektronske pošte je še posebej dovzetna za komunikacijske šume

• Naslovnik sporočila vseskozi zbira informacije o pošiljatelju; všečnost pošiljatelja povezana z elementi sporočila (npr. uporaba velikih začetnic) ▪

• Način pisanja določa sociokulturno ozadje – stopnja formalnosti, natančnosti in vsebinska ter odnosna vsebina sporočila

Komunikacija v timih preko IKT je manj učinkovita kot individualno ali skupinsko delo v živo, saj opravljanje neke naloge terja več časa

• Virtualni timi: skupina posameznikov, ki sodelujejo pri opravljanju neke delovne naloge in pri tem povezane zgolj prek računalnika

Kaj je letni razgovor

“Letni razgovor je poglobljen, strukturiran in vnaprej dogovorjen razgovor, pri katerem se vodja pogovori s sodelavcem o doseženih in načrtovanih ciljih, delovni uspešnosti in potrebnem izobraževanju...torej o vsem, kar bi utegnilo izboljšati delovno uspešnost, pogoje za delo in tudi njun odnos”

Letni razgovor je:

• dogovorjena praksa, ki jo neko podjetje vpelje kot del kadrovske politike;

• načrtovan (vnaprej določena vsebina, vnaprej določen časovni okvir),

• reden (redna izvedba ob vnaprej določenem času; v večini primerov enkrat letno),

• zaupen (pogovor “na štiri oči” med vodjo in sodelavcem),

• strukturiran in “standardiziran” (poteka po obrazcu, v katerem se tudi zabeležijo dogovori).

Kaj ni letni razgovor

• vsakdanji pogovori med vodjem in sodelavcem;

• vsi neformalni zaupni pogovori;

• naključni pogovori;

• pogovori na sestankih

Kaj so vsebine letnih razgovorov

1. povzema uspehe, dosežke in razvoj posameznika v preteklem obdobju

2. daje sodelavcu možnost, da izrazi svoje mnenje o delovnem okolju, oceni lastno zadovoljstvo in poda predloge za izboljšanje

3. se nanaša tudi na načrtovan osebni in strokovni razvoj

Kako poteka izvedba letnega razgovora

• izvaja praviloma enkrat na leto

• vodi neposredno nadrejeni vodja s svojim sodelavcem

• približno uro in pol

• Pomembna je dobra priprava obeh sodelujočih

• Pomembno je poznavanje tehnik in metod učinkovitega komuniciranja

• Vsebina se zabeleži na vnaprej pripravljenem obrazcu, ki ga ob koncu razgovora oba sodelujoča podpišeta

Kaj je neformalna komunikacija

Je bolj spontana, bolj neposredna, predvsem pa temelji na individualnih odločitvah posameznega zaposlenega.

Neformalna komunikacija:

• temelji na znancih in zaupnikih,

• informacije imajo pogosto nejasen izvor, lahko je skladna ali neskladna z organizacijskimi cilji;

• je pogosto hitrejša, zanemarja statusne razlike in razlike v razmerju moči;

• formalna komunikacija se vrši v vnaprej predvidenih prostorih (npr. konferenčnih sobah), neformalna pa v prostorih, ki niso nujno povezani z opravljanjem dela (kot so npr. dvigalo, parkirišče, menza).

Neformalna komunikacija lahko pomaga odpraviti nekateri pomanjkljivosti formalne komunikacije in lahko spodbuja inovacije. → Velikokrat se v organizacijah zgodi, da neformalna komunikacija zapolni vrzel, ki nastane ob odsotnosti formalne komunikacije

Kaj so govorice

So sporočila, za resničnost katerih nimamo nobenih formalnih dokazov, pomagajo pa razumeti nejasne dogodke.

• Govorice navadno nastanejo v odsotnosti resničnih informacij, ob pomanjkanju informacij ali ob procesu organizacijskih sprememb.

Govorice se širijo v organizacijskih okolji, ki so tekmovalna in v katerih se visoko ceni zaupnost informacij; prav njihova zaupnost povečuje njihovo moč in vrednost

V organizacijah se pogosto srečujejo z izzivom upravljanja z govoricami.

• Nerdinger idr. (2014) na primer navajajo, da mora organizacija vzpostaviti politiko transparentne komunikacije in zaposlene redno ter izčrpno obveščati o morebitnih spremembah v organizaciji ali odločitvah vodilnih.

Ob spremembah in prestrukturiranju bolnice so se pojavile vsebine:

1. spremembe delovnih pogojev

2. narava spremembe

3. slabo upravljanje sprememb

4. posledice za uspešnost organizacije

Hkrati pa se je pokazalo, da so zaposleni, ki so bili izpostavljeni govoricam, bili pod večjim stresom v času organizacijske spremembe.: