Sistemi informativi e Passaggio ERP

passaggio ERP: fasi

L’attività di cambiamento è molto importante e deve essere affrontata con grande attenzione. Scegliere di passare da un sistema a un altro significa modificare processi fondamentali dell’azienda: un prodotto non adatto alle esigenze aziendali rappresenta un investimento più rischioso, bisogna considerare diversi aspetti: la qualità, il costo di acquisto, lo stock di licenze, tutte le funzionalità disponibili e il produttore del software.

I vantaggi possono essere soprattutto economici, ma è importante avere un unico interlocutore. Fondamentale è anche valutare il portafoglio clienti del fornitore, capire chi sono i concorrenti e quali aziende utilizzano già quel sistema.

Successivamente bisogna cercare di capire se il prodotto rappresenta davvero la soluzione migliore, se conviene acquistare direttamente le licenze proprietarie oppure integrare più strumenti; infatti esistono strumenti di collegamento tra sistemi che, in molti casi, sono indispensabili. È fondamentale una fase che si chiama gap analysis, in cui si esegue il confronto tra le funzionalità del prodotto proposto e quelle realmente necessarie all’azienda: l’azienda può avere già un prodotto che funziona in modo diverso e il “gap” rappresenta proprio la distanza tra ciò che esiste e ciò che serve realmente. Se un’azienda assume un consulente esperto, acquisisce anche tutta l’esperienza accumulata da quel consulente, soprattutto se si lavora con sistemi molto diffusi, con tutte le implementazioni e tutte le soluzioni già sviluppate e consolidate nel tempo.

Esiste un’altra fase molto importante è chiamata assessment, nella quale si cerca di capire se il sistema proposto sia realmente attuabile all’interno dell’azienda, non basta scegliere un sistema: bisogna capire se quel sistema riesce realmente a rappresentare e sostenere i processi aziendali.

Un altro passaggio importante è capire da dove iniziare, infatti alcune attività sono più semplici da gestire rispetto ad altre e il sistema deve essere introdotto gradualmente, integrandosi con tutte le altre funzioni aziendali.

Il passaggio successivo è una fase molto delicata chiamata generalmente parallel running, in questa fase i sistemi lavorano contemporaneamente, si controllano le giacenze, si verifica che i dati siano gli stessi e, solo quando tutto risulta allineato, si decide di spegnere il vecchio sistema. Bisogna capire quali aree attivare per prime e quali attività devono essere migrate progressivamente, generalmente si parte dalle attività meno critiche.

principali problemi

Uno dei principali problemi dei sistemi informativi riguarda l’accettabilità da parte degli utenti. È quindi necessario coinvolgere le persone nel cambiamento e fare in modo che comprendano i benefici organizzativi introdotti dal nuovo sistema, in un primo periodo, esisterà una fase difficile: le persone lavoreranno su due sistemi contemporaneamente e quindi svolgeranno le stesse attività due volte, tuttavia bisogna essere sicuri che tutte le operazioni siano corrette.

Bisogna prestare grande attenzione sia all’investimento necessario sia alla gestione della migrazione, molte aziende non sono riuscite a completare la migrazione dei sistemi, soprattutto dal punto di vista finanziario, perché hanno sottostimato l’investimento richiesto.

Il rischio è che chi non è allineato con gli obiettivi aziendali porti l’azienda verso soluzioni non adatte. Esistono anche soluzioni open source ma presentano anche problematiche legate all’assistenza, alla compatibilità e alla continuità dello sviluppo.

Per un’azienda, il software rappresenta un elemento fondamentale e quindi scegliere una piattaforma stabile e sostenibile è essenziale, molti sistemi operativi e strumenti sono stati abbandonati nel tempo proprio a causa delle difficoltà di compatibilità con gli altri sistemi.

Oggi questa attività è ancora più complessa rispetto a cinque anni fa, soprattutto considerando gli sviluppi dell’intelligenza artificiale, infatti bisogna capire in che modo l’intelligenza artificiale sarà in grado di rendere queste attività più veloci e automatizzate, sfruttando dati già strutturati, reportistica organizzata e indicazioni già presenti nei sistemi.

sistema informativo

Un sistema informativo aziendale è un insieme interrelato di componenti (persone, apparecchiature e processi) in grado di raccogliere, processare, immagazzinare, scambiare dati per distribuire informazioni utili per prendere decisioni, per coordinare e per controllare un’azienda.

Il Sistema Informatico è l’insieme delle apparecchiature informatiche (hardware e software), oggi, considerato il ruolo di primo piano assunto dall’informatica nella gestione aziendale, si parla indifferentemente di SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE o di sistema informatico.

Il sistema informatico è fondato da componenti logiche (modello risolto dei problemi - applicazioni e software)  e componenti tecnologiche (componenti di base).

dati vs informazioni

Con il termine dati si intende l’insieme dei fatti che rappresentano gli eventi relativi ad un’azienda o al sistema ambiente che la circonda prima che essi vengano organizzati in una forma intellegibile ed utilizzabile per scopi conoscitivi.

• DATI come risorsa aziendale, alla stessa maniera del capitale, degli impianti di produzione, delle persone e dei beni prodotti dall’azienda. Necessità ad ogni livello della scala gerarchica di strumenti software per custodire, manipolare, analizzare i dati.

• DATI come bene prodotto dall’azienda e fonte di profitto.

• DATI che originano informazioni, che creano conoscenza che va a supporto alle decisioni.

La Business Intelligence (BI) è l’insieme di processi aziendali, metodologie tool per raccogliere i dati di un’azienda, ed estrarre informazioni di supporto alla decisioni strategiche.

Con il termine informazione si deve intendere l’insieme dei dati che sono stati elaborati e ricondotti ad una forma significativa ed utilizzabile per scopi conoscitivi differenti in azienda.

Il successo di un’organizzazione dipende dai dati raccolti e dall’informazione prodotta (ad esempio: sui clienti, sui prodotti, sui processi, sui concorrenti, etc…) la qualità delle decisioni manageriali dipende dalla qualità delle informazioni di cui si dispone e dalla qualità dei manager.

attività per la produzione delle informazioni

Tre tipologie di attività in un sistema informativo aziendale producono le informazioni di cui un’organizzazione abbisogna per prendere decisioni, controllare le operazioni, analizzare i problemi e creare nuovi prodotti e servizi:

• attività di input → si sostanzia nella raccolta di dati dall’ambiente esterno o interno da sottoporre al successivo processo di trasformazione; l’attività è profondamente cambiata dal 2019 (processo di velocizzazione dell’inserimento delle informazioni in maniera automatica, perché le aziende sono state obbligate).

• attività di processamento → si sostanzia nella conversione, manipolazione ed analisi degli input raccolti in una forma che sia maggiormente intelligibile per scopi conoscitivi differenti.

• attività di output → si sostanzia nella distribuzione di informazioni a quei soggetti di un’azienda che in vario modo le utilizzeranno.

meccanismo di feedback

Il sistema informativo richiede poi anche un’attività di feedback, cioè la distribuzione di opportuni output indirizzati a specifici organi dell’organizzazione per aiutarli a valutare o a correggere gli input.

Ormai si raccolgono tutti i dati, poi se sono utili vengono utilizzati, ma è più costoso non avere un dato che affittare un server.

I sistemi informativi aziendali sono qualcosa di più che computer (hardware + software).

Per usare un sistema informativo è infatti richiesta una buona conoscenza dell’organizzazione, della gestione e della tecnologia dell’informazione utilizzata da un’azienda. Ogni sistema informativo può infatti essere descritto come una soluzione organizzativa e manageriale, basata sull’IT, per affrontare i cambiamenti imposti dall’ambiente.

Il sistema informativo sta assumendo sempre più un ruolo strategico nella vita delle imprese e la responsabilità sulla sua gestione non può essere delegata esclusivamente ai tecnici. A dimostrazione di ciò si tenga presente la crescente influenza reciproca tra strategie, ruoli e procedure da una parte e livello tecnologico di software, hardware, database e sistemi di telecomunicazione dall’altra.

analisi delle architetture dei sistemi informatici

Le architetture dei sistemi informatici possono essere analizzate secondo due modalità:

• la stratificazione in senso VERTICALE → ci si riferisce ad un SI costituito da un unico elaboratore; si possono analizzare i diversi “strati” che grazie alla loro interazione consentono al SI di funzionare:

  • il software applicativo → le componenti software che l’utente vede e con le quali interagisce per svolgere determinate attività e funzioni ben precise (sistemi video, fogli elettronici, etc.);

  • il middleware → può essere definito come quella porzione di software che si colloca tra il sistema operativo e gli applicativi;

  • il software di base → è il programma deputato a governare il funzionamento delle varie componenti fisiche di un computer e lo svolgimento delle operazioni elementari della macchina quali, ad esempio: lettura e scrittura sulle memorie, gestione delle periferiche e controllo delle memorie;

  • l’hardware → sono le componenti fisiche, meccaniche ed elettroniche tangibili, come il processore o CPU (Central Processing Unit), la memoria centrale (la cache, la RAM e la ROM), le memorie secondarie (come hard disk, PenDrive Usb, Memory Card, CD-ROM, DVDROM, Data Cartridge, etc.), le unità periferiche di input (tastiera, mouse, scanner, monitor touchscreen) e output (monitor, stampante, plotter, etc.).

La stratificazione ha una logica bottom-up, cioè dall’alto verso il basso. Questo significa che si parte dall’hardware per arrivare al software applicativo.

• la visione in senso ORIZZONTALE.

evoluzione dei sistemi informatici

Negli anni Sessanta nacquero i primi computer, macchine enormi che occupavano intere stanze e utilizzavano sistemi di archiviazione magnetica molto lenti. I costi elevatissimi ne limitavano l'utilizzo alle sole grandi multinazionali.

Negli anni Settanta comparvero i primi grandi elaboratori e i terminali collegati a stampanti di grandi dimensioni.

Negli anni Ottanta la diffusione dei personal computer, grazie soprattutto a IBM e Olivetti (con il celebre Olivetti M24), che rese l'informatica accessibile anche alle aziende di dimensioni più contenute, che operavano ancora come sistemi isolati: lo scambio di informazioni avveniva tramite supporti fisici e le memorie di massa erano molto costose, per cui le aziende conservavano soltanto i dati strettamente necessari. L'inserimento dei dati avveniva tramite schede perforate, preparate da operatori specializzati e successivamente lette da apposite macchine. Il processo era lento e comportava un forte ritardo tra l'evento aziendale e la disponibilità delle informazioni, che spesso risultavano già obsolete al momento dell'elaborazione.

La vera svolta arrivò negli anni Novanta con la diffusione delle reti di PC e dell'architettura client/server, che permisero ai computer di comunicare tra loro attraverso un sistema centrale. Questo cambiamento segnò l'inizio dello sviluppo dell'informatica aziendale moderna.

Negli anni Novanta, si diffuse anche il protocollo TCP/IP, base del funzionamento di Internet, una tecnologia nata originariamente da un progetto militare statunitense per garantire la continuità delle comunicazioni.

Le prime connessioni aziendali avvenivano tramite canali telefonici dedicati, molto costosi e utilizzati soprattutto dalle banche. Le filiali lavoravano localmente durante il giorno e trasferivano i dati alla sede centrale durante la notte per l'aggiornamento dei sistemi. I costi elevati rendevano impossibile una sincronizzazione continua per la maggior parte delle aziende.

Con la diffusione di Internet emerse il problema della sicurezza informatica. Ogni dispositivo collegato alla rete possiede un indirizzo IP, potenzialmente raggiungibile dall'esterno; per questo motivo le aziende adottano sistemi di protezione come i firewall.

L'evoluzione delle reti è passata dai modem analogici alle connessioni ADSL, fino alle moderne reti mobili 4G e 5G. Quest'ultima tecnologia, oltre a migliorare la trasmissione dei dati, permette applicazioni avanzate come il controllo remoto di impianti industriali e persino per applicazioni mediche avanzate, come alcune forme di diagnosi remota. Tuttavia, per molte PMI italiane, le infrastrutture attuali risultano già sufficientemente performanti.

La diffusione della fibra ottica e del cloud computing ha consentito alle aziende di affidare dati e applicazioni a fornitori esterni (outsourcing), riducendo i costi infrastrutturali. Questa scelta comporta però nuovi rischi: un attacco informatico può bloccare completamente l'operatività aziendale.

Per questo motivo la cybersecurity rappresenta oggi una delle principali sfide organizzative e tecnologiche. Le banche dispongono generalmente di sistemi di protezione molto avanzati, mentre molte altre imprese risultano ancora vulnerabili.

Ad oggi con 'introduzione degli smartphone e l’Internet of Things sono cambiati radicalmente il paradigma dell'informatica, favorendo la mobilità e la connessione continua. Oggi le aziende utilizzano i dati non solo per gestire i processi interni, ma anche per analizzare il comportamento dei consumatori e supportare attività di marketing, come dimostra il caso di Amazon.

La raccolta di informazioni avviene inoltre attraverso:

• assistenti vocali;

• applicazioni di domotica;

• reti energetiche intelligenti;

• automobili dotate di sensori;

• telecamere di sorveglianza e sistemi di monitoraggio automatico.

Questi strumenti generano enormi quantità di dati relativi a posizioni, spostamenti, abitudini e comportamenti degli utenti, i cosiddetti Big Data, grandi moli di dati, provenienti da sorgenti eterogenee, difficili da gestire ed analizzare utilizzando strumenti tradizionali. Le 3 “V” dei Big-Data:

• Volume

• Varietà

• Velocità

• Valore

Nel World Wide Web gran parte dei siti di organizzazioni ed aziende gestiscono i contenuti attraverso un web DBMS (Database Management System).

Questi dati vengono prodotti da: elettronica (sensoristica), sistemi di comunicazione wireless, basi di dati e cloud, machine learning.

La crescente diffusione di dispositivi connessi produce una quantità sempre maggiore di informazioni, che vengono archiviate ed elaborate all'interno di grandi infrastrutture informatiche. Grazie a questi dati, i sistemi sono in grado di analizzare comportamenti e persino prevedere alcune azioni future degli utenti.

Questo fenomeno ha dato origine a nuovi modelli di business basati sul valore economico dei dati, ma ha anche sollevato importanti questioni legate alla privacy, alla regolamentazione e alla gestione delle informazioni personali, rendendo la tutela dei dati uno dei temi centrali dell'economia digitale contemporanea.

Esempio analisi dei social media: social net analysis, sentimento analysis, user profiling.

sistema informativo secondo Marchi

Definizione comprensiva delle tre precedenti: il sistema informativo è l’insieme degli elementi e delle loro relazioni che determinano i procedimenti di produzione dell’informazione, partendo dai dati che descrivono, in origine, i fenomeni aziendali e ambientali: procedimenti finalizzati a soddisfare con efficacia ed efficienza, le esigenze conoscitive interne ed  esterne d’azienda.

Fasi:

1. Raccolta dei dati

2. Classificazione dei dati

3. Elaborazione dei dati

4. Comunicazione dei dati

5. Interpretazione dei dati

Fase 1: raccolta dati

Questa fase comprende:

• Scelta dei fenomeni da osservare;

• Determinazione qualitativa e quantitativa di tali fenomeni;

• selezione dei dati in relazione al loro contenuto informativo.

Fase 2: Classificazione dei dati

Viene effettuata la Classificazione e aggregazione dei dati in conformità ad elementi omogenei.

• Il campo di riferimento può essere ambiente generale, ambiente specifico o l’impresa stessa;

• si possono avere periodi di riferimento storici, attuali o prospettici;

• la periodicità di rilevazione può essere ricorrente o non;

• la provenienza dati interna o esterna.

Fase 3: Elaborazione dei dati:

Si elaborano i dati grezzi e si effettua la depurazione dei contenuti informativi che non interessano l’azienda, al fine di ottenere informazioni utilizzabili a supporto dei diversi livelli gestionali.

Fase 4: Comunicazione dei dati

La comunicazione dei dati può essere effettuata:

• nel tempo, attraverso attività di memorizzazione e archiviazione;

• nello spazio, mediante invio dei dati a soggetti interni o esterni all’organizzazione aziendale; quindi con il passaggio delle conoscenze dagli organi addetti all’elaborazione dei dati ai centri decisionali interessati al loro utilizzo.

Nel tempo si sono ridotti drasticamente i tempi di queste fasi.

Fase 5: Interpretazione dei dati

Con interpretazione dei dati si intende l’analisi critica della capacità segnaletica e l’evidenziazione della possibilità di poter utilizzare i dati nei processi organizzativi e gestionali.

ciclo di produzione delle informazioni

Le fasi del ciclo sono l’interpretazione dei dati, il Feed-back e Feedforwarding, la Valutazione dei risultati, la Correzione e riformulazione del processo informativo.

È un ciclo che necessita l’attenta attività di gestione dei soggetti deputati a gestire l’informazione.

I dati sono importanti per le decisioni, e dati sbagliati potrebbero portare a decisioni sbagliate. Il dato è dinamico, all’interno dell’organizzazione cambia (un dato statico è quello di bilancio che ha esigenze esterne, cioè, l’azienda verrà giudicata in base al bilancio e potrà essere confrontato anche nel corso del tempo).

ciclo del flusso informativo

I dati provengono dall’esterno o dai processi operativi interni e producono informazioni.

Le informazioni che vengono elaborate sono sia per l’esterno, ma vanno anche ad alimentare i processi interni, sia operativi che decisionali.

Le decisioni interne vengono prese sulla base delle informazioni e determinano le decisioni strategiche, tattiche e operative.

C’è un collegamento tra informazioni e processo decisionale che a sua volta interagiscono con il processo operativo interno.

Il sistema informativo si modella a seconda dell’esigenze dell’azienda:

• Informazioni per l’interno

  • Collegate ai livelli decisionali (strategico, direzionale, operativo);

  • struttura variabile (posso richiedere dati diversi a scenda dell’informazione che serve per prendere decisioni);

  • frequenza di richiesta incerta;

  • benefici non quantificabili (dipende anche dal contesto, es. le decisioni prese prima del covid) All’interno non sempre il dato è accurato.

• Informazioni per l’esterno, il più grande fruitore di informazione per l’esterno è lo Stato e vi è un’esigenza di standardizzazione:

  • Disposizioni di legge e rapporti di natura contrattuale (es. Aziende quotate);

  • Contenuti informativi predefiniti (standardizzati);

  • Forma documentale;

  • Frequenza di richiesta prestabilita (es. Una volta l’anno come il bilancio);

  • Elaborazioni semplici e ripetitive;

  • Fonte interna dei dati;

  • Rilevazione di fenomeni passati (mai per il futuro quando si parla dell’esterno);

  • Elevata accuratezza (ad esempio: F24 deve essere esatto il valore da pagare);

  • Bassa tempestività (ad esempio: il bilancio prima deve essere approvato e poi pubblicato).

All'interno dei sistemi informativi aziendali si distinguono due livelli principali per quanto riguarda le finalità interne: la Pianificazione e Controllo Strategico e il Controllo Operativo, che si differenziano per finalità e caratteristiche delle informazioni utilizzate.

Il controllo operativo si basa prevalentemente su dati di origine interna e supporta la gestione delle attività quotidiane dell'azienda. La pianificazione e il controllo strategico, invece, utilizzano sia informazioni interne sia esterne, poiché devono supportare decisioni di lungo periodo e l'analisi dell'ambiente competitivo.

principali differenze tra informazioni per il controllo operativo e il controllo strategico

Le principali differenze riguardano:

• Livello di dettaglio: il controllo operativo richiede informazioni molto dettagliate, mentre il controllo strategico utilizza dati più sintetici e aggregati.

• Orizzonte temporale: nel controllo operativo l'attenzione è rivolta al breve periodo; nella pianificazione e controllo strategico al medio-lungo periodo.

• Frequenza d'uso: le informazioni operative sono utilizzate continuamente, mentre quelle strategiche vengono consultate quando è necessario prendere decisioni rilevanti.

• Età dell'informazione: il controllo operativo richiede dati aggiornati e immediati; nel controllo strategico possono essere utilizzate anche informazioni storiche o proiezioni future.

• Accuratezza: nel controllo operativo è richiesta un'elevata precisione numerica; nel controllo strategico possono essere sufficienti stime, trend e indicatori non perfettamente accurati.

• Tipologia dell'informazione: il controllo operativo utilizza soprattutto dati numerici, mentre il controllo strategico può avvalersi anche grafici, indicatori, istogrammi e informazioni qualitative.

• Formalizzazione: le informazioni operative sono generalmente molto strutturate e standardizzate; quelle strategiche possono essere meno formalizzate e più orientate all'interpretazione e al supporto decisionale.

Requisiti efficacia dei sistema informativo

Vi sono cinque requisiti di efficacia del sistema informativo:

• Selettività: rapporto tra dati forniti e utilizzati, bisogna andare a cercare quello che mi serve;

• Tempestività: il dato deve arrivare subito, collegato al costo, deve fornire informazioni in tempo per prendere le decisioni;

• Affidabilità: accuratezza del dato, bisogna essere sicuri del dato per poter prendere decisioni. Ci possono essere dei bug all’interno del sistema informatico che possono portare degli errori di calcolo, ma il sistema informativo deve essere affidabile;

• Flessibilità: essendo che il SI è per l’interno deve essere flessibile, deve modificarsi a seconda delle necessità;

• Accettabilità: buon funzionamento del sistema informativo, negli anni il problema è diminuito, l’uomo è stato sostituito dalla macchina per eliminare gli errori.

quattro livelli di automazione e stadi di sviluppo dei sistemi informativi

Vi sono quattro livelli di automazione e stadi di sviluppo dei sistemi informativi:

1. Elaborazione automatica dei dati contabili e produzione di documenti nell’area amministrativa:

• Contabilità generale

• Fatturazione

• Contabilità clienti/fornitori

• Contabilità IVA

2. Elaborazione automatica dei dati in sviluppo verso le funzioni commerciale e di produzione:

• Gestione ordini

• Gestione magazzino

• Gestione distinta-base

• Contabilità industriale

3. Elaborazione automatica dei dati diffusa e integrata nelle diverse aree di gestione:

• Controllo operativo integrato

• Contabilità gestionale

• Reporting direzionale e di controllo

4. Elaborazione automatica dei dati sia interni che esterni a supporto dei processi decisionali e di controllo strategico:

• Sistemi CAD-CAM

• Sistemi di corporate-banking

• Collegamenti banche dati

• Collegamenti on-line clienti/fornitori

• Simulazioni economico-finanziarie

• Costruzione scenari ambientali su computer

• Reporting di controllo strategico

Schema di flusso dei dati contabili clienti/fornitori

Integrazione sul primo livello di automazione.

La parte manuale diventa molto ridotta in azienda.

La contabilità generale è in evoluzione, ancora oggi ci sono delle aziende che hanno la contabilità impianti tenuti a mano quindi ci possono essere degli errori e dei disallineamenti, in questo caso la contabilità generale è un elemento di collegamento con la contabilità impianti.

livelli di integrazione informativo contabile

È possibile distinguere quattro livelli di integrazione dei dati per il controllo di gestione:

1. Provenienza dei dati: dati interni e dati esterni.

2. Orizzonte temporale di riferimento: preventivi e consuntivi, la contabilità lavora a consuntivo poi questi dati devono essere confrontati con i dati previsionali.

3. Livello di sintesi/analisi: contabilità generale e contabilità analitica, riguarda la gestione dell’azienda in generale e poi abbiamo le contabilità specifiche, tra cui la contabilità analitica.

4. Orientamento dei dati di contabilità generale e di bilancio “a consuntivo”: dati civilistico-fiscali e dati gestionali.

I principali ostacoli all’integrazione sono il contrasto tra tempestività e accuratezza, i criteri di classificazione e i criteri di valutazione, ad esempio analizzando la contabilità di magazzino la scelta di un criterio errato per il settore (il settore dell’informatica generalmente usa il LIFO).

Livello 1 – Integrazione interno-esterno

Dati interni (tipicamente contabili)	Dati esterni (tipicamente extracontabili)
Ciclo attivo (ordini da clienti-vendite) Ciclo passivo (ordini a fornitori-acquisti) Incassi-pagamenti Ciclo magazzino produzione Gestione immobilizzazioni	Dati di mercato Dati sulla concorrenza Norme di legge Dati economici generali etc…

Livello 2 – Integrazione preventivo-consuntivo

Dati a consuntivo	Dati a Preventivo
Archivio vendite e altre transazioni attive Archivio acquisti e altre transazioni passive Rilevazioni di Contabilità Generale Rilevazioni di Contabilità Analitica etc.	Dati di budget Ordini da Clienti Previsioni di vendita Distinte base di produzione Cicli di lavorazione etc.

Livello 3 – Integrazione sintesi-analisi

Analisi fisico-tecnica, economica e finanziaria	Sintesi economico-finanziaria
Analisi dei processi produttivi Analisi per linea di prodotto e per prodotto Analisi per canale di vendita, per mercato e per cliente Analisi di rotazione, durata e variazione degli stock Analisi dei flussi monetari

Livello 4 – Orientamento dei dati

Dati per l’interno	Dati per l’esterno
Orientamento gestionale Tempestività Rilevanza e Selettività Dati di tipo Comparativo Report periodici, su richiesta e di tipo flash	Orientamento civilistico-fiscale Accuratezza Riferimento ai principi contabili “esterni”

la codifica

Non c’è un dato che non arrivi tramite codifica (che consente una rappresentazione schematica dei dati).

È l’insieme di “numeri di codice” e di regole che permettono di attribuire i numeri ai singoli dati. Le caratteristiche che deve avere il codice sono:

• preciso → vi deve essere corrispondenza biunivoca tra elementi del codice e dato;

• espandibile → la struttura deve permettere e garantire una codificazione aggiuntiva;

• conciso → deve utilizzare il minimo numero di caratteri;

• significativo → deve fornire indicazioni concrete, garantire elaborazioni successive e realizzare un autocontrollo sui possibili errori di trasmissione;

• di facile apprendimento mnemonico → deve essere facilmente memorizzabile da chi deve usarlo e fornirlo.

I codici possono essere: numerici, alfabetici oppure alfanumerici.

Inoltre possono essere a struttura variabile oppure a struttura costante, questi ultimi possono essere ulteriormente configurati come:

• codici progressivi: stipendi → stipendi di produzione → linea di produzione 1.

Questa codifica è resa possibile dall’integrazione tra piano dei conti e archivi clienti, utilizzando specifici elementi che vengono inseriti nella scheda cliente e che classificano i soggetti attraverso l’uso di codici del piano dei conti.

• Codice sfaccettato (o a caratteri significativi) ad esempio codice fiscale dove ci sono caratteri che danno nome, cognome, data di nascita, luogo e sesso. Oggi servono meno questi codici perché non si leggono più con gli occhi ma con strumento elettronico come scanner o QRcode.

• Codici a blocchi.