Progettazione e rendicontazione

Art. 1 – Qual è l'oggetto del Regolamento per la partecipazione ai Programmi di Finanziamento?

Disciplina la partecipazione del Politecnico di Torino ai programmi di finanziamento dell'UE, dei ministeri, degli enti territoriali, delle fondazioni e di altri enti pubblici e privati per la realizzazione di progetti finanziati.

Art. 1 – Qual è la differenza principale tra un progetto finanziato e un contratto conto terzi?

Nel conto terzi il Politecnico vende un servizio; nei programmi di finanziamento è il Politecnico a partecipare a bandi pubblici per ottenere fondi destinati alla ricerca.

Art. 1 – Quali sono esempi di enti finanziatori per i programmi di finanziamento?

Unione Europea (es. Horizon Europe), Ministeri (es. bandi PRIN o PNRR), enti territoriali (Regioni, Comuni) e Fondazioni.

Art. 1 – Cosa si intende per "progetto finanziato"?

Qualsiasi azione specifica (di ricerca, istruzione, formazione, mobilità o cooperazione) realizzata dai beneficiari del finanziamento in accordo con l'ente finanziatore e secondo le sue regole.

Art. 1 – Quante e quali sono le fasi di un progetto finanziato?

Quattro: fase progettuale (ideazione e proposta), fase negoziale (trattativa dopo l'approvazione), fase contrattuale (firma del contratto) e fase gestionale (esecuzione e report).

Art. 2 – Cosa si intende per "struttura proponente di Ateneo"?

La struttura che rappresenta l'Ateneo nei confronti del partenariato o dell'ente finanziatore; nel caso di più strutture coinvolte, coincide con la struttura capofila.

Art. 2 – Qual è la differenza tra Responsabile Scientifico e Responsabile Scientifico Capofila?

Il Responsabile Scientifico gestisce il lavoro del proprio team e il budget della sua struttura verso l'interno; il Responsabile Scientifico Capofila coordina tutte le strutture e gestisce i rapporti ufficiali con l'ente finanziatore e i partner esterni.

Art. 2 – Cosa si intende per "contratto collegato" (Consortium Agreement)?

Il contratto che il coordinatore e i partner del progetto sottoscrivono tra loro per definire con maggiore dettaglio il contenuto del contratto principale: governance, ripartizione del budget, proprietà intellettuale, risoluzione delle dispute, ecc.

Art. 2 – Cosa si intende per "piano di utilizzo dei fondi"?

Il documento dove vengono riportati i costi eleggibili e le indicazioni di come verrà suddiviso il costo del progetto nelle diverse voci di spesa ammesse dal programma di finanziamento.

Art. 2 – Cosa si intende per "rendicontazione finanziaria"?

Il processo di individuazione dei costi sostenuti dal soggetto partecipante nell'ambito del programma di finanziamento, compresa la raccolta della documentazione giustificativa. Se non eseguita correttamente, il progetto può essere revocato.

Art. 2 – Cosa si intende per "progetto di rilevanza istituzionale"?

Un progetto di interesse strategico per l'Ateneo e/o presentato da figure istituzionali nell'esercizio delle loro funzioni e/o che afferisce chiaramente a un Centro.

Art. 2 – Cos'è il "Coordinatore" (Capofila) in un progetto finanziato?

Il partner che fa da tramite ufficiale tra il gruppo di ricerca e l'ente finanziatore.

Art. 2 – Cos'è una "Lettera di Intenti" (LoI) e in quanti tipi si distingue?

Può essere un impegno formale a partecipare (tipo 1) o un semplice interesse generico (tipo 2).

Art. 2 – Il Responsabile Scientifico deve essere dipendente dell'Ateneo? Con quale tipo di contratto?

Sì, deve essere dipendente in servizio a tempo indeterminato o determinato al momento della scadenza del bando. Sono possibili deroghe solo se il programma lo richiede, ma deve sempre esserci un co-responsabile a tempo indeterminato.

Art. 2 – Cosa succede se il Responsabile Scientifico va in quiescenza, congedo o aspettativa?

La struttura competente deve provvedere a nominare un nuovo Responsabile Scientifico in tempo utile per garantire il corretto svolgimento delle attività progettuali.

Art. 3 – Chi è responsabile della partecipazione ai programmi di finanziamento e di tutte le sue fasi?

L'Ateneo (Dipartimenti o Amministrazione Centrale), che si fa carico di tutte e quattro le fasi: progettuale, negoziale, contrattuale e gestionale.

Art. 3 – A quanti livelli di regole bisogna obbedire simultaneamente partecipando a un programma di finanziamento?

Tre livelli contemporaneamente: regole del programma, normativa nazionale e normativa di Ateneo.

Art. 4 – Quali sono i 4 punti fondamentali su cui la struttura deve deliberare prima di inviare una proposta progettuale?

1) Assenso formale alla partecipazione; 2) nomina del Responsabile Scientifico e del Responsabile Amministrativo; 3) impegno al co-finanziamento se richiesto; 4) certificazione della disponibilità di risorse concrete (laboratori, attrezzature, personale).

Art. 4 – Chi firma la proposta progettuale finale prima dell'invio all'ente finanziatore?

Il Rettore, in quanto unico legale rappresentante dell'Ateneo abilitato a impegnare il Politecnico verso l'esterno (fatta salva la possibilità di delega).

Art. 4 – Cosa certifica la lettera del Direttore di Dipartimento (o Dirigente/DG) allegata alla proposta?

Certifica l'approvazione della struttura e conferma la copertura finanziaria e logistica del progetto.

Art. 4 – Cos'è l'"assenso formale" nella fase progettuale?

La dichiarazione ufficiale con cui la struttura accetta di voler partecipare e di accettare tutti gli obblighi derivanti dal progetto (regole di rendicontazione, tempistiche, ecc.).

Art. 5 – Chi deve approvare il contratto prima che possa essere firmato nella fase contrattuale (iter standard per un Dipartimento)?

Prima il Consiglio/Giunta di Dipartimento (organo dipartimentale), poi il Consiglio di Amministrazione; il CdA può delegare l'approvazione per semplificare le pratiche meno complesse.

Art. 5 – Per i progetti di rilevanza istituzionale, qual è l'iter di approvazione del contratto?

L'approvazione del Centro di gestione non è necessaria: decide direttamente il CdA.

Art. 5 – Chi è il firmatario ufficiale dei contratti per conto del Politecnico?

Il Rettore, in quanto legale rappresentante; può delegare la firma a un dipendente (es. un Dirigente o il Direttore di Dipartimento).

Art. 5 – Quali elementi deve contenere obbligatoriamente un contratto collegato (Consortium Agreement)?

Anagrafica dei partner, timeline, ripartizione dei fondi, governance, IPR (proprietà intellettuale), clausole di mancato adempimento e legge applicabile/foro competente.

Art. 5 – Cosa sono gli "schemi tipo" di contratto?

Contratti standardizzati già approvati dal CdA: per essi non è necessario un nuovo passaggio in CdA, bastano le approvazioni degli organi dipartimentali.

Art. 5 – Cosa rende particolarmente delicata la fase di negoziazione libera (senza schemi tipo)?

L'assenza di modelli predefiniti richiede trattative sulle clausole legali e finanziarie, approfondimenti legali e più tempo; spesso l'ente finanziatore impone una scadenza entro cui firmare, pena la perdita del finanziamento.

Art. 5 – Cosa devono analizzare le strutture proponenti riguardo ai contratti prima di approvarli?

Devono verificare la conformità e la completezza di tutti gli elementi essenziali dei contratti e dei contratti collegati.

Art. 6 – Di cosa è responsabile la struttura proponente nella fase gestionale?

Di tutti gli atti necessari per l'attuazione del progetto dal punto di vista scientifico, amministrativo, finanziario e legale, nonché della rendicontazione finanziaria, delle relazioni sulle attività e della gestione degli audit.

Art. 6 – Chi predispone e sottoscrive le relazioni tecniche nella fase gestionale?

Il Responsabile Scientifico del progetto.

Art. 6 – Chi predispone i rendiconti finanziari nella fase gestionale e chi li firma?

Sono predisposti dal Responsabile Amministrativo di concerto con il Responsabile Scientifico e vengono firmati dal Direttore di Dipartimento.

Art. 6 – Quando è obbligatorio garantire l'open access ai risultati della ricerca?

Per i progetti finanziati per il 50% o più con fondi pubblici: è obbligatorio garantire l'accesso aperto ai risultati della ricerca.

Art. 6 – Con quali tre attori deve collaborare la struttura proponente durante la fase gestionale?

1) L'ente finanziatore (per chiarimenti e comunicazioni ufficiali); 2) i partner (per coordinare le attività del consorzio); 3) le altre strutture del Politecnico (es. Amministrazione Centrale per questioni legali o contabili).

Art. 7 – Chi risponde delle richieste di recupero finanziario da parte dell'ente finanziatore dopo un audit?

La struttura di Ateneo (il Dipartimento) che ha gestito il progetto.

Art. 7 – Cosa copre la responsabilità delle strutture di Ateneo ai sensi dell'Art. 7?

Le eventuali richieste di risarcimento e i recuperi finanziari derivanti dallo svolgimento del progetto.

Art. 8 – Cosa si intende per "trattenuta dell'Amministrazione"?

Una quota prelevata dall'Amministrazione Centrale su ogni finanziamento ricevuto, a copertura delle spese generali (gestione legale, contabilità centrale, costi delle infrastrutture).

Art. 8 – Chi stabilisce la percentuale della trattenuta amministrativa sui progetti?

Il Consiglio di Amministrazione, che la fissa periodicamente.

Art. 8 – A cosa può essere destinata una parte della trattenuta amministrativa?

A incentivare il personale tecnico-amministrativo (PTA) che si occupa della gestione dei progetti.

Art. 8 – Qual è il limite invalicabile sulla quota di trattenuta destinabile agli incentivi PTA?

La quota destinata ai premi deve essere sempre inferiore al 100% di quanto trattenuto: una parte deve restare nelle casse dell'Ateneo per coprire i costi vivi dei servizi.

Art. 9 – Come viene approvato e emanato il Regolamento per la partecipazione ai programmi di finanziamento?

È approvato dal Consiglio di Amministrazione ed emanato con Decreto Rettorale in attuazione dello Statuto.

Fase progettuale – In fase progettuale, qual è il rischio associato alla proposta?

Basso, perché si sta solo presentando un'idea e non ci si sta ancora obbligando legalmente.

Fase contrattuale – Qual è il rischio associato alla firma del contratto?

Alto: ci si obbliga a restituire i soldi se si sbaglia nella rendicontazione o nell'esecuzione del progetto.

Fase gestionale – Qual è il rischio nella fase gestionale?

Medio: serve non perdere il finanziamento gestendo correttamente le varianti e i report.

Fase progettuale – Chi approva le proposte progettuali di un Dipartimento in fase progettuale?

Il Direttore di Dipartimento.

Fase progettuale – Chi approva le proposte progettuali dell'Amministrazione Centrale in fase progettuale?

Il Dirigente della struttura o, in mancanza, il Direttore Generale.

Fase contrattuale (Dip.) – Chi approva i contratti conformi agli schemi tipo afferenti a un Dipartimento?

Il Direttore di Dipartimento con parere della Giunta/Consiglio di Dipartimento.

Fase contrattuale (Dip.) – Chi approva i contratti non conformi con finanziamento superiore a €150.000 afferenti a un Dipartimento?

Servono l'approvazione del Consiglio di Dipartimento (con delibera) e il via libera del Vice Rettore per la Ricerca (con apposito verbale).

Fase contrattuale (Dip.) – Chi approva i contratti non conformi con finanziamento inferiore o uguale a €150.000 afferenti a un Dipartimento?

Il Direttore di Dipartimento con parere della Giunta, poiché il rischio economico è considerato gestibile internamente.

Fase contrattuale (Dip.) – Chi approva i contratti collegati non conformi afferenti a un Dipartimento?

Il Vice Rettore per la Ricerca con delibera della Giunta.

Fase contrattuale (Amm.) – Chi approva i contratti non conformi con finanziamento superiore a €150.000 afferenti all'Amministrazione Centrale?

Il Consiglio di Amministrazione (CdA), in quanto il rischio economico e legale ricade sul bilancio globale dell'Ateneo.

Fase contrattuale (Amm.) – Chi approva i contratti non conformi con finanziamento inferiore o uguale a €150.000 afferenti all'Amministrazione Centrale?

Il Dirigente della struttura o, in mancanza, il Direttore Generale.

Perché per i contratti pesanti dell'Amministrazione Centrale decide il CdA invece del Vice Rettore?

Perché l'Amministrazione Centrale impegna il bilancio globale dell'Ateneo: il rischio di un eventuale fallimento ricade su tutto il Politecnico, non solo su una struttura, quindi serve il massimo organo di governo.

Sottoscrizione – Chi firma i contratti (fase contrattuale) per i Dipartimenti?

Il Direttore di Dipartimento.

Sottoscrizione – Chi firma i contratti (fase contrattuale) per l'Amministrazione Centrale?

Il Rettore.

Sottoscrizione – Chi firma le dichiarazioni relative all'Ateneo nel suo complesso e al suo status (es. bilanci generali, certificazioni legali)?

Sempre il Rettore, indipendentemente da chi gestisce il progetto.

Sottoscrizione – Chi firma le relazioni tecniche nella fase gestionale?

Il Responsabile Scientifico del progetto, perché garantisce che la ricerca sia stata svolta correttamente.

Sottoscrizione – Chi firma i rendiconti finanziari nella fase gestionale per i Dipartimenti?

Il Direttore di Dipartimento.

Sottoscrizione – Chi firma i rendiconti finanziari nella fase gestionale per l'Amministrazione Centrale?

Il Dirigente della struttura o, in mancanza, il Direttore Generale.

Fase gestionale – Come vengono gestite le variazioni al contratto in fase gestionale?

Seguono la stessa procedura usata per il contratto originale: se il contratto originale richiedeva l'approvazione del Vice Rettore, anche la variazione lo richiede.

Più dipartimenti – In fase di proposta con più strutture interne coinvolte, chi deve approvare?

Solo il Dipartimento capofila.

Più dipartimenti – In fase contrattuale con più strutture interne coinvolte, chi deve approvare?

Tutte le strutture coinvolte, poiché ciascuna è responsabile della propria parte.

Centri Interdipartimentali – Qual è la struttura di riferimento per un progetto che coinvolge un Centro Interdipartimentale?

Il Dipartimento a cui afferisce il Responsabile Scientifico del progetto; è richiesta anche l'approvazione del Coordinatore dell'aggregazione interdipartimentale.

Rilevanza istituzionale – Cosa deve fare la struttura in fase progettuale per un progetto di rilevanza istituzionale?

Comunicare al Rettore e al Direttore Generale l'interesse a partecipare a quello specifico bando; la risposta è considerata "visto a procedere".

Rilevanza istituzionale – Chi approva il contratto nella fase contrattuale per un progetto di rilevanza istituzionale?

Obbligatoriamente il Consiglio di Amministrazione (CdA), data l'importanza strategica.

Didattica – Cosa è necessario fare prima di firmare un contratto che prevede nuovi percorsi formativi o crediti formativi?

Ottenere il via libera del Vice Rettore competente (es. per la Didattica) o di commissioni specifiche, prima della firma del contratto.

Circolare 26/07/2024 (Fulci) – Cosa introduce la Circolare del 26/07/2024 (Circolare Fulci)?

Una semplificazione radicale: i contratti con enti pubblici derivanti da bandi competitivi (PNRR, Ministeri, UE, ecc.), anche se non conformi agli schemi tipo e anche se superiori a €150.000, possono essere approvati direttamente dagli organi dipartimentali (Direttore/Giunta/Consiglio), senza passare per il Vice Rettore o il CdA.

Circolare 26/07/2024 – Perché la Circolare Fulci non annulla la regola generale dei €150.000?

Perché si applica solo ai contratti imposti da enti pubblici tramite bandi competitivi (non negoziabili); la regola generale (CdA per contratti >150k non conformi) resta valida per i contratti negoziabili con partner privati o soggetti terzi.

Circolare 21/12/2023 – Cosa ha deliberato il CdA con la Circolare del 21/12/2023?

Ha delegato al Dirigente della Direzione competente l'approvazione di contratti e contratti collegati per i progetti gestiti centralmente che non hanno rilevanza istituzionale, senza bisogno del voto del CdA per ogni singolo progetto.

Circolare 21/12/2023 – Quando la delega ai Dirigenti per i contratti centrali NON si applica?

Quando il progetto ha rilevanza istituzionale: in quel caso l'approvazione resta in capo al CdA.

Circolare Piter 2021 – Cosa ha introdotto la Circolare Piter (2021)?

La digitalizzazione dei processi: firme, visti e autorizzazioni avvengono tramite workflow digitali su Piter (l'applicativo gestionale del Politecnico dedicato alla ricerca), eliminando la carta.

Trattenuta – Quando la trattenuta dell'Amministrazione Centrale è del 10%?

Quando le spese generali riconosciute dall'ente finanziatore sono pari o superiori al 15% dei costi diretti.

Trattenuta – Quando la trattenuta è del 6%?

Quando le spese generali riconosciute sono tra il 10% e il 15% dei costi diretti.

Trattenuta – Quando la trattenuta è del 3%?

Quando le spese generali riconosciute sono tra il 5% e il 10% dei costi diretti.

Trattenuta – Quando non viene effettuata alcuna trattenuta?

Quando le spese generali riconosciute dall'ente sono inferiori al 5% dei costi diretti, per non togliere fondi vitali a progetti con budget molto limitati.

Trattenuta – Quando avviene il prelievo della trattenuta?

Al momento dell'incasso, man mano che i soldi arrivano effettivamente nelle casse dell'Ateneo.

Incentivazione docenti – Su quale base normativa si fonda l'incentivazione di professori e ricercatori per i progetti internazionali?

Art. 24 comma 6 del D.Lgs. n. 165/2001, che permette alle Università di erogare compensi incentivanti ai professori e ricercatori per attività su progetti e programmi dell'UE e internazionali.

Incentivazione docenti – Quali sono i due requisiti essenziali perché un progetto permetta di erogare incentivi ai docenti?

1) Il progetto deve essere finanziato da enti internazionali o comunitari (es. Horizon Europe, EIT, LIFE); 2) l'ente finanziatore deve prevedere esplicitamente nel bando il rimborso del costo del personale strutturato.

Incentivazione docenti – In caso di doppio finanziamento (europeo + ministeriale), su quale quota si calcola l'incentivo?

Solo sulla parte di soldi che arriva dall'Europa (quota comunitaria).

Incentivazione docenti – L'incentivo può essere erogato anche se l'ente non ha ancora rimborsato i soldi?

No: l'incentivo può essere erogato solo se l'ente finanziatore ha effettivamente rimborsato quei soldi.

Piano di utilizzo – Quali sono le tre macro-categorie in cui si divide l'incasso netto di un progetto dopo la trattenuta?

1) Quota spese vive (100% del costo: personale non strutturato e costi materiali); 2) quota spese generali (gestione immediata e quota rimanente); 3) incentivazione (sul contributo del personale strutturato).

Piano di utilizzo – Come viene suddivisa la quota di incentivazione tra Dipartimento e Amministrazione Centrale?

80% va al Dipartimento e 20% resta all'Amministrazione Centrale.

Piano di utilizzo – Come utilizza il Dipartimento l'80% della quota di incentivazione ricevuta?

In due modi: compensi diretti a docenti e ricercatori (premi nello stipendio) e quota ricerca (RIB) per spese di ricerca del ricercatore (libri, pc, conferenze).

Piano di utilizzo – Cosa rappresentano la colonna "Costo rendicontato" e la colonna "Contributo" nel piano di utilizzo?

Il Costo rendicontato è la cifra che il Politecnico dichiara di aver speso; il Contributo è la cifra che l'ente finanziatore effettivamente rimborsa (spesso non coincidono al 100%).

Approvazione – Cosa si approva realmente in fase progettuale?

L'intenzione di partecipare (impegno a basso rischio, perché è solo una proposta).

Approvazione – Cosa si approva realmente in fase contrattuale?

Il testo legale e il budget definitivo (rischio alto: ci si obbliga a restituire i fondi in caso di errori).

Approvazione – Cosa si approva realmente in fase gestionale?

Le modifiche in corso d'opera, come le varianti al contratto (rischio medio: serve non perdere il finanziamento).