Event Planning Lecture Notes

Flashcards for reviewing event planning lecture notes.

¿Por qué se considera el evento una herramienta revolucionaria en marketing y comunicación?

Because it allows for live, experiential, direct, and emotional communication with the target audience, integrating marketing, image, and reputation.

¿Qué diferencia hay entre imagen corporativa e identidad corporativa?

Corporate identity is how an organization defines itself (values, mission, graphic image), while corporate image is the public's perception of it.

Explica el papel de los públicos internos, mixtos y externos en la comunicación organizacional.

The internal public are employees; the mixed includes suppliers and opinion leaders; the external encompasses clients and media. Each requires tailored communication.

¿Qué papel juegan las relaciones públicas en el diseño de eventos?

They serve to manage relationships with key audiences, transmitting values and identity through tools such as events, sponsorships, or media relations.

¿Cómo ha evolucionado la industria de eventos desde los años 40 hasta hoy?

From the 1940s as an internal communication tool for companies, evolving into sophisticated formats with strong technological and creative support.

¿Qué tipos de eventos se clasifican según su relación con la entidad que los organiza?

1) Internal without third parties, 2) Internal with third parties, 3) External own, 4) Third-party. They differ according to location and participants.

¿Qué impacto han tenido las tecnologías audiovisuales en el desarrollo de los eventos?

They allow for immersive experiences with lights, sound, projections, improving the narrative and the ability to amaze and connect emotionally.

¿Cuál es la función de los eventos dentro de la estrategia de branding de una marca?

They reinforce brand identity and its values through memorable experiences that generate engagement with the target audience.

¿Qué tendencias marcan el futuro de los eventos según el estudio Eventoplus 2025?

Shorter, more specialized, interactive, sustainable, and personalized events. Increase in small and local events with strong digital content.

¿Por qué la generación Z está transformando el diseño de eventos?

Because they prefer interactive, visual, and digital experiences. They value authenticity, sustainability, and immediacy in formats.

¿Qué es un briefing y qué elementos debe contener?

Document that gathers the objectives, audiences, messages, and conditions of the event. Key to the success and coordination of teams.

¿Qué función cumple el contrabriefing dentro del proceso de diseño?

Response document to the briefing to clarify doubts, propose improvements, and confirm alignment with expectations and budget.

Explica brevemente las 5 fuerzas de Porter aplicadas al análisis de entorno en eventos.

Threat of substitutes, current competition, new competitors, power of suppliers and customers. Analyzes the competitive environment.

¿Qué significa establecer objetivos SMART en el contexto de un evento?

Establish specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound objectives, aligned with the company's strategy.

¿Qué fases componen el diseño de un evento según la teoría de la diana?

Security, production, protocol, communication, creativity, and budget. All elements must be strategically coordinated.

¿Qué elementos incluye el análisis DAFO y cómo se aplica a un evento?

Weaknesses, threats, strengths, and opportunities. Allows designing effective strategies based on internal and external factors.

¿Cuál es la diferencia entre producción y logística en un evento?

Production is the execution of the event and logistics is its technical and organizational preparation. Both are essential and complementary.

¿Qué papel tiene el mensaje en la estructura del proyecto de evento?

It is the key content to communicate, linked to the objectives and adapted to the audience, with a coherent and attractive tone.

¿Qué debe incluir el programa general de un evento?

Name, dates, schedules, map, event image, social networks, program, biographies, FAQs, contacts, and sponsors.

Define el ROI y su importancia en la fase post-evento.

Return on investment. Measures whether the objectives were met in relation to what was invested. It is key to justifying the event.

¿Qué es el diseño de experiencias emocionales?

Design process that seeks to generate positive emotions through sensory, immersive, and memorable experiences.

Enumera y explica brevemente las cuatro categorías de experiencia del cliente (entretenimiento, educativa, estética, escapista).

Entertainment (feel), Educational (learn), Aesthetic (be), Escapist (do). They differ by participation and type of immersion.

¿Cuáles son los cinco tipos de experiencia según Schmitt? (Sense, Feel, Think, Act, Relate)

Sense (senses), Feel (emotions), Think (reflection), Act (action), Relate (social connection). Each provides a type of experience.

¿Cuál es el objetivo principal del diseño de experiencias?

That attendees remember the experience, connect emotionally, and become loyal to the brand or organizing company.

Explica los cinco principios clave para diseñar una experiencia emocional.

1. Theme of the experience, 2. Positive signals, 3. Eliminate negative signals, 4. Objects of interest, 5. Sensory stimulation.

¿Por qué es importante activar los cinco sentidos en un evento?

Because they stimulate memory, generate emotion, and increase connection with the brand. Each sense reinforces the experience.

¿Cómo influye el concepto de "tema de la experiencia" en el diseño general?

It is the central idea that guides the entire event. Unifies narrative, design, and communication, facilitating connection with the public.

¿Qué rol juegan los objetos de interés en la experiencia del usuario?

They are physical or symbolic reminders that attendees associate with the lived experience. Increase the perceived value of the event.

¿Qué entendemos por "señales negativas" y por qué deben evitarse?

They are elements that distract or contradict the main theme. They damage the coherence and quality of the experience.

¿Qué importancia tienen los rituales de bienvenida y liturgias iniciales?

They provide solemnity, anticipation, and connection. They reinforce the identity of the event and emotionally predispose the public.

¿Qué es el neuromarketing y qué técnicas utiliza?

It is the use of neuroscience techniques to study how consumers respond to marketing stimuli.

¿Qué es la resonancia magnética funcional (fMRI) y qué mide?

Measures changes in brain oxygenation by areas. Allows identifying which stimuli activate specific regions of the brain.

¿Cómo se relaciona la conductancia de la piel con la emoción?

The skin reacts with sweating to emotional stimuli. Its conductivity is measured to analyze levels of excitation.

¿Qué sentido tiene el uso del eye tracking en el diseño de experiencias?

Allows analyzing which elements capture visual attention, how a scene or stimulus is traversed, and which parts are ignored.

Menciona cinco neurotips que ayudan a captar la atención del cerebro humano.

1) Surprise, 2) Color, 3) Visual contact, 4) People, 5) Stories. They are stimuli that generate attention and emotion.

¿Por qué el cerebro responde positivamente a las metáforas y las historias?

Because they generate deep emotional connections, facilitate understanding, and are remembered better than rational data.

¿Qué papel juegan los colores en la activación emocional?

Warm colors activate; cold colors relax. Light also affects moods, attention, and perception of quality.

¿Cómo influye el sonido en el comportamiento del consumidor?

Sound activates emotions unconsciously. Music can accelerate, calm, excite, or persuade the consumer.

¿Por qué se dice que el gusto es el sentido más difícil de aplicar en marketing?

Because it requires will, active participation, and depends on the other senses. It is the most complex to stimulate massively.

¿Qué características tiene una experiencia sensorial completa?

Multisensory stimulation, thematic coherence, emotional activation, interactivity, personalization, and enveloping narrative.

¿Qué es el plan de comunicación y cuáles son sus objetivos principales?

It is a strategy with objectives, actions, and schedule to communicate the event to the appropriate audiences.

¿Qué diferencia hay entre una convocatoria de prensa y una nota de prensa?

The call informs and calls media to an event. The press release communicates information to be published.

¿Qué debe incluir una convocatoria de prensa efectiva?

It must respond to what, who, when, where. Clear, concise, with contact and professional format, sent in advance.

¿Cómo debe estructurarse una nota de prensa profesional?

Striking headline, summary, body, subheadings with the 5Ws (what, who, when, where, why), written clearly.

¿Qué es un dossier de prensa y qué elementos contiene?

Extensive document with press release, biographies, program, graphic material, technical and protocol data of the event.

¿Por qué es clave el conocimiento de los medios de comunicación para los organizadores?

Because knowing media, its editorial line, and its audience allows choosing the correct channel and maximizing impact.

¿Qué funciones cumplen los departamentos de protocolo, publicidad y prensa?

Protocol organizes the act, press disseminates the message, advertising promotes. All must work coordinately.

¿Qué papel juega el "periodismo ciudadano" en los eventos actuales?

Because anyone can share the event. Increases dissemination and democratizes communication.

¿Qué herramientas se utilizan para evaluar la efectividad del plan de comunicación?

Clipping (appearances), Monitoring (online mentions), impact indicators, ROI. Evaluate success and allow improvement.

¿Qué diferencias hay entre indicadores de realización física, financiera, de impacto y de resultado?

Physical (execution of actions), financial (costs), impact (reach), result (achievements). They evaluate different aspects of the plan.