analisis - clase 3

¿Qué es la estructura organizacional?

Es la forma en que una organización divide y agrupa el trabajo, establece sectores y niveles jerárquicos y define las relaciones entre ellos para alcanzar los objetivos de la empresa.

¿Qué significa estructurar o reestructurar una organización?

Significa identificar las tareas que deben realizarse, agruparlas coherentemente, crear sectores o áreas, asignarles denominación y nivel jerárquico y establecer las relaciones entre los sectores.

¿Cuál es el objetivo de diseñar una estructura organizacional?

Lograr que las actividades de los diferentes sectores contribuyan al cumplimiento de los objetivos específicos y globales de la empresa.

¿Qué conceptos deben considerarse al diseñar una estructura organizacional?

Diferenciación, integración, cantidad de niveles jerárquicos, ámbito de control, objetivos, políticas, estrategias y recursos disponibles.

¿Qué es la diferenciación en una organización?

Es la división y especialización de las actividades y procesos entre diferentes sectores o áreas.

¿Qué es la integración en una organización?

Es la coordinación y unión de las diferentes actividades y sectores para que funcionen de manera conjunta.

¿Cómo se relacionan la diferenciación y la integración?

Son conceptos complementarios porque una organización necesita dividir y especializar el trabajo pero también coordinar las actividades resultantes.

¿Qué es la organización formal?

Es la estructura oficialmente definida de una empresa, que incluye la división del trabajo, niveles jerárquicos, autoridad y responsabilidad.

¿Cómo se representa gráficamente la organización formal?

Mediante un organigrama.

¿Dónde puede estar definida la organización formal además del organigrama?

En manuales de políticas, organización y funciones, procesos, procedimientos y otros documentos o relacionamientos formales.

¿Qué es la organización informal?

Es el conjunto de relaciones, comunicaciones, niveles de autoridad e influencias que existen sin haber sido formalmente establecidos o documentados.

¿La organización informal puede funcionar junto con la formal?

Sí, en muchas empresas existen redes de relaciones informales que funcionan paralelamente a la organización formal.

¿Por qué es importante analizar la organización informal?

Porque puede mostrar la verdadera naturaleza de la empresa y cómo funciona realmente más allá de la estructura formal.

¿Cuál es la principal diferencia entre organización formal e informal?

La formal está oficialmente definida y documentada, mientras que la informal surge de relaciones que no fueron formalmente establecidas.

¿Por qué el analista debe conocer la estructura organizacional antes de realizar un proyecto?

Porque necesita saber cómo está organizada la empresa, qué sectores existen y quiénes son los usuarios afectados por la solución.

¿Qué función cumple el organigrama para el analista?

Funciona como un mapa que permite identificar departamentos, sectores y los caminos para llegar a los usuarios involucrados en el proyecto.

¿A quiénes debe involucrar el relevamiento de datos?

A todos los usuarios a quienes afectará la solución propuesta.

¿Qué es la delegación?

Es la transferencia parcial o total de determinadas funciones de un responsable de un nivel superior a otro de nivel inferior.

¿Qué debe hacerse cuando se delega autoridad?

Se deben establecer claramente las responsabilidades, otorgar suficiente capacidad de mando y proporcionar los recursos necesarios.

¿Qué ocurre con la responsabilidad cuando se delega autoridad?

También debe delegarse la responsabilidad por los resultados de las funciones delegadas.

¿Qué significa delegar autoridad?

Significa otorgar poder a una persona o grupo de personas para realizar determinadas acciones o tomar decisiones.

¿Qué es el poder?

Es la facultad o capacidad de una persona o grupo para mandar, ejecutar acciones o influir sobre las actividades de otras personas.

¿Cuál es la diferencia entre autoridad y poder?

La autoridad está relacionada con la capacidad formal de mandar y decidir dentro de una estructura, mientras que el poder es la capacidad de influir sobre las acciones de otras personas.

¿Qué es la departamentalización?

Es el proceso de agrupar actividades y procesos homogéneos dentro de sectores o departamentos.

¿En qué niveles se utiliza principalmente la departamentalización?

Principalmente en los niveles intermedios, mandos medios y niveles operacionales u operativos.

¿Cuál es una de las principales dificultades de la departamentalización?

Delimitar claramente el campo de actuación y las funciones de cada departamento.

¿Cómo se soluciona la dificultad de delimitar los departamentos?

Identificando de manera clara y precisa las funciones de cada órgano o sector.

¿Qué es la departamentalización por función o funcional?

Es el criterio que agrupa en un mismo departamento las actividades y procesos relacionados con una función principal de la empresa.

¿Cuál es el tipo de departamentalización más utilizado?

La departamentalización por función o funcional.

¿Cuál es la palabra clave para reconocer la departamentalización funcional?

Funciones.

¿Qué es la departamentalización por producto o servicio?

Es el criterio que agrupa en un sector las actividades y procesos relacionados con determinados productos o servicios ofrecidos por la organización.

¿Cuándo puede ser especialmente útil la departamentalización por producto o servicio?

En empresas industriales, comerciales y de servicios que trabajan con diferentes productos o servicios.

¿Cuál es la palabra clave para reconocer la departamentalización por producto?

Producto o servicio.

¿Qué es la departamentalización por procesos o equipos?

Es el criterio que agrupa actividades y procesos que utilizan el mismo tipo de equipos, técnicas o procesos.

¿Para qué otro tipo de personas puede utilizarse la departamentalización por procesos o equipos?

Puede utilizarse para agrupar profesionales que poseen una determinada especialización.

¿Cuál es la palabra clave para reconocer la departamentalización por procesos o equipos?

Equipos, procesos, técnicas o especialización.

¿Qué es la departamentalización por clientes o clientela?

Es el criterio que agrupa actividades y procesos relacionados con determinados grupos de clientes, usuarios o consumidores.

¿Cuándo es útil la departamentalización por clientes?

Cuando una empresa atiende diferentes clases de clientes que presentan características y necesidades distintas.

¿Cuál es la palabra clave para reconocer la departamentalización por clientes?

Clientes o usuarios.

¿Qué es la departamentalización por región o zona geográfica?

Es el criterio que agrupa actividades y procesos según la zona o región donde se realizan.

¿Cuándo se utiliza la departamentalización geográfica?

Cuando las actividades de una organización están física o geográficamente dispersas.

¿Cuál es la palabra clave para reconocer la departamentalización geográfica?

Región, zona o ubicación.

¿Se pueden combinar diferentes criterios de departamentalización?

Sí, se pueden combinar varios criterios siempre que la estructura resultante se adapte a los objetivos de la organización.

¿Cuáles son los principales tipos de estructura organizacional estudiados?

Estructura lineal o vertical, estructura funcional, estructura de línea y staff y estructura matricial o por proyectos.

¿Qué es la estructura lineal, vertical o militar?

Es una estructura simple y antigua en la que existen líneas claramente definidas de autoridad y responsabilidad entre superiores y subordinados.

¿Por qué se llama estructura militar?

Porque fue utilizada tradicionalmente por las unidades militares y presenta una cadena de autoridad vertical claramente definida.

¿Cómo son las comunicaciones en una estructura lineal?

Son principalmente verticales, siguiendo las líneas de autoridad entre superiores y subordinados.

¿Cuál es la principal característica de la estructura lineal?

La claridad de las líneas de autoridad, responsabilidad y comunicación vertical.

¿Dónde se utiliza la estructura lineal?

Entre otros lugares, en instituciones públicas y algunas empresas privadas.

¿Qué es la estructura funcional?

Es una estructura en la que un jefe es responsable de una función especializada.

¿Qué ventaja tiene la estructura funcional?

Favorece la división y especialización del trabajo.

¿Qué diferencia importante existe entre la estructura funcional y la lineal?

En la funcional no existe una línea de subordinación clara entre los distintos sectores y la comunicación puede realizarse directamente entre ellos.

¿Cómo se realiza la comunicación en una estructura funcional?

Puede realizarse directamente entre los distintos sectores y miembros de la organización sin necesidad de intermediarios.

¿Qué es la estructura de línea y staff?

Es una combinación de la estructura lineal y funcional con la incorporación de órganos o sectores de asesoría.

¿Qué es el staff?

Es el conjunto de asesores especializados que ayudan a directivos, gerentes y jefes en aspectos técnicos de sus respectivas especialidades.

¿El staff tiene autoridad ejecutiva sobre toda la organización?

No, el staff no tiene autoridad ejecutiva sobre la organización, salvo sobre el personal de su propio sector.

¿Quién toma y ejecuta las decisiones en una estructura de línea y staff?

Los responsables de línea tienen la autoridad para decidir y ejecutar las actividades que les corresponden.

¿Cuál es la función principal del staff?

Asesorar y formular recomendaciones especializadas para ayudar a los responsables de línea a tomar mejores decisiones.

¿Por qué la línea y el staff se necesitan mutuamente?

La línea necesita los conocimientos del asesor para cumplir mejor sus funciones y el asesor necesita la autoridad de línea para que sus recomendaciones sean aplicadas.

¿Qué problema intenta solucionar la estructura de línea y staff?

Busca solucionar desventajas de las estructuras lineal y funcional incorporando asesoría especializada y mayor flexibilidad.

¿Qué es la estructura matricial o por proyectos?

Es una estructura que integra profesionales especializados de diferentes áreas para trabajar con responsabilidades operacionales en determinados proyectos.

¿Qué ocurre con los trabajadores cuando termina un proyecto en una estructura matricial?

Generalmente regresan a sus sectores funcionales originales y quedan disponibles para otros proyectos.

¿Cuándo es especialmente útil una estructura matricial?

Cuando una empresa realiza varios proyectos o negocios al mismo tiempo y estos tienen una duración limitada.

¿Cuáles son algunas desventajas de utilizar mal una estructura matricial?

Puede aumentar el personal y los costos, generar demoras y provocar dificultades en la gestión.

¿Qué son la centralización y la descentralización?

Son conceptos que indican el grado en que la autoridad y responsabilidad, especialmente para tomar decisiones, se concentran o distribuyen entre los niveles de una organización.

¿Qué es la centralización?

Es la concentración de la autoridad y la toma de decisiones principalmente en los niveles superiores de la organización.

¿Qué es la descentralización?

Es la distribución de autoridad y capacidad de decisión hacia diferentes niveles de la organización.

¿Existen organizaciones totalmente centralizadas o totalmente descentralizadas?

No, en la realidad no existen organizaciones totalmente centralizadas ni totalmente descentralizadas.

¿Qué debe determinarse al decidir el grado de centralización o descentralización?

Debe determinarse el grado adecuado según las necesidades estratégicas de la empresa o institución.

¿Qué es un organigrama?

Es la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, institución o parte de ella.

¿Qué información muestra un organigrama?

Muestra las líneas de mando, relaciones formales, niveles jerárquicos y división del trabajo entre los sectores de la organización.

¿Por qué los organigramas son importantes para la gestión empresarial?

Porque permiten visualizar las relaciones entre sectores y cargos y facilitan el análisis, organización, reorganización y gestión de la empresa.

¿Qué debe representar siempre un organigrama?

La verdadera estructura organizacional de la empresa o institución.

¿Por qué debe mantenerse actualizado un organigrama?

Porque si queda desactualizado deja de representar la estructura real de la organización y pierde utilidad.

¿Qué representan normalmente los rectángulos de un organigrama?

Representan sectores, áreas o cargos de la organización.

¿Qué representan las líneas de un organigrama?

Representan las relaciones existentes entre los diferentes órganos, sectores o cargos.

¿Qué tipos de líneas pueden utilizarse en un organigrama?

Líneas verticales y horizontales, que pueden ser continuas o discontinuas según la relación que representen.

¿Un organigrama debe ser complejo?

No, debe ser simple y representar principalmente los sectores o áreas y las relaciones importantes entre ellos.

¿Se pueden realizar organigramas parciales?

Sí, se pueden realizar organigramas parciales para representar un sector o área específica y sus subdivisiones.

¿Cómo pueden representarse las asesorías y comités en un organigrama?

Deben colocarse al lado de los rectángulos de los directivos o gerentes sobre los cuales ejercen asesoría.

¿Cómo se representan las asesorías o auditorías externas?

Mediante líneas discontinuas porque no forman parte del personal de la organización.

¿Cómo se representan los sectores que están todavía en proyecto?

Mediante rectángulos y líneas de comunicación formal discontinuas.

¿Qué información básica debe contener un organigrama?

Nombre de la empresa, encabezamiento de identificación, responsable del diseño, fecha de presentación, responsable de aprobación, fecha de aprobación y firmas correspondientes.

¿Qué es un organigrama estructural?

Es el organigrama que representa la división del trabajo en sectores o áreas y las relaciones formales entre los diferentes niveles jerárquicos.

¿Qué muestra principalmente un organigrama estructural?

Muestra sectores, áreas, niveles jerárquicos y relaciones formales.

¿Qué es un organigrama de distribución de puestos?

Es el organigrama que especifica los cargos y la cantidad y calidad de recursos humanos con que cuenta o necesita cada sector.

¿Qué información adicional puede incluir un organigrama de distribución de puestos?

Puede incluir nombres de los titulares, códigos, formación y especialización requerida para cada puesto.

¿Qué permite individualizar un organigrama de distribución de puestos?

Permite identificar los puestos de trabajo y las características o especialización requerida para cada uno.

¿Qué es un organigrama funcional o funcionograma?

Es el organigrama que describe las principales funciones de cada sector respetando las características estructurales de la organización.

¿Qué permite visualizar un funcionograma?

Permite visualizar las principales funciones de los sectores y la cantidad y calidad de recursos humanos necesarios.

¿Cuál es la diferencia entre un organigrama estructural y uno funcional?

El estructural muestra principalmente sectores y relaciones jerárquicas, mientras que el funcional muestra las principales funciones de cada sector.

¿Cuál es la diferencia entre un organigrama de distribución de puestos y uno funcional?

El de distribución de puestos se enfoca en cargos y recursos humanos, mientras que el funcional se enfoca en las funciones de los sectores.

¿Cuál es una ventaja de los organigramas?

Permiten conocer y visualizar la estructura formal de una empresa siempre que estén actualizados.

¿Qué permiten detectar los organigramas respecto a problemas estructurales?

Pueden ayudar a detectar exceso de niveles jerárquicos, subordinación múltiple, duplicación de sectores y exceso o falta de control.

¿Cómo ayudan los organigramas a los nuevos empleados?

Les permiten conocer su lugar dentro de la organización y sirven como apoyo para su entrenamiento.

¿Cuál es una desventaja de los organigramas?

Solo muestran las relaciones formales y no permiten visualizar las relaciones informales.

¿Qué ocurre si un organigrama no se actualiza?

Se vuelve obsoleto porque deja de representar correctamente la estructura de la organización.

¿Qué problema puede causar un organigrama mal diseñado?

Puede contribuir a una estructura demasiado rígida y dificultar la adaptación de la organización a cambios del entorno.