Modulo 4 - Fase Pre-Evento: Briefing e Budget

Flashcards sui concetti chiave del briefing, delle strategie di finanziamento e della gestione del budget per l'organizzazione di eventi.

Briefing

Un riepilogo informativo scritto in modo sintetico, efficace e chiaro, in cui il cliente inserisce informazioni pertinenti sull'azienda per le campagne di marketing e pubblicitarie.

Araceli Castelló (2001)

Docente specializzata in comunicazione e marketing digitale che ha definito i punti chiave che il modello di briefing ideale dovrebbe contenere.

AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas)

Organizzazione che presenta un modello di briefing adattato al settore degli eventi sotto forma di schema, modificabile secondo le particolarità di ogni evento.

Claim

Il messaggio principale o il ricordo che si desidera trasmettere ai partecipanti durante un evento.

Merchandising

Insieme di tecniche coordinate tra produttore e distributore, applicate nel punto vendita per motivare l'atto di acquisto nel modo più redditizio, soddisfacendo le esigenze del consumatore.

Tecnica del risparmio (vendita biglietti)

Metodo per massimizzare la vendita anticipata dei biglietti offrendo sconti o abbonamenti confezionati.

Sovvenzioni

Entrate economiche generate dalle pubbliche amministrazioni attraverso sussidi o rinunciando al costo d'uso di un luogo (come un teatro) per l'evento.

Collaboratori

Aziende che partecipano a uno o più eventi organizzati simultaneamente e pagano una parte del prezzo finale.

Patrocinatori

Soggetti che si assumono l'intero costo di un evento per ottenere notorietà e un grande impatto pubblicitario per il loro marchio o azienda.

Sponsor

Partner a lungo termine che partecipano ad attività garantendo pubblicità e visibilità; pagano o meno i costi a seconda dell'accordo specifico tra le parti.

Espositori

Soggetti che organizzano conferenze tecniche, fiere o showroom per avvicinarsi ai potenziali acquirenti, finanziando parte o tutto l'evento in cambio di visibilità.

Budget

Piano finanziario per la realizzazione di un evento che comprende i costi fissi, i costi variabili e l'esborso totale.

Spese fisse

Pagamenti essenziali per l'esecuzione dell'evento che devono essere considerati indipendentemente dal numero di partecipanti previsto (es. affitto locali, personale, assicurazione).

Voce per gli imprevisti

Una parte del budget, generalmente corrispondente al $10\%$ del totale, accantonata per far fronte a costi inaspettati.

Spese variabili

Erogazioni che dipendono direttamente dal numero di partecipanti, come ristorazione, accreditamenti, diplomi e trasporti.

Costo totale dell'evento

Risultato della somma tra i costi fissi e i costi variabili.