prcesmanagement H4+H5

procesontwerp=

beschrijving vd onderdelen vd processtructuren

onderscheiding v processen afhankelijk vd complexiteit vd activiteiten

hoofdprocessen→proceesen→ subprocessen→ procedures

is DEF0 of IDEF3 een flowhart

IDEF3

RACI-methode is

een toewijzings methode van rollen/taken aan mensen in een secundair proces

R: who is Responsible

A: who is Acountable

C: who is Consulted (alle mensen die geconsulteerd moeten wordenà

I: who is Informed (alle mensen die geinformeerd moeten worden, niet bij betrokkenen)

ontwerprincipes, regels en aandachtspunten

1. processen moeten bedrijfsdoelstellingen ondersteunen

2. beschrijft het proces end-to-end

3. enkel activitieten met tw

4. voorzie maximale ICT-ondersteuning

5. beperk wachttijden/overdrachten

6. beperk uitzonderingen→ standaardisatie

7. plan in parallel/ wat kan tegelijk/tijdens wachttijd gebeuren

8. duidelijke rollen afbakenen

9. proces controle dmv KPI

nut van een processchema

• toont relatie tussen activiteiten (en betrokkenen)

• fouten makkelijker detecteren

• afbakening werkproces

  • basis voor overleg

flowchart (IDEF3)

• stroomdiagram

• schematisch voorstellen vd processen

• om goederen)en informatiestromen te verbeteren

riverchart

• zwembadschema

• processtappen per verantwoordelijke in kaart brengen

werkinstructie verwoordt

in een procedure hoe het dient te gebeuren

proces→procedure→werkinstructie

procedure met werkinstrucite= noodzakelijk bij een flowchart

stap 1 werkinstructie

complexe taken voor uitvoerder

stap 2 werkinstructie

veel (korte/verschillende) handelingen

stap 3 werkinstructie

maken van werkinstructie (beschrijf verantwoordelijkheden)

stap 4 werkinstructie

goedkeuring

stap 5 werkinstructie

implementeer (en evalueer)

implementeren van een proces is

een (nieuw) proces binnen brengen

1e implementatiefasen

orientatie (gesprekken)

kartrekker(leidinggevende) + stuurgroep

doel: tot besef komen dat verandering belangrijk is voor eigenwerk

2e implementatiefasen

inzichtfase (infosessie)

doel: besef dat verandering noodzakelijk is

3e implementatiefasen

acceptatie

organisatie overtuigd vd positieve gevolgen

doel: managementteam (MT) besluit om verandering door te voeren

4e implementatiefasen

coaching op de werkvloer (procedure&werkinstructie)

meten evalueren en bijsturen

5e implementatiefasen

proceseigenaars begeleiden en superviseren

1e implementatie methode (manieren om gedrag te beinvloeden tov implementatie)

machtdwangmethode

vanuit hierarchie, sanctioneren en belonen

2e implementatie methode (manieren om gedrag te beinvloeden tov implementatie)

normatief-rëeducatief

betrokkenheid (zorgt vr voldoende draagvlak), lange duur, maar effectief

3e implementatie methode (manieren om gedrag te beinvloeden tov implementatie)

rationeel-empirisch

rationeel voorlichten, enkel in geval van voordelen

procesmanagervaardigheden (vaardigenheden waar procesmanger over moet beschikken)

• leiderschap

• coaching

• communicatie

  • onderhandelen

leiderschap (procesmanagervaardigheid) A

• vermogen om aandacht te geven; met een visie komen waarin medewerkers geloven en brug kunnen slaan tussen actuele situatie en toekomstige

leiderschap (procesmanagervaardigheden) B

vermogen om betekenis te geven; visie kunnen omzetten in tastbare resultaten (vd medewerkers)

leiderschap (procesmanagervaardigheden) C

vermogen om vertrouwen te geven; leider kan vertrouwen winnen in zichzelf en de visie

leiderschap (procesmanagervaardigheden) D

vermogen om zichzelf te managen: zelfkennis, veel inzet hebben en leren uit fouten

leiderschap stijlen

autoritair vs democratisch

resultaat gericht vs relatiegericht

(bedrijfsbelang) vs (persoonlijk gericht)

transformationeel vs transactioneel

(resultaat dr goede band) vs (door beloning)

coaching is

de potentiële kwaliteiten kunnen vrijmaken

(cirkel van vragen stellen, actief luisteren en feedback geven)

coaching stijl bij sterk gemotiveerd & deskundig medewerker

delegeren

ruimte geven &verantwoordelijkheid laten nemen

coaching stijl bij zwak gemotiveerd & deskundig medewerker

aansporen

M: zoek oorzak & motiveer, volg op, feedback

coaching stijl bij sterk gemotiveerd & weinig deskundig medwerker

begeleiden

D: coach op inhoud, fouten maken mag

coaching stijl bij zwak gemotiveerd & weinig deskundig werknemer

leiding geven

M: maak duidelijke afspraken/regels/deadlines

D: geef feedback en complimenten

communicatie, noo-n-verbale instrumenten

• lichaamshouding

• handen/voeten

• gezicht

• ogen

• uiterlijk

• kledij

• geur

onderhandelen

compromissen tussen verschillende afdeling

→ doelstellingen en resultaten voor iedereen aanvaardbaar

• inleveringsvermogen

• inzicht in machtverhouding

• kennis en ervaring