Ledarskap: 13 - Kunskapssamhällets organisationsformer

Framväxten av platta organisationer:

1980-talet, världen i kraftig lågkonjunktur → många konkurser, dålig lönsamhet och stor arbetslöshet. Alla organisationer tvingades rationalisera, alltså producera billigare → Många minskade centrala funktioner och införde en platt organisation, och att fokuset riktades mot olika processer i organisationen.

Vad gällde för företag och andra organisationer?

För företag och andra organisationer gällde det att kunna genomföra snabba omställningar, anpassa sig till lågkonjunkturen, möta kundens behov och utveckla goda kundrelationer. Viktigt medel - platta organisationer - tar bort flera nivåer i organisationen → skulle kunna hantera omvärlden bättre genom snabbare beslut och mindre byråkrati, och minska personalen.

Vad hände när man införde platta organisationer?

När man införde platta organisationer gav man inte arbetsgruppen större eget ansvar. Borde ha satsat på att utveckla målstyrda team eller självplanerade arbetsgrupper → annorlunda chefsroll.

Fördelar och nackdelar med platt organisation:

Fördelar:

• Lägre personalkostnader.

• Snabbt sätt att minska kostnaderna.

• Kan innebära ökad delegering i organisationen.

Nackdelar:

• Chefer får betydligt fler direkt underställda medarbetare.

• Ökad belastning på personalen.

• Inte alltid en bra lösning att införa samordnare.

Vad är en projektorganisation?

Över 75% av arbetskraften i tjänsteproduktionen. Projekt används för att kraftsamla, uppgiften är speciellt viktig eller uppgiften passar inte naturligt i någon del av grundorganisationen, men används inte för ordinarie, återkommande uppgifter. Ett projekt är en tillfällig organisation med ett tydligt mål som ska uppnås inom en viss tid av personer med olika eller särskild kompetens.

Vad upprättas för projekt?

För projekt upprättas oftast en särskild projektplan. Projekt leds av en styrgrupp som består av de viktigaste intressenterna i projektet → projektgrupp som leds av projektledaren. + eventuellt referensgrupp och arbetsgrupper. Anställda som ingår i projekt har ordinarie arbetsuppgifter och projektet, och två chefer - ordinarie och projektledaren.

Fördelar och nackdelar med projektorganisation:

Fördelar:

• Utvecklande genom att medarbetaren får lära sig nytt och kommer i kontakt med delar av organisationen eller omvärlden som man normalt inte samarbetar med.

• Utvecklar organisationens kompetens.

• Organisationen blir mer flexibel.

Nackdelar:

• Inte lätt med två chefer som ställer krav som är svåra att förena.

• Det ordinarie arbetet kan försämras.

• Kan vara jobbigt med många relationer och att byta arbetskamrater.

Vad visar organisationsscheman?

Beskriva organisationer - organisationsschema - visar vilka olika verksamheter, funktioner och rapporteringsvägar som finns i företaget, hur ansvaret för beslut och resurser är fördelat. Säger inte hur olika arbetsuppgifter hänger ihop eller hur processerna ser ut. Processer - de olika aktiviteter som sker i organisationen.

Framväxten av processorganisation:

Förr var hierarkiska beskrivningen viktigast. Producerade först, sålde senare. I takt med att marknaden och kunden blev viktigare, kom processerna i förgrunden. Aktiviteterna måste samordnas i en eller flera processer för att kunna leverera rätt vara med rätt kvalitet i rätt tid. Många företag utser medarbetare till att ha ansvar för betydelsefulla kunder eftersom marknadsföring och kontakter med kunder är viktiga processer med fokus på relationer.

Processtänkande i tjänsteområdet:

Processtänkandet kommer från produktionen av varor, men tillämpas inom tjänsteområdet. Däremot kan det uppstå svårigheter när tjänsterna inte är standardiserade eftersom aktiviteterna inte följer en tydlig process, t.ex. företag som arbetar med events. Speciellt i kunskapsintensiva organisationer - bättre att organisera utifrån nätverkstänkande eftersom processerna går in i varandra och kunden är delaktig i processen.

Fördelar och nackdelar med processorienterad organisation:

Fördelar:

• Nya värden skapas i processen.

• Bättre samordning och större kostnadseffektivitet.

• Utvecklade relationer mellan leverantör, produktion och kund.

Nackdelar:

• Billigare produktion → viss personal blir överflödig.

• Risk för att kompetens går förlorad.

• Risk för konflikter om resurs.

Anledningar till intresse i sociala nätverk:

• Arbetslivets gränser har förskjutits och organisationens gränser är inte längre tydliga.

• Kommunikationen, främst IT: inte bundna till arbetsplatsen, chefer har inte monopol på viss information och kunskap - tillgänglig på nätet.

Nätverkets kännetecken:

Nätverkets kännetecken - samarbete, kontakter, relationer och flexibilitet. Inrättade nätverk fungerar inte för att nätverk grundas på informella och nära relationer. Eftersom nätverk inte är bundna till organisationen kan de vara farliga för företagsledningen för att de inte går att hålla koll på. Vanligt med samarbete mellan företag.

Anledningar till att människor vill ingå i nätverk:

• De tjänar på det genom egen kunskapsutveckling, utbyta tankar och klura kring problem med. De deltar frivilligt, vill uppleva nytta, nätverksmedlemmarna har gemensamma ambitioner och beslutar själva om sina arbetsformer.

Fördelar och nackdelar med nätverk:

Fördelar:

• Främjar kompetensutveckling.

• Utvecklar relationer.

• Är gränsöverskridande.

Nackdelar:

• Relationer måste vårdas.

• Kan vara hotande för företagsledningen.

• Svåra att styra.

Outsourcing:

Outsourcing är ett synsätt på hur verksamheten kan bli effektivare. Konkurrens → organisationer satsar på kärnverksamheten och låter specialiserade företag ta hand om övriga delar, alltså driva på entreprenad. 1990-talet, organisationer definierar sin kärnverksamhet och outsourcar stödfunktioner. Exempel på outsourcing är IT-support, löneadministration och bevakning.

Insourcing - annat företag tar över en funktion och driver den vidare i kundens lokaler. Offshoring - företaget köper varor/tjänster från företag i andra länder. Facility/service management - utomstående entreprenör tar hela verksamheter.

Fördelar och nackdelar med outsourcing:

Fördelar:

• Organisationen kan fokusera på kärnverksamheten.

• Minskade kostnader för stödverksamheterna, stödfunktionerna.

• Färre anställda att administrera och mindre lokalbehov.

Nackdelar:

• Organisationen har inte samma kontroll över stödfunktionerna.

• Kräver att parterna utvecklar goda relationer, annars risk för missnöjdhet.

• Svårare att hitta bra arbetsuppgifter för anställda med funktionshinder.

Franchising:

Franchising innebär att en organisation hyr ut sin affärsidé, oftast helt affärskoncept som franchisetagaren får använda i sin verksamhet. Affärsförbindelsen regleras genom ett detaljerat avtal som beskriver franchisetagarens skyldigheter, samtidigt som den har tillgång till franchisegivarens administration, säljstöd, osv. Exempel: McDonald’s har samma grundsortiment av produkter, kvalitet och affärsidé, men inte samma ägare.

Fördelar och nackdelar med franchising:

Fördelar:

• Franchisegivaren erbjuder ett koncept.

• Lätt för franchisetagaren att starta en verksamhet.

• Franchisetagaren får kontinuerligt stöd.

Nackdelar:

• Franchisetagaren är låst av ett mycket reglerat avtal.

• Franchisetagaren har stora skyldigheter gentemot franchisegivaren t.ex. att inte gå utanför konceptet och i form av ersättning.

• Franchising bygger på goda ömsesidiga relationer.

Imaginär organisation:

En imaginär organisation skapar en tjänst/produkt som finns på marknaden. Det finns processer för produktion och administration av det som bjuds ut. En imaginär organisation är ett nätverk av ett antal företag där olika aktörer (t.ex. företag, kunder, konsulter) samverkar med varandra i fasta relationer. Alla finns som egna juridiska personer, men inte den organisation de bildar. Motorn - organisationen som driver alliansen kännetecknas av att ha en tydlig affärsidé kombinerad med kärnkompetens.

Fördelar och nackdelar med imaginär organisation:

Fördelar:

• Tillgång till kompetens utan att behöva ha anställda.

• Kräver inga stora investeringar för att starta.

• Skapar värde (produkter/tjänster) genom samarbete.

Nackdelar:

• Kräver avancerad IT.

• Kräver satsning på att utveckla relationer.

• Begränsat inflytande över övriga i nätverket.

Förändring i organisationer:

Förändring i dagens organisationer handlar om att ständigt bevaka, försöka påverka omvärlden, och anpassa organisationen till en ständigt ny verklighet. Pågående förändringen ställer allt större krav på att individer i organisationer hänger med i kunskapsutvecklingen. Snabb förändringstakt → mer kunskap som organisationen måste utveckla. Utvecklar mycket kunskap → påverkar omvärlden mer.

Orsaker till framväxten av den lärande organisationen på 1980-talet:

• Forskningen om hur vuxna lär sig gjorde framsteg.

• Perspektivskifte i arbetslivet där fokus flyttades från inre effektivitet till yttre effektivitet, alltså hur verksamheten upplevdes av kunden. Sammantaget → behov av ett tänkande inom organisationerna som fokuserar på lärande och kunskapsutveckling i dem.

• Behovet av en ny ledarroll.

Utvecklingen visade hur viktig medarbetarnas kompetensutveckling var:

• Ökat krav på kompetens hos den operativa personalen.

• Organisationen blir beroende av medarbetarnas förståelse för uppgift och sammanhang eftersom medarbetarnas handlande inte styrs av hur regler och instruktioner ser ut, utan av hur dessa förstås.

Lärande organisation:

Ledaren ska hjälpa medarbetarna att förstå uppgifter, helhet och sammanhang. Förståelse för uppgiften → kompetensutveckling → lärande organisation.

Den lärande organisationen innebär ett förhållningssätt, speciellt hos ledning och chefer, och inte organisationsmodell.

Den lärande organisationen - organisationen som skapar goda förutsättningar för medarbetarnas lärande och som använder det i organisationens strävan att påverka och anpassa sig till omvärlden. Många organisationer strävar efter att samordna sin verksamhet med tidigare och senare led i organisationens relation till omvärlden.

Vad kännetecknas den lärande organisationen av?

• En organisationskultur som aktivt stöder frågor från anställda på alla nivåer.

• Utveckling i organisationen med hjälp av förmåga till kritisk reflektion.

• Regelbundna tillfällen till gemensamt frågande och reflekterande.

• Ständigt sökande efter lärandemöjligheter i organisationens löpande verksamhet.

• Handlande som bygger på det nya man lär sig inom organisationen.

• Kritisk reflektion om resultatet av handlandet.

Fördelar och nackdelar med lärande organisation:

Fördelar:

• Bättre på att hantera omvärld och förändringar.

• Gynnar kompetensutveckling.

• Gynnar medbestämmande.

Nackdelar:

• Kräver ny ledarroll.

• Svårare att styra organisationen.

• Fungerar dåligt tillsammans med stela styrsystem.

Förmedlande organisationer:

2000-talet, organisation som bygger på delningsekonomi. Fler människor hyr, delar, byter, lånar tjänster/varor med hjälp av plattformar på internet istället för att anlita företag. Idén - fler kan konsumera samma vara/tjänst genom digitala nätverk och plattformar, utan att äga. Exempelvis Airbnb och Uber.

Svårighet med förmedlande organisationer:

Det är svårt för samhället att kontrollera förmedlande organisationer skatte- och inkomstmässigt, eftersom de inte anser sig behöva lämna information om sin verksamhet eller finns i annat land.

Fördelar och nackdelar med förmedlande organisation:

Fördelar:

• Låga transaktionskostnader.

• Enkel hantering via internet.

• Skapar nya arbetstillfällen.

Nackdelar:

• Dålig anställningstrygghet och låga inkomster.

• Oklara skatteregler och ekonomisk kontroll.

• Risk för osund konkurrens.