Imagen Corporativa sem 6 parte 2

Plan de contingencia

Consiste en desarrollar planes de acción detallados que consideran distintos escenarios y las medidas a nivel estratégico, organizacional, operativo y de personal en caso de que se presente una situación de crisis que ponga en riesgo la operación y continuidad de la organización

Actividades de un plan de contingencia

1. Prioridad de riesgos y escenarios

2. Asignación de Roles y Responsabilidades

3. Protocolos de comunicación

4. Simulaciones y ejercicios

Prioridad de riesgos

Identificar los riesgos consiste en aplicar un sistema de análisis del entorno para detectar
y recolectar de manera temprana todos aquellos asuntos que sean “potencialmente conflictivos”. 

Perspectivas para la prioridad de riesgos

Interna y externa

Perspectiva interna

incluye entrevistas con personas clave, análisis de estudios de clima, visita a las instalaciones, entre otros.

Perspectiva externa

incluye entrevistas con líderes de opinión, así como análisis de contenido de los medios de comunicación más relevantes para la empresa y un análisis de reclamaciones o comentarios recibidos de los públicos como clientes o los  proveedores o socios.

Asignación de Roles y Responsabilidades

En el plan de contingenica, se define quién es responsable de qué en caso de una crisis

Portavoz principal

es la cara pública de la organización durante la crisis; generalmente es un ejecutivo de alto nivel, como el CEO o el DirCom.

Portavoz especializado

expertos para que informen sobre áreas técnicas o especializadas. 

Funciones del equipo de crisis

1. Evaluar la gravedad de crisis

2. Riesgos inmediatos

3. Priorizar que medidas se deben implementar, cuando y como

Roles especificos

1. Comite de toma de decisiones

2. Coordinador de comunicacion

3. Equipo de comunicación interna

4. Gestion de redes sociales

5. Coordinador de operaciones

6. Equipos Operativos

Comite de toma de decisiones

Tiene a la cabeza al Líder del Equipo de Crisis, es responsable de evaluar la información disponible y tomar decisiones clave.

Coordinador de comunicacion

es quien supervisa toda la comunicación interna y externa, asegurándose de que los mensajes sean consistentes y se entreguen a tiempo. Trabaja en estrecha colaboración con los portavoces y el equipo de crisis para desarrollar y distribuir comunicaciones.

Equipo de comunicación interna

es responsable de mantener informados a todos los colaboradores sobre la evolución de la crisis y las acciones que deben tomar; también gestiona la comunicación con los stakeholders clave. 

Gestion de redes sociales

es el responsable de monitorear y responder en redes sociales; este equipo asegura que los mensajes en redes sociales sean coherentes con la comunicación oficial y que se responda a rumores o desinformación de manera efectiva

Coordinador de operaciones

es un rol de gestión operativa que supervisa la continuidad de
las operaciones esenciales durante la crisis

Equipos operativos

son los que ejecutan las acciones necesarias para mantener las operaciones críticas; generalmente incluyen personal de mantenimiento, TI, logística, y seguridad.

Protocolos de comunicación

Es un conjunto de reglas y procedimientos establecidas que determinan cómo se debe
llevar a cabo la comunicación en una organización

Simulaciones y ejercicios

Pruebas de planes de contingencia, identificar debilidades en su preparación, mejorar la coordinación entre equipos, capacitar
al personal y aumentar la confianza del personal en su capacidad para manejar
situaciones de emergencia.

Simulacros

representaciones realistas de situaciones de crisis; pueden ser tan simples como un juego de roles en una sala de conferencias o tan complejas como un ejercicio de campo que involucra a toda la organización

Ejercicios de entrenamiento

sirven para capacitar a los colaboradores en las habilidades y conocimientos necesarios para responder a una crisis

Manual de comunicación

un documento que se centra en la gestión de la comunicación interna y externa durante una crisis

Que incluye un manual de comunicacion

• Estrategia de comunicación

• Portavoces designados

• Protocolo de medios

• Plantillas de comunicación

• Gestión de redes sociales

Quien hace el manual

Alta direccion, Seguridad, Talento Humano, Mercadeo, Seguridad, DirCom y consultores externos

Ventajas de tener un manual de comunicación

1. Respuesta rapida y efectiva

2. Consistencia en la comunicacion

3. Mejora de la coordinación interna

4. Protección y retención de confianza

5. Preparación y prevención

6. Reducción de impacto negativo

7. Evaluación y mejora continua

8. Reducción de estres

Que temas incluye el manual de crisis

1. Introducción y Objetivos

2. Definicion de crisis

3. Publicos estrategicos

4. Roles y responsabilidades

5. Protocolos de activación

6. Estrategia de comunicacion

7. Proceso de aporbacion

8. Manejo de medios de comunicación

9. Monitoreo y respuesta

10. Gestion de la informacion confidencial

11. Evaluación

12. Capacitaciones

13. Recursos y anexos