2.8 Umsetzung - Kommunikation & Change Management

Nennen Sie die 6 Dimensionen von Kommunikation.

1. intern vs. extern

2. formell vs. informell

3. vertikal vs. horizontal

4. offiziell vs. inoffiziell

5. schriftlich vs. mündlich

6. verbal vs. nonverbal

Welche Fragen sind zentral bei der Entwicklung eines Kommunikationsplans?

1. Was sind die Ziele der Kommunikation?

2. Wer ist die Zielgruppe?

3. Was sind die zentralen Botschaften?

4. Wann werden die Informationen geteilt?

5. Welche Informationen werden von wem kommuniziert?

6. Welche Mechanismen und Tools werden genutzt?

7. Wie kann offenes Feedback gefördert werden?

8. Was geschieht mit Feedback?

Ein gut strukturierter Kommunikationsplan verbessert die zielgerichtete und effiziente Kommunikation mit Stakeholdern.

Wie beeinflusst die Stakeholder-Analyse den Kommunikationsplan?

• Stakeholder-Analyse identifiziert:

  1. Beteiligte Gruppen und Personen (direkt & indirekt)

  2. Beteiligungen und Ziele

  3. Umfang des Engagements

  4. Erwartete Reaktionen

  5. Erforderliche Maßnahmen

• Kommunikationsplan beschreibt:

  1. Wann Kommunikation nötig ist

  2. Was mitgeteilt wird

  3. Wer informiert werden muss

  4. Wer für die Kommunikation zuständig ist

  5. Wie die Mitteilung erstellt & übermittelt wird

Wie kann man einen Kommunikationsplan abbilden?

Excel

Was versteht man unter Change Management?

= alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine umfassende bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse und/oder Verhaltensweisen in einer Organisation bewirken.

Wie beeinflusst aktives Change Management die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten?

Mit aktiver Change-Begleitung steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit von Veränderungsprojekten deutlich:

• Ohne Change-Begleitung: 60% erfolgreiche Projekte, 40% nicht erfolgreich

• Mit Change-Begleitung: 85% erfolgreiche Projekte, 15% nicht erfolgreich

Nennen Sie die 7 Phasen von Change Management.

1. Schock – Diskrepanz zwischen Erwartung und Realität

2. Verneinung – Sicherheitsgefühl, überhöhte Selbstüberschätzung

3. Einsicht – Verständnis für Notwendigkeit der Veränderung

4. Frustration – Widerstand gegen neue Gewohnheiten

5. Ausprobieren – Suche nach neuen Verhaltensweisen

6. Erkenntnis – Wahrnehmung von Erfolg und Misserfolg

7. Integration – Übernahme neuer Verhaltensweisen

Welche Arten von Veränderungsprojekten gibt es?

• Strategische Veränderungen – Anpassung der Unternehmensstrategie

• Strukturelle Veränderungen – Neugestaltung von Organisationsstrukturen

• Prozessuale Veränderungen – Optimierung von Arbeitsabläufen

• Toolgetriebene Veränderungen – Einführung neuer Technologien oder Systeme

Was sind mögliche Ursachen für Widerstand bei Veränderungsprojekten?

• Fehlende Rückendeckung

• Negative Erfahrungen

• Zielkonflikte für das Projektergebnis

• Abweichende Interessenlagen

• Unterschiedliche Wertvorstellungen

• Ängste der Mitarbeiter

Nennen Sie die 3 Change Aufgaben.

1. Bedarf & Roadmap – Analyse und Planung der Veränderung

2. Veränderungsbegleitung – Unterstützung und Kommunikation

3. Feedback & Controlling – Messung des Fortschritts und Anpassung der Maßnahmen

Welche Schritte sind die Grundlage einer Change-Roadmap?

1. Stakeholderanalyse – Identifikation relevanter Akteure

2. Betroffenheitsanalyse – Analyse der Auswirkungen auf die Stakeholder

3. Kommunikationsplan – Festlegung der Kommunikationsstrategie

4. Change-Roadmap – Planung und Umsetzung der Veränderungsmaßnahmen

Was umfasst die Stakeholderanalyse? Was ist das Ergebnis?

• Frühzeitige Identifizierung relevanter Stakeholder

• Bewertung nach Einstellung (neutral, Befürworter, Ablehner), Einfluss (hoch, mittel, gering) und Beitrag (groß, mittel, klein)

• Definition des Projektbeitrags (Ressourcen, Know-how, Entscheidungsbefugnis)

Ergebnis:

• Dokumentation und Bewertung der Stakeholder-Positionen

Was ist die Betroffenheitsanalyse? Was ist ihr Ergebnis?

• Ermittelt den quantitativen und qualitativen Veränderungsbedarf der Betroffenen

• Spontane Einschätzung von Merkmalen (positiv/negativ)

• Vorgehen:

  • Identifikation des Einflusses der Veränderung

  • Fragebogen mit ca. 40 Fragen

  • Grafische Aufbereitung der Ergebnisse (z. B. Change Impact Map)

• Ergebnis: Betroffene fühlen sich abgeholt, Maßnahmen zur Unterstützung werden identifiziert

Was beinhaltet der Kommunikationsplan? Was ist das Ergebnis eines Kommunikationsplans?

• Festlegung der unterstützenden Kommunikation (Adressaten, Medium, Frequenz, Zeitpunkt)

• Identifikation change-relevanter Kommunikationsmaßnahmen

• Bestimmung notwendiger Meetings und Workshops

• Definition von Zielen, Inhalten und Nutzen für Stakeholder

Ergebnis:

• Kommunikationsmaßnahmen sind definiert und terminiert

Was ist eine Change-Roadmap? Was ist ihr Ergebnis?

• Unterstützt Veränderungsprojekte und ergänzt den fachlichen Projektplan

• Entwickelt eine Veränderungsstrategie

• Erarbeitet und dokumentiert Change-Maßnahmen (organisatorisch, persönlich, kommunikativ)

Ergebnis:

• Eine Change-Roadmap zur Unterstützung des Veränderungsprozesses ist erstellt

Welche zwei Arten von Besprechungen sollten in Projekten regelmäßig durchgeführt werden und warum?

1. Statusmeeting

2. Teammeeting / Jour Fixe

Ziel:

• alle Projektbeteiligten auf einen aktuellen Stand bringen

• Räume zur Beantwortung von Fragen & Problemen schaffen

Was ist ein Statusmeeting?

• Zu Beginn und Ende jeder Projektphase

• Bei Bedarf häufiger

• Teilnehmer: Kunde, Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Teilprojektleiter

• Agenda: Fortschritt, Entscheidungen, Maßnahmen, Planung

• Sammeln von Fragen und Problemen

Was ist ein Teammeeting / Jour Fixe?

• Regelmäßige Besprechung des Projektteams

• Themen: Projektstand, Arbeitsergebnisse, Maßnahmen, Ideen, Probleme

• zusätzl. Kurzmeetings zwischen Teammitgliedern & Einzelgespräche möglich

Wie kann man durch strukturierte Terminvorbereitung den Erfolg der Besprechung bestimmen?

1. Meetingnotwendigkeit hinterfragen: Ist das Meeting erforderlich oder kann es durch ein Statusupdate ersetzt werden?

2. Klare Ziele definieren: Was soll erreicht werden? Welche Ergebnisse sind gewünscht?

3. Teilnehmer auswählen: Ein zu großer Teilnehmerkreis kostet Zeit – nur relevante Personen sollten eingeladen werden.

4. Beschreibung und Agenda vorab: Teilnehmer sollten rechtzeitig über Inhalt und Ablauf informiert werden.

5. Vorbereitet sein: Organisator und Teilnehmer müssen sich auf das Meeting vorbereiten, relevante Materialien bereitstellen und Ziele klären.

6. Moderator/in klären: Eine Person sollte für die Moderation zuständig sein, um Zeitplan und Fokus zu gewährleisten.

Wie kann man einen Termin strukturiert in 6 Schritten vorbereiten?

1. Meetingnotwendigkeit hinterfragen

2. Teilnehmer auswählen

3. Beschreibung und Agenda vorab

4. Vorbereitet sein

5. Moderator/in klären