CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

Bạn hãy phân biệt ba khái niệm thường gặp trong quản lý nguồn cung là Purchasing, Procurement và Sourcing.

Purchasing (Mua hàng): Là tất cả các hoạt động để có được hàng hóa, trang thiết bị, nguyên vật liệu thô, dịch vụ hay nguồn cung ứng bảo trì, sửa chữa, vận hành (MRO).

• Procurement (Thu mua): Quá trình mà qua đó các công ty có được nguyên vật liệu, linh kiện, sản phẩm, dịch vụ hoặc các nguồn lực khác từ nhà cung cấp để thực hiện các hoạt động của mình. Đây là khái niệm có phạm vi rộng lớn nhất.

• Sourcing (Tìm nguồn cung ứng): Toàn bộ quy trình cần thiết để mua hàng hóa, dịch vụ và gắn liền trực tiếp với việc tìm kiếm nguồn cung cũng như nhà cung cấp.

Hãy liệt kê các tiêu chí dùng để phân loại hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp và các loại hình tương ứng.

oạt động mua hàng được phân loại dựa trên 4 nhóm tiêu chí chính:

• Theo mục đích: Gồm mua hàng thương mại và mua hàng công nghiệp.

• Theo tính chất hàng hóa: Gồm mua hàng hữu hình và mua hàng vô hình (dịch vụ).

• Theo nguồn hàng: Gồm mua hàng nội địa và mua hàng nước ngoài.

• Theo thời hạn tín dụng: Gồm nhận hàng trước trả tiền sau, trả tiền trước nhận hàng sau, và đặt cọc.

Bạn hãy liệt kê các lợi ích chiến lược mà hoạt động mua hàng bền vững (Sustainable sourcing) đem lại cho doanh nghiệp.

Mua hàng bền vững là quá trình thu mua có sự xem xét tới ảnh hưởng lâu dài lên con người, lợi nhuận và môi trường, mang lại 4 lợi ích lớn:

• Tăng doanh thu: Cho phép định giá thành cao hơn, tạo sự khác biệt hóa dịch vụ, tiếp cận các thị trường mới và tăng lợi thế cạnh tranh.

• Giảm chi phí: Cải thiện hiệu quả sử dụng tài nguyên thông qua việc đơn giản hóa, giảm bao bì không cần thiết, giảm tiêu thụ năng lượng và giảm thiểu chất thải.

• Quản lý rủi ro: Giúp bảo vệ uy tín thương hiệu, ngăn ngừa các nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng, đồng thời tránh bị phạt hoặc kiện tụng.

• Xây dựng hình ảnh: Giúp nâng cao uy tín và khẳng định hình ảnh trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

Một quy trình mua hàng toàn diện cần phải đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nào?

Quy trình mua hàng hiệu quả phải thỏa mãn 3 yêu cầu cốt lõi sau:

• Dòng thông tin: Đảm bảo sự lưu chuyển hiệu quả của dòng thông tin từ người sử dụng (người yêu cầu mua hàng) tới nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.

• Dòng vật chất: Đảm bảo sự di chuyển thông suốt và kịp thời của nguyên vật liệu hay hàng hóa được mua từ nhà cung cấp về doanh nghiệp.

• Kiểm soát nội bộ: Quy trình thiết lập phải có hệ thống kiểm soát chặt chẽ nhằm phòng ngừa các rủi ro gian lận hoặc thất thoát.

Bạn hãy so sánh các ưu điểm nổi bật giúp doanh nghiệp lựa chọn giữa hai hình thức: Mua hàng tập trung và Mua hàng phân quyền (phi tập trung).

Ưu điểm của mua hàng tập trung: Giúp tích hợp khối lượng để nhận chiết khấu cao, tăng thế mạnh thương lượng, loại bỏ các hoạt động mua sắm trùng lặp giúp tiết kiệm thời gian và nhân công, tạo điều kiện chuyên môn hóa người mua theo nhóm hàng, tối ưu hóa chi phí vận chuyển từ lô hàng lớn, tránh cạnh tranh nội bộ giữa các chi nhánh và dễ quản lý hợp đồng khi dùng chung một cơ sở cung cấp.

• Ưu điểm của mua hàng phân quyền: Giúp người mua sát sao và hiểu rõ nhu cầu thực tế của từng đơn vị chi nhánh tốt hơn, dễ dàng tận dụng nguồn cung tại địa phương để giao hàng nhanh chóng, giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà giúp tăng tốc độ phản ứng và tăng hiệu quả liên lạc, phối hợp giữa các bộ phận.

Chứng nhận nhà cung cấp (Supplier certification) mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và có những hình thức phân loại nào?

Lợi ích: Giúp tinh gọn hệ thống nhà cung cấp, giảm thiểu thời gian giao dịch (không cần mất thời gian kiểm tra lại sản phẩm mẫu của đối tác ưu tiên), nâng cao cam kết cải tiến hiệu quả hoạt động từ hai bên và làm rõ các điểm yếu để lên phương án phát triển năng lực cho nhà cung cấp.

• Phân loại: Gồm chứng nhận nội bộ (đánh giá thông qua Thẻ điểm nhà cung cấp và chia làm 3 nhóm: nhóm cần phát triển dưới 70 điểm, nhóm chấp nhận từ 70 đến 89 điểm, nhóm ưu tiên từ 90 đến 100 điểm) và chứng nhận bên ngoài (các chứng chỉ tiêu chuẩn quốc tế độc lập như ISO).