📓 Caderno 5: Arquivologia e Redação (Peso 2.0)

Teoria das 3 Idades: O que caracteriza um Arquivo de 1ª Idade (Corrente)?

Documentos muito consultados (frequência alta). Estão no setor de trabalho (próximos do produtor). Ex: Processos em andamento, pasta de aluno matriculado.

eoria das 3 Idades: O que caracteriza um Arquivo de 2ª Idade (Intermediário)?

Consulta pouco frequente. Aguardam o prazo para serem eliminados ou guardados para sempre. É o "limbo" / "arquivo morto" (termo que a banca odeia, mas ajuda a lembrar).

Teoria das 3 Idades: O que caracteriza um Arquivo de 3ª Idade (Permanente)?

NUNCA são eliminados (não prescrevem). Perderam o valor administrativo, mas ganharam valor Histórico, Cultural ou Probatório.

Qual é o termo legal e técnico para o conjunto de procedimentos e operações referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos?

Gestão de Documentos. (Não confunda com "administração de arquivos", que é um termo genérico e errado em provas).

Quais são os 3 parâmetros que um documento digital/e-mail precisa ter (via ICP-Brasil) para possuir valor de documento original?

Integridade (não foi alterado), Autenticidade (certeza de quem mandou) e Validade Jurídica.

Em Redação Oficial, qual é a estrutura básica exigida para a elaboração de um Relatório formal?

Capa, Folha de rosto, Sumário, Introdução, Desenvolvimento, Conclusão e Anexos. (Sim, segue o padrão ABNT universitário).

Quais são os 3 métodos principais (ou básicos) de arquivamento? (Não confundir com as 3 idades!)

1. Alfabético (por nome). 2. Numérico (por número). 3. Ideográfico (por assunto).

Método Alfabético: Ele é um método direto ou indireto? Qual a sua principal desvantagem?

É um método DIRETO (você vai direto na gaveta procurar a letra, não precisa de índice). Desvantagem: em grandes volumes, causa fadiga visual e aumenta o erro (arquivar na letra errada).

Método Numérico: Ele é um método direto ou indireto?

É um método INDIRETO. Como você não decora o número do dossiê de cada pessoa, você obrigatoriamente precisa consultar um índice auxiliar alfabético antes de ir à gaveta.

Método Ideográfico: O que é?

É o arquivamento organizado por ASSUNTO. Ex: separar as pastas por "Licitações", "Férias", "Contratos".

O que é o Valor Primário de um documento? Em quais idades ele está presente?

É o valor administrativo, jurídico ou fiscal (o motivo pelo qual o documento nasceu para resolver um problema). Está presente nas idades Corrente e Intermediária.

O que é o Valor Secundário de um documento? Em qual idade ele está presente?

É o valor histórico, cultural ou de pesquisa para o futuro. O documento ganha esse valor EXCLUSIVAMENTE na fase Permanente.

O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)?

É o instrumento (uma tabela oficial) que define quanto tempo o papel fica na fase Corrente, quanto tempo fica na Intermediária, e qual é a sua destinação final (se será Eliminado ou irá para a guarda Permanente).

Arquivo Permanente pode ser eliminado se faltar espaço na repartição?

NUNCA! Documentos na fase permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Jamais podem ser destruídos.

O que diz o Princípio da Proveniência (também chamado de Respeito aos Fundos)? (A AOCP ama esse princípio)

Diz que os documentos criados por uma pessoa ou organização NÃO devem ser misturados com os documentos de outra pessoa ou organização. (O arquivo da Prefeitura não se mistura com o do IFCE, mesmo que o assunto seja o mesmo).

Quais são os outros dois nomes dados ao Princípio da Proveniência?

1. Princípio do Respeito aos Fundos.

2. Princípio do Método Histórico.

O que determina o Princípio da Proveniência?

Que o arquivo produzido por uma entidade, pessoa ou família NÃO deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Os documentos devem respeitar sua origem/proveniência.

Na Arquivologia, o que é um Fundo?

É um conjunto de documentos de uma mesma proveniência (mesma origem/entidade produtora).

Qual a diferença prática entre Fundos Abertos e Fundos Fechados?

- Abertos: Novos documentos podem ser acrescentados .

- Fechados: Não recebem mais novos documentos.

Diferencie o conceito de Suporte e de Formato.

- Suporte: É o material no qual a informação é registrada (ex: o papel).

- Formato: São as características físicas de apresentação, técnicas de registro e estrutura da informação (ex: um caderno, um livro).

O que é o Gênero Documental? Cite exemplos.

É a classificação que reúne espécies documentais semelhantes pelos seus caracteres essenciais (como suporte e formato) e que exigem processamento técnico específico .

Exemplos: Documentos textuais, audiovisuais, iconográficos, cartográficos, etc.

O Método Alfabético pertence a qual sistema de arquivamento e qual é o seu elemento principal de busca?

Pertence ao Sistema Direto. Seu elemento principal é o NOME.

O Método Geográfico pertence a qual sistema de arquivamento e qual é o seu elemento mais importante?

Pertence ao Sistema Direto. Seu elemento mais importante é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL do documento.

Qual método básico do sistema direto é muito utilizado para organizar arquivos de correspondências?

O Método Geográfico.

Como se chama a teoria que divide a vida do documento nas fases corrente, intermediária e permanente?

Ciclo Vital (Teoria das 3 Idades)

Arquivos com alta frequência de consulta e que ainda estão em tramitação pertencem a qual idade?

Arquivo Corrente (1ª idade)

Arquivos com baixa frequência de consulta, que apenas aguardam a destinação final, pertencem a qual idade?

Arquivo Intermediário (2ª idade)

Arquivos guardados definitivamente por seu valor histórico, cultural ou científico pertencem a qual idade?

Arquivo Permanente (3ª idade)

Os documentos de arquivo possuem Valor Primário em quais idades?

Corrente e Intermediária

O Valor Primário (presente nas 1ª e 2ª idades) atende a qual finalidade?

Administrativa, fiscal ou legal

Os documentos de arquivo possuem Valor Secundário em qual idade?

Arquivo Permanente

O Valor Secundário (presente na 3ª idade) atende a qual finalidade?

Histórica, de pesquisa ou cultural

Documentos do Arquivo Permanente podem ser eliminados ou destruídos?

❌ Não — a guarda é definitiva

Como se chama a passagem de um documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário?

Transferência

Como se chama a passagem de um documento (corrente ou intermediário) para o arquivo permanente?

Recolhimento

A AOCP afirma que o documento foi "transferido" para o Arquivo Permanente. Isso está certo?

❌ Não — para o permanente é "Recolhimento"

Um documento pode pular o arquivo intermediário e ir do arquivo corrente direto para o permanente?

Sim (Recolhimento direto)

Por economia de espaço, os arquivos correntes devem ficar fisicamente longe dos setores que os utilizam?

❌ Não — devem ficar muito próximos

O acesso aos documentos do Arquivo Intermediário é livre para qualquer pesquisador do público em geral?

❌ Não — é restrito ao órgão produtor

O acesso aos documentos do Arquivo Permanente é aberto ao público em geral?

Sim

Se um documento perde seu valor administrativo e não possui valor histórico, qual é o seu destino?

Eliminação

Quais são os sinônimos para o Arquivo Corrente?

Ativo / De Movimento

Quais são os sinônimos para o Arquivo Intermediário?

Semiativo / Limbo / Purgatório

Quais são os sinônimos para o Arquivo Permanente?

Inativo / Histórico

Um documento no Arquivo Permanente pode voltar a ser Corrente?

❌ Não — o fluxo é irreversível

Apenas documentos "antigos" ou "velhos" vão para o Arquivo Permanente?

❌ Não — o que importa é o valor histórico, não a idade

Qual é o nome do instrumento (documento) que define quanto tempo um arquivo fica em cada idade e o seu destino final?

Tabela de Temporalidade

O tempo que o documento aguarda no Arquivo Intermediário é chamado de quê?

Prazo de precaução (ou guarda)