2- Ecrire un email

%%1- Pré-rédaction%%

$Destinataire(s)$ \\n

◦ À – personne à qui s’adresse l’email \\n

◦ Cc – personnes à informer \\n

◦ Cci – le destinataire en ‘à’ ne verra pas que d’autres personnes sont copiées

@@L’objet@@ \\n

◦ Soigner le libellé \\n

◦ Thème/délais/action requise \\n

◦ Exemple: Communication- dossier écrit/ 4/11 / information souhaitée

%%Pièce jointe%% \\n

◦ Nommer le fichier de manière pertinente

◦ Éviter les fichiers trop lourds (pdf) \\n

◦ Prévenir d’un document en pièce jointe

✓ Veuillez trouver ci-joint...

✓ Vous trouverez ci-joint... \\n

◦ Vérifier la présence effective de la pièce jointe

A éviter: « Oups, la voici... »

@@2-Rédaction: les formules d’appel@@

Oublier cette étape = ne pas saluer (respect!) Ne pas oublier la virgule et la majuscule

**Formule neutre:** Madame / Monsieur,

Monsieur le Professeur / Madame le Professeur,

**Destinataires inconnus**

Madame, Monsieur,

**Le rédacteur et le destinataire se connaissent un peu**

Cher Monsieur / Chère Madame / Cher Professeur,

**Moins formel** \n Bonjour Madame / Bonjour Monsieur, Bonjour Madame Dubuisson,

@@2- Rédaction: texte@@

o Phrases correctes

o **Orthographe**, majuscules et ponctuation

o Si communication importante, demander une confirmation de réception

Ex: Pouvez-vous me confirmer que vous avez bien reçu mon email?

o Style (formel-informel) approprié \\n

o Texte court \\n

o Contenu: uniquement inclure ce qui est réellement destiné au destinataire

@@2- Rédaction: formule de politesse@@

o Veuillez recevoir, Madame X, mes salutations distinguées.\\n

o Veuillez agréer, Madame X, l'assurance de mes sentiments respectueux.

\
o Croyez, Madame X, à mes sentiments les meilleurs.

\\n o Je vous prie d'agréer, Madame X, mes salutations distinguées.

\\n o Je vous prie d'agréer, Madame X, mes meilleures salutations.

\
o Registre informel: Bien cordialement, Bien à vous, Merci d’avance, Bonne journée,

@@2- Rédaction: signature@@

▪Prénom + NOM \\n

▪Référence au groupe si nécessaire

Ex.: L’équipe X

▪Votre demi-classe

▪ E-mail \\n

▪Modèle de « signature automatique »

@@2- Rédaction: soigner le ton@@

▪Difficile de refléter les nuances de la communication orale ▪Eviter l’usage abusif de \\n

▪Limiter l’usage du point d’exclamation au minimum

▪Privilégier les minuscules plutôt que les majuscules

▪Relire attentivement l’e-mail avant l’envoi en adoptant le prisme du destinataire (empathie)

%%Communiquer par email%%

%%**Avantages**%%

* Rapidité de conception, de rédaction, d’envoi et d’interaction;
* Indépendance par rapport aux contraintes de temps et de lieu;
* Accélération dans le traitement des communications;

Efficacité et sécurité (vs l’oral)

\
==**Inconvénients**==

* Manque de recul
* Manque d’archivage (risque de perte de messages)
* « Pollution »Dépendance informatique
* Pas nécessairement le bon canal

==Gestion des emails: principes de base==

▪Consulter « régulièrement »: \\n « Je décide du lieu et du moment »

Conseil: Par lot de 20 messages \\n

▪Créer une adresse mail à l’image professionnelle

▪Répondre rapidement sauf...

* Sous le coup de l’émotion
* Si vous ne connaissez pas la réponse tout de suite
* Attention à l’usage intempestif « répondre à tous »

▪Créer des dossiers pour archiver & nettoyer régulièrement

▪Vérifiez la pertinence de l’e-mail

%%Traitement des emails%%

▪Ouvrir chaque message UNE SEULE fois

▪Traiter >< Agir \\n

▪Analyser et décider: