2. Ciclo vital dos documentos

O que é ciclo vital dos documentos?

É o conjunto de fases pelas quais o documento passa desde sua produção ou recebimento até sua destinação final.

Qual teoria explica o ciclo vital dos documentos?

A Teoria das Três Idades.

Quais são as três idades dos documentos?

Corrente, intermediária e permanente.

A 1ª idade corresponde a qual arquivo?

Arquivo corrente.

A 2ª idade corresponde a qual arquivo?

Arquivo intermediário.

A 3ª idade corresponde a qual arquivo?

Arquivo permanente.

O que é arquivo corrente?

É o conjunto de documentos em curso ou consultados com frequência pela entidade que os produziu.

Qual é a principal característica do arquivo corrente?

Uso frequente.

Arquivo corrente possui qual valor?

Valor primário.

O que é valor primário?

É o valor ligado à utilidade administrativa, fiscal, legal ou jurídica do documento.

Documento em tramitação normalmente pertence a qual fase?

À fase corrente.

Documentos muito consultados ficam em qual arquivo?

Arquivo corrente.

Onde geralmente ficam os documentos correntes?

Próximos ao setor produtor ou à unidade que os utiliza.

O protocolo atua com mais intensidade em qual idade documental?

Na idade corrente.

O que é arquivo intermediário?

É o conjunto de documentos que não são mais usados com frequência, mas ainda precisam ser guardados por razões administrativas, legais ou fiscais.

Qual é a principal característica do arquivo intermediário?

Uso menos frequente, mas ainda com necessidade de guarda.

Arquivo intermediário possui qual valor?

Valor primário reduzido ou residual.

Por que o arquivo intermediário ainda tem valor primário?

Porque o documento ainda pode ser necessário para comprovação, fiscalização, consulta administrativa ou cumprimento de prazo legal.

Documento que aguarda eliminação ou guarda permanente está em qual arquivo?

Arquivo intermediário.

O que significa dizer que um documento está aguardando destinação?

Significa que ele será avaliado para eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.

O arquivo intermediário é definitivo?

Não. Ele é uma fase de espera até a destinação final.

Exemplo de documento intermediário

Uma nota fiscal que já não é usada no dia a dia, mas precisa ser guardada por obrigação legal.

Uma nota fiscal após o encerramento do exercício fiscal, guardada por prazo legal, pertence a qual arquivo?

Arquivo intermediário.

Essa nota fiscal possui qual valor?

Valor primário.

O que é arquivo permanente?

É o conjunto de documentos preservados definitivamente por terem valor histórico, probatório, informativo, científico ou cultural.

Arquivo permanente possui qual valor?

Valor secundário.

O que é valor secundário?

É o valor que permanece depois do uso administrativo imediato, ligado à memória, prova, história, pesquisa ou informação.

Documento com valor histórico pertence a qual arquivo?

Arquivo permanente.

Documento com valor probatório pertence a qual arquivo?

Arquivo permanente, quando já perdeu o valor administrativo imediato e deve ser preservado definitivamente.

Documento com valor informativo pertence a qual arquivo?

Arquivo permanente, quando tem importância para consulta, memória ou pesquisa.

Documento permanente pode ser eliminado?

Não. Documento permanente deve ser preservado definitivamente.

Qual é a principal característica do arquivo permanente?

Guarda definitiva.

Acesso ao arquivo permanente tende a ser mais amplo ou restrito?

Tende a ser mais amplo, salvo restrições legais específicas.

Documento que perdeu o valor administrativo, mas tem valor histórico, está em qual idade?

3ª idade.

Documento que perdeu a vigência administrativa e tem valor secundário pertence a qual arquivo?

Arquivo permanente.

O que é transferência de documentos?

É a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Transferência ocorre entre quais fases?

Do corrente para o intermediário.

O que é recolhimento de documentos?

É a passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Recolhimento ocorre entre quais fases?

Do intermediário para o permanente.

Qual é a diferença entre transferência e recolhimento?

Transferência leva o documento ao arquivo intermediário; recolhimento leva o documento ao arquivo permanente.

Se a questão falar em “corrente para intermediário”, qual é o termo correto?

Transferência.

Se a questão falar em “intermediário para permanente”, qual é o termo correto?

Recolhimento.

O que é eliminação documental?

É a destruição autorizada de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda e não possuem valor permanente.

Todo documento pode ser eliminado após perder o uso administrativo?

Não. Se tiver valor secundário, deve ser recolhido ao arquivo permanente.

Qual instrumento define prazos de guarda e destinação final?

Tabela de Temporalidade de Documentos.

O que a Tabela de Temporalidade indica?

Quanto tempo o documento fica em cada fase e se sua destinação final será eliminação ou guarda permanente.

A Tabela de Temporalidade ajuda a decidir entre quais destinos?

Eliminação ou guarda permanente.

O que é destinação final?

É a decisão sobre o destino do documento após o cumprimento do prazo de guarda: eliminação ou guarda permanente.

Quais são as três fases da gestão documental?

Produção, manutenção/uso e destinação final.

O que ocorre na fase de produção dos documentos?

Criação de documentos, formulários, sistemas e procedimentos administrativos.

O que ocorre na fase de manutenção e uso?

Uso, tramitação, arquivamento, consulta, recuperação e controle dos documentos.

O que ocorre na fase de destinação final?

Avaliação para eliminação ou preservação permanente.

O que é avaliação documental?

É o processo de identificar valores dos documentos e definir seus prazos de guarda e destinação.

A avaliação documental considera apenas documentos em papel?

Não. Considera documentos em qualquer suporte, físico ou digital.

O que é prazo de guarda?

É o tempo em que o documento deve permanecer guardado em determinada fase.

O prazo de guarda pode existir no arquivo corrente e no intermediário?

Sim. A Tabela de Temporalidade pode definir prazos para as duas fases.

O que é valor administrativo?

É o valor do documento para as atividades e decisões da instituição.

O que é valor fiscal?

É o valor do documento para comprovação tributária, contábil ou financeira.

O que é valor legal ou jurídico?

É o valor do documento para comprovar direitos, deveres, obrigações ou atos perante a lei.

Valor administrativo, fiscal e legal são exemplos de qual valor?

Valor primário.

Valor histórico, probatório e informativo são exemplos de qual valor?

Valor secundário.

Arquivo corrente e intermediário possuem, em regra, qual valor?

Valor primário.

Arquivo permanente possui, em regra, qual valor?

Valor secundário.

Qual é a pegadinha sobre arquivo intermediário?

Ele não é permanente; ele apenas guarda documentos que aguardam eliminação ou recolhimento.

Qual é a pegadinha sobre arquivo permanente?

Ele não guarda documentos por uso administrativo frequente, mas por valor histórico, probatório ou informativo.

Qual é a pegadinha sobre valor primário?

Valor primário não significa que o documento é mais importante; significa que ele ainda serve à finalidade administrativa, fiscal ou legal.

Qual é a pegadinha sobre valor secundário?

Valor secundário não significa valor menor; significa valor posterior ao uso administrativo imediato.

Arquivo corrente pode estar sem movimentação?

Sim. Pode estar sem movimentação, desde que ainda seja consultado com frequência ou necessário às atividades do produtor.

Arquivo intermediário é usado com frequência?

Não. O uso é eventual ou pouco frequente.

Arquivo permanente é usado para quê?

Para memória, pesquisa, prova, informação histórica ou preservação cultural/institucional.

Quando um documento deixa de ser corrente?

Quando deixa de ser usado frequentemente, mas ainda precisa ser guardado por prazo legal, fiscal ou administrativo.

Quando um documento deixa de ser intermediário?

Quando chega à destinação final: eliminação ou recolhimento ao permanente.

Quando um documento se torna permanente?

Quando é identificado valor secundário que justifica sua preservação definitiva.

Documentos permanentes são inalienáveis e imprescritíveis?

Sim, especialmente quando se trata de documentos públicos de guarda permanente.

Uma lei de criação de uma entidade pública tende a ser de qual guarda?

Guarda permanente.

Uma folha de pagamento recente tende a estar em qual fase?

Corrente, se ainda for de uso frequente; intermediária, se apenas aguarda prazo legal.

Um contrato encerrado, mas ainda dentro do prazo de guarda legal, tende a estar em qual fase?

Intermediária.

Atas de fundação e registros históricos tendem a estar em qual arquivo?

Arquivo permanente.

Documentos de uso diário no setor administrativo pertencem a qual arquivo?

Arquivo corrente.

Documentos pouco consultados, mas ainda necessários por prazo legal, pertencem a qual arquivo?

Arquivo intermediário.

Documentos preservados por valor histórico pertencem a qual arquivo?

Arquivo permanente.

O que acontece com documento sem valor permanente após cumprir prazo de guarda?

Pode ser eliminado, desde que autorizado conforme as normas aplicáveis.

O que acontece com documento com valor permanente após cumprir prazo administrativo?

Deve ser recolhido ao arquivo permanente.

Qual é a sequência mais comum do ciclo documental?

Corrente → intermediário → eliminação ou permanente.

Todo documento passa obrigatoriamente pelas três idades?

Não. Alguns podem ser eliminados após as fases de guarda; outros podem ser recolhidos ao permanente.

Todo documento corrente vira permanente?

Não. Só vira permanente se tiver valor secundário.

Todo documento intermediário será eliminado?

Não. Ele pode ser eliminado ou recolhido ao permanente.

A destinação final pode ser decidida sem avaliação?

Não. A destinação depende de avaliação documental e da Tabela de Temporalidade.

O que a VUNESP costuma cobrar sobre arquivo corrente?

Uso frequente, documentos em curso e valor primário.

O que a VUNESP costuma cobrar sobre arquivo intermediário?

Uso pouco frequente, guarda por prazo legal/administrativo e espera pela destinação.

O que a VUNESP costuma cobrar sobre arquivo permanente?

Valor histórico, probatório, informativo e guarda definitiva.

O que a VUNESP costuma cobrar sobre transferência?

Passagem do arquivo corrente para o intermediário.

O que a VUNESP costuma cobrar sobre recolhimento?

Passagem do arquivo intermediário para o permanente.

O que a VUNESP costuma cobrar sobre nota fiscal guardada por obrigação legal?

Arquivo intermediário com valor primário.

O que a VUNESP costuma cobrar sobre documento com valor histórico?

Arquivo permanente com valor secundário.

Como identificar arquivo corrente em uma questão?

Procure expressões como “em curso”, “uso frequente”, “consultas frequentes” e “necessário às atividades”.

Como identificar arquivo intermediário em uma questão?

Procure expressões como “não é mais de uso corrente”, “aguarda destinação”, “prazo legal” e “interesse administrativo”.

Como identificar arquivo permanente em uma questão?

Procure expressões como “valor histórico”, “valor probatório”, “valor informativo”, “guarda definitiva” e “preservação permanente”.

Como identificar valor primário em uma questão?

Procure utilidade administrativa, fiscal, legal ou jurídica imediata.

Como identificar valor secundário em uma questão?

Procure valor histórico, cultural, científico, probatório ou informativo.