Conceitos Fundamentais de Arquivologia; Diferença entre Arquivo e Biblioteca

O arquivo tem quatro conceitos. Quais são eles?

• Conjunto de documentos (conceito mais abordado);

• Móvel para guarda de documentos;

• Local onde o acervo documental será guardado;

• Órgão governamental cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

Qual é o conceito de arquivo mais abordado em provas?

• É o conjunto de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ou por um governo ao longo de sua existência e que comprovam as suas atividades.

• Na prática, todas as pessoas têm um arquivo, seja pessoa física, seja pessoa jurídica, um indivíduo ou uma instituição.

  • Qualquer documento que integre um arquivo prova algo feito ao longo da vida, como, por exemplo, a certidão de nascimento, o diploma de graduação do curso superior na faculdade e a cópia de uma fatura paga. Uma instituição desenvolve suas atividades e vai gerando documentos para comprovar essas atividades: realizou uma venda, pagou uma fatura, remunerou um docente por aula ministrada. Esses documentos formam o arquivo dessa instituição.

O que explica a origem do acervo de arquivos?

A atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas.

É necessário que os documentos de arquivos sirvam de prova das transações realizadas?

É necessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas.

O que é um documento?

É toda informação registrada, independentemente do suporte utilizado.

O que é suporte?

• É o material em que a informação foi registrada, quando da criação do documento.

  • Exemplos de suporte:

  • Papel;

  • CD;

  • Fita magnética;

  • Mídias digitais;

  • Película fotográfica;

  • Papiro;

  • Pergaminho

Como surge um documento na Arquivologia?

Dentro de uma entidade que produz bens ou serviços, a informação é uma ideia ou conhecimento. Para que seja transmitida necessita de um suporte que é o meio no qual a informação é registrada. No momento em que esse registro ocorre em um suporte, origina-se um documento.

Qual é a evolução do suporte?

• Durante muitos séculos da história da humanidade, o papel era o suporte mais utilizado. Ao longo dos anos, o papel tem perdido muito o seu espaço nos arquivos.

• Arquivo não se resume apenas ao papel, e este tem caído significativamente como o suporte mais utilizado, com a crescente popularização dos meios digitais.

O suporte determina se o conjunto de documentos é um arquivo ou não?

O arquivo é um conjunto de documentos de várias naturezas (texto, som, imagem) independentemente do suporte, que pode ser feito de vários materiais diferentes.

Qual é a função do arquivo?

• Guardar e organizar os documentos, tornando disponíveis as informações mantidas sob a sua guarda.

  • A organização de documentos, atividade cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o atendimento rápido das demandas dos usuários.

Quais são as finalidades do arquivo?

• Finalidade principal: servir de apoio à administração, subsidiar a administração no seu dia a dia.

• Finalidade secundária: servir de base para a história.

DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA:

Qual é a diferença entre as finalidades de guarda dos documentos em um arquivo e em uma biblioteca?

Enquanto o arquivo é destinado principalmente a atender necessidades administrativas e funcionais da instituição ou indivíduo, a biblioteca tem como objetivo principal promover estudos e atividades culturais.

DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA:

Qual é a diferença entre o número de exemplares de um documento de arquivo e de um documento de biblioteca?

No arquivo, os documentos geralmente existem em único exemplar ou em um número limitado de cópias, enquanto na biblioteca, múltiplos exemplares são comuns.

DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA:

Qual é a diferença entre a forma de ingresso de documentos em um arquivo e em uma biblioteca?

• Enquanto no arquivo os documentos são geralmente produzidos ou recebidos durante as atividades da instituição, na biblioteca eles são adquiridos através de compra, doação, permuta ou troca.

• Isso significa que documentos de arquivo são naturalmente gerados ou recebidos como parte das operações diárias, enquanto a biblioteca adquire seus materiais de forma mais deliberada.

DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA:

Qual é a diferença entre a forma de acumulação de documentos em um arquivo e em uma biblioteca?

• Arquivo: ela ocorre organicamente, ou seja, os documentos estão intrinsicamente ligados à pessoa ou instituição que os acumula.

• Biblioteca: ela não é orgânica, mas sim técnica, pois os itens que compõem a biblioteca são adquiridos deliberadamente para fins de pesquisa e estudo, e qualquer pessoa pode acessá-los.

DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA:

Qual é a diferença entre a padronização de classificação dos documentos em um arquivo e em uma biblioteca?

• Nas bibliotecas, a classificação é padronizada mundialmente, sendo utilizada uma estrutura como a Classificação Decimal Universal (CDU). Cada livro recebe um código único, indicando sua localização na estante de acordo com seu conteúdo.

• Por outro lado, nos arquivos, a classificação varia de instituição para instituição, pois cada uma desenvolve seu próprio plano de classificação, adaptado às suas atividades e funções específicas.

DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA:

Qual é a diferença entre arquivo, biblioteca e museu?

Embora compartilhem muitas semelhanças, os museus têm um detalhe adicional interessante. Enquanto as bibliotecas guardam documentos e informações gravadas, os museus têm a finalidade de disponibilizar conjuntos de objetos físicos, como cadeiras, carros, entre outros itens do passado, chamados tecnicamente de “materiais tridimensionais”. É importante notar que o termo “material tridimensional” refere-se a objetos físicos e não a formas de mídia em 3D.