Tema 11: Gestión y desarrollo de la colección impresa y electrónica. | Quizlet

ALA

American libray association

IFLA

International Federation of Library Associations

--Professional association for representatives of library associations.

Criterios para la constitución de la colección

En general la ALA y la IFLA han renunciado a elaborar indicadores cuantitativos por considerar que la situación de cada biblioteca es única y debe ser ella misma la que elabore sus criterios de actuación y evaluación.

La ACRL (Association for College and Research Libraries) elaboró unas normas que daban indicaciones cuantitativas.

REBIUN hizo unas recomendaciones cuantitativas en sus Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas de 1997 (revisadas en 1999), que son hoy día las principales orientaciones disponibles:

- Colección básica: 50.000 v.

- Nuevos estudios: 5.000 v. para la colección básica de una nueva titulación; 1.000 v. cada nuevo programa de doctorado y 500 v. cada nuevo programa de master.

- Un título de publicación periódica por cada 3 usuarios.

- Incremento anual: 1 v. por alumno y, 10 v. por PDI.

• Los criterios cualitativos para la selección de una obra son (Gardner):

1) Prestigio del autor o del editor.

2) Pertinencia del tema tratado y exhaustividad en su tratamiento.

3) Actualización y revisión de la obra.

4) Adaptación a nuestros usuarios y al fondo ya existente en la biblioteca.

5) Estructuración lógica del contenido.

6) Aspectos complementarios, como bibliografías, apéndices, glosarios, ilustraciones, diagramas.

7) Características físicas, como el tamaño, la facilidad de uso, la encuadernación, la durabilidad del papel, la tipografía.

8) Precio.

Fuentes para la selección

El bibliotecario puede facilitar su labor selectiva consultando diversas fuentes, ya sean en formato papel, en CD-ROM o en Internet, según la tendencia actual. Estas fuentes son:

• Bibliografías nacionales o regionales: elaboradas por las bibliotecas nacionales o bibliotecas cabeceras de los sistemas regionales que son depositarias del Depósito Legal.

• Bibliografías comerciales. Los catálogos de libreros, editores y distribuidores. Traen un dato valioso: el precio de las obras. Cabe destacar los repertorios de la casa Bowker-Saur, como el "Books in Print". Para publicaciones periódicas son de gran ayuda el "Ulrich's" y "The Serials directory". En España, el más sobresaliente es "Libros españoles en venta", el ISBN.

• Otras fuentes son las bibliografías críticas, los catálogos de otras bibliotecas y las reseñas críticas aparecidas en prensa, así como los recursos web.

• Por último, tendremos en cuenta las desideratas de los usuarios, en la medida en que la política de desarrollo de la colección y otros factores lo permitan.

Compra

El procedimiento habitual de adquisición es la compra. Requiere un gran conocimiento del

mundo editorial, así como de distribuidores y libreros. Las ferias internacionales celebradas en distintas partes del mundo (Frankfurt, Buenos Aires, Londres, Madrid) brindan una excelente oportunidad para ello.

La compra a través de librerías admite diversas variantes:

• En firme, es el caso más común.

• Libros a examen, que permite a la biblioteca, mediante acuerdos con los proveedores, examinar las novedades durante un tiempo determinado, adquiriendo los documentos seleccionados y devolviendo el resto.

• Pedidos abiertos o permanentes (standing orders), los destinados a la adquisición de materiales publicados con cierta periodicidad, y que requieren una continuidad en su proceso. Revisables anualmente, permiten a la biblioteca establecer una previsión presupuestaria, y ahorrar tiempo en la gestión y proceso del pedido. Se aplican a materiales del tipo de informes anuales, colecciones de monografías, ediciones críticas de obras completas de determinados autores, actualizaciones de enciclopedias, etc.

El concurso público es la forma generalizada en las bibliotecas dependientes de organismos públicos para la suscripción a publicaciones periódicas y bases de datos. El concurso es un procedimiento por el que la institución interesada propone a uno o varios proveedores la adquisición de un suministro o la prestación de un servicio, con unas determinadas características, por un precio establecido por la institución, que los proveedores concursantes no pueden superar y por un periodo de tiempo, normalmente un año. Sus ventajas son la centralización y consecuente control de las suscripciones, la racionalización de las colecciones de publicaciones periódicas, el ahorro económico y las garantías de un contrato escrito.

Canje

es el intercambio de publicaciones entre bibliotecas. Normalmente se realiza con publicaciones oficiales de instituciones, boletines, estadísticas. Es un buen método para acceder a fondos de literatura gris y para adquirir publicaciones agotadas. Este sistema era muy usado en bibliotecas universitarias y

especializadas.

Mediante este sistema las bibliotecas pueden obtener documentos interesantes de forma gratuita, al tiempo que se desprenden de otros que no les son útiles, ya sea por la materia de que tratan, su adecuación a los usuarios, su actualidad, etc. Los materiales que comúnmente se emplean para el canje son:

• Publicaciones periódicas editadas por las bibliotecas o por las instituciones de las que dependen. Aquí se incluyen también las publicaciones oficiales, campo en el que históricamente comenzó a desarrollarse el canje.

• Fondos que han perdido actualidad para la biblioteca que la entrega pero que pueden ser todavía útiles para otro tipo de bibliotecas.

• Literatura gris: estudios, informes, estadísticas, memorias, etc.

• Duplicados.

• Materiales incorporados a través de donaciones.

En la actualidad, la edición en formato electrónico de este tipo de materiales está replanteando y minimizando la política de canje. Por ejemplo, el canje de tesis doctorales ya no se realiza debido a la obligación de los doctorandos de subir en soporte electrónico su tesis doctoral a los repositorios institucionales.

Donativos

se puede definir como la cesión de fondos de una persona o entidad a la biblioteca. Deberá establecerse una política de donaciones para que este procedimiento no interfiera en el desarrollo normal de la biblioteca, suponiendo más trastornos que beneficios. Sólo deberían aceptarse documentos adecuados a la política de adquisiciones. Dentro de las donaciones también se incluyen las subvenciones destinadas a la adquisición de fondos realizadas por personas o instituciones. Una forma de donación son los legados, procedentes de testamentos.

Cabe también distinguir entre donaciones de documentos sueltos y las de bibliotecas completas realizadas por instituciones y por particulares. Estas últimas suelen darse entre personas especialmente vinculadas a la institución. Implican mayores responsabilidades por parte de la biblioteca porque suelen conllevar unas cláusulas, como que la donación no se separe, que no se mezcle con el resto de la colección, etc. pero suelen ser las de mayor valor, cuando consisten en colecciones históricas.

Entre las donaciones esporádicas destacan las realizadas por editoriales y autores, de obras recién publicadas y también las realizadas por organismos oficiales e instituciones. Suelen ser interesantes para la colección por su novedad y por tratarse de obras de reciente publicación.

En las donaciones hay que aplicar los mismos criterios de selección que para cualquier otra incorporación de fondos, pues la biblioteca no debe aceptar indiscriminadamente todos los materiales que se le ofrecen. Las donaciones pueden ocasionar problemas espaciales (en cuanto al lugar que van a ocupar), temporales (por el tiempo que hay que dedicar para su tratamiento físico y catalogación) y económicos (por la eventual necesidad de restaurar y conservar los fondos).

Depósito legal

constituye un sistema de adquisición propio de las bibliotecas nacionales y regionales, que garantizan la conservación de las obras producidas en ese país y/o región. El D.L. puede definirse como la exigencia impuesta por ley de depositar en una o varias agencias especificadas, ejemplares de las publicaciones de todo tipo, reproducidas en cualquier soporte, por cualquier procedimiento, para distribución pública, alquiler o venta. El depósito legal en España está regulado por la Ley 23/2011,de 29 de julio, de depósito legal.

Millennium ILS

Millennium es un Sistema Integrado de Biblioteca (Integrated Library System, ILS) desarrollado por la empresa Innovative Interfaces, Inc. Library Technology.

Se usa para automatizar y gestionar todas las operaciones de una biblioteca: adquisición de materiales, catalogación, circulación, suscripciones (revistas), gestión de usuarios, OPAC (catálogo público), generación de estadísticas, etc.

Ha sido implementado en muchas bibliotecas universitarias, públicas y consorcios en todo el mundo.

Evaluación de la colección

Evaluar una colección consiste en valorar cuál es su grado de utilidad y de pertinencia con relación a las

necesidades de sus diversos usuarios o las líneas de actuación de la institución de la que depende l biblioteca (sus programas).

La evaluación es un instrumento fundamental para los gestores de la colección que sirve para:

• Verificar si la colección está sirviendo para cubrir las necesidades reales de los usuarios.

• Medir el nivel de uso de los recursos y estimar así la rentabilidad de las inversiones realizadas en su

adquisición.

• Establecer puntos fuertes y débiles de la colección, detectando lagunas dentro de ella.

• Establecer prioridades en la política de adquisiciones, dedicando mayores esfuerzos a cubrir las demandas más justificadas por su necesidad e importancia para la institución.

• Organizar junto con otras bibliotecas planes y políticas cooperativas de desarrollo de las colecciones.

El carácter material de la colección ha hecho que sea uno de los aspectos de la biblioteca más fácilmente evaluables y por tanto en los que más se ha extendido esta práctica.

CONSPECTUS

El Conspectus es un método o sistema normalizado para evaluar y describir las colecciones bibliográficas de una biblioteca o de un conjunto de bibliotecas.

Su objetivo es analizar la profundidad, amplitud y cobertura temática de una colección, permitiendo conocer qué tan completa o desarrollada está en cada área del conocimiento.

Desarrollado a principios de los años 80 por el Research Libraries Group (RLG) en Estados Unidos.

Se creó para facilitar la cooperación entre bibliotecas universitarias y de investigación, evitando duplicaciones innecesarias y permitiendo compartir recursos.

Análisis de citas

El análisis de citas es una técnica bibliométrica que consiste en examinar las referencias citadas en los trabajos académicos o de investigación para evaluar la relevancia, impacto y uso de las fuentes de información (revistas, libros, artículos, etc.).

En bibliotecas, se usa como una simulación de uso real de la colección, ya que las citas reflejan qué materiales utilizan efectivamente los investigadores.

Ese tipo de estudio puede hacerse a nivel general,

tomando como referencia los Journal Citation Reports para las publicaciones que queremos evaluar; o bien se puede hacer fijándonos exclusivamente en las citas que de esas revistas realizaron los clientes de nuestra biblioteca en sus trabajos científicos. Este segundo sistema nos permite ajustarnos mejor a la relevancia de nuestra colección para nuestros usuarios.

El Informe Atkinson

El informe Atkinson recomendó un principio de autorregulación de las colecciones, según el cual debía haber igual eliminación que adquisición, un crecimiento cero una vez que se hubiera alcanzado un tamaño ideal.

Pero este principio puede ser contraproducente e incluso llevado al pie de la letra podría ser perjudicial para los propios intereses de la biblioteca.

Las bibliotecas deben tener un programa regular de expurgo, que lleve a la retirada de los fondos no relevantes para la política de la biblioteca. El expurgo requiere una evaluación previa de la colección. Antes de realizar un expurgo hay que llevar a cabo un análisis previo de la situación que nos permita fijar unos objetivos.

Los objetivos del expurgo son:

• Mejorar la calidad de la colección.

• Aumentar el grado de pertinencia de la colección de cara a los usuarios.

• Optimizar el uso del espacio disponible.

• Hacer más accesible la colección, incrementando así su uso.

• Mejorar la imagen de la Biblioteca presentando una colección más adecuada y actualizada.

Criterios de expurgo

A la hora de expurgar la colección, seguiremos unos criterios, que pueden ser por ejemplo la antigüedad de las obras, su escaso uso, la redundancia, la baja calidad de la información contenida en ellas, posible

inadecuación a las necesidades de los usuarios, obras estropeadas y en mal estado. Son candidatos al expurgo los siguientes materiales:

• Obras obsoletas o con desfase informativo.

• Ediciones revisadas por otras que las han superado.

• Ejemplares deteriorados.

• Duplicados.

• Fondos donados carentes de interés.

• Obras en idiomas originales ya traducidas.

• Publicaciones periódicas carentes de interés, con lagunas y no continuadas.

Naturalmente, están excluidos del expurgo siempre y en toda circunstancia:

• Manuscritos, incunables y fondo antiguo en general.

• Aquellas obras de las que no conste la existencia de al menos tres ejemplares en Bibliotecas o servicios públicos.

• Las que, por su relevancia, han sido declaradas Bienes de Interés Cultural, o están incluidas en el

Inventario General de Bienes Muebles del Patrimonio Histórico Español.

• Legados y donaciones de especial valor.

Gestión del libro electrónico

Los aspectos que se deben considerar se pueden agrupar en las cinco fases sucesivas por las que la biblioteca debe pasar desde que se plantea la compra de un libro electrónico hasta que evalúa su uso: formación de colecciones, adquisición de las obras, proceso técnico, prestación del servicio y evaluación y promoción del servicio. En los apartados siguientes se desarrollan estas cinco etapas, detallando los principales aspectos que se deben tener en cuenta en cada una de ellas.

Offsetting

se trata de un nuevo modelo de suscripción de revistas en acceso abierto que trata de compensar (offset) los costes de suscripción de las revistas en función de los APCs (Article Processing Charges) pagados por el país, el consorcio o la institución por los artículos de acceso abierto publicados en ellas (más información sobre este tema en el artículo sobre doble pago o double dipping). Sus defensores sostienen que el coste de suscripción de las revistas que pagan las bibliotecas y otras instituciones es mucho más elevado que el necesario para pagar los APCs (Article Processing Charges), es decir, que el necesario para la publicación en revistas en acceso abierto por la vía dorada. El modelo offsetting conduciría, así, a un modelo de negocios donde se paga por publicar frente al actual modelo en el que se paga por leer.

APC (Article Processing Charges)

Los APC son cuotas que cobran algunas editoriales o revistas científicas para cubrir los costos de publicación de los artículos que se difunden en acceso abierto (Open Access). En otras palabras:

El autor (o su institución o proyecto financiador) paga una tarifa a la revista para que su artículo quede disponible libremente para todos los lectores, sin barreras de suscripción.

Título a título (pick & choose)

la compra título a título es la más conveniente para la biblioteca, ya que la selección se realiza con los criterios que marcan las universidades y no los proveedores. Se trata de seleccionar y adquirir libros a partir de los catálogos y plataformas de compra de los proveedores

Colecciones (package)

junto al modelo anterior, sigue siendo común la compra por paquetes, en algunos casos como única posibilidad para adquirir contenidos de editores. Así ocurre con Springer, quien vende por colecciones temáticas y años.

Evaluación (evidence based selection — EBS)

un modelo híbrido es la compra de colecciones basada en el uso o «evidence». Consiste en abrir durante un tiempo limitado todo o parte del contenido de una editorial a cambio de un pago previamente establecido. Tras el periodo de prueba, la biblioteca se queda en propiedad con los libros que se puedan adquirir conforme al importe acordado. La selección se apoya en los datos de consulta y descarga que facilita la editorial. Este modelo es posible con grandes editoriales como Elsevier, Springer o Wiley.

Desiderata (PDA, Patron Driven Acquisition).

Por último, un modelo que se ofrece para la selección y que todavía está muy poco representado en las bibliotecas universitarias españolas es la compra bajo demanda de los usuarios, que recibe nombres como «Patron-driven acquisition» (PDA) o «Demanddriven acquisition» (DDA). Este modelo parte de que la biblioteca acuerda con el proveedor las condiciones para que los libros electrónicos estén a disposición de los usuarios, quienes podrán hacer uso de las colecciones, independientemente de que sean o no parte de los recursos adquiridos, porque la compra se activa por iniciativa del usuario, tras un periodo de consulta, descargas o impresiones. Este modelo está activo en España en empresas como Ebsco o E-Book Central de Proquest, quienes ya tienen modelos de venta y plataformas para ello.

E-libro

En el caso de las compras consorciadas, son

habituales las negociaciones entre los consorcios y los proveedores para acordar precios y condiciones. Los precios variarán en función del número de usuarios y de las posibilidades de consulta. Lo habitual en las bibliotecas universitarias es adquirir libros electrónicos para toda la universidad, permitiendo la consulta y descarga ilimitada a los usuarios autorizados. Este tipo de condiciones son más caras y no todos los editores las ofrecen, por lo que las bibliotecas emplean otros procedimientos, como la compra de títulos individuales o licencias concurrentes limitadas a 3-5 usuarios, por ejemplo. E-Libro es una buena muestra de proveedor que ofrece tanto licencias de usuario único (SUPO) como de multiusuario (MUPO).

Adquisición de las obras

Pueden resumirse en cuatro grandes tipos los proveedores que las bibliotecas universitarias españolas están empleando para adquirir o suscribir libros electrónicos: editores, agregadores, distribuidores, plataforma de préstamo digital

Editores

el mayor porcentaje de las adquisiciones se realiza a través de los propios editores, quienes ofrecen los libros para su consulta y descarga desde sus plataformas. La relación de los editores más presentes en las bibliotecas universitarias españolas y la oferta aproximada de su catálogo de libros electrónicos, ordenados por volumen, es la siguiente: Springer, Taylor & Francis, Elsevier, Cambridge, Wiley, ABC-Clio, Ovid, Emerald, DeGruyter. A estos editores habría que sumarles las sociedades científicas, con catálogos menores, pero también muy presentes en las bibliotecas españolas, como son IEEE, Institute of Physics (IOP), Royal Society of Chemistry (RSC), American Chemical Society (ACS) o American Mathematical Society (AMS), así como los grandes servicios cooperativos como Hathi Trust, Project Muse o JSTOR, que también son proveedores de libros electrónicos.

Agregadores

la compra a través de agregadores es común en las bibliotecas universitarias españolas. Se trata de proveedores que integran en sus plataformas los libros electrónicos de múltiples editoriales, para

su adquisición o suscripción y lectura desde las plataformas de los agregadores. Este tipo de compra suele conllevar la aceptación de las condiciones del modelo de venta de los agregadores, en cuanto a cómo se consultan los contenidos y qué se puede hacer con ellos: lectura en línea, descarga con o sin DRM, impresión, etc. Los principales agregadores que operan en España, también ordenados por el volumen de sus catálogos, son los siguientes: Ebook Central-Proquest, Myilbrary, 123Library, Safari O'Reilly for Higher Education, Torrossa, E-Libro, Digitalia. En este apartado se puede incluir a Ebsco, ya que ofrece la adquisición de miles de libros electrónicos que se consultan desde su plataforma Ebscohost ebooks. No obstante, el modelo de compra de Ebsco puede ser agrupado también en la categoría de distribuidor, entendiendo como tales a las empresas que disponen de amplios catálogos de libros electrónicos de diferentes editoriales para la venta a bibliotecas, siendo la biblioteca la que decide

donde se consulta el libro, por lo general en la plataforma del editor o de otro agregador

Distribuidores

son «meta-agregadores», ya que incluso ofrecen las obras que están en estas plataformas de intermediarios. El modelo de negocio de los distribuidores se basa en la amplia oferta de contenidos y en la simplificación de los trámites de las adquisiciones. Además de Ebsco, con su servicio Ebscohost Collection Manager, en España operan distribuidores como YBP Library Services con su plataforma GOBI Library Solutions y Proquest con su servicio Ebook Central. Otros distribuidores son Greendata, que ofrece un servicio centralizado de adquisiciones de libros electrónicos y la plataforma OASIS (Online Acquisitions and Selection Information System) de Proquest

Plataformas de préstamo digital

Se trata de los catálogos de los editores que trabajan con los proveedores de servicios de préstamo digital, desde donde adquieren las obras las bibliotecas que trabajan con ellas. Las plataformas con mayor contenido fuera de España son CloudLibrary y Overdrive, que opera de forma conjunta con Amazon para los libros para Kindle. En las bibliotecas públicas españolas se emplea el catálogo de Libranda, para las bibliotecas que ofrecen préstamo digital en el servicio Ebiblio. De igual forma, las bibliotecas que emplean el sistema OdiloTk compran las obras a través de la plataforma OdiloPlace y las bibliotecas universitarias que emplean Xebook de la empresa Xercode compran las obras desde su plataforma, realizando la gestión directamente con los editores.

«Discovery services»

Los servicios de descubrimiento son plataformas o herramientas unificadas de búsqueda que permiten a los usuarios encontrar todos los recursos disponibles en una biblioteca (o fuera de ella) desde un único punto de acceso.

DRM (Digital Rights Management)

El control de copias y temporalidad del acceso se suele realizar con sistemas de protección de contenidos denominados DRM (Digital Rights Management). Estos sistemas son diferentes en función del formato o de las empresas que los desarrollan. En los libros que ofrecen las bibliotecas universitarias españolas los DRM más comunes son los de Amazon y Adobe. El DRM de Amazon es necesario para poder leer sin conexión los libros adquiridos a este proveedor y que están editados en formatos legibles por su dispositivo y aplicación

Kindle.

COUNTER (Counting Online Usage of Networked Electronic Resources)

COUNTER (Counting Online Usage of Networked Electronic Resources) es un estándar internacional creado en 2002 por Project COUNTER que define cómo deben contarse y reportarse las estadísticas de uso de los recursos electrónicos (revistas, bases de datos, ebooks). Su objetivo es unificar y estandarizar los informes de uso para que las bibliotecas puedan comparar datos entre proveedores y realizar análisis coste/eficiencia fiables. Los proveedores compatibles (COUNTER compliant) generan informes según la versión vigente Release 5 (R5), que mide descargas, búsquedas y visualizaciones mediante varios tipos de informes:

PR (Platform Report): uso total por plataforma.

DR (Database Report): uso de bases de datos.

TR (Title Report): uso por títulos de revistas o libros.

IR (Item Report): uso por artículos o capítulos. Estos informes se pueden recolectar automáticamente con el protocolo SUSHI (Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative).COUNTER se utiliza para evaluar la rentabilidad de las suscripciones (por ejemplo, coste por descarga) y para gestionar la colección electrónica de forma objetiva y transparente. Ventajas: datos estandarizados, comparabilidad, transparencia y soporte a la toma de decisiones. Limitaciones: no mide calidad del contenido ni uso indirecto, y algunos proveedores no lo aplican.

Presto

es la plataforma de préstamo y lectura en línea de libros y audiolibros en formato digital de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla. Ofrece acceso a más de 8.000 libros electrónicos y más de un centenar de audiolibros de carácter multidisciplinar.

Se encarga de su gestión y mantenimiento Odilo. Pueden utilizar Presto los estudiantes de grado,

máster y doctorado, el PDI y el PAS de la Universidad de Sevilla.

Presto nos ofrece la posibilidad de Leer en Nubereader o de hacerlo mediante la plataforma Adobe Digital Editions. Una vez que hemos tomado el libro en préstamo, ambas opciones aparecerán

disponibles.

b) Ebook Central es una plataforma de libros electrónicos de Proquest que ofrece acceso a más de 1 millón de títulos de temática multidisciplinar procedentes de más de 750 editoriales, abarcando arte, empresa y negocios, ciencia y tecnología, humanidades, etc.

c) eLibro es una de las plataformas de libros electrónicos mas importantes en español. De carácter multidisciplinar, abarca todas las disciplinas académicas, ofreciendo acceso a más de 100.000 títulos provenientes de más de 1.400 editoriales y prensas universitarias de reconocimiento mundial. Ofrece acceso, además, a tesis doctorales y publicaciones periódicas.

LEAN LIBRARY

En 2021, la biblioteca adquirió Lean Library con el fin de facilitar a la comunidad universitaria el acceso a

los recursos electrónicos suscritos por la biblioteca u ofrecer alternativas. Se trata de extensión (complemento) de SAGE Publishing para los navegadores de Internet más utilizados (Mozilla, Chrome, etc.) que nos informa si tenemos acceso a los textos completos de los recursos electrónicos suscritos por nuestra biblioteca, tanto dentro como fuera del campus universitario (en este último caso, se requerirá identificación).

Así pues, gracias a esta herramienta, cuando estemos navegando (por Google, por ejemplo) o realizando búsquedas en recursos de información bibliográfica, catálogos, bases de datos o portales de revistas y libros electrónicos, Lean Library detectará si el contenido está suscrito por la biblioteca y nos ofrecerá acceder al mismo.

En caso negativo:

• Buscará una alternativa en acceso abierto.

• Nos avisará de la existencia de un recurso o de un servicio de la biblioteca relacionado con su contenido.

• Nos redirigirá al formulario de préstamo interbibliotecario.