Kapitel 10: Risk och Kvalitet

Vem ansvarar för ändringshantering?

Projektledarens ansvar att se till att projektet tar hänsyn till förändringar. Det är viktigt att från början bestämma vilket mandat projektledaren har att genomföra ändringar och på vilka områden.

 

Vilket mandat bör projektledaren ha?

Projektledaren bör kunna besluta om ändringar som inte påverkar målet, leveranstiden eller budgeten, (QTC-trinangeln), annars bör det tas upp med projektägaren.

Hur ser processen för ändringshantering ut?

1. Begäran - Önskemål eller krav på ändring uppstår

2. Registrering - Begäran dokumenteras

3. Konsekvensbedömning - Projektledaren och gruppen analyserar följderna av ändringen

4. Befogenhetskontroll - Om ändringen är inom projektledarens mandat kan hen själv godkänna.

5. Styrgrupp eller ändringsråd - Större ändringar bedöms och beslutas av styrgruppen. Om styrgruppen saknar kompetens kopplas ett ändringsråd in

6. Beslut och genomförande - Ändringen godkänns och implementeras, eller avslås. Vid godkännande uppdateras projektplanen och ett nytt versionsnummer tilldelas.

 

Vad är ett ändringsråd?

Ett fristående besvärsforum som bedömer och beslutar som större ändringar i ett projekt, men endast då styrgruppen saknar rätt kompetens eller då ändringen även påverkar andra projekt

 

Vad är skillnaden mellan en tvingande och frivillig ändring?

En tvingande ändring beror på yttre händelser eller felaktigheter i det som utförts i projektet. Frivilliga ändringar kan istället handla om att förbättra designen, underlätta produktion osv men den är inte nödvändig för att projektet ska kunna genomföras.

Vad finns det för förutsättningar för att kunna teckna ett kontrakt?

• Att något av värde behöver överföras mellan parterna

• Förmåga och kapacitet hos part att ingå avtal

• Att det som avtalet berör är juridiskt tillåtet

• Villkoren måste vara kommunicerade

• Att båda parter har accepterat villkoren

Vad har kontrakt för funktion vid ändringshantering?

Kontrakt fungerar då som en rättslig och praktisk ram för vilka förändringar som är tillåtna och hur de ska ersättas. Om ena parten inte lever upp till det som avtalats ogiltighetsförklaras eller sägs kontraktet upp.

 

Vad handlar kvalitetsstyrning om?

Handlar om förmågan att producera varor och tjänster med en garanterad kvalitet till ett givet pris. Ofta är det verkliga värdet av god kvalitet mycket högre än det uppenbara värdet.

Vad finns det för positiva effekter av god kvalitet?

• Förbättrad status och förbättrat rykte

• Ökad efterfrågan från kunder

• Fler kunder

• Ökad potential för samarbeten med partners

• Högre motivation hos medarbetarna

• Ökat värde för företaget

• Möjlighet att ta ut högre pris

Hur påverkar bra/dålig kvalitet arbetet på/med företaget?

Vanligen är man mer lojal och engagerad när man arbetar för ett företag med god kvalitet då det ger en stolthet och påverkar kunder, konkurrenter och aktieägare. Dålig kvalitet leder istället till förlorade affärer eller svårigheter i att ta ett bra pris för produkter.

 

Vad är "Knäet"?

Knäet är den gräns där det inte längre lönar sig att satsa mer på kvalitet då värdet inte längre ökar lika mycket.

Vad är kvalitetsbristkostnad?

Synlig kostnad för att åtgärda fel + kostnad för ett skadat rykte

Vad innebär japans kvalitetsfilosofi?

Att bygga in kvalitet i processer redan från början, istället för att rätta fel i efterhand. Det lär kunder att efterfråga hög kvalitet och man satsar på att skapa en kultur av stolthet och ansvarstagande bland medarbetarna.

 

Kallas TQM (Total Quality Management) och innebär att hela organisationen involveras i kvalitetsarbetet, vilket minskar behovet av kontroll och inspektion. Samarbetspartners och leverantörer måste också leva upp till samma krav för att säkra hela värdekedjan

Vad är demings budskap?

1.  Se produktutveckling som ett system där kunden och leverantörer innefattas. Kunden är den viktigaste parten, medan leverantörerna är viktiga att samarbeta med samt hjälpa höja sin kvalitet.

2. Kvalitet är ledningens ansvar och blir aldrig bättre än de beslut ledningen fattar.

3. Arbeta med ständiga förbättringar enligt cykeln planera – göra – kontrollera – agera.

4.  Förbättringar skapar positiva kedjereaktioner.

5. Dela lärdomarna, även med konkurrenter.

Vad hade Juran, Crosby och Imai för tankar gällande kvalitet och ansvar?

Juran ansåg att kvalitet kräver ledningens planering. Crosby förespråkade att förebygga fel istället för att åtgärda dem i efterhadnd.

Imai fokuserade istället på produktionssystem och processer.

Vad ingår i kvalitetsstyrning?

Kvalitetsplanering, kvalitetssäkring och kvalitetsuppföljning

Hur påverkar hur långt projektet gått kostnaden för ändringar?

Destu längre projektet går desto dyrare är det att göra ändringar. Därför lönar sig förebyggande kvalitetsarbete.

Vad är FMEA (Failure Mode Effect Analysis)?

Metod för att hitt och eliminera fel innan de uppstår. Går ut på att besvara ett antal frågor och fokus är att "learn and prevent" istället för "finns and fix". Detta gör man genom att bedöma:

• Allvarlighetsgrad, hur illa ett fel är

• Förekomst, hur ofta det kan hända

• Upptäcksmöjlighet, hur lätt det är att upptäcka innan skada uppstår

 

Vad handlar kvalitetsplanering om?

Handlar om att fastställa den standard och de krav som projektet ska följa. Denna process styrs ofta av projektägaren eller av branschspecifika regler. Kvalitetsmål måste sättas utifrån projektets mål, tidsramar och tillgängliga resurser.

Vad har ett fiskbensdiagram för syfte?

Syftet är att visa samband mellan olika faktorer som påverkar resultatet, om man uppnår kvalitetsmålen.

Vad används defimetoden till?

Används för att nå enighet om lösningar på problem genom en process där specialister deltar anonymt. De får möjlighet att ge sina åsikter via frågeformulär, och svaren sammanställs och återcirkuleras för vidare kommentarer. Denna metod förhindrar att en individs åsikter får för stort inflytande, vilket gör den användbar i komplexa beslutsprocesser.

Vad är paretoprincipen?

 80/20-regeln som visar att 20 % av alla händelser står för 80%av effekterna. Genom att fokusera på de få faktorer som orsakar flest problem, kan projektledaren effektivt prioritera åtgärder för att förbättra projektets resultat. För att göra detta används paretodiagram. Händelser är ordnade efter hur ofta de inträffar.

Vad innebär begränsningsteorin?

Varje system har alltid "en länk som är svagast i kedjan", vilket begränsar hela systemets prestanda. I projekt bör därför förbättringar riktas mot systemets svagaste del, eftersom det är där den största effekten kan uppnås. Det är inte effektivt att maximera alla delar av systemet, utan snarare att optimera samspelet mellan delarna för bästa resultat.

Vad är Six Sigma?

 En metod som fokuserar på att minska variation och fel i processer genom att identifiera och eliminera orsaker till problem. Namnet kommer från den statistiska termen "sigma", som representerar standardavvikelsen, och målet är att hålla felen under 3,4 per miljon utfall. Six Sigma används framför allt i verksamheter med volymproduktion, men är mindre anpassat för projekt med unika uppdrag. För dessa behövs en mer flexibel och case-baserad kvalitetsstyrning.Följande är rollerna inom Six Sigma:'

 

• Champions – ledare för Six Sigma-initiativ inom en organisation.

• Master Black Belts – expertkonsulter som övervakar förbättringsprojekt.

• Black Belts – ledare för förbättringsprojekt på heltid.

• Green Belts – leder projekt på deltid.

• Yellow/White Belts – nybörjare med grundläggande kunskaper om Six Sigma.

Vad är syftet med en projektgranskning?

Syftet är att identifiera områden med risker och brister, för att om möjligt minska eller eliminera dem innan genomförandet startar. De risker som trots åtgärder kvarstår kan påverka projektets sluttid och kostnad.

Vad finns det för åtgärder för att minimera/eliminera risker?

• Bedöma om projektet är förankrat i verksamheten och hos berörda parter

• Säkerställa att det finns en tydlig ansvarsfördelning och resurssäkring

• Bedöma om projektledaren och andra huvudansvariga har rätt kompetens och erfarenhet

Vad är PR- och PQ-värden?

Specifika värden projektledaren kan avnända för att identifiera projektets risknivå och projektets kvalitet.

PR: T.ex. prioritet och resurstillgång, kompetens hos projektledare och medarbetare samt projektets beroenden av externa faktorer.

PQ: Är projektet tillräckligt förankrat, om mål och delmål är tydliga, och om kommunikationsplaner och ansvarsfördelning är på plats.

 

Hur påverkar projektmognad företagets framgång?

Har stor påverkan på projektets framgång. Mäts i olika nivåer, där högre mognad innebär en mer strukturerad och effektiv hantering av projektet. Ett projekt i en organisation med hög projektmognad kommer troligen att genomföras mer framgångsrikt och med bättre kvalitet än i en organisation med lägre mognadsnivåer. En högre mognadsnivå ger en bättre prognos för projektets tid och budget, eftersom processerna är mer förutsägbara och välutvecklade.Projektledaren kan påverka färgen, genom att sänka riskvärdet och bristerna, medan ledningen har ansvar för att påverka nivån genom att utveckla projektmognaden. Det senare är en process som tar lång tid. Färgen i tabellen kommer från PR- och PQ-värden.