7. Manual de Gestão Documental do CAU/SP

Qual é o objetivo geral do Manual de Gestão Documental do CAU/SP

Padronizar procedimentos de criação, utilização, tramitação, arquivamento, avaliação e destinação final dos documentos

Segundo o manual, a gestão documental ajuda a garantir

Uniformização dos procedimentos, legalidade dos atos administrativos e destinação correta dos documentos

O manual busca garantir que os documentos sejam usados como

Fontes de prova e de informação

O manual também busca aprimorar

Transparência dos documentos públicos e acesso ágil às informações

Arquivo é

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por entidade, pessoa ou família no desempenho de suas atividades

Arquivo corrente é

Conjunto de documentos consultados com frequência pela unidade produtora

Arquivo intermediário é

Conjunto de documentos pouco consultados que aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente

Arquivo permanente é

Conjunto de documentos de valor histórico que devem ser preservados definitivamente

Documento é

Unidade de registro de informações, independentemente do formato, suporte ou natureza

Documento de arquivo é

Documento que constitui elemento de prova ou de informação no exercício das atividades da instituição

Documento público é

Documento produzido ou recebido por órgão público no exercício de suas atividades

Documento físico é

Documento impresso em papel ou outro material que pode ser tocado e manuseado

Documento digital é

Documento acessível e interpretável por meio de sistema computacional

Documento interno é

Documento produzido dentro do sistema eletrônico de informação

Documento externo é

Documento não produzido diretamente pelo agente que instrui o processo ou produzido fora do sistema eletrônico

Documentos de atividade-meio são

Documentos ligados a atividades auxiliares e instrumentais da instituição

Documentos de atividade-fim são

Documentos ligados às atribuições específicas e essenciais da instituição junto ao público

No CAU/SP, documentos da gerência técnica são exemplo de

Documentos de atividade-fim

No CAU/SP, documentos da gerência administrativa e financeira são exemplo de

Documentos de atividade-meio

Gestão documental é

Conjunto de procedimentos e operações técnicas sobre produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos

A gestão documental envolve

Produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos

A gestão documental visa

Eliminar documentos sem valor permanente ou recolher documentos para guarda permanente

A gestão documental permite

Controle e acompanhamento da produção documental

A gestão documental contribui para

Evitar perda de documentos e informações

Ciclo vital dos documentos é

A sucessão de fases pelas quais os documentos de arquivo passam

As fases do ciclo vital dos documentos no manual são

Produção, utilização e destinação

A teoria das três idades divide os documentos em

Corrente, intermediário e permanente

Documento em fase corrente é

Documento frequentemente consultado e ainda necessário à finalidade que motivou sua criação

Documento em fase corrente deve ficar

Junto ao setor produtor, conforme prazos da tabela de temporalidade

Documento em fase intermediária é

Documento com uso pouco frequente que ainda aguarda destinação final

Documento em fase permanente é

Documento de valor histórico, probatório ou informativo preservado definitivamente

Primeira idade documental corresponde ao

Arquivo corrente

Segunda idade documental corresponde ao

Arquivo intermediário

Terceira idade documental corresponde ao

Arquivo permanente

Produção documental é

O ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de uma organização

Na fase de produção, deve-se evitar

A criação de documentos não essenciais

Evitar documentos não essenciais reduz

Volume de documentos a manipular, controlar, armazenar e eliminar

No CAU/SP, a produção de documentos e processos deve ocorrer preferencialmente

De forma eletrônica, por meio do SEI

SEI significa

Sistema Eletrônico de Informações

SEI é

Sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos

Todo documento ou processo que ingressa no CAU/SP deve receber

Número de protocolo para controle e acompanhamento interno

Todo documento ou processo no CAU/SP deve receber também

Código de classificação conforme o Manual

NUP significa

Número Único de Protocolo

NUP é

Código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo

Autuação é

Ação que caracteriza o início e a formação de um processo

Processo administrativo é

Sequência de atos e fatos encadeados que permite à Administração Pública alcançar seus objetivos

Expediente é

Documento ou conjunto de documentos reunidos em torno de atividade, demanda ou interessado

Memorando é

Documento usado para trâmite interno entre setores e comissões do CAU/SP

Memorando circular é

Documento de trâmite interno destinado a mais de uma unidade ou setor

Ofício é

Documento usado para tratativas com outras unidades do CAU ou agentes externos

Ofício circular é

Documento usado para tratativas com mais de uma unidade do CAU ou agente externo

Tramitação é

O curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa

Andamento ou histórico do processo é

Registro eletrônico das inclusões, assinaturas e demais trâmites do processo ou expediente

Autenticação é

Atestado de que um documento é verdadeiro ou de que sua cópia reproduz fielmente o original

Autenticidade é

Característica de confiabilidade da origem de dado, informação ou documento

Documento autêntico é

Aquele que é exatamente o produzido, sem alteração, corrupção ou adulteração

Nível de acesso é

Forma de controle de acesso de usuários a processos e documentos

Os níveis de acesso citados no manual são

Público, restrito e sigiloso

Informação sigilosa é

Informação temporariamente restrita por ser imprescindível à segurança da sociedade e do Estado

Informação pessoal é

Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável

Usuário interno no SEI é

Empregado ou conselheiro do CAU/SP com permissão para cadastrar, tramitar, gerar e assinar documentos

Usuário externo no SEI é

Pessoa sem vínculo com o CAU/SP autorizada mediante cadastro prévio para praticar atos processuais

Usuário colaborador no SEI é

Pessoa com vínculo diverso do empregatício que pode cadastrar processos e gerar documentos quando autorizado

Sobrestar significa

Suspender temporariamente um processo, paralisando seu andamento e a inclusão de documentos

Desentranhamento é

Retirada definitiva de folhas ou documentos de um processo mediante justificativa documentada

CCTTD significa

Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

O Código de Classificação serve para

Distribuir documentos em classes conforme assunto e função

A Tabela de Temporalidade serve para

Fixar prazos de guarda e definir eliminação ou guarda permanente

A classificação documental deve ocorrer

No momento da produção ou do recebimento do documento

Classificação e destinação documental usam como instrumento

A CCTTD

Processos híbridos são

Processos administrativos formados por documentos digitais e não digitais em unidade conceitualmente indivisível

Em processo híbrido, as partes digital e física devem receber

A mesma classificação arquivística, temporalidade e destinação final

Em processo híbrido, a área responsável deve registrar

A relação entre as partes digital e não digital

A CPAD é

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

A CPAD tem objetivo de

Orientar e realizar análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados

A CPAD atua para garantir

A destinação final dos documentos

Avaliação documental é

Análise dos documentos para definir prazos de guarda e destinação final

Seleção documental é

Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação

Destinação final dos documentos pode ser

Eliminação ou recolhimento para guarda permanente

Recolhimento é

Encaminhamento de documentos para guarda permanente

Transferência é

Encaminhamento de documentos para guarda intermediária

Eliminação documental só deve ocorrer

Após organização, classificação, avaliação, aprovação e publicação dos atos exigidos

A destruição de documentos eliminados deve garantir

Que a descaracterização não possa ser revertida

Métodos de destruição citados pelo manual incluem

Fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação

A eliminação documental deve priorizar

Sustentabilidade e preservação do meio ambiente

Primeira etapa da eliminação documental

Organização e classificação dos documentos conforme a CCTTD

Segunda etapa da eliminação documental

Análise, avaliação e seleção pela CPAD conforme a Tabela de Temporalidade

Terceira etapa da eliminação documental

Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos

Quarta etapa da eliminação documental

Aprovação da listagem pela CPAD, pelo plenário do CAU/SP e pelo Arquivo Nacional

Quinta etapa da eliminação documental

Elaboração e publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

Prazo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

De 30 a 45 dias para possíveis manifestações

Depois da publicação do Edital de Ciência de Eliminação, deve-se

Enviar ao Arquivo Nacional cópia da página do periódico oficial

Após a descaracterização do material eliminado, deve-se

Elaborar o Termo de Eliminação de Documentos

Termo de Eliminação de Documentos deve ser

Publicizado internamente ou no site do CAU/SP

Listagem de Eliminação de Documentos registra

Documentos que serão eliminados, códigos, descritores, datas-limite, quantificação e justificativas

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos serve para

Dar publicidade à eliminação e permitir manifestações ou pedidos de cópia ou desentranhamento

Termo de Eliminação de Documentos comprova

A eliminação realizada conforme listagem aprovada e edital publicado

Na conservação de documentos físicos, deve-se evitar

Dobrar, rasgar ou amassar documentos

Na conservação de documentos físicos, não se deve

Acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa

Documentos físicos devem ser mantidos em local

Arejado, limpo, livre de poeira, calor e umidade