Manual de Gestão Documental do CAU-SP

Qual lei federal dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados?

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Segundo a Lei nº 8.159/91, qual é o dever do Poder Público em relação aos documentos de arquivos?

A gestão documental e a proteção especial como instrumento de apoio à administração, cultura e ciência.

Como a legislação define 'arquivo'?

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos, instituições ou pessoas no exercício de atividades específicas.

O que é 'Gestão Documental'?

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

Quais são as três fases do ciclo vital dos documentos?

Produção, utilização e destinação.

Quais são os estágios de guarda da 'Teoria das Três Idades'?

Arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.

O que caracteriza os documentos no 'Arquivo Corrente'?

Documentos frequentemente consultados que cumprem as finalidades imediatas de sua criação.

Qual a característica dos documentos no 'Arquivo Intermediário'?

Documentos de uso eventual que aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O que define o 'Arquivo Permanente'?

Conjunto de documentos de valor histórico que devem ser preservados definitivamente.

O que é o 'Código de Classificação de Documentos' (CCD)?

Esquema de distribuição de documentos em classes de acordo com o assunto e a função.

Qual a finalidade da 'Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos' (TTDD)?

Fixar os prazos de guarda e determinar se o documento será eliminado ou recolhido para guarda permanente.

A ação de atestar que um documento é verdadeiro ou que sua cópia reproduz fielmente o original chama-se _____.

Autenticação

O que é a 'Autuação' no contexto administrativo?

Ação que caracteriza o início e a formação de um processo.

Qual o papel da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)?

Orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção de documentos para sua destinação final.

Defina 'Desentranhamento' de documentos:

Retirada definitiva de folhas ou documentos de um processo mediante justificativa documentada.

Diferencie 'Documentos de Atividade-Fim' de 'Documentos de Atividade-Meio':

Atividade-Fim refere-se às operações essenciais da instituição; Atividade-Meio refere-se às operações de suporte (administrativo/financeiro).

O que é um 'Processo Híbrido'?

Processo administrativo constituído de documentos digitais e não digitais (papel).

Qual a finalidade de um 'Memorando' no CAU/SP?

Trâmite interno entre setores e comissões do próprio Conselho.

Qual a finalidade de um 'Ofício' no CAU/SP?

Tratativas com outras unidades do CAU ou agentes externos (fornecedores, empresas, outros órgãos).

O que significa a sigla NUP?

Número Único de Protocolo.

Qual plataforma oficial deve ser utilizada preferencialmente para a produção de documentos no CAU/SP?

SEI (Sistema Eletrônico de Informações).

Em qual momento a classificação de documentos deve ocorrer?

No momento da produção ou do recebimento do documento na instituição.

Qual unidade tem a prerrogativa exclusiva de arquivar um processo de forma definitiva no CAU/SP?

A unidade 'Arquivo' (CAUSP/GADM/ARQUIVO).

Como devem ser acondicionados os processos físicos para transferência ao arquivo?

Dentro de caixas padrão $20$ kg com o dorso para cima.

Qual o prazo para disponibilização de documentos alocados no arquivo 'interno' para a Sede?

Até cinco dias úteis.

Qual o prazo para disponibilização de documentos alocados no arquivo 'externo' para os escritórios descentralizados?

Até dez dias úteis.

Por quanto tempo a documentação solicitada fica à disposição do requerente após a notificação?

Dez dias úteis.

Quais procedimentos devem ser adotados no recebimento de correspondências físicas?

Estampar com nome legível, assinatura, data e horário do recebimento.

A eliminação de documentos pode ser realizada por qualquer funcionário sem autorização?

Não, deve seguir etapas conduzidas pela CPAD e aprovadas pelo plenário e pelo Arquivo Nacional.

Qual o prazo estabelecido para o 'Edital de Ciência de Eliminação de Documentos'?

De $30$ a $45$ dias para possíveis manifestações.

Quais os métodos permitidos para a destruição de documentos na fase de eliminação?

Fragmentação (manual/mecânica), pulverização, desmagnetização ou reformatação.

Quais são as três classes de nível de acesso para processos e documentos?

Público, restrito ou sigiloso.

O que deve ser colocado no lugar de um documento retirado por 'desentranhamento'?

Uma cópia xerográfica no mesmo local em que constava o original.

Documentos relativos a 'Gestão de Pessoas' pertencem a qual subclasse no CCD?

Subclasse $020$.

Para documentos de assentamento funcional, qual o prazo de guarda total após o término do vínculo?

$100$ anos.

O que deve ser registrado no campo 'Observações' da Tabela de Temporalidade?

Orientações complementares, justificativas de eliminação ou embasamento legal.

Documentos de 'Normatização e Regulamentação' (Código $060.01$) têm qual destinação final?

Guarda permanente.

Qual o prazo de guarda corrente para 'Inscrição em Processo Seletivo' (Código $021.2$)?

Até a homologação do evento.

Documentos de 'Controle de Materiais' e 'Inventário' (Código $036.1$) dependem da aprovação de qual órgão para contagem do prazo?

Tribunal de Contas da União (TCU).

Na fase intermediária, qual o prazo de guarda para processos de contas após aprovação pelo TCU?

$5$ anos.

O 'Princípio da Proveniência' determina que arquivos de diferentes geradores _____.

não devem ser misturados.

A reunião de espécies documentais que se assemelham pelo suporte e forma de registro (ex: audiovisual, cartográfica) é o _____.

Gênero Documental

O que é o 'Valor Secundário' de um documento?

Valor atribuído para fins de prova histórica, pesquisa e memória, além da finalidade administrativa original.

Qual instrumento deve ser preenchido para registrar que uma eliminação foi efetivada?

Termo de Eliminação de Documentos.

O que é a 'Espécie Documental'?

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações (ex: ata, ofício, certidão).

A digitalização de documentos substitui a guarda do original físico em todos os casos?

Não, deve-se observar a legislação vigente sobre o valor probante e os prazos de guarda da TTDD.

Qual a responsabilidade do setor que autuou um processo antes de enviá-lo ao arquivo?

A revisão do processo e a inserção do Termo de Encerramento assinado.

Solicitações de registro profissional indeferidas podem ser eliminadas após quanto tempo?

$07$ anos.

Para comprovação previdenciária, qual o prazo de guarda intermediária para documentos de responsabilidade técnica?

$52$ anos.

Documentos de 'Campanhas Institucionais' (Código $431$) têm guarda corrente de $01$ ano e destinação final _____.

Permanente

O 'Auto de Infração' é um exemplo de documento de qual atividade no CAU?

Atividade-Fim (Fiscalização).

Na fase corrente, documentos em suporte papel devem ser arquivados onde?

Junto ao setor produtor, em locais identificados como armários e prateleiras.

Qual o objetivo de evitar a criação de documentos não essenciais na fase de produção?

Diminuir o volume de documentos a serem manipulados, armazenados e eliminados.

A 'Avaliação' é o processo de identificar valores nos documentos para definir seu _____.

Prazo de guarda e destinação final.

O 'Edital de Ciência de Eliminação' deve ser publicado em qual veículo?

Periódico oficial (Diário Oficial) ou veículo de divulgação local.

Quem aprova a Listagem de Eliminação de Documentos?

A CPAD, o Plenário do Conselho e o Arquivo Nacional.

A 'Transferência' ocorre entre quais fases do arquivo?

Do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

O 'Recolhimento' ocorre para qual fase do arquivo?

Para o arquivo permanente.

Informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável chama-se _____.

Informação pessoal

O documento que é acessível e interpretável apenas por meio de sistema computacional é o _____.

Documento digital

Qual a finalidade do 'Glossário' no manual de gestão documental?

Padronizar os conceitos e terminologias utilizados na instituição.

No caso de processos eletrônicos, como é feito o registro de recebimento no setor?

É automático, a partir da primeira pessoa que visualiza o documento no sistema.

Documentos de 'Inspecção Periódica' de fiscalização têm guarda intermediária de quantos anos?

$05$ anos.

Qual o prazo de guarda para 'Consultas ao Acervo' (Código $063.1$)?

$02$ anos na fase corrente e eliminação como destinação.

O que deve ser verificado nos comprovantes de postagem dos Correios antes da digitalização?

A conferência das quantidades, tipos de postagens e valore