1. Conceitos fundamentais da arquivologia

O que é Arquivologia?

É a área que estuda os arquivos e os documentos de arquivo, usando princípios, normas e técnicas para organizar, guardar, preservar e recuperar informações.

O que é arquivo, em sentido arquivístico?

É o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa, família, órgão ou instituição no exercício de suas atividades.

Para um conjunto de documentos ser considerado arquivo, ele precisa ter qual característica?

Precisa ter sido produzido ou recebido no desempenho de atividades de uma entidade, pessoa ou família.

Arquivo é formado apenas por documentos públicos?

Não. Pode ser formado por documentos de entidades públicas, privadas, pessoas ou famílias.

Arquivo depende do suporte do documento?

Não. O arquivo existe independentemente do suporte: papel, digital, foto, microfilme, CD, pen-drive etc.

O que é documento?

É o registro de uma informação, independentemente do suporte em que essa informação está registrada.

O que é informação em Arquivologia?

É a ideia, mensagem, noção ou dado contido em um documento.

O que é suporte documental?

É o material ou meio físico em que a informação está registrada.

Exemplos de suporte documental

Papel, pen-drive, CD, DVD, microfilme, película fotográfica e meio digital.

Qual é a diferença entre documento e suporte?

Documento é o registro da informação; suporte é o material onde essa informação foi registrada.

Um documento digital pode ser documento de arquivo?

Sim, desde que tenha sido produzido ou recebido no exercício de uma atividade.

Um documento precisa ser textual para ser considerado arquivo?

Não. Pode ser textual, iconográfico, audiovisual, digital, cartográfico etc.

Qual erro a VUNESP pode usar sobre arquivos?

Dizer que arquivo envolve apenas documentos em papel ou apenas documentos textuais.

O que diferencia arquivo de biblioteca?

O arquivo reúne documentos produzidos ou recebidos naturalmente por uma atividade; a biblioteca reúne materiais organizados para estudo, pesquisa e consulta.

O que diferencia arquivo de museu?

O arquivo guarda documentos vinculados a atividades; o museu reúne objetos ou documentos de valor cultural, artístico, histórico ou educativo.

O que é centro de documentação?

É uma instituição ou serviço que reúne, seleciona, armazena e dissemina informações de várias naturezas.

Qual palavra é central para entender documentos de arquivo?

Contexto. O documento de arquivo tem sentido por causa da atividade que o gerou.

O que significa dizer que arquivos são acumulados organicamente?

Significa que os documentos são formados naturalmente, conforme as atividades da entidade produtora.

O que é princípio arquivístico?

É uma regra que orienta a organização, preservação e tratamento dos documentos de arquivo.

O que é princípio da proveniência?

É o princípio segundo o qual documentos de origens diferentes não devem ser misturados.

Proveniência também é chamada de quê?

Respeito aos fundos ou método histórico.

O que é fundo arquivístico?

É o conjunto de documentos de uma mesma origem, isto é, produzidos ou recebidos por uma mesma entidade, pessoa ou família.

Qual é a ideia principal do respeito aos fundos?

Manter juntos os documentos de uma mesma origem e separados os documentos de origens diferentes.

Como a VUNESP costuma cobrar o princípio da proveniência?

Com a ideia de que arquivos de uma instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de outra origem.

Se a questão disser “não mesclar conjuntos documentais de diferentes origens”, qual é o princípio?

Proveniência.

Se a questão disser “respeitar o fundo de origem do documento”, qual é o princípio?

Proveniência.

O que é fundo aberto?

É o fundo que ainda pode receber novos documentos porque a entidade produtora continua em atividade.

O que é fundo fechado?

É o fundo que, em regra, não recebe novos documentos porque a entidade produtora encerrou suas atividades.

O que é princípio da organicidade?

É o princípio segundo o qual os documentos mantêm relação natural entre si, porque resultam das atividades da entidade produtora.

Qual é a ideia principal da organicidade?

Os documentos de arquivo se relacionam entre si por causa das funções e atividades que os produziram.

Como a VUNESP costuma cobrar organicidade?

Como a relação natural entre os documentos de um arquivo em razão das atividades da entidade produtora.

Se a questão falar em “relação natural entre documentos”, qual princípio deve ser lembrado?

Organicidade.

Qual a diferença entre proveniência e organicidade?

Proveniência separa documentos por origem; organicidade mostra a relação natural entre os documentos de uma mesma origem.

O que é princípio da unicidade?

É o princípio segundo o qual cada documento de arquivo é único dentro do seu contexto de produção.

Unicidade significa que só existe uma cópia do documento?

Não. Mesmo com cópias, o documento conserva caráter único pelo contexto em que foi produzido.

Como a VUNESP pode cobrar unicidade?

Dizendo que o documento mantém caráter único independentemente de forma, gênero, tipo ou suporte.

Se a questão disser “independentemente do suporte, o documento conserva caráter único”, qual é o princípio?

Unicidade.

O que é princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística?

É o princípio que exige preservar o arquivo sem dispersar, mutilar, alienar, destruir sem autorização ou acrescentar documentos indevidos.

Qual é a ideia principal da integridade arquivística?

O arquivo deve ser mantido inteiro, sem fragmentação ou interferência indevida.

Como a VUNESP costuma confundir integridade com proveniência?

Proveniência trata de não misturar origens; integridade trata de não mutilar, dispersar ou alterar indevidamente o conjunto documental.

Se a questão falar em “não dispersar, mutilar ou destruir sem autorização”, qual é o princípio?

Indivisibilidade ou integridade arquivística.

O que é princípio do respeito à ordem original?

É o princípio segundo o qual o arquivo deve conservar a organização dada pelo produtor dos documentos.

Respeito à ordem original também pode ser chamado de quê?

Ordem primitiva ou santidade da ordem original.

Qual é a ideia principal da ordem original?

Manter os documentos no arranjo criado pela entidade, pessoa ou família que os produziu.

Qual a diferença entre proveniência e ordem original?

Proveniência impede misturar documentos de origens diferentes; ordem original preserva a organização interna dada pelo produtor.

O que é princípio da cumulatividade ou naturalidade?

É o princípio segundo o qual os arquivos se formam de modo progressivo, natural e orgânico, conforme as atividades da entidade produtora.

Qual é a ideia principal da cumulatividade?

O arquivo não é uma coleção artificial; ele se acumula naturalmente pelo funcionamento da instituição, pessoa ou família.

Se a questão disser que documentos são acumulados progressivamente pela atividade da organização, qual princípio aparece?

Cumulatividade ou naturalidade.

O que é princípio da reversibilidade?

É o princípio segundo o qual os procedimentos aplicados aos arquivos devem poder ser desfeitos, se necessário.

Qual é a ideia principal da reversibilidade?

Evitar intervenções permanentes ou irreversíveis no tratamento dos documentos.

O que é inalienabilidade dos arquivos públicos?

É a regra de que arquivos públicos não podem ser vendidos, doados ou transferidos a particulares.

Como a VUNESP costuma cobrar inalienabilidade?

Como a proibição de transferência da propriedade de arquivos públicos a terceiros.

Se a questão disser “documentos públicos não podem ser vendidos ou transferidos a particulares”, qual princípio aparece?

Inalienabilidade.

O que é imprescritibilidade dos arquivos públicos?

É a regra de que documentos públicos não perdem sua natureza pública com o passar do tempo.

Imprescritibilidade impede o quê?

Impede que documentos públicos sejam adquiridos por terceiros por decurso do tempo, como por usucapião.

Documentos públicos inalienáveis e imprescritíveis costumam estar ligados a qual valor?

Valor permanente.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “não misturar arquivos”?

Proveniência.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “relação natural entre documentos”?

Organicidade.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “caráter único do documento”?

Unicidade.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “não mutilar nem dispersar o arquivo”?

Integridade ou indivisibilidade.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “manter a organização dada pelo produtor”?

Respeito à ordem original.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “formação natural e progressiva do arquivo”?

Cumulatividade ou naturalidade.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “não vender documentos públicos”?

Inalienabilidade.

Qual princípio é o mais cobrado quando a questão fala em “documento público não se perde pelo tempo”?

Imprescritibilidade.

Qual é a pegadinha entre organicidade e cumulatividade?

Organicidade é a relação entre documentos; cumulatividade é a formação natural e progressiva do arquivo.

Qual é a pegadinha entre unicidade e originalidade?

Unicidade não significa ser o documento original; significa ser único pelo contexto arquivístico.

Qual é a pegadinha entre arquivo e coleção?

Arquivo se forma naturalmente por atividades; coleção é reunida artificialmente por escolha ou interesse.

Qual é a pegadinha sobre suporte documental?

O suporte não define se algo é arquivo; o que define é o contexto de produção ou recebimento.

Qual é a pegadinha sobre documentos digitais?

Documento digital também pode ser documento de arquivo, desde que produzido ou recebido em uma atividade.

Qual é a melhor forma de identificar princípio da proveniência em questão?

Procurar expressões como origem, fundo, entidade produtora e não misturar documentos.

Qual é a melhor forma de identificar organicidade em questão?

Procurar expressões como relação natural, funções, atividades e estrutura da entidade produtora.

Qual é a melhor forma de identificar integridade em questão?

Procurar expressões como preservar sem dispersão, mutilação, alienação ou destruição não autorizada.

Qual é a melhor forma de identificar ordem original em questão?

Procurar expressões como arranjo original, organização primitiva ou lugar de origem dentro do fundo.