Memo, Adyenda, At Katitikan ng Pulong - FINAL TERM Filipino

Prof. Ma Rovilla Sudaprasert, Memorandum

Ayon kay _____, ang _____ ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos

Layunin o pakay

Sa memo ay nakasaad ang _____ o _____. Sa pamamagitan nito, naging malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan mula sa kanila.

Dr. Darwin Bargo

Ayon kay _____, ang mga kilala at malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga memo tulad ng sumusunod: puti, rosas, dilaw o luntian.

Puti

Ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o impormasyon.

Rosas

Ginagamit naman para sa request o order na naggagaling sa purchasing department.

Dilaw o Luntian

Ginagamit naman para sa mga memo na nanggagaling sa marketing at accounting department.

Logo, Pangalan ng kompanya, Lugar, Numero ng telepono

Maglista ng apat (4) na bagay na dapat isama sa Letterhead ng memo:

Bahaging "Para sa/Para kay/Kina"

Naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo.

Buong pangalan

Sa pormal na memo mahalagang isulat ang _____ ng pinag-uukulan nito.

Pangalan ng departamento

Kung ang tatanggap ng memo ay kabilang sa ibang departamento, makatulong kung ilagay rin ang _____.

Hindi na kailangang

Kailangang/Hindi na kailangang lagyan ng G.,Gng., Bb. ,at iba pa maliban na lamang na napakapormal ng memong ginawa.

Bahaging "Mula kay"

Naglalaman ng pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo.

Isulat

Huwag isulat/isulat ang buong pangalan ng nagpadala kung pormal ang ginawang memo.

Bahaging Petsa

Iwasan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/15 o 30/09/15. Sa halip, isulat ang buong pangalan ng buwan o ang dinaglat na salita nito.

hal. Nobyembre 25, 2015

Bahaging Paksa

Ay mahalagang maisulat nang payak, malinaw at tuwiran upang agad maunawaan ang nais ipabatid nito.

Mensahe

Maikli lamang ngunit kung ito ay isang detalyadong memo kailangan ito ay magtaglay ng sumusunod: sitwasyon, problema, solusyon, paggalang o pasasalamat.

Sitwasyon

Dito makikita ang panimula o layunin ng memo.

Problema

Nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito.

Solusyon

Nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan.

Paggalang o Pasasalamat

Wakasan ang memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.

Bahaging Lagda

Huling bahagi na kadalasang inilalagay ito sa ibabaw ng kanyang pangalan sa bahaging Mula кау.

Adyenda

Nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong.

Paksang; Taong; Oras

Kasama sa adyenda ang mga _____ tatalakayin, mga _____ tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa, at _____ na itinakda para sa bawat paksa.

Pagkasunud-sunod; Katagal

Sa isang adyenda, ang _____ ng mga paksang tatalakayin at kung gaano _____ pag-usapan ito ang siyang nagtatakda ng balangkas ng pulong.

Adyenda

Ito ay nagsisilbing tseklist o talaan upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa listahan.

Adyenda

Ito ay nagbibigay ng pagkakataon sa kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedeisiyunan.

Adyenda

Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.

Maaaring

Ang adyenda ay maaaring/hindi maaaring gawin ng isang kalihim (secretary), typist, o reporter sa korte.

Walang

Ang adyenda ay dapat walang/merong paligoy-ligoy, dagdag-bawas sa dokumento, at madrama na parang ginawa ng nobela.

Dapat

Ang adyenda ay dapat/hindi dapat detalyado, nirepaso, at hindi kakikitaan ng katha o pagka-bias sa pagsulat

1 Email

2 Katibayan

3 Table format

4 1-2 araw bago

5 Sundin

Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda:

1. Magpadala ng _____ na nagsasaad na magkaroon ng pulong.

2. Kailangan lagdaan bilang _____ ng kanilang pagdalo

3. Gumawa ng balangkas ng paksang tatalakayin naka _____

4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, _____ araw bago ang pulong.

5. _____ ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.

1 Sipi o kopya

2 Unang

3 Flexible

4 Initakdang

5 Dokumento

Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda:

1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng _____ ng mga adyenda.

2. Talakayin sa _____ bahagi ng pulong ang higit na mahalagang paksa.

3. Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging _____ kung kinakailangan.

4. Magsimula at magwakas sa _____ oras na nakalagay sa sipi ng adyenda.

5. Ihanda ang kakailanganing _____ kasama ng adyenda.

Katitikan ng Pulong

Opisyal na tala ng isang pulong.

Katitikan ng Pulong

lto ay dokumentong nagtatala ng mahahalagang diskusyon at desisyon.

Mga Bahagi Ng Katitikan Ng Pulong

Headings

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na naglalaman ng pangalan ng kompanya,samahan, organisasyon, o kagawaran. Makikita ang petsa, lokasyon at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.

Mga Kalahok o Dumalo

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na dito nakalagay kung sino ang nanguna sa tagapagdaloy ng pulong, gayundin ang pangalan ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay nakatala rin dito.

Pagbasa at Pagpapatibay ng Nagdaang Katitikan ng Pulong

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may pagbabagong isinagawa sa mga ito.

Action Items o Usaping Napagkasunduan

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay. Inilalagay rin sa bahging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito.

Pabalita o Patalastas

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na hindi laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mang _____ mula sa mga dumalo ay tulad ng halimbawa ng mga suhestiyong agenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay bahaging ito.

Iskedyul ng susunod na pulong

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na itinatala kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.

Pagtatapos

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na inilalagay oras nagwakas ang pulong.

Lagda

Isang bahagi ng Katitikan Ng Pulong na mahalagang ilagay ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite.

1 Hindi

2 Tagapanguna o presider

3 Pangalan

4 Nakaraang

5 Adyenda

6 Heading

7 Recorder

8 Suhestiyon

9 Koponan

10 Pagkatapos

Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasang Kumuha ng Katitikan ng Pulong:

1. Hangga't maaari _____ participant sa nasabing pulong.

2. Umupo malapit sa _____ ng pulong.

3. Sipi ng mga _____ ng mga taong dadalo sa pulong.

4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng _____ pulong.

5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang _____.

6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kumpletong _____.

7. Gumamit ng _____ kung kinakailangan.

8. Itala ang mga mosyon o pormal na _____ nang maayos.

9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng _____.

10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan _____ ng pulong.

Ulat ng Katitikan

Uri o estilo ng pagsulat ng katikan ng pulong na kinabibilangan ng:

- Lahat ng detalye ay nakatala

- Maging ang mga pangalan ng mga taong nagsalita o tumalakay ng paksa

- Isulat din ang pangalan ng mga taong sumang-ayon sa mosyong isinagawa

Salaysay ng Katitikan

Uri o estilo ng pagsulat ng katikan ng pulong na kinabibilangan ng:

- Isinasalaysay lamang ang mahahalagang ng detalye ng pulong

- Ang ganitong uri ay maituturing na legal na dokumento

Resolusyon ng Katitikan

Uri o estilo ng pagsulat ng katikan ng pulong na kinabibilangan ng:

- Nakasaad ang lahat ng isyung napagkasunduan ng samahan

- Hindi itinatala ang pangalan ng mga taong tumalakay maging ang mga sumang-ayon dito

- Kadalasang mababasa ang mga katagang "Napagkasunduan na..." o "Napagtibay na..."